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環境管理體系內部審核程序HH/EP454-1.0━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━編制﹕審核﹕核准﹔2020-07-01發布2020-07-01實施━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━1目的通過系統化的﹐判定公司的環境管理體系是否符合對環境管理工作的預定安排和ISO14001標准的要求﹐是否得到了正確的實施和保持﹐並向管理者報告審核結果﹐健全公司的自我完善機制﹐促進體系的有效運行和持續改進。2範圍本程序適用於對公司環境管理體系(3.1)的審核﹐以及與此工作有關的所有部門和人員。3術語3.1環境管理體系(GB/T24001-1996)整個管理體系的一部分﹐包括為制定、實施、實現、評審和保持環境方針所需的組織結構、計劃活動、職責、慣例、程序、過程和資源。3.2審核audit(GB/T19011-2020)為獲得審核証據並對其進行客觀的評價﹐以確定滿足審核准則的程度所進行的系統的、獨立的並形成文件的過程。注﹕內部審核﹐有時稱第一方審核﹐由組織以自己或以組織的名義進行﹐用於管理評審和其他內部目的﹐可作為組織合格聲明的基礎。在很多情況下﹐尤其在小型組織內﹐可以由受審核活動無責任關系的人進行﹐以証實獨立性。3.3審核准則auditcriteria(GB/T19011-2020)一組方針、程序或要求。注﹕審核准則是用作與審核証據進行比較的証據。3.4審核証據auditevidence(GB/T19011-2020)與審核准則有關的並且能夠証實的記錄、事實陳述或其他信息。注﹕審核証據可以是定性的或定量的。3.5審核發現auditfindings(GB/T19011-2020)將收集到的審核証據對照審核准則進行評價的結果。注﹕審核發現能表明符合或不符合審核准則﹐或指出改進的機會。3.6審核結論auditconclusion(GB/T19011-2020)審核組考慮了審核目的和所有審核發現後得出的審核結果。注﹕以上幾個概念的關系是:信息源→(適當抽樣收集和驗証)→審核証據→(對照審核准則進行評價)→審核發現→(評審)→審核結論。3.7審核原則(GB/T19011-2020)審核的特徵在於其遵循若干原則。這些原則使審核成為支持管理方針和控制的有效與可靠的工具﹐並為組織提供可以改善其業績的信息。遵循這些原則是得出相應和充分的審核結論的前提﹐也是審核員獨立工作時﹐在相似的情況下得出相似結論的前提。以下原則與審核員有關﹕a)道德行為﹔b)公正表達﹔c)職業素養。以下原則與審核有關﹐並通過獨立性和系統性來明確﹕d)獨立性;e)基於証據的方法。審核証據是能夠証實的。由於審核是在有限的時間內並在有限的資源條件下進行的﹐因此審核証據是建立在可獲得信息的樣本的基礎上。抽樣的合理性與審核結論的可信性密切相關。4引用文件下列文件中的條款通過本程序的引用而成爲本程序的條款。它們的最新版本適用於本程序。a)GB/T24001-1996idtISO14001:1996環境管理體系規範及使用指南b)HH/EP000-1.0公司《環境手冊》參考引用了以下標准:GB/T19011-2020/ISO19011:2002質量和(或)環境管理體系審核指南5職責5.1公司品保部是組織實施本程序的主導部門﹐負責相關過程的督促、檢查、指導。5.2公司所有其他部門配合實施本程序。6工作流程與要求6.1審核的策劃6.1.1公司每年開展環境管理體系內部審核﹐確保各部門和全部體系過程的審核每年至少一次。審核的形式有﹕a)綜合審核﹕一次審核中對全部或部分環境管理體系過程進行正式審核﹐按本程序6.3-6.7執行﹔b)單項或專題審核﹕一次審核中對一個或几個環境管理體系過程進行審核﹐按本程序6.8執行。