物业服务类供方招投标流程指引

金辉物业服务类供方招投标流程指引运营管理部2018年6月02第二部分：招标前的准备03第三部分：招标评选04第四部分：合同审批与签订01第一部分：服务类供方的选择01目录第一部分：服务类供方的选择1.服务类供方选择依据2.服务类供方选择方式及要求1.1服务类供方选择依据1）编制责任人：各地方物业公司运营管理部；2）提交节点：每年10月前编制次年《年度供方合约规划》并提报审批；3）审批层级：经：地方公司相关专业负责人、运营管理部负责人、财务管理部负责人、地方公司总经理；至：集团物管中心相关职能负责人、物管中心总经理。《年度供方合约规划》编制注意事项各公司每年应提前规划次年服务类供方的选择方式和计划，作为后续供方选择依据。选择依据：《年度供方合约规划》要求及形成的结果1）要求：使用模板表格《招投标管理制度》附件一：JHWY-CX-YY-17-01《年度供方合约规划》；2）形成的结果：提报审批时统一命名为：xx地方公司《xx年度供方合约规划》（详见示例）。供方选择方式招投标无合格供方标的额≥10万标的额决定审批层级及评定标人员直接委托首次委外≥50万，物管中心总经理≥30万，物管中心＜30万，地方公司原价执行合约规划物管中心审批续签合格供方标的额＜10万选择原则：价格最低三方比价1.2服务类供方选择方式及要求02目录第二部分：招标前的准备1.招标立项2.确定入围名单3.编制招标文件4.招标文件评审要求及形成的结果立项流程立项依据审批通过的年度合约规划。1）提出需求：需求部门确定招标范围、技术标准及要求，按权限范畴OA提出招标申请（符合规划的立项申请可与招标文件评审等资料一并提报审批）；2）组织规划：地方公司相关职能规划招标流程、编制招标计划、明确责任人工作内容及要求；3）立项节点：业务实施前2个月。1）要求：使用模板表格：附件二：JHWY-CX-YY-17-02《招标立项书》；2）结果：统一命名为：xx项目xx业务《招标立项书》（详见示例）。2.1招标立项招标前的准备招标立项确定入围名单编制招标文件招标文件评审2.2确定入围名单1）商誉审查：国家企业信用信息公示系统；2）资料审查：相关证明材料需全部加盖供方单位公章；3）现场踏勘：a.成立考察组：3人，包括职能、项目、财务等；b.供方评审：明确供方评价项目，考察后填写《供方评审表》；c.考察报告：责任部门依据踏勘情况出具考察报告（PPT）。新供方集团/地方公司级合格供方均可直接入围招投标名单；分数相同时具有优先选用权。合格供方要求及形成的结果1）使用模板表格：附件三：JHWY-CX-YY-17-03《供方评审表》；2）统一命名：a.xx公司商誉证明；b.xx公司企业简介及资质证明；c.xx项目xx业务《供方评审表》（详见示例）；d.考察报告命名为：xx项目xx业务招投标入围供方考察报告。入围供方数量要求：确保不少于3家。招标前的准备招标立项确定入围名单编制招标文件招标文件评审2.3编制招标文件招标前的准备招标立项确定入围名单编制招标文件招标文件评审形成的结果结果：统一命名：xx项目xx业务招标文件（详见示例）。招标标准及要求1）编制招标文件时应明确招标标准及要求，招标文件中需明确招标的岗编需求、含相应合同范本；2）应提前考虑确定评分标准中评标项目分数比例。招标文件评审时需提报资料梳理——OA提报审批，完成评审、修订及审批序号提报资料统一命名命名示例资料示例备注1xx地方公司《xx年度供方合约规划》福州公司《2018年度供方合约规划》2xx项目xx业务《招标立项书》福清项目保洁《招标立项书》3xx公司商誉证明福州洁速得保洁服务有限公司商誉证明有几家入围供方提供几份商誉证明。4xx公司企业简介及资质证明福州洁速得保洁服务有限公司企业简介及资质证明有几家入围供方提供几份证明材料。5xx项目xx业务招投标《供方评审表》福清项目保洁招投标《供方评审表》6xx项目xx业务招投标入围供方考察报告福清项目保洁招投标入围供方考察报告考察报告以PPT形式呈现。