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人事档案管理制度及规范一、做好人事档案管理的目的将企业人事档案管理工作制度化，规范化维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。便于相关人事档案材料的借阅和使用。二、适用范围适合公司总部及全国各办事处及分支机构。三、人事档案分类员工人事档案分为以下四大类：基础档案薪酬考核档案其他档案培训档案新员工新人介绍卡个人简历试用期评估表党/团相关资料入职试卷薪资确认单员工登记表季度/年度考核表离职交接单培训心得入职试卷劳动合同考核成绩离职申请单培训参加登记表面试评估表保密协议考核面谈表离职面谈记录外派培训总结表身份证复印件（5）其他相关协议调薪申请表离职证明存根培训申请表学历证书复印件彩照调薪/降薪记录补偿金协议培训效果评估表毕业证书复印件原单位离职证明奖励记录其他补充协议培训服务协议英语等级证书复印件入职承诺书处罚记录背景调查表各类考试试卷计算机等级证书复印件岗位说明书转正申请单其他各类相关证书复印件职位变动记录表四、人事档案的归档归档的程序如下：1、首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求；2、按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；3、在目录上录入材料名称及有关内容；4、将新材料放入档案。五、人事档案的核查核对检查和核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行，一般一个月进行1次。但在下列情况下，也要进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。六、人事档案的转递档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：1、取出应转走的档案；2、在档案底账上注销；3、填写《转递人事档案材料的通知单》；4、按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时将回执交回档案寄出方。七、人事档案利用的方式人事档案的利用有多种方式：1、查阅关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。查阅员工人事档案应经人事部负责人批准，并在《档案查阅登记表》上进行登记。档查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。2、借出使用相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在《档案借阅登记表》上进行登记，逾期未归还者，需办延长借阅手续，并到期归还。3、出具证明材料一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。八、人事档案利用的手续在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。1、查阅手续查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。2、外借手续首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）盖章，负责人签字；再次，人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时，及时在外借登记上注销。3、出具证明材料的手续单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。九、人事档案保密规定及保存期限1、公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。2、公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。3、对重要的文件要设专柜存放。十、其他本制度自公布之日起开始实行。本制度解释权归公司人事部。人事部二〇一五年七月十六日附1：员工档案管理工作流程图单位名称人事部流程名称档案管理工作流程层次3任务概要员工人事档案管理工作单位总经理/分管领导人事部公司员工节点ABC123457提供材料（包括身份证复印件、个人简历、应聘登记表、彩照、学历学位证书及相关资质证证明材料）开始收集员工人事材料9编制明细目录标识编号审批结束身份证明材料学历学位证明各类证书招聘资料试用转正文件其他相关材料劳动合同及附件各类人事通知单归档入库86附2：员工档案管理工作标准任务名称节点任务程序、重点及标准时限相关资料材料收集程序1、《个人简历》2、《相关材料》B2由人事部建立公司员工的人事档案，档案材料包括：个人简历、应聘登记表、学历学位证书、相关资质证明材料、考核奖惩材料、录用材料、劳动关系说明书及其他材料每月1次C2员工应积极提供材料入职时统一装订1个工作日重点材料收集标准真实、严密、完整档案编号标识程序B4编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览表1个工作日A4报上级审核1个工作日将档案编号，并做出标识1个工作日重点档案编号，并做出标识标准准确、合格、严密档案归档入库程序人事部应定期或不定期收集员工资料每月1次审核、分类、整理后查看是否符合要求即时B7按资料内容进行归档1个工作日B8在档案明细表上补填相应内容，将档案入库1个工作日重点档案归档入库标准准确、合格、严密