-时间管理

成功有约系列课程时间管理时间的价值“不能管理时间，便什么都不能管理”——（美）杜拉克“管理”时间是不对的，“时间管理”就是“自我”管理时间管理就是管理时间？统筹时间品味工作享受生活有一个人很渴，急着冲一杯茶水喝。他翻箱倒柜的找来了一桶茶叶，欲装到茶壶里时，发现茶壶很久都用过了，很脏。于是又急急忙忙的去刷茶壶，刷好茶壶装上茶叶之后，才发觉没有开水。而后，他又急忙去点火烧水，等了一会儿水烧开了，把茶叶也冲好了之后，才发现杯子也很脏，又去刷杯子。刷好杯子之后，他终于在27分钟之后喝上了茶水。找茶叶5分钟、洗茶壶5分钟、烧水12分钟、洗杯子5分钟。他如何能在最短时间内喝上茶水？提问工作的目地：享受生活的前提条件：是否应该愿意主动加班：要管理好自己吗?抛弃恶习,引进新的工作方式和生活习惯订立目标妥善计划分配时间权衡轻重权力下放自我约束持之以恒哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：27%的人没有目标60％目标模糊10％有清晰但较短期的目标3％有清晰且长期的目标为什么需要目标？25年后调查发现：27%的人没有目标60％目标模糊10％有清晰但较短期的目标3％有清晰且长期的目标为什么需要目标？社会的最底层，抱怨整个世界社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士长期目标:•个人目标-是否有关于健康,休闲和营养等的目标?•事业目标长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己!!!短期目标项目计划(例如推行–新系统)日常运作计划(编写每月生产报告)每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目标应该是现实的!“剥洋葱法”“多叉树法”分解目标Specific-明确的Measurable-可以量度的Achievable-可以达成的Realistic-实际可行的TimeBound-有时间性的计划目标命中是偶然的，打不中是必然的！如果没有目标帕金森原则时间象一根弹筋：设立期限帕雷托原则80%的结果来源20%的努力注意力之谜注意力需要及时恢复内在能量水平有效地利用你的生物钟效能与效率做正确之事，做好它时间杀手的分类有形(自觉的)接听电话打电话会议打扰官僚作风沟通不足办公室政治资源不足阅读文件及邮件交通堵塞无形的(不自觉)1.欠缺周详计划6.拖延2.不懂分辨缓急先后7.善忘3.过分注重细节8.不懂授权4.犹疑不决9.欠缺组织5.不懂得说不10.健康欠佳时间杀手的分类人最容易掉进的时间陷阱工作欠目标，优先次序不明确危机管理能力薄弱多项工作须同时进行自我组织问题外界骚扰无力拒绝要求不能有效授权拖延工作会议时间不够用的原因1.欠缺计划2.行事优先级错误3.事必躬亲4.沟通不良5.会议太多6.拖延7.不好意思拒绝8.电话干扰9.文件满桌，找不到有效利用时间的技巧1.要事第一2.以最终的结果来开始行动3.学会说“NO！”4.学会对付不速之客5.减少冗长的会议6.办公桌上的“5S”运动有效利用时间的技巧1.月历2.行事历与甘特表3.效率手册4.商务通与订房卡5.闹钟6.其它工具时间管理的工具计划你的一天设置“定计划的时间”（早上或晚上）给你的时间一定的弹性给你的任务时间10－20％的缓冲每天从做一项主要工作开始。记住：大多数的压力和疾病并不是由工作造成的，而是由于担心你未能做好这项工作。每天至少完成一项主要工作;每个时间段里做一件事情并把它做好;每天结束时选择明天的主要任务并计划具体的时间段;每个时间段以两小时或更少为宜。方法一：年轻时早起30分钟每天将记录表放在身边开始前，记录时间完成此事时，记录下时间。早班车理论：晚10分钟可能的情况？方法二：有效地使用你的高峰时间•上午型•下午型•晚间型提问生命中的黄金10年：一个人如果活到72岁，那么睡觉21年，工作14年，个人卫生7年，吃饭6年，旅行6年，排队5年，学习4年，开会3年，打电话2年，找东西1年，其他3年。工作时间不到生命的五分之一。