纪律管理

纪律管理培训目录前言纪律管理的意义纪律管理的理论基础纪律管理的基本法则纪律管理的程序惩戒的实施结语一、前言近来社会上发生愈来愈多的脱序乱象、事件，可谓层出不穷，这乃表示整个社会的工作纪律和做事态度已出现了重大危机；而此种危机实乃根源于缺乏纪律管理的结果。今日我们若想成为现代化的国家，则不论政府机关、企业组织或民间团体都必须正视纪律的管理。只有有了良好的纪律，才能避免诸多不幸事故的发生，因此，组织内部的各主管都负有维护纪律的重责大任。一般而言，纪律管理乃是人力资源或人事管理所应重视的课题之一。组织有了纪律的维护，才能使员工遵循一定的工作规则，且养成守法的习惯，乃能达成工作目标。组织若无纪律，则必杂乱无章，无以完成工作绩效。至于，所谓纪律主要乃是针对人员的行为而来，而不应只是工作规则的订定。工作规则只是行为的规范，其目的乃在使员工的行为有遵循的依据，故而员工行为才是纪律管理的重点所在。因此，纪律管理必须针对行为予以导正，乃是无可置疑的。本文即将讨论纪律管理的意义、理论基础与基本原则，然后研讨纪律管理的程序和方法，以供参考。二、纪律管理的意义当组织员工违反了工作规则，或表现了不良的工作绩效时，管理者就必须运用惩戒的手段，以导正员工的行为，或改善其工作绩效，此即为纪律管理。易言之，所谓纪律管理（DisciplineManagement），就是在员工已违背了组织规则，或表现不良绩效，而需要采取矫正行动之谓。一般而言，任何组织的员工行为，都必须符合组织的要求，才能达成其目标；而为了维持此种目标的持续进行，就必须有纪律的管理。组织管理阶层为了维持良好的工作纪律，就必须建立一些合理的行为标准，以便员工能知所遵从。组织一旦能建立良好的纪律，不但规范员工的正当行为，且可提高员工士气，形成合宜的组织气氛，这是纪律管理的功效。当然，在纪律管理的要求下，大多数的员工都能保持高度自我控制的能力，但也会有少数员工因缺乏此种能力，此时只有赖惩戒以导正其行为了。因此，就广义而言，纪律管理实应包含积极的激励与消极的惩戒。积极的激励乃在激发员工的正当行为，而消极的惩戒则在限制员工的不当行为，此两者皆在规范员工行为，以便能维持良好的纪律。然而，谈到「纪律」（discipline）一词，一般人多持狭义的解释，亦即偏重于消极的惩戒。本文所拟讨论的，亦即指此而言。不过，有关纪律的惩戒，应不仅限于惩戒行动而已，尚应包括违规行为的处理。任何惩戒行动有时不免会有失误，此种不当的惩戒将会造成员工的不满，故在采取惩戒行动时妥善处理违规行为，才能完成纪律管理的目标。因此，纪律管理除了须有惩戒行为之外，尚须注重违规的处理。综上言之，所谓纪律管理，就是在维持组织内部良好秩序的过程。任何组织都可借助奖励和惩戒，来导正、塑造和强化员工的行为。易言之，纪律管理乃是借着酬赏或处罚来进行控制和塑造企业员工行为的过程。它包括①正面纪律（positivediscipline），是指管理者基于领导上的需要，用以提高企业员工工作绩效的目的，而改变企业员工的行为。②负面纪律（negativediscipline），指管理者运用惩罚的手段，以导正员工行为，使其服从命令，遵守规章。组织从事于纪律管理，可确保全体员工为整体利益而工作，且不会侵害到他人的权益。三、纪律管理的理论基础纪律管理基本上是属于一种人事奖惩制度，它乃为依据组织的规章和准则而制定，其目的即在企求员工能遵守纪律，以确保其维持良好的工作士气与工作绩效。此种目标的达成，有赖于组织管理基层对员工行为进行塑造，其主要理论基础即为所谓的组织行为修正（organizationalbehaviormodification,简称OBMod.）。该理论是近年来颇受重视的人力资源管理技术。所谓组织行为修正，基本上是指在塑造员工行为，使其合乎组织的期望与要求而言；它是在员工个人表现正确行为时予以奖励，而在表现不当行为时给予惩罚；经过这样的行为修正，则员工自然能了解到什么是应该做好的，什么是不应该做的，如此自然能导正员工行为，朝向组织目标而迈进。