6.1.2每年3月1日前﹐公司管理者代表組織編制HH/EWI45401《環境管理體系內部審核年度計劃》﹐經公司最高管理者批准後實施。年度計劃內容包括:審核目的、範圍、准則、時間、審核方法、審核組成員、審核需使用的文件。審核方法以橫向為主﹐即按職能部門進行。內部審核的依據包括:環境管理體系准則(見4.3)﹐以及以往審核的結果等。6.1.3在體系運行效果差、環境表現(行為)受到相關方多次書面投訴﹐以及迎接第二/第三方外審需要等情況下﹐經公司最高管理者批准﹐可追加內部體系審核。6.2審核的啓動──內部審核員的選擇和成立審核組6.2.1內部審核員基本條件是:a)具有中專以上(含中專)或相當學歷﹐或者具有兩年以上從事品質管理相關工作經驗﹔b)具有一定的組織管理、綜合評價和文字表達能力﹐能夠獨立處理與受審核方的溝通﹔c)經過ISO14001標准、相關標准、法律法規及其他要求以及審核知識的培訓合格﹐並經公司最高管理者聘任﹔d)具有審核內容相關的專業知識﹔e)堅持原則、實事求事、作風正派。6.2.2每次內部審核的審核組由5名以上經公司管理者代表授權的內部審核員組成。被授權的內部審核員均滿足內審員基本條件的要求﹐並與所審核的環境活動無直接責任﹐以保証審核過程的客觀性和公正性。審核組長由管理者代表委託的內部審核員擔任﹐具體負責當次內部審核工作。6.3內部審核的准備6.3.1制訂具體審核計劃具體的《環境管理體系內部審核計劃》以年度審核計劃為依據﹐在預計審核日期前10天由審核組長制訂﹐經管理者代表批准後實施。管理者代表將審核計劃通知本次審核組成員和受審核方。《審核計劃》的具體內容包括:a)審核目的、審核准則和引用文件﹔b)審核範圍﹐包括確定受審核的組織單元和職能單元及過程﹔c)審核組成員﹕明確審核工作分工並注明所屬工作部門d)現場審核活動的日期和地點﹐預期的時間和期限﹔e)為審核的關鍵區域配置適當的資源。當受審核方對審核計劃中的某些條款有異議時﹐受審核方在接到內審計劃3個工作日內﹐向審核組長反映﹐由審核組長與受審核方負責人協商解決。6.3.2審核前的培訓審核組長會同培訓主管部門對內審員進行審核前的培訓﹐培訓內容包括標准、手冊、程序文件、內審記錄要求、審核方法與技巧和本次審核的計劃安排等。6.3.3審核任務分工審核組長在徵求審核員的意見後﹐將受審核部門和具體審核的環境管理體系過程分配給審核員﹐審核員根據分工在審核前編制完成HH/EFM454.1《內部審核檢查表》(檢查清單)﹐並準備好工作文件。6.3.4編制《內部審核檢查表》。要求:a)對照標準、程序文件及其它規定要求;b)選擇典型的環境管理體系問題;c)結合受審核方的特點;d)抽樣有代表性;e)時間留有餘地;f)檢查項目、內容和方法具有可操作性;g)按部門編制的檢查表應考慮複蓋所涉及的環境管理體系過程。6.3.5審核組在實施審核前﹐準備好要使用的工作文件和記錄表格:a)ISO14001《環境管理體系規範及使用指南》標準文本;b)環境手冊和有關程序文件;c)《內部審核檢查表》;d)《不合格報告/糾正措施要求表》;e)《內部審核不合格統計表》;6.4現場審核的實施6.4.1首次會議首次會議由管理者代表主持﹐審核組成員和受審核方第一負責人及有關人員參加。首次會議的目的是:a)向受審核方介紹審核組成員;b)宣佈和確認審核的範圍、目的和依據;c)簡要介紹實施審核採用的方法和步驟﹐包括抽樣檢查的風險;d)確定末次會議時間和日期;e)澄清審核計劃中不明確的內容。6.4.2現場檢查按《內部審核檢查表》逐項進行﹐通過面談、查閱文件、觀察有關方面的活動收集客觀證據。對面談中得到的信息﹐通過實際觀察、測量和詢查有關記錄等渠道加以驗證。如果發現重大的可能導致不合格的線索,即使其不在檢查表之列也予以注意和進行調查﹐並將其內容補充列入《內部審核檢查表》。在審核中﹐與審核目的、範圍和準則有關的信息﹐包括與職能、活動和時間介面有關的信息﹐應當通過適當的抽樣進行收集並驗證。只有能夠證實的信息方可作爲審核證據。審核證據應當予以記錄。6.4.3現場觀察結果的判斷6.4.3.1就審核過程中的情況﹐填寫在《內部審核檢查表》中。