旅行社的组织结构与业务流程

旅行社的组织结构与业务流程1第一节旅行社的部门及其职能第二节旅行社的组织结构第三节旅行社的业务流程2主要内容：1、旅行社的主要部门设置及其职能2、旅行社的组织结构3、旅行社的业务流程学习要点1、了解旅行社的部门设置及各部门的主要职能2、熟悉旅行社组织结构设置及其发展情况3、熟悉旅行社业务流程的现状及存在的问题3第一节旅行社的部门及其职能业务部门计调部、外联部、接待部、综合业务部等职能部门人事部、财务部、办公室4一、计调部及其职能1、计调的含义旅行社三大块业务：计调部、销售部、接待部计划调配从销售部或销售人员手中接下任务后，计调人员开始操作，进行用车的调配、行程的安排、饭店的落实、票务的预订、景点的确认等。5简言之，计调就是为了完成旅行社接待计划和与之相关的信息统计，承担的是与接待有关的旅游服务采购和有关业务调度工作，是旅行社业务中的重要组成部分。672、计调部的职能开发旅游产品开发新的产品和线路；改进和组建新的旅游产品预订及采购旅游服务提出预订申请，比较选择相应的服务设计旅游线路及报价合理的旅游线路；报价是否合理8监控旅游团队运行综合服务，受不可控因素影响大，需实时调整、灵活应对编制费用预算，核销费用编制旅游支出预算单，标明方式收集归档资料，提供旅行社内部决策信息依照具体情况编制、整理活动材料，及时归档9二、外联部1、含义主要功能：进行旅行社产品、线路的生产设计和销售外联部的职责就是通过了解和掌握市场需求发展趋势，开发、设计有针对性的产品和线路，进而进行促销活动，将产品和线路销售给旅游中间商或旅游者。102、外联部的机构设置市场部：进行市场调研与预测、产品线路的开发与设计、价格的制定与控制、客户资料管理等工作销售部：负责对外洽谈，对外报价、承担旅游业务、审核报价与账单、提供计划材料等工作计划部：负责预订交通票据、预订客房、联络各地旅行社、制定与落实旅游计划113、外联部业务的特点综合性体现在其业务涉及的内容和对象上复杂性旅游业的多变性；旅游供应商价格的波动；旅游者行为的不稳定性先行性事先了解市场需求，搜集信息，对市场进行调研时效性加强横向交流，及时掌握最新信息12三、接待部职能：根据组团社的接待计划，负责具体接待计划的制定与落实，为团队旅游者或散客旅游者提供导游和陪同服务，联系安排食宿、交通、购物、娱乐等生活服务。业务：1、任务分派2、计划实施3、后勤工作13四、综合业务部主要负责散客接待业务和整个旅行社的票务、行李包裹及其他业务业务范围最广、服务项目最细14第二节旅行社组织结构旅行社组织结构设计的依据与影响因素1．战略目标2．内外环境3．规模和发展阶段15旅行社组织结构设立的原则1、统一指挥原则2、分工协作原则3、管理幅度原则4、灵活性原则5、客人导向原则6、精干高效原则16旅行社组织结构的模式直线制组织结构直线职能型组织结构事业部制组织结构171、直线制的组织结构一般只适用于小型旅行社，采用“一条龙”方式设计组织机构。从外联组团、计调接待、服务采购到市场营销，都集中于一个部门内部全过程运行。优点：灵活，反应。比较适合处于组织成长阶段的企业。缺点：易使部分人员正握企业的客户资源，将企业资源私人化，威胁企业的正常发展。