机要文件及涉密资料管理办法

机要文件及涉密资料管理办法1总则为做好（以下简称“公司”）机要文件及涉密资料管理工作，使之规范化、制度化，制定本办法。2定义本办法中的机要文件是指中共中央、国务院，国务院各部门，各级政府机关，国家军事机关，集团公司，甘肃公司印发的带有秘密、机密、绝密等级的文件。3.规范性引用文件《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》《国电甘肃电力有限公司保密工作管理办法(试行）》（国电甘综〔2010〕168号）4机构与职责4.1机要文件及涉密资料执行统一管理，分级负责的制度。总经理工作部是机要文件及涉密资料的管理部门，负责外部机要文件的接收、处理和公司机要文件的审查和制发。总经理工作部负责公司机要文件的接收、制发和管理。4.2总经理工作部按有关规定配备专职或兼职机要工作人员（中共党员），负责机要文件的管理、交换和涉密文件、资料的管理等工作。公司各部门安排一名正式人员（中共党员）兼职负责涉密文件、资料的管理工作。5范围机要文件、涉密资料包括以下内容：5.1机要文件包括各级机关、单位党、纪、工、团等类型的文件。5.2中共甘肃省委翻印下发的中共中央、中央纪委、中央组织部文件，以及中共甘肃省委和其他上级机关发至公司的文件、资料。5.3甘肃省人民政府和集团公司印发的各类标有密级的文件。5.4新华社、人民日报社等发行的内部刊物。5.5公司内部产生的涉密文件、资料。5.6工程项目申请使用的涉密测绘资料。6管理办法6.1机要文件、涉密资料管理遵循及时、准确、安全、保密的原则，既要发挥文件的效用，又要有利于国家秘密、企业商业秘密和内部事项的安全。6.1.1机要文件的保密工作，是党和国家机要工作的重要组成部分。各级领导要高度重视，带头遵守保密制度和保密纪律，加强保密教育，经常督促检查，发现漏洞及时采取措施，严防失泄密事件发生。6.1.2机要文件、涉密资料要严格保管，不得带回家或带到公共场所，一般不得外出携带。如遇特殊情况必须随身携带绝密文件、资料时，事先必须经本部门主管领导批准，办理登记手续，并要二人同行，严密看管，不得遗失。携带机密、秘密文件时，必须放在公文包中乘坐有安全保障的交通工具。机要交换人员在外出递送秘密文件过程中，不准办理与递送文件无关的事项，坚持专程取送。6.1.3各部门要有适当的地点和安全的设备存放机要文件。6.1.4不得在未采取数据保护和网络安全保密监控管理技术措施的计算机网络输入、保存和传递机要文件。6.1.5涉密文件不准通过普通邮政邮寄，应在机要邮局进行邮寄工作。机密以上文件必须封装并在封套上标注密级，还应粘贴密封条或加盖密封章。6.1.6发至公司本部的明（密）电文件，一律送总经理工作部统一办理。6.2公司制发机要（涉密）文件应注意以下事项：6.2.1制作涉密文件，应当依照有关规定标明密级和保密期限，注明发放范围及制作数量；涉密文件必须在保密专用计算机上起草，不得在非涉密办公自动化系统流转；涉密文件印发要在指定场所严格按规定份数执行，不得擅自多印；对送印的涉密文件文稿和印出的文件要妥善保管，文件清样、废页要及时销毁，严禁个人留存、抄录和外传。6.2.2党组会议纪要，党组干部任免文件，纪检监察案件等文件材料在制作过程中要加强管理、注意保密。6.2.3起草公文时，原则上不得引用密级文件的字号、题名等。6.2.4转发涉密文件，应严格遵循制发机关的要求，主送单位以最少为宜，避免发放范围太宽造成泄密。6.3机要文件、涉密资料管理工作流程。6.3.1根据有关规定，公司配备的专职或兼职机要交换员，负责机要文件和涉密资料的接收和发放内部刊物的工作；6.3.2交换的公文，交换员对照封皮检查是否发给本单位，检查收件有无破损、被拆现象，再对照封皮逐一登记，并与负责机要文件管理的工作人员，当面按封皮号码逐件核对签收；6.3.3负责公文流转的人员，甄别文件类别，清点份数，根据密级和级别，做好登记、流转等工作；6.3.4登记后，附收文稿送总经理工作部负责人提出拟办意见，再按照拟办意见呈送公司领导批示，按照领导批示意见及时办理、落实。