4学员讲义时间管理技能

ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能时间管理技能TimeManagementSkills主讲：TIMS核心管理技能之二ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能时间管理•对个人——是一种人生哲学。•对管理者——是最基本的管理技能。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能一、善用生命的资源二、第一、二、三、四代时间管理的理论和实践时间管理技能三、改变习惯，经营时间ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能关于时间的成语•光阴似箭•日月如梭•一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴•一年之计在于春，一日之计在于晨•十年树木，百年树人ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能中外名人对时间的描述：•子在川上曰：“逝者如斯夫，不舍昼夜。”（孔子）•多少事，从来急。天地转，光阴迫。一万年太久，只争朝夕。（毛泽东）•浪费别人的时间，就好像谋财害命一样。（鲁迅）ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能中外名人对时间的描述：•世界上最重要的东西是时间。（美）托马斯•爱迪生•你热爱生命吗？那么，别浪费时间，因为生命是由时间构成的。（美）本杰明•富兰克林•根据我的观察，大多数人的成就是在别人浪费掉的那些时间里取得的。（美）亨利•福特ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能时间的特质：1.公平。2.即时。（不能存储，一去不复返。）企业的时间观：•时间是金钱，是效率，是利润。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能在大多数情况下，时间是一分钟一分钟浪费掉的，而不是整个钟头浪费掉的。就像水桶的底部有一个小洞，水慢慢就会漏光，结果跟有意一下子把水倒掉一样。——（美）保罗•J•迈耶ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能工作场所的10位时间的窃贼：时间的窃贼原因1。寻找东西随手乱放，无秩序。解决行动：1）没有用的东西扔掉；2）不扔掉的东西分门别类保管好；3）过一段时间清理东西。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能工作场所的10位时间的窃贼：时间的窃贼原因2。会议没计划、不守时。不知所云，会而不议，议而不决，决而不行。解决行动：1）不开没有准备的会议；2）会议必须要做结论；3）结论必须要落实到人和时间，并监督。练习I会议组织ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能有效会议的组织的程序1）会议议题收集；2）会议通知；3）会议室准备；4）主持人、会议记录；5）发言人；6）做结论者；7）会议记录审定及颁发的时间。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能•高效会议的三要素1）控制；2）群体决策的程序；3）事实沟通的技能。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能•高效会议的控制要素1）会前控制•这次会议是否要开？•如何安排议程•只邀请关键人物•会议通知、时间、地点、设备ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能•高效会议的控制要素2）会中控制•对付使会议跑题的人•对付垄断会议的人•对付挑衅滋事的人•对待默默无语的人ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能•高效会议的控制要素3）会后控制•会议结束前运用“会议检查表”•“会议记录”有效性的秘诀•会后个人承担的行动项目和责任控制ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能工作场所的10位时间的窃贼：时间的窃贼原因3。电话方便自己还是方便别人？解决行动：1）有些琐事让助手或秘书决定；2）工作电话要有记录；3）养成3分钟内把问题解决并挂掉电话的习惯。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能工作场所的10位时间的窃贼：时间的窃贼原因4。处理文件工作方式。“复印一份资料给我？”解决行动：RAFT技术Refer:呈交文件。Acton:按程序处理。File:归档。Throwitaway:仍掉。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能工作场所的10位时间的窃贼：时间的窃贼原因5。别人打扰“面子”解决行动：确认工作的目标和价值。6。拖延找借口解决行动：迟早都要做，不如现在就做。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能工作场所的10位时间的窃贼：时间的窃贼原因7。不当的受托逞强，好表现解决行动：1）集中精力做好分内之事；2）勇于说“不”。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能工作场所的10位时间的窃贼：时间的窃贼原因8。突然事件（危机）被动解决行动：是不是真正的危机？把精力用来关注在危机背后的根源，防患于未然。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能工作场所的10位时间的窃贼：时间的窃贼原因9。十全十美思想理想主义，标准过高（Parkinson’sLaw)帕金森定律（Parkinson’sLaw)：1）时间越充裕，工作速度越慢。2）预定多少时间，就会有多少工作。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能工作场所的10位时间的窃贼：时间的窃贼原因9。十全十美思想理想主义，标准过高（Parkinson’sLaw)解决行动：在精益求精的同时，要设立时限。10。一个人包打天下不相信别人解决行动：有效授权。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能优点：•具有变通能力。•时间安排不会太紧凑或太复杂。•压力较小。•会逐步完成待办事项。注意：•最重要的事就是眼前的事（按事情发生的顺序处理事情）•因忽略组织规划而疲于应付。•没有严整的组织结构，会遗漏事情。第一代时间管理：着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能优点：•通过制定目标与规划，能完成较多事情。•因事先准备充分，会议或行事教能发挥实效。•未雨绸缪。注意：•最重要的事就是时间表上的事。•会产生安排人的习惯。•实现了目标，却不见得满足真正的需求。第二代时间管理：强调行事历与日程表，注意到规划未来的重要。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能优点：•有责任感，有价值观。•能发挥目标的效果。•通过每天的规划与安排优先顺序，个人能力得以提高。•对时间与自我更具管理技巧。注意：•过分强调效率。•时间绷得太紧。•强调个人成就。•人与人之间会出现感情危机。第三代时间管理：讲求优先顺序的观念，按轻重缓急设定短、中、长程目标，逐日订定实现目标的计划，将有限的时间加以分配，争取最高的效率。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能1.先做最重要的事，别被琐事牵着鼻子走。（轻重缓急）2.讲求多方面的平衡，不要忘了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。（价值观念）3.通过改变观念来改变行为。第四代时间管理的特点：强调掌握重点的个人管理。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能•重要性：与目标有关的事情，就是重要的事情。A：非常重要：必须做B：重要：应当做C：不太重要：可能有用，但不是非做不可D：不重要：没有任何效果•紧急性：A：非常紧急：必须马上做B：紧急：应当赶紧做C：不太紧急：推迟一段时间再做也行D：不紧急：时间不作为考虑的因素各种活动程度等级的描述：ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能（I）既重要，又紧急的事情表现：•危机•急迫的问题•有期限压力的计划和行动结果：•压力•筋疲力尽•收拾残局ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能（II）不重要，但紧急的事情表现：•不速之客•某些电话、信件、报告、会议•必要而不重要的问题•某些欢迎活动结果：•轻视目标和计划•缺乏自制力；怪罪他人•短视近利ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能（III）既不重要，又不紧急的事情表现：•繁琐的工作•某些信件、电话•无聊结果：•全无责任感•依赖他人•工作不保ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能（IV）重要，但不紧急的事情表现：•防患于未然•建立人际关系•发掘新的机会、规划•休闲结果：•有远见、有理想•纪律、自制•平衡；少有危机ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能紧急不重要III重要IIIIV不紧急救火的人生忙碌的人生庸俗的人生防御的人生ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能•“计划不如变化快”？•“计划可以消除变化”？•“不准确的计划浪费管理者的时间”？•关于计划ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能•计划可以指明方向•计划可以减小变化的冲击•计划可以使浪费和冗余减到最少•计划设立了标准，以利于控制•为什么要做计划？ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能成功行动周密的计划强烈的目标ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能谢谢大家！