182、直线职能制的组织结构总经理副总经理票务中心销售部接待部计调部财务部办公室人力资源部行政部19适用于我国大多数旅行社优点：既能保证旅行社总经理统一的指挥，又能发挥各部门业务管理的作用缺点：各职能部门自成体系，不重视信息的横向沟通，工作易重复，造成效率不高；职能部门权力过大，容易干扰直线指挥命令系统，可能增加管理费用203、事业部制的组织结构（产品、市场、地区）总经理人事部财务部入境部出境部国内部办公室副总经理集团总部子公司1子公司2子公司3图1-9旅行社集团组织结构示意图21优点：责权利划分比较明确，能较好地调动人员的积极性事业部制以责任利润为核心，能够保证旅行社获得稳定的利润缺点：管理机构多，管理人员比重大，对各事业部经理要求高；各事业部间竞争激烈，可能发生内耗，协调比较苦难22二、旅行社组织结构的变革1、现行旅行社组织结构存在的弊端首先，金字塔式的组织结构强调纵向的上下级关系，则容易忽视横向的部门沟通。其次，强调部门利益，忽视旅行社整体利益，导致旅行社业务流程割裂和“倒管理”现象。232、旅行社组织结构变革的影响因素顾客旅游需求多样化；旅游需求个性化；旅游产品信息获取渠道多样化竞争数量增加；市场竞争因素发生变化；外资进入信息技术外部来看，可以通过网络更好地了解市场变化、把握市场需求，组织旅游产品；内部来看，组织结构的变革上243、变革的趋势传统组织结构流程型组织结构以分工思想为基本理论以职能管理为对象以部门专业分工为原则以流程重组为基本理论以流程管理为对象以业务流程整体最优为原则25流程型旅行社组织结构的优点1、削减了中层管理机构，增加了横向的协调和沟通2、对业务实行流程化管理，提高了服务的质量和速度，提高了顾客的满意度3、减少了人工的操作，提高了旅行社内部、供应商和顾客之间的信息传递速度和精确度26第三节旅行社的业务流程流程现状：27存在的问题1、连续式的流程，存在运转速度慢，周期长的缺点，一定程度上阻碍了工作效率和客户满意度2、信息传递只能“一对一”地进行，增加了认为造成信息错误的可能性3、部门割裂现象严重，出现变故或事故时，无法单独解决，造成内部交易和管理费用庞大4、从自身利益出发，互相推诿责任，导致满意度下降5、整个流程单一僵化，不利于提供多样化的服务，削弱了企业的应变能力28业务流程的创新突出以顾客价值为中心的客户关系维护重视员工的关系的维护创新的产品关系维护旅行社跨职能团队的创建29再造后的接待流程30二、旅行社业务流程再造业务流程再造的实施包括如下环节：1.流程诊断分析现有旅行社业务流程中存在的问题并进行诊断，对旅行社的整体业务进行流程重组。选择合适的再造方法分析现有流程确定再造对象2.设计新流程根据分析诊断的结果对流程进行简化或重组，缩短业务流程的链条核心流程再造：旅游产品的设计开发业务、旅游服务采购业务旅游产品销售业务、旅游接待服务业务、财务会计业务支持流程再造：组织结构重新安排、人力资源安排313.执行新流程改变信息传输方式，利用网络信息促进重组后的业务流程自动化与网络化，建立管理信息系统。各类业务人员必须将所有的业务资料和信息输入到信息系统，所有资源在同一平台上有效整合成旅行社的企业财产，未经旅行社同意不得提供给第三方，最终实现外部信息内部化、内部信息一体化。4.反馈改善检测新流程运营状况评估新流程是否达到预期目标持续改善32总之，业务流程再造及配套的旅行社组织再造将使分散在部门甚至员工手中的资源集中为旅行社的资源，使资源管理走向同意，减少了信息流失和资源的不充分利用，实现信息在同一平台上的长顺流通，从而从整体上提高了旅行社的竞争力。33需要注意的问题：首先，要去的高层管理者的支持，这事旅行社和饿进行流程再造的关键因素之一。其次，要选择适当的局部业务流程为突破口进行再造。再次，授予一线员工一定的决策权力。34实例解析993536373839404142复习与思考1、阐述旅行社的主要部门及职能。2、阐述旅行社的组织机构类型的优点与不足43