因此，组织行为修正基本上乃是一种增强理论（reinforcementtheory）的应用，其乃在期使员工的正面行为不断地重复出现，而使负面行为受到抑制。正面行为可归之于激励管理，而负面行为则归之于纪律管理。正面的激励管理乃是管理者运用种种的奖赏措施，用以提高员工的工作绩效；负面的纪律管理则在对员工施予惩罚，使其服务命令，遵守规章。因此，激励管理和纪律管理乃是一体之两面，两者相辅相成的。是故，行为修正理论（behaviormodificationtheory）与增强理论（reinforcementtheory）实乃是构成激励管理和纪律管理的理论基础。本文仅只讨论纪律管理。四、纪律管理的基本法则纪律管理基本上是以惩戒为手段，而达成员工遵守工作规则，用以提高工作绩效的目的。然而，惩戒本身并不是目的，它应被视之为员工学习的机会，以及用来作为改善生产或服务以及人群关系的工具；否则将失去惩戒的作用和目的。因此组织管理阶层于运用纪律管理之际，必须遵守「热炉法则」。所谓热炉法则（thehotstoverule），是指实施纪律管理时应如接触到一只热炉的燃烧一样，此种纪律的实施应是直接针对行为，而不是个人。其主要观点乃为立即性、预先警告性和一致性。所谓立即性，是指纪律的惩戒应当快速实施；且为使惩戒有效，必须尽可能地不采用情绪性、不合理性的决定。此种惩戒就像热炉一样立即燃烧，其间并无惩戒的因果关系之问题。凡是触犯工作规则者，应立即受到惩罚，以免后来者效尤；但此种惩戒依据一定程序立即提出，此即为正当程序（dueprocess）的原则。所谓预先警告性，是指用以作为惩戒的工作规则，乃是预先设置的，促使人们知道它的存在，以免触犯相关的规则；就像热炉的存在一般，其可避免人们去触摸。如此，则纪律规则将具有预先警告的作用。一般而言，只要有工作规则存在，即使违犯者不知有此规则，仍具有惩戒效力，不可因不知而免受惩戒。此即为预先警告的意涵。所谓一致性，是指任何个人，不因其地位的高低、年资的长短……等因素，只要触犯同样规则的动机和行为一样，都应有同样的惩戒作用。易言之，此种纪律惩戒乃是针对行为而发，而非依个人而行，热炉以同样的态度去燃烧触摸它的每人，不管他是谁。人们之所受到惩戒，乃是因为他们已做了什么，而不是他们是谁。此种一致性乃可维护工作规则的尊敬，使人人均须遵守。当然，就行为结果而言，惩戒可因个别差异而有不同的惩罚，但基本的一致性则为惩戒的基本原则。总之，纪律管理的实施，应让每位觉得在相同的环境和条件下，所有员工都应受到同样纪律的约束。管理阶层在采取纪律行动时，必须确保人格特质并不是运用纪律管理的因素；亦即纪律惩戒是员工做了某些事的结果，而不是因为人格特性所引起的，管理阶层在运用纪律管理时，应注意此种规则的运用，避免与员工发生争论，且应以率直而平常的态度来处置，如此才能维维持主管的尊严，并避免不平事件的发生。五、纪律管理的程序纪律管理的目的，即在维持组织的整体纪律，则其运用必须遵循一定程序，以免造成偏颇而引发更多的不平。在惩戒实施过程中，首先必须确立纪律的目标，然后研究所应建立的工作规则之适用性，其次必须和员工沟通其做法，且应随时加以评估和检讨，使能切合实际状况，最后才可能达成修正组织员工行为的目的。5.1、确立纪律目标组织从事于纪律管理，首先须确立纪律目标，以作为引导员工工作行为的基准。确立纪律目标的目的，一方面乃在确保员工达成组织的整体目标，另一方面则在保障员工的权益。此种纪律目标包括绩效条件和工作规则，绩效条件通常是依绩效过程而设立的，而工作规则则应与成功的工作绩效有关。由于工作规则的执行，部分乃是依员工接受这些规则的意愿而定，故定期加以检视其适用性是相当重要的。此外，在设定这些工作规则时，宜由员工直接或间接投入，如此在员工体验到这些工作规则是具有公平性的、且与工作有关之时，则惩戒过程将更容易执行。