如何有效开会？

如何有效开会?佶龙机械总经办2013-07-1222目录一、开会的基本知识：会议的目的、功能、分类和意义二、开会的步骤和成本三、如何有效开会？1.开会的准备2.明确开会的目的3.参加者的选定4.会议事先公告5.事先分发会议资料6.对主持人的要求7.对与会者的要求8.开会过程中的要求9.开会需要总结10.形成有效的会议纪要11.对会议中产生的任务进行监督和检查12.下一次开会对上一次未完成事项的衔接四、世界名企怎样开会？3怎样认识会议？1.政府商榷、经济论坛、商业谈判、工作培训、讲座、报告、庆典、仪式等在正式的场合，需得体的举止言谈；2.会议、报告、计划等是管理手段的运用3.会议文化是一家企业文化的缩影,其运营管理体现一家公司的管理水平4.会议文化能够对成员的价值观和思想进行根本性的改革，将组织引向一个方向，并在竞争中连续性地获得胜利5.信息和情报永远是第一位的（会议中的关键素材），其传递的快慢、准确性直接影响到经营决策和任务的安排6.经营改革从会议开始，会议与经营紧密相连，会议的高效才会带来经营的高效7.开会就是在做有效的沟通,沟通是管理的浓缩；8.会议的质量来自于沟通的质量，沟通的质量来自于与会人员的素质与准备，素质与准备来自责任心与能力9.会议的关键在于会前的准备与会后的落实10.会议评价是促成高效型会议的核心4我们现在是怎样开会的？1.会前准备了多少?会后落实了多少？2.会议中讨论和沟通的事项和离我们实际急需和重要解决的问题有多远？3.会议讨论、发言是否积极踊跃，不断碰撞出智慧的火花和解决问题的良策？4.会议结束后有无形成会议记录、产生任务并经主持人签审；5.会后的任务完成情况有无监督检查、追踪落实？6.第二次开会时有无把上一次未完成的任务拿出检讨并再次确认完成期限？5会议文化是企业文化的缩影6目的、功效、意义各有什么不同？1.目的——为什么要开会？10个行动和努力最终要达到的地点或目标2.功效——开会能带来什么效果？5个一个行动所获得的预期结果或者成效3.意义——从更长远和更广泛的角度来看，开会能产生的作用3个事物所包含的思想和道理7ModuleundVariations_ERolandBergerStrategyConsultants7监督工作进展共同决策达成协议激励士气开展有效沟通传达资讯解决问题巩固经理人地位开发创意共享资源一、关于开会的基本知识：目的会议目的8一、关于开会的基本知识：分类讨论性会议传达性会议汇报性会议9一、关于开会的基本知识：分类（狭义）1.信息到达率、领会率2.会前印发文字材料，令与会者阅读理解,提高会议效率1.征求更多意见，为决策提供价值参考2.激发与会人员积极性和创造性3.会前印发讨论主题的文字材料4.会中围绕主题展开讨论，不能偏题发言力求简短5.会结束，适当总结，避免误解1.会前下级先将汇报材料报给上级领导阅览2.会上,下级简单地复述汇报内容,提出需要上级领导协调解决的问题3.汇报人发言应简明扼要传达性会议讨论性会议汇报性会议10会议的广义分类一、关于开会的基本知识：分类1.说明会议以传递信息为目的如产品推介会2.研究会议以信息交换和相互启发为目的如经济论坛3.解决问题会议以作出决定为目的如生产和品质会议4.学习会议以传递信息和相互启发为目的如培训讲座5.创意会议以收集创意为目的如头脑风暴11一、关于开会的基本知识：功效提供信息汇集信息解决问题宣传政策培育训练12一、关于开会的基本知识：意义集思广益的渠道群体沟通的方式显示组织的存在13二、开会的步骤和成本1.开始•欢迎•会议目的•议程•时间安排•规章制度2.议程•分享话题和目标•交换信息•产生主意/做决定/确认行动•小结议程二议程三3.结束总结•安排下次会议4.跟进•会议纪要•跟进计划14二、开会的步骤和成本开会成本分析的算法是:会议成本＝A*2*B*TA=每小时平均工资的3倍；B=开会人数；T=开会时间（小时）；怎样估算会议成本？15怎样判定要不要开会？如果你是唯一做决策并且知道该怎么做的人无特别的事情要讨论已按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法16怎样判定要不要开会？