◆用正确的方法做错误之事◆用正确的方法做正确之事◆用错误的方法做正确之事◆用错误的方法做错误之事方法三：划分事件的四个象限紧急状况迫切问题限期完成的工作准备工作预防措施价值观的澄清计划人际关系的建立真正的再创造力增进自己的能力3造成干扰的访问电话、信件某些会议迫在眉睫的急事符合别人期望的事4忙碌琐碎的事处理文件等函件电话浪费性时间逃避性活动重要不重要紧急1不紧急2紧急不紧急重要不重要‘重要’与‘紧要’之区别•危机•急迫的问题•有期限压力的计划等•不速之客•某些电话、会议•某些信件与报告等•防患未然•改进产能•建立人际关系等•繁琐的工作•某些信件、电话•浪费时间之事等•全无责任感•工作不保•依赖他人或社会机构维生•压力•精疲力竭•危机处理•忙于收拾残局•短视近利•危机处理•缺乏自制力•人际关系浮泛，甚至破裂紧急重要不重要不紧急偏重的结果•有远见•平衡•纪律•少有危机Diarize（定出做的时间）变为Doitlatter（呆会做）4D原则Doitnow！（马上就做）Don`tdoit。（别去做了）重要紧迫Delegate授权别人去做方法四：80/20原则80%的价值来自20%的因子;其余20%的价值来自80%的因子。-意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏瑞图此原则决定事情的重要程度80/20举例说明80%的结果来自投入的20%的时间80%的价值集中在20%的项目上80%的销售额是源自20%的顾客80%的工作失误来自20%的管理不当80%的看报时间都花在20%的版面80%的病假来自20%的员工213紧急4重要不紧急不重要45%35%5%15%时间管理矩阵图不良的时间分配12重要&不紧急重要&紧急时间管理矩阵图最佳的时间分配拖延时间的借口1.「期限未到，急什么？」2.「它太令人感到不愉快!」3.「它很难!」4.「目前我很忙，匀不出时间做那件事！」5.「兹事体大，我怎么能贸然采取行动？」6.「我现在没心情做这件事!」7.「我在压力下工作绩效较佳!」8.「在行动前，我要先休息一下!」袋鼠与笼子一天动物园管理员发现袋鼠从笼子里跑出来了，于是开会讨论，一致认为是笼子的高度过低。所以他们决定将笼子的高度由原来的10米加高到20米。结果第二天他们发现袋鼠还是跑到外面来，所以他们又决定再将高度加高到30米。没想到隔天居然又看到袋鼠全跑到外面，于是管理员们大为紧张，决定一不做二不休，将笼子的高度加高到100米。一天长颈鹿和几只袋鼠们在闲聊，“你们看，这些人会不会再继续加高你们的笼子？”长颈鹿问。“很难说。”袋鼠说∶“如果他们再继续忘记关门的话！”心得：事有“本末”、“轻重”、“缓急”，关门是本，加高笼子是末，舍本而逐末，当然就不得要领了。管理是什么？管理就是先分析事情的主要矛盾和次要矛盾，认清事情的“本末”、“轻重”、“缓急”，然后从重要的方面下手。如何处理高价值活动坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。将大项目分解，逐步完成。高效运用自己的黄金时段奖励自己，始终保持积极进取的态度。在一次上时间管理的课上，教授在桌子上放了一个装水的罐子。然後又从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的「鹅卵石」。当教授把石块放完後问他的学生道：「你们说这罐子是不是满的？」「是，」所有的学生异口同声地回答说。「真的吗？」教授笑著问。然後再从桌底下拿出一袋碎石子，把碎石子从罐口倒下去，摇一摇，再加一些，再问学生：「你们说，这罐子现在是不是满的？」这回他的学生不敢回答得太快。最後班上有位学生怯生生地细声回答道：「也许没满。」「很好！」教授说完後，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢的倒进罐子里。倒完後，於是再问班上的学生：「现在你们再告诉我，这个罐子是满的呢？还是没满？「没有满，」全班同学这下学乖了，大家很有信心地回答说。「好极了！」教授再一次称赞这些「孺子可教也」的学生们。