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LOGO由NordriDesign™提供●タイトルを考える「何のために作成する文書か」を考え、できるだけシンプルな形でタイトルをつけます。タイトルと内容に整合性がないと、受け取った相手が困惑することになります。●データ部分を作成する文書のフォーマットを決め、文書番号や日付、宛名、署名などを作成します。続いて、文書の性質や相手との関係を勘案して、時候の挨拶や頭語・結語などを入力します。また、同封書類や添付物がある場合は、予め用意しておきましょう。●「説明」部分を、まず箇条書きに実際に文書を作成する際には、この部分に時間を費やすことが多くなります。次項でも触れますが、まず優先して書くべきことを「メモ帳」などに抜き出して整理してみましょう。その後、理解しやすい形に落としていきます。●全体を見直す用件に相応しい文で結び、出来上がった文書を頭からチェックします。用字・用語の誤りはもちろん、固有名詞や数字などのデータ部分は、特に丁寧に確認。どんなに短い文書でも、必ず読み返すクセをつけましょう。●別紙を活用する文書は、一枚にまとめるのが基本。表やグラフ、画像、地図などを記載したい場合には、別紙にプリントし同封するとよいでしょう。作成の手順LOGOPage3悪い文書とは・誤字・脱字がある同音異義語など、誤変換しやすい言葉には注意しましょう誤）私自信が確認しましたところ、リコールの対照となる商品は～正）私自身が確認しましたところ、リコールの対象となる商品は～・主述が離れている主語述語は、離れるほど意味が捉えづらくなります誤）○山が展示会の件で先日貴社へ伺った際に、□川様にお渡ししました。正）展示会の件で先日貴社へ伺った際に、○山が□川様にお渡ししました。・二重表現、修飾過多二重表現でなくとも、同じ意味の言葉を重ねるとくどい印象を与えます誤）煙草を禁煙した場合、はっきりと明らかに確たる効果が現れます。正）禁煙した場合、はっきりと効果が現れます。・係りが明確でない誤った例では、課長が新任なのかどうか判断できません誤）新任の部長と課長が工場見学に伺う予定です。正）新任の部長、課長が工場見学に伺う予定です。LOGOPage4悪い文書とは2・助詞が重なっているスムースな理解の妨げになります。指示代名詞の多用も同様誤）米国のカリフォルニア州の石油商社の幹部の○○氏にアポイントを～正）米国・カリフォルニア州にある、石油商社幹部の○○氏にアポイントを～・ら抜き言葉など乱暴な印象を与えないように注意します誤）見れるようになりましたんで、どうぞご利用ください。正）見られるようになりましたので、どうぞご利用ください。・表記にブレがある特別の理由がなければ、表記は統一します誤）マグロの漁期は夏と言われています。しかし、まぐろは回遊魚といい～正）マグロの漁期は夏といわれています。しかし、マグロは回遊魚といい～LOGOPage5稟議書平成○年○月○日法人第2営業部□島□貴ノート型パソコンの増台について表記案件について、ご検討いただきたくお願い申し上げます。◎購入を希望する理由現在、法人第2営業部では、顧客プレゼンテーション用に5台のノート型パソコンを活用しているが、人員の増員によりローテーションが困難になってきている。繁忙期を間近に、業務に支障をきたす可能性がある。1.品目D社ノート型パソコン（稼動中のものと同機種）2.価格119,000円×2台3.支給希望日平成○年○月○日4.管理者法人第2営業部○島○貴以上添付資料・D社ノートパソコンカタログLOGOPage6始末書平成○年○月○日商品販促部□岡□哉「無事カエルキーホルダー」価格誤記について概略平成○年○月に発行のカタログにおいて、「無事カエルキーホルダー」の価格を誤記（正500円→誤50円）したことに気が付かず発行。顧客の指摘により3日後訂正したが、それまでに注文があった20ケース分については50円で販売することとなった。原因カタログ発行前の最終チェック方法に欠陥がありました。対応上記案件により、金銭的損失はもとより顧客の信用を損ねてしまったことは、すべて私の不注意によるものと深く反省し、ここにお詫び申し上げる次第です。今後は、カタログのデータ入力から編集、校正段階に至るまで一連のプロセスを再確認し、同様の誤りが起こらないシステムを確立いたします。LOGOPage7業務報告書平成○年○月○日事業推進室部□川□道指宿工場ヒアリング報告書1.日時平成○年○月○日2.場所指宿工場（鹿児島県指宿市）3.本社担当○川○道4.工場担当△谷△子（管理部生産課課長）5.目的◎次期主力製品「ナノセンサー」の生産ラインに導入された、新ソフトに関する意見聴取◎生産社員のトレーニングカリキュラムについての意見聴取6.内容◎△谷課長より、新ソフトに対する工場側の評価について説明があった（資料A）。問題なく稼動しているものの、機能検査段階で旧システム比で1.6倍の時間がかかる点や、プログラムの自由度が低く詳細な生産コントロールが困難であること等が指摘された。◎電子顕微鏡のセッティングについて説明が難しく、新たなテキストが必要。また、作業概略ビデオの内容が古く、現在は独自に制作したものを使用しているとのこと（資料B）。7.概括新ソフトの改善については、本部戦略の一つであるスピード出荷に直接影響することを勘案し、早急に対策を講じる必要がある。以上添付資料・資料A新ソフトに対する工場側の評価・資料B工場制作映像「作業フローと諸作業」LOGOPage8社外文書の形式発信番号発信日付受信者名発信者名件名冒頭・前文挨拶本文末文結語（副文）LOGOPage9挨拶状平成○年○月○日○○食品株式会社営業部課長○岡○冶様株式会社□□企画取締役□川□子本社移転のお知らせ謹啓向春の候貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご愛顧を賜り、誠に有難うございます。さて、この度弊社では業務拡張のため、平成◯年◯月◯日より下記住所に移転することとなりました。これを機に、一層のサービス向上に努めるべく、社員一同気持ちをあらたにしております。今後ともご愛顧のほど宜しくお願い申し上げます。謹白記旧）〒△△△東京都△△区△△町1-2-3電話△△△FAX△△△新）〒△△△東京都△△区△△町4-5-6電話△△△FAX△△△平成○年○月○日より、新社屋にて営業を開始いたします。以上LOGOPage10承認状平成○年○月○日○○販売株式会社取締役社長○谷○友様株式会社□□ネットサービス営業部部長□崎□真申請の承認について拝啓桜花の候貴社におかれましては益々ご隆盛のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご協力をいただき、誠に有難うございます。さて、先般ご申請がありました「無料入会キャンペーンの延長」の件につきまして、本日役員会にて協議いたしました。結果、秀逸な結果を記録してこられた貴社よりの申し出であることを勘案し、承認することが決定いたしました。緊縮財政の折、案内パンフレットの送付は内規上限の5,000部とさせていただきますが、従前にも増して加入促進に繋がることを祈念しております。弊社といたしましても、全面的にバックアップさせていただく所存です。まずは、書中をもってお知らせ申し上げます。敬具