文件归档方案

文件归档方案一、工程文件的归档范围及质量要求1归档的工程文件应为原件。2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。4工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。5工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为Ａ４幅面（２９７ｍｍ×２１０ｍｍ）。图纸宜采用国家标准图幅。7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。8所有竣工图均应加盖竣工图章。8.1竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。8.2竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。9利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面１／３的，应当重新绘制竣工图。10不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（ＧＢ／１０６０９．３—８９）统一折叠成Ａ４幅面（２９７ｍｍ×２１０ｍｍ），图标栏露在外面。二、工程文件的立卷（一）立卷的原则和方法1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。2一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。3立卷可采用如下方法：3.1工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件５部分；3.2工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；3.3监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；3.4施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；3.5竣工图可按单位工程、专业等组卷；3.6竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。4立卷过程中宜遵循下列要求：4.1案卷不宜过厚，一般不超过４０ｍｍ。4.2案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。（二）卷内文件的排列1文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。3既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。（三）案卷的编目1编制卷内文件页号应符合下列规定：1.1卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“１”开始。1.2页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。1.3成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。1.4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。2卷内目录的编制应符合下列规定：2.1卷内目录式样宜符合规范的要求。2.2序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从１依次标注。2.3责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。2.4文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。2.5文件题名：填写文件标题的全称。2.6日期：填写文件形成的日期。2.7页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。2.8卷内目录排列在卷内文件首页之前。3卷内备考表的编制应符合下列规定：3.1卷内备考表的式样宜符合规范的要求。3.2卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。3.3卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。4案卷封面的编制应符合下列规定：4.1案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合的要求。4.2案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。4.3档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。4.4档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。4.5案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。4.6编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。4.7起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。5卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用７０ｇ以上白色书写纸制作，幅面统一采用Ａ４幅面。（四）案卷装订1案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。2装订时必须剔除金属物。（五）卷盒、卷夹、案卷脊背1案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。1.1卷盒的外表尺寸为３１０ｍｍ×２２０ｍｍ，厚度分别为２０、３０、４０、５０ｍｍ。1.2卷夹的外表尺寸为３１０ｍｍ×２２０ｍｍ，厚度一般为２０～３０ｍｍ。1.3卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。2案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。三、工程文件的归档1归档应符合下列规定：1.1归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。1.2归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。2归档时间应符合下列规定：2.1根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。2.2勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。2.3勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。2.4工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室）。2.5勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。2.6凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定的要求单独立卷归档。四、工程档案的验收与移交1列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。2在进行工程档案预验收时，重点验收以下内容：2.1工程档案齐全、系统、完整；2.2工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；2.3工程档案已整理立卷，立卷符合规范的规定；2.4竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；2.5文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；2.6文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。3列入城建档案馆（室）接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后３个月内，必须向城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。