5.2、研究工作规则纪律管理过程的第二项步骤，乃为研究工作规则。此种规则包括：①为与生产有关的规则，如工作作息时间、工作中禁止规则、工作行为规则以及安全规则等均属之。②为与生产有间接相关的规则，如禁止兼职、赌博、穿着工作服规则、与同事相处规定等均是。不管与工作有直接或间接相关的规则，都必须经过慎密的研究，然后详加规定，则将使惩戒行动能更为具体而明确，如此可避免执行时的含混不清，甚或招致非议。因此，详实研究工作规则乃是必要的。5.3、沟通依规做法纪律管理过程的第三项步骤，乃在对员工沟通其绩效条件和工作规则，如此才能使员工真正了解，而一旦有了违规或疏失，则可依规则而惩戒。通常，此种沟通乃是透过新人训练和绩效评估来达成。当然，工作规则是可以各种不同的方式来沟通的。不过，当个人在被雇用时，就可透过新人训练而发给有关工作规则和组织政策的手册，用以解说这些工作规则和公司政策。此外，公布栏、公司简讯和备忘录等，都可用以沟通工作规则。最后，公司或主管对员工绩效评估或考核，都是最直接解说相关工作规则的方式。5.4、检讨评估措施纪律管理过程的第四项步骤，乃在检讨和评估纪律政策与惩罚措施的是否允当。当组织在检讨或评估纪律政策与惩罚措施是否适当的时候，就可继续加以执行；否则就必须改变其政策和措施。易言之，有关工作规则和纪律政策必须定期检讨修正，才能合于时宜和环境的变迁，此时应多参考员工的意见，并减少不必要的繁文缛节，以增强其重要性。当工作环境或外在条件发生变迁时，就必须对纪律政策与规则作弹性的修正。5.5、矫正员工行为纪律管理过程的最后步骤，乃是在必要时能应用所研讨的工作规则或绩效标准，而采取矫正行动，以导正员工的行为。当员工的工作绩效，不合乎组织的期望，或违反了工作规则时，矫正行动乃是必要的。此时就必须找出员工表现无效率或不当行为的原因，探讨它到底是因训练不足，或是技术的欠缺，抑是为工作意愿的低落，还是个人习惯的不良，从而能对症下药，以便能采取准确的修正行动。总之，组织要使纪律管理有效，必须能循序渐进，逐步检讨纪律政策的实施。纪律管理乃是经营管理人员的主要责任，只有管理者负起维持纪律的完全责任，并采取必要的步骤，才能完成组织的纪律目标。任何规则或纪律维持制度的订定，必须依循一定的目标及步骤，才有成功的可能。六、惩戒的实施惩戒乃是组织管理阶层因员工违反工作规则或不能达成工作绩效标准时，对员工所采取的一种矫正措施。早期组织管理阶层对员工的惩戒并无一定程序，目前对员工的惩戒不仅有其程序，且常因违规的原因或违规的程度而施予不同的惩罚。站在今日组织管理的观点而言，为使惩戒有效，管理者应实地了解员工违规的原因和种类，才能落实纪律管理。其作用即在改善员工行为，以提高其工作绩效。因此，本文将讨论违规行为发生的原因和种类，以及惩戒实施的过程与主管应有的态度。6.1、违规行为发生的原因员工到组织工作的最主要目的，乃在追求各方面需求的满足；然而，某些主客观的因素常造成员工违规行为，此种因素可能出自于员工个人、管理阶层、或组织等。现在分述如下：6.1.1、员工自身的原因员工本身常是造成违规与否的最主要来源，违规行为的发生大多始自于个人主观观点和态度。若员工个人能注意及控制自己的行为，当可降低违规行为发生的可能与次数。对大多数员工来说，他们都是具有相当自制力的；而有些员工仍不免会发生违规行为，归其原因主要有：1、欠缺基本知识，以致无法正确地执行工作任务，而损害到生产原料或设备2、缺乏技术训练，以致工作意愿低落，而成无效率员工，终而衍生违规行为3、讨厌工作规则，不喜欢受约束，终而发生抗命行为4、人群关系不佳，讨厌同事或主管，因而到处惹是生非5、生理缺陷，如体力不佳、视力不良……，而形成自卑，以招惹他人注意、而求心理补偿6、其他个人因素，如人格违常、能力不足等是6.1.2、管理阶层的原因管理阶层所采的不当管理措施，也有可能是造成员工违规行为的原因，其有：1、管理不当，如采取高压手段、崇尚个人权威、忽略与员工建立良好而和谐的关