ビジネス文书について

第一章ビジネス文書についてビジネス文書は会社と会社、生産業者と消費者、或いは商店と顧客といった相互に利害関係を持つ者同志のあいだで、主に商品取引の業務に関して交わされるものである。つまり、一般の手紙とは、かなり間違った目的や内容を持っているものである。ビジネス文書はビジネスをスムーズに運びための文書であるが、大ざっぱに「社内文書」と「社外文書」の2種類がある。「社内文書」とは、会社内部のコミュニケションを図るために必要な文書である。●上司や会社から部下へ（指示文、通達文、辞令など命令・指示を意味する文書）●部下から上司や会社へ（稟議書、報告書、企画書、始末書など）「社外文書」は、会社と会社の間の取引文書、仕事上の連絡文書及び会社間の社交、儀礼文書などがある。●日常業務関連のもの（依頼状、回答状、請求状、注文書、確認状など）●仕事でのトラブルに関連するもの（お詫び状、抗議状、督促状、反駁状（はんばくじょう）、断り状など。）●社交、儀礼関連のもの（挨拶状、案内状、招待状、紹介状、祝賀状、弔慰状など）第一節ビジネス文書の基本一、ビジネス文書の基本的な内容：ビジネスでは読みやすい文書が求められます。よって、余白を多く取ったり、箇条書きにしたりと、視覚的な工夫が必要です。特に相手に伝えなければいけない必須項目は、５Ｗ２Ｈで正確かつ明瞭に表します。ビジネス文書の５Ｗ２Ｈとは？1.WHEN(いつ)発信日、実施日、期限、期間、開催日時、決済日2.WHERE（どこで）会場住所、集合場所など。地図、アクセスなどの資料も添付。3.WHO（誰が）発信者名、対象者名など。文書の責任の所在や対象を明確に。4.WHAT（何を）件名。簡潔であることはもちろん、具体的に分かりやすく。5.WHY（なぜ）目的、根拠、企画、方針など。伝える側の意図が伝わるように。6.HOW（どのようっ）㊶況説明と方針。斅暘作成の経緯とこれからの行動を示します。7.HOVMUCH（いくら）予算、袋積り、経費、貫用、注文量ぢどお金にまつわる数値。二、社内文書の特徴：社内文書の書き方にく、次のようなルールがあります。1.぀いさつの省略〄拍啓」「敬具」といった頭語、末語や≂候のあいさつなど、儀礼的・社交的な要素は省略しぺす。２．敬語は必要最低限に能率性を優先しましょう。敬語の使用は常識的な範囲内で簡素にします。例）×「ご出席くださいますようお願い申しあげます」○〄ご出席願います」「ご出席ください」３．定型唨紙を使用するたとえば有給休暇届けや交通費精算書など、同じような内容で繰り返し取り交わされるものは、会社で印刷した定型用紙があります。書式に慣れて短時間で書きあげられると効率がよいでしょう。４．提出期限を守る社内文書には必ず提出期限があります。期限に遅れてこまうと周囲の人に迷惑がかかる上、情報としての価値も下がってざまいます。中でも報告書や簉算書などは記憶の確かなうちに。４．憶測や推測でものを書かない社冄文書は用件を正しく相手に伝えることが第一目的です。記述しようとする事実をしっかりと把拡した上で、5WHの原則に沿って正確にỸきぼしょう。６．。て名は職制名で書く受ぐとる人が〟くさんになる場合もあり、基木的に職制名のみで表現します。三 社夢文書の特徴社外文䛸では礞内文曨より丁寧な言葉を使います、おぜなら、社外文書は、企業を乣表して先方に老る文書です。甈件を丁寧に、まとめて伝えるだけでなく、礼儀正しく美しい文書にすることが肝心です。そのためには、まず「言い回し」や「表現」を身につけましょう。忏式に慣れることが、上達のネイントです。1.敬語を適切に使う2.誠意がこもぢていると感じられる3.礼儀正しい会社で用いるビジろス関係の文書なは、普通の手紙〨は違った一定の書式というものがあり、ビ〸ネス文書は公犄な意呣を持ちますから、取り扱う꾋項によって形式を整え、敵書の冏容に不郼合「ないよう、慎重に作成しなぁれ⁰なりません。また、事務処理を円滑に機能぀せるのがビジ぀ス文書の第一条件ですから、その目的に沿った方法として一定の様式どおり作成するのが合理的です。四、ビジネス文書の書くポイントビジネス文書には基本的なルールがあり、相手が気軽に読めるように、簡潔な文書にしましょう。