必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务如果如果要开，做到：1.能开小会不开大会2.能单独沟通不开小会3.能站着开会而不坐着开会4.能简短开会而不延时开会17三、如何有效开会？1.开会的准备会议成功80%在于准备5W1H为什么必须开这个会议是否有除会议之外能够进行解决的方法和答案WhyWhat对议题是否符合会议目的进行检查Where对是否有能够容纳所有人的场所进行确认When对会议时间如何、是否很好地遵循时间进行确认Who让适合议题的人出席会议How对如何得出符合议题的结论进行讨论明确目的、制定计划、整理资料、通知开会、布置会场等18三、如何有效开会？2.明确会议的目的抓准会议核心，不偏离主题问题解决型发现整理问题制订解决对策制订执行计划订立计划型制订计划或日程并对合并的项目进行整理利益调整型调整个人或组织之间利害得失，情绪协调19三、如何有效开会？3.参加者选定让必要的人参加会议1）仅让对实现会议目的不可或缺的人2）对会议参加者进行选择的条件3）让具有决定权的人参加5）让对会议主题存强烈疑问的人参加6）让与会议主题有关的专家参加7）让能够正确表达自己意见的人参加4）即便是其他部门的，如与会议有关也参加20应在1周前或至少1天之前通知，做好会议的准备工作①会议名称和目的②会议主题、讨论项目和会议类型③召开日期、开始时间和结束时间④召开场所（地址、电话号码、示意图）⑤主持者姓名⑥参加者名单⑦附加会议资料⑧其他（参加者事前必须准备的资料）三、如何有效开会？4.会议事先公告211.数据报表类资料2.文字报告类资料3.纸质类资料4.电子类资料5.保密类资料6.公开类资料三、如何有效开会？5.事先分发会议资料22①确定好会议目的和类型②确定好会议议题、日期、时间③确定好会议参加者④具备会场和各种备置用品⑤准备好要分发的资料⑥充分修饰会议前半部分⑦确保会议顺利地进行⑧充分概况会议的结论⑨得出了令人满意的会议结论⑩分发会议录并在会议录中公布下次会议的主题三、如何有效开会？6.对主持人的要求23三、如何有效开会？不受欢迎的会议主持1.准备不充分2.不能发挥自己的作用3.不具备领导能力4.不能进行时间控制5.趋炎附势6.会议进行方式生硬7.不能充分整理参加者的发言8.强调自己的意见或感情9.不能保持气氛10.不能得出结论24①确认会议目的和议题②以自身经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商③对议题进行分析，讨论其中的问题是什么④试着寻求问题的解决对策⑤试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动⑥自己完成资料的准备和草稿，如有必要，也复印一下其他人的资料⑦如果会议主持者和参加者都如上进行充分准备，就会获得良好效果三、如何有效开会？7.对与会者的要求257.与会者的注意事项没有明白倾听的功效所以开会时常玩手机1.获得新信息2.获得新想法3.能够了解组织运作情况4.认识他人的存在价值1.发言内容是否偏离了议题？2.发言内容是否出于个人的利益？3.全体人员是否都专心聆听发言？4.发言者是否过于集中于某些人？5.是否有人始终没有发言？6.某个人的发言是否过于冗长？7.发言的内容是否在朝着结论推进迟到、早退、开溜手机经常不听地响不停地进出会议室开小会并交头接耳缺席会议不打招呼说些不着边际的话老是回忆做事经过鸦雀无声心不在焉261.准時开会，准時散会2.遵守制度，避免离席3.会议目的，人人清楚4.充分参与，全员发言5.发表意見，条理清楚6.不推責任，不诽他人7.发生争辩，设法缓和三、如何有效开会？8.开会过程中的要求8.掌握议程，按部就班9.集中主題，不谈废话10.时间太长，中途休息11.集中精力，减少走动12.相关事项，作好記录13.议题结论，复述一遍14.