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新人办公手册-公文篇版本号：V2.0日期：2008年11月2课程目标•了解日常工作中经常使用的公文类型•掌握常用公文写作的规范格式及写作技巧•能够准确、规范地写作日常工作中遇到的公文3课程大纲常用公文写作规范及技巧公文写作的实际操作公文概述4公文概述•公文的定义—法定的组织或个人在公共事务活动中依规范形式并固定使用，以直接发挥其管理效能和法定效力的文书等信息载体。•公文的作用—规范和准绳作用—领导和指导作用—宣传和教育作用—依据和凭证作用5公文概述•公文的分类—行文关系为标准：上行文、平行文、下行文—公文来源为标准：收进公文、外发公文、内部公文—办文时限为标准：特急件、急件、平件—机密程度为标准：绝密件、机密件、秘密件、普通件—使用范围为标准：通用公文、专用公文6课程大纲常用公文写作规范及技巧公文写作的实际操作公文概述7常用公文写作规范和技巧•公文写作原理—特定的主体：准确把握企业目的和行文目的—特定的读者：头脑要尽快“定位”—特定的内容：紧紧围绕主题内容—特定的格式：遵循规定的格式去写—特定的语言：进入角色，找准感觉，规范语言8常用公文•常用公文的写作规范与技巧—通知—工作总结—通报—述职报告—会议纪要—工作总结—报告9通知•通知的定义—转批下级或下属的公文，转发上级、领导或不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级、下属办理和有关人员需要周知或者共同执行的事项。•通知的分类—指示性通知—批示性通知—一般性通知10通知•通知的特点—使用范围的广泛性—问题公用的晓喻性—行文要求的时间性•写法要点：—着眼使用、方便操作—防止滥用、因需行文—一目了然、简洁明了11通知•发文格式要素：•我发文格式规范•注意事项网发文件时须在邮件中注明传达范围及传达要求，便于执行及阅知部门按要求操作，避免各项工作执行不到位。12通知•案例分析：—正面：案例1（标准格式）、案例3（会议通知格式）案例2（通知实例）、案例4（会议通知案例）—案例演练:假设你是人力资源管理中心总监办的秘书，针对此次培训如何拟一份通知以告知全国各大区、各子公司、各总部管理中心的第一负责人及其1200员工？13通报•通报的定义—表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况时用的文种。•通报的分类：—表彰性通报：用于表扬先进事迹—批评性通报：用于批评错误—情况性通报：用于传达情况—指导性通报：用于传达上级指示精神14通报•通报的组成部分—通报缘由—通报事项—分析概括—处理决定•写法要点—让典型事实说话、强调分寸15通报•要求—通报题目必须是“关于对**的通报”，不能写成“通报”。—通报的语句要求简洁严谨。—通报在时间上必须具有时效性，在抄送范围上必须具有针对性。16通报•案例分析:—正面:表扬性案例、批评性案例案例演练：—在本次培训中，一部分1200新员工表现优异，但有极少数员工不遵守公司的规章制度和培训纪律，针对此情况写一份通报以此来表扬那些表现优秀的员工和教育那些过于活泼的员工。17会议纪要•会议纪要的定义—对会议目的、要求、基本精神及决定的事项加以文字归纳、整理，以上传下达，统一认识，推动工作的一个正式公文文种。可采取转发（印发）或直接发出的形式，类似通知，发给下级贯彻执行；也可发给平级有关机关，类似公函，使对方知晓，沟通情况。•分类—日常办公型—指示型—讨论型18会议纪要•写法要点—忠于会议实际，准确反映会议情况和意见—突出会议中心，内容有取舍，有主次，言语精练—条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时理论说明—及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调作用•案例分析—正面:会议纪要标准格式、会议纪要案例—案例演练：针对本次开训典礼，写一份会议纪要。19报告•报告的定义—报告是各部门之间工作沟通与衔接的纽带，是公司内部工作开展的重要依据之一，因此具有严谨性、时效性及可实施性等特征，同时报告的书写与呈递也有一定的规范要求。•报告的分类—工作报告—情况报告—建议报告—答复报告20报告•报告正文的写法—开头：说明报告目的。简要直陈，集中概括，忌说废话—报告内容：要写清工作进行的情况,包括过程、措施、结果、成效，现存在什么问题，有些什么经验教训以及下一步的打算—结尾：结束语措辞要准确21报告•案例分析—正面：集团报告标准模式、报告实例—实际案例：假设正式进入部门以后，你没有固定的电话和电脑，而你的工作性质决定你必须有，那么如何写一份报告来申请这些办公用品呢？22工作总结•工作总结的定义—工作人员对某一阶段或者某项工作的回顾、分析、归纳经验教训，从中得出规律性的认识，以指导、促进今后工作的一种文书。•写作要求—从实际工作出发，坚持一分为二—充分占有材料，把握本质和主流—确定中心与重点，深入揭示规律—写明工作概况、经验体会、今后打算23工作总结•案例演练：元旦是我司的一个重大的促销日，相信现场的大部分员工已经经历过这种场面，现针对元旦三天的工作写一份工作总结.24述职报告•述职报告的定义—对某一阶段的工作以口头或者书面的形式进行总结，主要是汇报自己目前的工作状况和对今后工作的展望。•注意事项一切以实际工作情况为出发点，客观地描述自己的工作，不能过于夸大自己工作的重要性·案例分析—各位学员从进入公司实习到现在已经有一段时间了，请大家针对这阶段的工作，拟一份述职报告。25工作计划•工作计划的定义—为完成一定时期的任务而事前拟定的目标、措施和步骤。•写作规范—要有正确的指导思想—要有科学的分析方法—要有明确切实的努力方向—要有有力的措施方法—要有合理的安排26工作计划•案例分析：—各位学员进入公司已经有一段时间了，结合自己的实际情况以及你对公司的认识和这次培训的切身感受，写一份工作计划。27电话留言•注意事项—来电人姓名、被呼人姓名、来电人的联络号码—来电时间、来电内容、记录人姓名—放到适当位置（防丢或需保密）—确认及时收到留言—再次提醒当事人28电话留言•案例分析—案例演练：假如你是黑电事业部的小李，临近元旦，松下公司的销售总监打电话找你们张总谈一下元旦促销活动方案，而张总有事外出，此时接电话的人是你，那么你应该如何记录本次电话留言？29公文写作的要求•内容要求：—意思明确—明白无误，让人一目了然—文理通顺—流畅表达，显示写作水平—观点正确—有道理，不搞歪理—实事求是—真实，不掩饰，不夸张—及时迅速—讲效率，讲效益，不拖拉误事—简明生动—增加可读性，防白话、套话—层次分明—有先有后，段落清晰，不转圈—标点规范—正确运用，防一逗到底—格式适宜—不同文种用不同格式30公文写作写作规范•文字要求—简明、准确、朴素、庄重、规范、严肃•书写步骤：—明确写作主旨，给写作定位，明确目的、对象、文种—收集信息资料供写作参考，需要哪些、如何收集、整理—拟定提纲和写作框架，通盘安排，强化要点，有详有简—完成正文草稿和写作内容，按提纲充实内容，加工成章31课程大纲公文概述常用公文写作规范及技巧公文写作的实际操作32公文写作实际操作演练•为了能更好的帮助1200新员工融入企业，邀请集团董事长与1200新员工进行沟通：—草拟一份沟通会的通知—完成沟通会的会议纪要—针对会场有人迟到和聊天现象，草拟一份会场纪律通报33思考思考通过本次公文写作的培训，你能够准确、规范地书写工作中常用的公文了吗？34Thanks