阿里巴巴公文管理制度

阿里巴巴公文管理制度1.目的：为了使集团公文管理规范化、制度化，提高工作效率，特制订本管理制度。2.范围：2.1本制度适用于集团各职能中心、各部门及下属子公司、分公司。2.2本制度所指公文包括：决定、通知、通报、请示、报告、公函、批复、计划、总结、会议纪要/会议记录、制度（规定、管理办法）、合同（协议）等。3.职责：3.1总裁办负责公文格式的制定，指导各部门草拟公文；负责公文发布盖章前的内容审核；负责集团公文的发布及备案；3.2集团各职能中心、各部门及下属子公司、分公司须严格按本制度要求进行公文管理，规范各自部门内部公文。4.公文的种类：4.1按行文的方向：一般可将公文分为上行文、平行文和下行文。上行文：是指下级单位向所属上级单位的发文。下行文：是指上级单位向所属下级单位的行文。平行文：是指相互没有隶属关系的同级单位或者不属同一系统的单位之间的行文。4.2按文书的来源：公文分为收寄公文、外发公文和内部公文。其中，被广泛应用的是内部公文，更多被管理、保存、编码、甚至销毁的，同样来自于内部公文。4.3按发文的性质：将公文分为询问文和答复文。询问文：是指征询意见或解答问题的文书。答复文：是指针对询问文的解答和回复性文书。4.4按公文内容处理的要求：将公文分为参阅性公文，又称参阅件；承办性公文，即承办件。4.5按处理文书的时间要求：可将公文分为特急公文、急办公文和常规公文（平件）。其中，平件在企业应用中比较频繁。企业名称编制总裁办审核批准名称公文管理制度密级III总页码编号HCJT-XZZD-001版本1.0发布日期4.6按文书的机密程度：将文书分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。企业中最常使用的则是普通公文。5.公文的文种（企业常见公文）5.1决定：适用于对集团重要事项或重大行动做出安排，任免集团职能中心副总经理级和下属公司主持工作副总经理级以上管理干部和技术人员，颁布重要的管理制度等。5.2请示：是用于下级机构或单位向上级单位或主管请求指示/批准的一种上行公文，请示的事情都是将要发生的，即产生于事前。5.3报告：是下级单位向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级单位询问时所使用的陈述性公文，属上行文，一般产生于事后和事务发展中。5.4批复：是用于答复下级单位的请示事项的公文，为下行文。批复发生于事后，与请示公文相对应。5.5通知：是批转下级单位、转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项及任免人员的公文，为下行文或平行文，具有广泛性、晓谕性和时限性的特点。5.6通报：是适用于表彰先进、批评后退、传达重要精神或情况的公文，属下行文。5.7计划：是为完成一定时期的任务而事前对目标、措施和步骤做出简要部署的事务性公文，产生于事前。5.8总结：是对自我进行回顾性的分析研究探索有关规律，用于指导今后工作的文书，产生于事后。5.9会议纪要和会议记录：仅一字之差，其实却是两种不同的文种。从文字含义角度解释，“录”是一字不差全盘皆录；“要”是记要点，将要点言简意赅地表示出来。会议纪要：是用于记载传达会议情况和议定事项的会务公文。会议纪要一般均由会议记录人书写，会议主持人审核，发给与会人员参阅。会议记录：是在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来而形成的书面材料。首先会议纪录的标题为会议的名称和文种；正文则记录会议的时间、地点、出席列席人员、主持人、缺席人、记录人、记录时间、发言人名字及发言内容，甚至记录散会、休息情况，会议记录必须真实全面。5.10公函：格式基本与其他公文格式相同，标题内容为制发单位、事由和文种，公函的称呼即受发单位与其他公文有所不同必须保留；公函的导言部分写明函的背景、目的、意义和作用，主体部分主要阐述公函具体的事由、措施和方法；一般在公函结尾部分使用一些专业术语，例如“转此函达请答复”或者“特此函请回复”，落款是制文单位直接加盖公章。5.11制度（规定、管理办法）：适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。5.12合同、协议：适用于集团与其它公司、自然人、其他社会组织之间为实现一定经济目的，明确相互权利义务关系的文书。6.公文格式：6.1公文分“红头文件”和“黑白文件”两种类型。决定、对外文件用“红头文件”格式行文，其他文件用“黑白文件”格式行文。6.2公文排版规定：公文用纸为A4型，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文的文字从左至右横排书写，公文上下左右页边距各2CM。所有公文统一使用电脑打印的形式。7.公文的行文特点：7.1实用性：公文书写切记除了具有合乎规范的文种、选择和格式外，实用是公文最大的特点，即公文要能够应用。7.2真实性：如果公文书写内容是虚假或虚构，甚至是捏造或编造的，则失去了公文实用的价值。所以，真实是公文的生命。7.3时效性：公文的时效性是指其内容与事务的发生具有同步性。7.4规范性：公文的含义明确了公文的文种选择、格式、甚至标点符号，都应该规范、实用。8.公文的写作要求8.1完整：公文书写完整通常指意思、结构要完整，尤其在公文整体结构的布局方面，首先是组成导语的标题和前言，然后是正文，最后是结尾和落款。8.2具体：公文中所请示的事项、呈递的意见要具体，使得阅文单位能够清楚了解公文表达的意思。8.3准确：准确是指在公文的书写中选择准确、适合的文种，选用准确的格式进行特写信息的传递。8.4清晰：清晰是指公文的层次和过渡要清晰、连贯自然，表达出公文的具体意义。8.5简洁：公文的语言要规范、简洁，通常选用专业化的书面语言。公文中虽然需要运用言简意赅的语言，但不表示可以改变公文要表达的意思。9.公文管理9.1公文编码：用来管理公司各种各样由不同公司不同部门不同时间收发的公文。9.2公文的编码依照系统性和反映公文的一定性质两个原则进行管理。通过公文编码可以了解公司信息、收文、发文及公文时间。例如，厦门华澄集团总裁办2014年第一次发文，编码为：华澄集团总字【2014】第001号，其他部门分别以各自的“*字”代表发文部门，“001”代表流水号。9.3所有正式发布的公文原件必须存放在总裁办档案室，正式发布的公文在特定时间内作为公司管理制度的补充，和管理制度具有同样的管理效应。10.发文管理公文发文审批：公文发文前应填写《行文审批表》经行文部门负责人审核→总裁办主任审核→分管副总裁审批签发，重大事项需加盖公章后发文；发文申请部门负责人负责对公文内容及发文的必要性进行审核，对公文的内容负全部责任。总裁办负责对公文的格式以及是否符合集团制度进行审核；发文审批后，由发文经办人(或送达IT部门协助)在OA或公司内部网站上以扫描版文件进行网上发布，未经权限领导审批的公文不得在网站上发布。总裁办在职权范围和集团领导的指示下，对各项公文要求办理的事项的办理情况进行稽查。11.公文存档所有在网络发布的公文，原件以及《行文审批表》必须送达总裁办档案管理处存档。发起部门复件存档。12.附则：本制度由总裁办制定、修改，最终解释权归总裁办。自公布之日起实施。13.附件一：公文格式附件一：公文格式厦门华澄集团有限公司华澄集团总字[2014]第001号关于×××的××××单位：签发人：附件：1、×××2、×××厦门华澄集团有限公司二O一四年×月×日主题词：××××××发文单位，中宋，初号字发文字号，宋体，四号字，加粗标题，宋体，二号字，加粗××××××××××××××××××××××××××××××××××正文落款，与正文字体一样印章正文、宋体，三号或四号字主送部门主送：××，××，××、××、××，××抄送：发文：××份存档：×份文尾，