GTD时间管理

GTD时间管理时间管理时间管理时间管理人的记忆和注意力集中是很有限的，没法同时记着很多事情，做很多事情。如果没有工具和方法的帮助，可能你会重要的事情到后来才发现没有分配足够的时间作好，不重要的事情做了一堆（而且有时正是因为前一件没做好才会多出后来几件，进入恶性循环）。这样几次之后，你知道要记住重要的事情，可是平时注意力很容易转移，心里又惦记着还有什么事情，不要不小心忘了...另外，正是因为我们的资源往往不够，才需要GTD（GetThingsDone），这种情况下就要有取舍，没有条理，就很容易把有限的资源做了不合理的分配。GTD会给你催促自己赶快完成的印象，也许是那个两分钟以内的事情要立刻做完这一点，其实这样正是为了快点解决（或者前进一步，然后放到以后的计划里），从而不用把本来可以立刻解决的事情也放到计划里扰人心意。重要的事情不会忘的，等到后果出现的时候自然也回想起来，关键就是是否安排好了时间在太晚之前完成。时间管理是什么●将事情整理得有条有理的方法。如何把主管交办事项，自己想到的念头，一些值得参考的事项，整理的有条有理的方法。●将事项组织化将这些事项组织化，化成一个个的任务，让你一目了然。●将任务化成工作清单将任务化成一张张的工作清单，并让你在任何场合都有一份合适的代办事项清单，有效率地完成工作。
GTD是一种习惯，一种方法，而不仅仅是一种工具，所以无论PDA还是SmartPhone都不是最重要的。
GTD中间的五个步骤是一个完整的流程，每一个都不能偏废。
GTD是一个系统，这个系统将成为你完全信赖的，完全依靠的东西，不要也不会随意变更。GTD工作过程：一、收集收集收集收集(Collecting)(Collecting)(Collecting)(Collecting)。。。。随便什么都可以作为收集箱(老板交办事项，自己想到的点子，今天收到的喜帖等)。但一定要控制inbox的数量。inbox的数量越少越好：初步规划我的inbox控制在5个：outlook里面的收件箱，手机备忘录/草稿本，专用记事本和三层文件匣，手机任务列表、纸制todo列表二二二二、、、、整理整理整理整理(Processing)(Processing)(Processing)(Processing)。。。。从以上从以上从以上从以上5555个个个个inboxinboxinboxinbox里面里面里面里面，，，，循环反复地进行处理分类循环反复地进行处理分类循环反复地进行处理分类循环反复地进行处理分类。。。。我们收集到一个程度，就需要做某程度的整理工作，例如一天一次或一天数次，GTD书上说要让自己不感到心慌，可以掌握自己所有例行事务的程度为整理的频率。inbox里面的东西处理到以下7个类别中去:1)2分钟内这虽然单独提出了一个分类，但是并没有让你建立管理并且维护这个分类的意思，为两分的事情不值得呀。。。2)等待事项:无法两分钟内完成的，这件事要委托他人完成，所以授权后放入等待清单。(如请老婆去领钱，叫你的下属完成某件企划案)3)日程这件事情需要在特定的时间或日期去做，此时要将这件是放在DATEBOOK或行事历中纪录下来。(如参加婚礼，和朋友约会，开会时间)4)单步事项不能在两分钟内完成，不能授权出去，并非要在特定时间下完成，需要尽可能快完成的，此时才是列入所谓单步事项。单步事项是你一个人，拿过来就可以一直干完的。如果你还需要等别人的结果，那就不行；如果你还要去别的地方再拿个东西，那也不行。当你下一步清单超过五十个时，你就不能用一张清单列出来，这样会看不出哪件事要先做，所以还要分类。目前分类的方式主要是采用地点为主，Home/Office/outdoor/Anywhere等。如此你的工作效率会大大提升5)多步事项对于那些在Inbox里面的任务不是可以一步做完的,特点就是不能由你一个人决定，要分解成多步在不同的时间和地点完成项目（projects）6)未来／某一天事项你想到的点子，未来才要实现的计划等。7)参考资料Inbox里的信息和资源等三三三三、、、、组织组织组织组织(Organizing).(Organizing).(Organizing).