达成共议，分配工作27ModuleundVariations_ERolandBergerStrategyConsultants27ModuleundVariations_E会议禁语（日本IBM公司）基本上结束了，基本上可以，基本行基本上大致结束了，大致有希望大致几乎没有问题，几乎是按计划完成的几乎在一定程度上完成了，相当耗费时间，将尽快完成，似乎合适，将努力工作，将尽快实施，在某种程度上，觉得能行，觉得不合理觉得或许能行，或许会成或许28会议禁忌事项三、如何有效开会？1．发言不长篇大论，滔滔不绝，应言简意赅（原则上以3分钟为限）2．不可从头到尾沉默到底；3．不可取用不正确的资料；4．不要尽谈些期待性的预测；5．不可做人身攻击；6．不可打断他人的发言；7．不可不懂装懂，胡言乱语；8．不要谈到抽象论或观念论；9．不可对发言者吹毛求疵；10．不要中途离席；studingSAMSUNGinzhemeettingstudingSAMSUNGinzhemeettingstudingSAMSUNGinzhemeetting会议中表达自己意见的要领从重要部分说起从肯定性方面说起有逻辑地、简单地表达一句话表达一种想法思考发言提纲使听者能够理解使用切合业务的表达表达要领30三、如何有效开会？可以起到画龙点睛的作用；可以提纲挈领、理清次序；可以清晰今天会议的重点；9.开会需要总结总结31三、如何有效开会？1、重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循；2、除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地；3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任；4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅易于了解，同时不失真；5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度；6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分；7、将整理好的会议记录分发给各与会者。10.形成有效的会议纪要32三、如何有效开会？形成具体的任务检查、评价表，并对执行情况进行评分11.对会议中产生的任务进行监督和检查部门姓名具体任务明细第周任务数完成数完成率完成质量备注：1、完成质量分四个等级：优秀5分；良好4分；及格2分；不合格0分；2、工作任务主要指：1）、若一项任务涉及到两个或两个以上的人员时，则此项考核列为主要人员的任务，协助人员则不列入；2）、临时指派的任务。3、红颜色字体表示此任务未在规定的时间内完成。33三、如何有效开会？每次会议开始时至少花10分钟的时间针对上次未完成的事项进行分析检讨12.下一次开会对上一次未完成事项的衔接34序号重要事项及内容日常工作问题解决及协调事项：本部门工作改进及建议事项：系统规范、制度建设、团队打造等工作未来提升事项：需要上级支持、服务或其他部门配合及资源要求的事项：其他需要协助或改进的事项经理例会重要事项申报及相关资料提报表35序号重要解决或讨论事项一日常工作中长时间未能有效解决或重复性的问题、或讨论事项、或协调事项：二管委会成员所管辖的、提出工作需要改进或建议的重要事项：三公司系统规范、制度建设、团队打造等对公司未来发展有积极和建设性的提升、改善事项：四组织气氛营造、企业文化建设、员工士气激励、队伍凝聚力形成等提议或讨论事项：五基础管理建设（信息管理、数据管理、流程管理、6S管理等）的夯实与规范事项：管委会成员重要事项申报及相关资料提报表36维护日常事务工作计划基础管理补强事务计划制度与规范化管事务计划工作改善和提升工作计划（三提升工作计划）有关人员与部门团队建设的工作计划其他工作计划（上司要求或部门协调要求、输出部门要求等）每月工作计划371.工作成效与未完成工作事项：2.未完成原因和下一步须采取的措施：3.证明工作成效和存在不足的量化表格资料（需附件）4.后续工作改进的方向、措施和方法及需要支持的资源：5.其他每月工作总结38部门姓名具体任务明细第周任务数完成数完成率完成质量备注：1、完成质量分四个等级：优秀5分；良好4分；及格2分；不合格0分；2、工作任务主要