若有不符合標準條款的負面發現、經審核組確認爲不合格的項目﹐填寫HH/EFM452.1《不合格報告/糾正措施要求表》。同一部門相同性質的問題可合併寫入一張。6.4.3.2對不合格項目的描述應做到:a)用寫實的方法表述﹐證據確鑿﹐事實清楚﹐包括時間、地點、人物(用職務、職稱、工種等而不用人名)、文件、記錄的編號等。注意是否造成後果;b)具備可復查性和可追溯性;c)對照審核準則進行比較時﹐儘量做到﹕切中要害、貼近條款(能細則細)、有利糾正。6.4.3.3不合格項目按性質分爲﹕嚴重不合格、輕微不合格和觀察項。嚴重不合格指下列情況之一﹕體系運行出現系統性失效、區域性失效﹐或者體系運行或環境表現(行爲)出現後果嚴重。輕微不合格指下列情況之一﹕對滿足環境管理體系要求而言屬個別的、偶然的、孤立的、性質輕微的問題﹔對保證所審核區域的體系有效性而言屬次要問題。觀察項是證據稍爲不足﹐尚未造成損失﹐但可能涉及系統方面的問題。6.4.4末次會議管理者代表主持召開﹐審核員、受審核方第一負責人和有關人員參加。由審核組長根據重要程度說明審核觀察結果﹐宣佈受審核方發生的不合格項目﹐對體系運行作出結論。受審核方負責人對不合格事實確認後﹐在《不合格報告/糾正措施要求表》上簽字﹔如有異議可向審核組長提出協商﹐意見難以統一時由管理者代表裁決。6.4.5受審核方提出糾正措施受審核方在確認不合格事實後﹐應從各方面查找原因﹐並分析其中的主要原因。做到﹕內容具體、因果關係清楚、能採取可操作的具體對策。需要時可應用統計技術。原因可能是﹕材料、過程、工具、設備、設施的失效、故障或不合格﹐程序或文件不當或缺少﹐不恰當的程序控制﹐計劃安排不當﹐缺乏培訓﹐工作環境不當﹐資源不足﹐過程本身波動等。糾正措施責任部門針對不合格的主要原因制訂糾正措施計劃﹐填寫在《不合格報告/糾正措施要求表》的糾正措施計劃欄內並簽名。糾正措施計劃不應是“加強…”等抽象的口號而應表述具體的行爲﹐規定具體執行事項、責任人和完成期限﹐並配置必要的資源。6.5審核報告的編制6.5.1審核報告由審核組長編寫﹐並對報告的正確性負責。6.5.2審核報告應如實反映審核內容﹐並注明審核報告編號、報告日期、由審核組長簽字。報告包括下列內容:a)審核的目的、範圍和依據;b)審核計劃的實施情況、審核組成員、受審核方代表、審核日期和受審核部門;c)內部審核不合格統計;d)審核組對受審核方的環境活動與公司環境管理體系文件符合程度的判定意見;e)環境活動對環境管理體系有效運行的影響﹐以及體系實現環境目標的能力;f)審核報告的發放範圍。6.6審核報告的發放審核組長編寫的審核報告﹐經審核組討論通過由管理者代表批准後組織列印或發送﹐按審核報告的發放清單分發給受審核的部門負責人及其上級主管。6.7糾正措施的跟蹤驗證6.7.1對內部體系審核中發現的不合格項﹐由責任部門按HH/EP452《糾正和預防措施控制程序》採取糾正措施。6.7.2糾正措施責任部門對不合格項整改、完成糾正措施後﹐報告公司審核組派審核員及時復查﹐必要時重新抽樣審核﹐驗證所訂措施計劃已經執行並且有效﹐簽字認可﹐作爲後續報告﹐最後由管理者代表給出不合格項是否可以關閉的結論意見。6.8單項/專題內部審核當一次審核僅對一個或几個環境管理體系過程進行審核時﹐6.3-6.7的部分活動可簡化為﹕a)將《檢查表》和《不合格報告》以HH/EFM454.3《單項/專題內部審核記錄》代替﹐檢查項目﹑內容和方法可事先擬定﹐也可臨時填寫﹐該記錄既作為相關過程符合/不符合審核准則要求的証據﹐也作為糾正措施的制定依據和執行記錄﹔b)首﹑末次會議及參加人員按需要安排﹔c)不合格統計格式不限﹔d)審核的結果﹐可單獨編制《審核報告》﹐也可合并在其后最近一次綜合審核的《審核報告》內。在單項/專題內部審核前﹐審核組長需制訂HH/EWI45402《環境管理體系單項/專題內部審核計划》﹐計划內容可參照6.3.1執行。6.9內部審核記錄的保持內部審核記錄﹐由品保部收集、整理、歸檔