7xx项目xx业务投标邀请函福清项目保洁投标邀请函8xx项目xx业务招标文件福清项目保洁招标文件2.4招标文件评审招标前的准备招标立项确定入围名单编制招标文件招标文件评审03目录第三部分：招标评选1.发标、投标2.开标、评标及定标3.废标3.1发标、投标3.3废标3.2开标、评标及定标3.1.1发标3.1.2投标3.1.3投标保证金3.2.1开标前的准备3.2.2开标流程3.2.3评标3.2.4定标3.招标评选3.1发标、投标1）组织现场答疑或者现场踏勘会；2）沟通告知：a.与供方沟通岗编的含义，岗编和人编的换算关系【人编=岗编*倒休系数】及与结算之间的关联性；b.供方现场答疑：提示开标现场需进行企业介绍、服务方案、投标价格等方面现场阐述及答疑，请提前准备相关资料（PPT即可）；答辩人为供方业务负责人或品质负责人。3）提示投标方认真阅读招标文件，按要求编制投标文件、密封、寄送等。答疑向入围供方发送投标邀请函和招标文件形成的结果结果：统一命名：xx项目xx业务投标邀请函（详见示例）。3.1.1发标1投标文件送达时限投标单位应在投标文件规定的有效期内将投标文件及时送达。2投标文件送达地点1）不需物管中心参与：标书正副本皆送至地方公司指定地点；2）需物管中心参与：正本寄送至物管中心，副本送至地方公司指定地点。3.1发标、投标3.1.2投标3.1发标、投标收取前提：新供方应收取投标保证金。收取标准：1）标的额＜30万，收取1万元保证金；2）标的额≥30万，收取2万元保证金；3）收取保证金后，向供方开具收据。收取前提及标准不收取的情况集团/地方公司合格供方可不收取保证金。退回原则原则上：招投标结束后，投标单位7日内持收据申请退还投标保证金。不退回的情况1）存在违规操作（围标、串标等）；2）中标不履行等现象。收不收？退不退？何时退？3.1.3投标保证金3.1发标、投标3.3废标3.2开标、评标及定标3.1.1发标3.1.2投标3.1.3投标保证金3.2.1开标前的准备3.2.2开标流程3.2.3评标3.2.4定标3.招标评选1）评委人数必须为奇数，地方公司与物管中心评委人数比例控制在1.2：1左右；2）地方公司评委出席顺序应依次为：总经理/常务副总经理、财务管理部负责人、相关职能负责人、相关专业负责人、项目负责人、项目相关部门负责人；人员准备开标准备1）提前填写《投标方信息汇总表》（明确评分标准中制定的考察项及明细，逐项考察，得出调研得分），编制《评标计分表》，发与对接人；2）电子标书（征得投标方同意后）及评分标准发与物管中心对接人。资料准备1）组织：地方公司相关职能组织开标；2）对接：需集团物管中心参与的，提前一周对接，就开标具体时间、现场流程、参与评标人员等信息进行交底。组织准备1）要求：使用模板表格：附件四：JHWY-CX-YY-17-04《投标方信息汇总表》，附件五：JHWY-CX-YY-17-05《评价计分表》；2）结果统一命名：a.xx项目xx业务《投标方信息汇总表》，b.xx项目xx业务《评标计分表》（详见示例）。要求及形成的结果010204033.2开标、评标、定标——开标前的准备3.2开标、评标、定标——开标流程现场开标流程梳理流程关键动作关键动作说明责任单位1评委介绍介绍评委的顺序：先地方公司，后物管中心（双方主持人介绍）；地方公司/物管中心2开标规则介绍介绍评分标准，定基准价（最低报价得最高分）；地方公司3介绍招标基本情况介绍a.项目基本情况、岗位需求、预算等；地方公司b.介绍入围供方情况（外包单位资质情况、现场踏勘的考察报告）；4检查标书密封性a.地方公司及物管中心同时检查，顺序：先查正本、后查副本；地方公司/物管中心b.确定无误由全体评委共同见证统一拆封标书；5标书审阅各位评委利用20min时间对标书进行快速浏览审阅；各评委6经济标评审由地方公司唱标（唱岗编、唱供方报价（总价）），统一测算经济标得分；地方公司/物管中心7投标方现场讲标、答疑a.