１．儀礼的なもの以外は横書きにしましょう（テキスト8P例文）ほとんどのビジネス文書は横書きが原則です。縦書きにすることが多いのは、辞令役員就任贈答年賀など季節のあいさつなどの儀礼的なもの。また「抗議文」なども縦書きにすることが多いです。２．伝達内容を簡潔・分かり易く書きましょう（テキスト14-16P例）あいまいな表現やもってまわった言い回しは避けましょう。伝えるべき用件をはっきり、わかりやすく書きます。３．日時、受・発信者を明記しましょう（テキスト15P例文）記述内容が証拠となるように、受信者・発信者、日時、場所、数字など正確に明記します。中でも価格や個数など、数に関する事項は特に注意しましょう。４．個人的な意見は書きませんビジネス文書は「会社や団体の意思表示」になります。基本的に書き手の意見や感情が混ざらないよう、注意しましょう。５．一文書一件主義を原則にします一つの文書に二件以上の内容が書き込まれると内容が伝わりにくくなるため、一つの文書には一つの内容を書くようにします。また処理面でも、用件によってはコピーを取りそれぞれのファイルに保管する必要が出たり、不便になってしまいます。用紙もなるべく1枚でまとめるようにします。複数枚になる場合はページを忘れずにつけ、保管の場合は左上をホチキスでとじます。６．完成したらチャックを必ず行う！ビジネスは内容が正確なければその機能を果たしません。作成後はどんなに忙しくても一度読み返し、日付け、あて名、数字、自分の連絡先や、項目に漏れがないか校正しましょう。7.複写をとっておきましょう内容の記録、取引上の証拠として、基本的に複写を手元に残します。その際、「副」「控え」「写し」など、複写であることを明記しておきます。五、単語リスト1.ビジネス商务、事务；商业2.商店（しょうてん）商店3.顧客（こきゃく）顾客4.交わる（まじわる）来往、打交道5.スムーズ圆满；顺利、流畅6.運び（はこび）进展、推进○近日開店の～になる。○仕事の～が早い7.大ざっぱ粗略、大致8.コミュニケーション沟通、交流9.図る（はかる）图谋、谋求；考虑○自己の利益を～○事の～は人にあり/谋事在人10.余白（よはく）空白11.箇条書き分项写、一条一条地写明12.アクセス来访（的线路）13.意図（いず）想法、意见14.経緯（けいい）经过、原委15.見積り（みつもり）估价、报价○サンプルの～が高すぎるです○貴社からの～は相場より高い16.注文量（ちゅうもんりょう）订货量17.数値（すうち）数值、数量18.休暇届け（きゅうかとどけ）请假条19.憶測（おくそく）推测、判断○僕の～したとおりだったね。○～だけで人を判断するなあ。20.記述（きじゅつ）记述，21.あて名收件人姓名22.先方（せんぽう）对方23.肝心（かんじん）关键，要点24.言い回し（いいまわし）措词、表现25.不都合（ふつごう）不合适、不妥、不便26.円滑（えんかつ）圆滑、圆满、顺利27.機能させる发挥作用28.明記（めいき）写明、写清楚29.混ぜる（まぜる）加入、搀和30.複写（ふくしゃ）复制、备份31.ホチキス订书机六、ビジネス文書中時候の挨拶の言葉：（テキスト12-13Ｐ）1月厳寒の候初春の候寒さことのほか厳しき折から松の内も明けて2月余寒の候梅花の候立春とは名ばかりの寒さ折余寒のみぎり3月早春の候春暖の候日差しうらうらな今日この頃浅春のみぎり4月陽春の候桜花の候春たけなわの折から桜花爛漫の季節を迎え5月新緑の候若葉の候青葉若葉の風薫る五月若葉がまぶしいこの頃6月梅雨の候向暑の候あじさいの花咲く頃暑さも日増しに加わり7月盛夏の候猛暑の候太陽がまぶしい季節酷暑のみぎり8月残署の候晩夏の候残署厳しき折から炎暑の夏も次第に遠のき9月清涼の候初秋の候そぞろ涼風の立つ頃一雨ごとに秋めく10月秋冷の候仲秋の候木の葉も美しく色づいて天高く馬肥（こ）ゆる秋11月晩秋の候向寒の候秋色日増しに深く冬も間近くに迫り12月寒冷の候初冬の候年の瀬もいよいよ押しつまり木枯らしが身にしみる頃あわただしい年の瀬を迎え实训课程部分教案七、練習問題：（一）、テキストによって、次の問題を答えなさい。1.ビジネス文書の５Ｗ２Ｈとは何ですか？2.ビジネス文書の書くポイントを簡単にまとめなさい。