称赞完了後，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子。当这些事都做完之後，教授正色问他班上的同学：「我们从上面这些事情得到什麽重要的功课？」班上一阵沈默，然後一位自以为聪明的学生回答说：「无论我们的工作多忙，行程排得多满，如果要逼一下的话，还是可以多做些事的。」这位学生回答完後心中很得意地想：「这门课到底讲的是时间管理啊！」教授听到这样的回答後，点了点头，微笑道：「答案不错，但并不是我要告诉你们的重要信息。」说到这里，这位教授故意顿住，用眼睛向全班同学扫了一遍说：「我想告诉各位最重要的信息是，如果你不先将大的「鹅卵石」放进罐子里去，你也许以後永远没机会把它们再放进去了。」点评：1、对于工作中林林总总的事件可以按重要性和紧急性的不同组合确定处理的先后顺序。做到鹅卵石、碎石子、沙子、水都能放到罐子里去。2、对于人生旅途中出现的事件也应如此处理。也就是平常所说的处在哪一年龄段要完成哪一年龄段应完成的事，否则，时过境迁，到了下一年龄段就很难有机会补救如何处理低价值的活动降低自己的标准，不要追求完美。学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。将它们汇总，集中时间处理。做正确的事比正确的做事更重要老鹰是世界上寿命最长的鸟类。它一生的年龄可达70岁。要活那么长的寿命，它在40岁时必须做出困难却重要的决定。当老鹰活到40岁时，它的爪子开始老化，无法有效地抓住猎物。它的啄变得又长又弯，几乎碰到胸膛。它的翅膀变得十分沉重，因为它的羽毛长得又浓又厚。使得飞翔十分吃力。它只有两种选择:等死，或经过一个十分痛苦的更新过程。150天漫长的操练。它必须很努力地飞到山顶。在悬崖上筑巢。停留在那里，不得飞翔。老鹰首先用它的喙击打岩石，直到完全脱落。然后静静地等候新的喙长出来。它会用新长出的喙把指甲一根一根的拔出来。当新的指甲长出来后，它们便把羽毛一根一根的拔掉。5个月以后，新的羽毛长出来了。老鹰开始飞翔。重新得力再过30年的岁月！在我们的生命中，有时候我们必须做出困难的决定。开始一个更新的过程。我们必须把旧的习惯，旧的传统拋弃，使我们可以重新飞翔。只要我们愿意放下旧的包袱，愿意学习新的技能，我们就能发挥我们的潜能，创造新的未来。.我们需要的是自我改革的勇气与再生的决心……Putfirstthingsfirst美国汽车公司总裁莫端要求秘书给他的呈递文件放在各种颜色不同的公文夹中。红色的代表特急；绿色的要立即批阅；桔色的代表这是今天必须注意的文件；黄色的则表示必须在一周内批阅的文件；白色的表示周末时须批阅；黑色的则表示是必须他签名的文件。把你的工作分出轻重缓急，条理分明，你才能在有效的时间内，创造出更大的机智，也使你工作游刃有余，事半功倍。当你过于注意细节的时候，却是在一点一点地浪费你的人生。时光大盗※打扰（电话或没有预约）※重要性次序无所调整※没有目标、次序和计划※个人缺乏组织能力※缺乏自律※会议※资料不完整或有所延误※文书工作和繁文缛节※分不清责任和权力※•过滤电话、安排专门接电话的时间•学习终止谈话的技巧•增加授权。电话打扰怎么办？•建立系统，包括：计划表、每日目标、优先次序、完成期限•计划一定要写下来，记忆力有时会出错，强迫自己按期限完成工作没有计划，怎么办？怎么办？•清洁的桌面代表你有序的思维•先处理棘手、最为优先的工作，过滤干扰，适当授权•设立个人与组织的重要工作目标，设定完成期限•学习专注的技巧，克服拖延的坏习惯•认识真正的朋友不会因为坦率的解释而被触怒•出示双方同意的优先次序清单来拒绝老板•别人会替那些没有优先次序的人决定优先次序会议耗时怎么办？•写下会议的目的、议程，•参加的人才通知参加，•务必准时开会与散会，•控制会议议题，•有效追踪执行会中完成的所有决议。•确定何种资料•控制资料需要量•优先次序标准化•当下就处理文件•设计简化文件处理的系统资料不全文件繁杂•准备一份征得主管同意的工作责任清单•坚持获得与责任对等的职权•拟出明确的工作项目说明权责混淆要求有三个人要被关进监狱三年，监狱长给他们三个一人一个要求。