投标方就技术标现场讲解（内容不限于自身优势、针对招标方现场制定的服务方案等）；投标方b.答疑要求：由投标方品质负责人/业务负责人现场答疑；c.讲标及答疑时间控制在10-15min；地方公司/物管中心8技术标评审各评委9评分汇总地方公司及物管中心互唱评委得分，汇总，根据结果确定中标顺序。地方公司/物管中心要求及形成的结果要求：使用模板表格结果：统一命名附件五：JHWY-CX-YY-17-05《评标汇总表》xx项目xx业务《评标汇总表》附件六：JHWY-CX-YY-17-06《开评标记录表》xx项目xx业务《开评标记录表》3.2开标、评标、定标——评标1）先评经济标，后评技术标；2）经济标评审：由地方公司唱标（唱岗编、唱供方报价（总价）），统一测算经济标得分；3）技术标评审：a.技术标部分：供方于评标当场讲解；b.答疑环节：对投标方提问、质询（可就服务质量、服务方案、供方员工福利等提问了解），顺序：先地方，后集团；c.结合标书呈现内容、供方讲解、答疑情况，对技术标打分。评标为便于评标过程中打分记录，请将以下材料中供方名称相关信息填写顺序保持一致：1）《供方评审表》中“供方名称”处；2）入围供方考察报告中供方介绍顺序；3）《投标方信息汇总表》中“企业名称”处；4）《评标计分表》中“投标方”处；5）《评标汇总表》中“投标方名称”处。评标注意事项要求填写顺序一致3.2开标、评标、定标——评标定标原则1）2）议标3）发《中标通知书》向第一中标单位发送《中标通知书》。若第一中标单位放弃中标结果、拒绝签署合同，则：a.此次招投标无效，需重新组织招投标;b.要求第一中标单位出具放弃中标结果的正式告知函，加盖公章、法人签字并日期；c.给予第一中标单位以下处罚：①按制度投标保证金不予退还；②将之拉入合作黑名单。评标结束后，地方与物管中心互唱评委得分，汇总。a.计算平均分，得出排名；b.中标顺序：评分最高，排名第1的单位为第一中标单位。与评分最高单位进行价格更低、技术更优的议标。议标需与供方达成一致。定标流程形成的结果1）确定中标方，向第一中标单位发送《中标通知书》（通过审批后盖章发送）；2）统一命名：xx项目xx业务《中标通知书》（详见示例1）；3）招投标资料收集、归档。3.2开标、评标、定标——定标3.1发标、投标3.3废标3.2开标、评标及定标3.1.1发标3.1.2投标3.1.3投标保证金3.2.1开标前的准备3.2.2开标流程3.2.3评标3.2.4定标3.招标评选3.3废标1）串标：a.各投标方之间约定，一致抬高投标报价；b.各投标方之间约定中标方，然后共同分享项目业务；c.不同投标方的授权委托人属同一单位。2）以他人名义投标或以其他方式弄虚作假，骗取中标；3）向招标、评标人员行贿及使用其他不正当手段谋取中标；4）开标后，投标报价、方案未按招标文件响应，或响应情况背离招标需求；5）中标方无正当理由放弃中标结果。废标类别因废标导致投标方数量不足3家的，需继续补充投标方后才能开标。管理原则04目录第四部分：合同审批与签订1.合同审批2.合同签订确定中标单位后，应按对应合同范本编制合同（链接2.3：招标文件编制）。编制合同1）要求：使用范本合同：《金辉物业xx外包服务合同范本（2018版）》;2）结果：统一命名：《金辉物业xx业务外包服务合同》--XX项目。要求及形成的结果见下页。审批需提报的资料梳理4.1合同审批合同审批时需提报资料梳理序号提报资料统一命名命名示例资料示例备注1xx项目xx业务《投标方信息汇总表》福清项目保洁《投标方信息汇总表》2xx项目xx业务《评标计分表》福清项目保洁《评标计分表》需物管中心参与的招投标，《评价计分表》应包含地方公司与物管中心双方记录表。3xx项目xx业务《评标汇总表》福清项目保洁《评标汇总表》4xx项目xx业务《开评标记录表》福清项目保洁《开评标记录表》5xx项目xx业务《中标通知书》