(Organizing).其实要组织的概念就是档案系统及工作清单两种概念其实要组织的概念就是档案系统及工作清单两种概念其实要组织的概念就是档案系统及工作清单两种概念其实要组织的概念就是档案系统及工作清单两种概念，，，，整理完整理完整理完整理完inboxinboxinboxinbox里面的东西后就是管理和组织几大类中的东西里面的东西后就是管理和组织几大类中的东西里面的东西后就是管理和组织几大类中的东西里面的东西后就是管理和组织几大类中的东西：：：：1)2分钟内马上处理，不要放着了。如转发邮件给同事。2)等待事项:要有一张清单让你可以追踪交办事项的进度，用outlook的任务清单自定义属性管理，自定义“进展状态”“事项类型”“责任人”对于邮件的处理，在收件箱里建立“等待事项”文件夹，如果需要对方回复采取下一步行动的邮件，同时抄送给自己，设置自动过虑归入等待事项文件夹，以便提醒自己日后等待对方答复3)日程用手机、电脑的日历或台历管理。(如参加婚礼，和朋友约会，开会时间)4)单步事项用outlook的任务功能，添加自定义属性来管理，自定义“事项类型”,“任务环境”表示所需地点。当你下一步清单超过五十个时，你就不能用一张清单列出来，这样会看不出哪件事要先做，所以还要分类。目前分类的方式主要是采用地点为主，Home/Office/outdoor等。如此你的工作效率会大大提升对于邮件工作，在收件箱里则设置“待读待复”，存放需要处理但不紧急的工作。设置“今日事项”存放紧急需要处理的工作5)多步事项用outlook的任务功能，添加自定义属性来管理，自定义“事项类型”,“任务环境”，列出多步事项的清单。另外用项目管理软件或者xls列出多步事项的计划单步事项和对应的时间点。分解后的事项又再进入单步事项中进行管理6)未来／某一天事项用outlook的任务功能，添加自定义属性来管理，自定义“事项类型”“任务环境”对于邮件工作，在收件箱里设置“未来事项”文件夹，存放日后某个时刻可能需要处理的工作。7)参考资料需要建立一个可以收藏你所有要参考资料的档案系统，我有一个一每日每月收藏档案的系统，也有一个依资料不同收藏资料的档案系统，电脑资料系统可以搜寻，但要有备份。如此任何档案我几乎可以在一分钟内找到。在outlook收件箱里建立一个“GTD存档”文件夹，并在其中根据不同项目或邮件内容分别设置子文件夹，将所有日后可能需要作为参考的邮件内容分别归类存入归档文件夹。需要归档的邮件是指邮件本身需要存档，如果只是附件需要存档的话，还是将其另存到硬盘上，以免邮件客户端越来越庞大，降低运行效率；事项类型进展状态责任人任务环境优先级等待事项1－紧急且重要单步事项2－紧急但不重要多步事项3－重要但不紧急未来事项4－既不紧急又不重要事项描述标准格式:目标：时间：衡量标准：中断说明:中途中断的次数、原因和长短面对纷繁复杂的任务，如何才能迅速准确地判断它们对你有多重要，从而对它们进行选择和排序呢？任务可以分为紧急任务和重要任务，在此基础上，你就能快速而准确地分辨出哪些是主要任务，哪些是次要任务了。紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少甚至消失。重要任务指：如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益。带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。紧急任务和重要任务有四种不同的组合：1．紧急并且重要的任务这些任务应具有最高的优先级，应该从现在就开始做。2．紧急但不重要的任务这些任务现在需要时间，但优先级比紧急且重要的任务要低。3．重要但不紧急的任务它们的优先级不是最高的，但应该在你的时间表中占重要位置。4．既不紧急又不重要的任务你真的需要做这些事情吗？按顺序做事对任务进行分类，舍弃不需要的任务，然后把剩下的任务排序，以便优先处理紧急和重要的任务。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。