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高效时间管理人力行政中心课程收益：掌握时间管理的优先矩阵，懂得时间管理的目的及技巧，让您的工作生活充实而有意义；课程大纲一、时间的特性二、时间管理的目的三、时间管理的技巧精品资料网一、下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。1.你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗或者加班？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题，你也经常感到工作有很多压力？6.你的办公桌上有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被打断吗？8.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？9.你时常把工作拖到临近期限时，然后很努力地去完成它们？10.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？11.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？12.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？13.你常无暇阅读与工作有关的书籍？14.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？15.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？精品资料网11-16“yes”救命！你在时间管理上需改进7-11“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南3-7“yes”可以！方向正确，但需要提高冲劲0-3“yes”恭喜！坚持并保留你的方法总结你的时间掌控（表一）视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律2.不懂得时间管理的目的，不知道“重要”与“紧要”区别。3.不擅于控制时间的技巧，不知如何达成预期目标（表二）一、时间的四个特性供给毫无弹性无法失而复得无法储蓄无法取代精品资料网二、时间管理的目的•避免浪费时间？•如何管理我们的时间，从而使得我们能够更好地利用时间精品资料网•只有这些才能让我们感受到繁忙后那一刻的充实，否则只有繁忙后必然的疲惫。许三多：有意义就是好好活，好好活就是做有意义的事80%的任务可以通过20%的时间来完成，20%的任务要通过80%的时间来完成；我们还可以得到：80%的收获来自于20%的任务而剩下的80%的任务只会带来20%的收获精品资料网精品资料网•我们将通过一个练习来体会什么是时间管理。假设你是行政专员，周一你有如下工作，你是如何安排：1、做月度考勤统计给薪资专员，这需要至少2个半小时；2、约了电信工作人员给15楼的皮具总监维修电话，接待时间大概20分钟；3、OA答复员工招调工政策咨询，约10分钟；4、今晚6点公司组织生日Party，需到笋岗仓库采购礼物，大概2个小时；5、一个好久没见的同学来深圳出差，约你晚上7点在华强北聚一聚6、明天新人培训，你需要抽点时间备课精品资料网7、某体检公司业务员来公司拜访你8、培训部组织《时间管理课件》评审，邀请你参加，时间大概1小时9、有位员工的工伤保险资料，今天必须去社保局申报，不需排队的话，大概40分钟；10、上午21楼打印机故障，了解故障原因需报修，约维修人员下午3点前过来维修，约5分钟，下午过来维修跟进，约15分种；11、各部门领用办公用纸、办公耗材等，每次约1-2分钟；精品资料网编好时间表以后，请考虑：·哪些事情被放弃不做？为什么？·哪件事情有最高的优先级？为什么？·你会高兴地执行这个计划吗？不紧急的事情为什么工作总是不见起色？精品资料网你觉得人们在哪个象限耗费的时间最多?答案是不重要的琐事，因为处理这类事情没有任何压力。其次是不重要但紧急的事情，因为“会响的轱辘有油喝”，这种事情总在吸引人们的注意力。以减少处理重要事情的时间为代价，处理紧急重要/不重要的事务，是一种变相的拖延。管理时间时，请确认你把重点放在1、2象限上。精品资料网重要，非紧急防患未然建立人脉关系理财规划重要，紧急危机急迫重要紧急M1M2M3M4非重要，非紧急某些信件某些电话有趣的活动非重要，紧急不速之客某些电话某些会议必要而不重要的问题优先矩阵事关重大者不可受制于细枝末节---哥德精品资料网不紧急紧急重要Ⅱ有远见平衡纪律自制少有危机Ⅰ压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局不重要Ⅳ全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生Ⅲ短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，抱怨人际关系浮泛，破裂偏重各类事务的结果：尽量避免扩大M1尽量减少M3事情多投资时间在M2尽量避免M4事情精品资料网案例讨论：请运用优先矩阵方法，重新安排您一天的工作安排精品资料网三、时间管理的技巧1、自我因素：混乱授权不足不懂得拒绝2、环境因素：访客电话会议时间大盗精品资料网解决混乱•案例：碰到这样的“最佳秩序奖”得主，怎么办？对策•该扔则扔，不要移师暗处•将物品放在固定地方。•让文件在面前只流通一次•下班最后一件事---收拾办公桌借力有道•管理是通过他人将事情办妥。•授权/借力就是将分内的若干工作委托部属/同事履行。•借力不卸责。精品资料网•哪些事情可以授权/接力？•哪个象限？授权/借力为什么困难？•担心部属做错事•担心部属表现太好•找不到适当的部属授权•学会拒绝模拟演练：你现在手上正在准备一份后天会议的报告资料，你的上级临时交待你帮他搜集以往的销售数据，而这可能占用你比较多的时间，你怎么办？•电话处理技巧“小王，快一点，你的电话！”“噢，小王他正在接另一个电话。”“你要找小王？他正在接电话，你可不可以等一下再打来！”“小王，快一点，这是老总的电话。”你是这个小王吗？精品资料网同时有三个电话要打，三个电话要回，你优先安排哪类电话？一个经常不在，一个偶尔在，一个经常在，你会先给哪位打电话？如果通知经理级以上人员开会，你是一口气通知完毕还是先打三四个，有空再打四五个？你认为什么时段是比较好的通话时段？优先安排打电话尽量避免分批处理尽量选择下午或下班前精品资料网•会议安排技巧会议安排在下午比上午好会议的人数愈少愈好会议主持人需经过会议主持训练（会找一段视频资料）会议时间以60—90分钟最为恰当会议资料及设备须先备妥精品资料网如何处理高价值活动•坚持重点，让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。•将大项目分解，设定最后期限逐步完成•高效运用自己的黄金时段精品资料网如何处理低价值的活动•授权或分派出这些活动，节约自己的时间。•降低自己的标准，不要追求完美。•学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。•将它们汇总，集中时间处理。（举例财务报销、内购、借书、购买领用办公文具）做正确的事比正确的做事更重要精品资料网立即行动•找出一件一直为你所忽略，但对个人和事业产生重大影响的事，作为近期目标•根据优先矩阵估计自己花在这四类事务上的时间，然后连续三天记录行事历，每十五分钟为一单位，验证正确与否？你是否满意自己运用时间的方式？•规划下一周的活动，依据不同角色设立目标，再把目标转化为行动，列入行事历。一周后，检讨自己是否成功的把人生目标和价值观融入日常生活，意志是否坚定？•设计合用的表格精品资料网金钱用完了，还可获取，而时间用完了，生命即结束了。其实，时间管理，就是你自己生命的管理！