但是如何排列这些任务的优先级呢但是如何排列这些任务的优先级呢但是如何排列这些任务的优先级呢但是如何排列这些任务的优先级呢？？？？答案是价值观答案是价值观答案是价值观答案是价值观！！！！价值观是我们想和做的基本原则价值观是我们想和做的基本原则价值观是我们想和做的基本原则价值观是我们想和做的基本原则，，，，它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础，也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。什么对你而言是最重要的？家庭？工作？金钱？你首先要明确自己需要的是什么，然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能会到达别的地方。上一节练习中的事件可以分为几个类别：健康——看牙医，洗澡，等等家庭——给家里打电话，等等友谊——买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等爱情——准备烛光晚餐，等等工作——简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等金钱——夜间兼职的面试，等等兴趣——看演唱会，等等重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一项放在首位，把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的价值观。目标是我们的需求和愿望目标是我们的需求和愿望目标是我们的需求和愿望目标是我们的需求和愿望——我们想得到什么。它们应该直接源于我们的价值观。否则，我们所做的事将无法满足自己的需要。目标往往不能由单个行动达到，需要花费相当长的时间，并需要采取若干步骤。例如，周末有一对矛盾：要么去外地拜访朋友，要么准备星期天的报告。如果你决定去外地访问朋友，而不为报告做准备，你的目标很可能是：保持友谊，哪怕自己做出某些牺牲。如果你不去访问朋友，而是准备报告，你的目标很可能是：尽最大努力完成工作。当然，保持友谊和完成工作都是你的目标。但你对它们的重视程度取决于你的价值观。把友谊放在前一位的价值观可能是：你对生活的真正满足源于你的家庭和朋友。把工作放在前一位的价值观可能是：你对生活的真正满足来自于追求卓越。再如，任务表中还有一对矛盾：星期二和星期三晚上，在公司开会、兼职面试、看演唱会三者之间只能挑选两样，舍弃一样。它们分别代表的是工作、金钱和兴趣，对它们如何排序，也完全取决于你的价值观和目标。一旦明确了自己的价值观和目标，接下来制订日程表的过程就很简单了。(一)首先安排固定项目首先从工作或上课时间开始。这些时间段通常是事先就固定的。其他的活动必须围绕它们进行。然后安排每天的日常活动，如睡觉和吃饭。把固定的项目安排完以后，你可以看到还剩哪些时间供你支配。注意在项目之间安排休息间隔，例如每工作50分钟休息10分钟。(二)根据你的生物钟安排时间把重要的任务安排在你效率高、干扰少的时间段。把你的空余时间按你的效率和外界干扰给予不同分值。然后，把优先度高的任务分配到分值较高的时间段。例如，用大块的时间学习新知识。(三)3．把较大的任务分割成易于控制的小块．当你面对一个巨大的任务，被它压得喘不过气来的时候，试着把它分成小块，使它易于管理，然后相应地安排你的时间。这样做有几个好处，首先，你明确了完成整个任务的各个步骤，只要循序完成各小块就能成功，畏难情绪会减轻；其次，把一个任务拆分为若干块，可以使你的进度显得更显著，并能多次体会达到目标的喜悦；再次，较小的任务段易于估计时间，从而加强对完成时间的控制。(四)4.充分利用零碎时间从时间表中剪裁大块大块的时间后，剩下的边角余料可不能浪费。可以用它复习学过的知识、做一两节操。一个利用小块时间的技巧是：把你不愿做的事情分成小段，然后在做其他事情的间隙每次完成一小片，不知不觉做完讨厌的事情。(五)5.为每件事情设定明确的起止时间，这样可以防止项目之间互相干扰，也可以防止你把事