6.3.5涉密文件与其他文件分开处理、存放。涉密文件管理在保密单机上进行，不得在非涉密信息系统登录。6.4机要文件、涉密资料阅读、传递。6.4.1严格按照规定范围阅读传达文件，任何人不得随意扩大阅读传达范围，不允许向规定以外的人员泄露文件内容。经公司领导批示扩大阅读范围的，按领导批示办理。6.4.2传阅涉密文件由负责涉密文件管理的人员承办，其他人员未经领导批准不得代收、代送。传阅文件一律直送，不得横传。6.4.3涉密文件阅后应于当天退回，一般不得在外过夜。暂时不便退回的，应放入带锁文件柜中。绝密级文件、资料要限时传阅，及时收回，不能留在办公室过夜。6.4.4不得随意摘记、抄录或扫描涉密文件内容。如因工作需要摘记和抄录时，须经公司主要领导批准，摘记在专用保密笔记本上，不得使用非涉密电脑摘录。要注意保存，不得丢失。6.5机要文件、涉密资料借阅、复印、存放。6.5.1秘密级文件、资料原则上不外借、复印，确因工作需要，须经公司主要领导批准后方可借阅、复印，复制涉密文件不得改变其密级、保密期限和知悉范围，复印件应当加盖单位戳记，视同原件管理；机密级和绝密级文件、资料一律不外借、复印。6.5.2借出涉密文件应存放在带锁文件柜中，借出时间一般不得超出1天。6.5.3借阅文件要及时归还，归还时应该清点文别、编号、页数等，在借阅登记本上予以注消。6.5.4上级下发的涉密文件、资料均统一保存在总经理工作部秘书室。6.6机要文件、涉密资料清退、销毁、移交。6.6.1中共甘肃省委下发和翻印下发的中共中央、中央纪委、中央组织部文件、资料，文档每季度清查核对一次，每年清退一次。要防止文件丢失和失泄密现象发生。发现遗失，认真查找，及时向有关部门领导报告。6.6.2公司下发各部门的涉密文件、资料，应按有关规定及时清退。总经理工作部按期销毁、归档。6.6.3机要工作人员调动，应将所管的文件清退完毕，向接替工作的同志办理移交手续，并向总经理工作部负责人汇报。各部门负责文件管理的同志，要将历年的机要文件、涉密资料清退清楚并做好移交手续。6.6.4各部门不得随意私自处理带有密级的文件、资料。6.7针对手机通信中机要文件、涉密资料的要求6.7.1严禁在通信中涉及国家秘密及企业商密。6.7.2严禁在手机上存储、处理、传输涉及国家秘密和商业秘密的信息、图片、照片；杜绝在微信、微博、个人空间上整文转发非涉密的有关咨询、文章或链接，如需转发有关内容应依据文件敏感程度进行部分摘抄或提炼。6.7.3严禁连接涉密信息系统、涉密信息设备或者涉密载体。6.7.4严禁在手机上存储核心涉密人员的工作单位、职务、手机电话号码等敏感信息。6.7.5严禁开启和使用手机的远程数据同步和位置服务功能。6.7.6申请手机号码、注册手机邮箱或者开通其他功能时，严禁填写禁止公开的涉密单位名称和地址等信息。6.7.7严禁使用未经国家电信管理部门进网许可的手机。6.7.8不随意安装软件，不上不可靠的网站下载应用软件。6.7.9不轻易检查收到的垃圾短信、彩信或点击上述信息中的链接。6.7.10使用可靠的无线上网接入点，以降低黑客入侵风险。6.8针对涉密信息网络管理中机要文件、涉密资料的要求6.8.1涉密计算机投入使用前，要进行必要的安全检查，不允许进行各种形式的有线及无线的网络连接，不允许使用无线功能的键盘鼠标进行操作。6.8.2涉密网络由公司指派专人负责接入管理，不允许私自将笔记本电脑、小交换机、无线设备接入涉密网点。6.8.3涉密网络需要使用移动介质前，应先检查移动介质是否存在病毒、木马等恶意程序。6.8.4涉密计算机及涉密网络所在的场所，必须采取必要的安全防护措施，安装防盗门和报警器及监控设备等必要措施，并指定专人进行日常管理，严禁无关人员进入该场所。6.8.5涉密计算机及涉密网络设备需要维修的，必须到指定的维修单位维修。涉密计算机等设备送修前必须将涉密存储部件拆除并妥善保管；如需请外来人员维修，应派专人全程监督修理过程。涉密存储部件出现故障，如不能保证安全保密，必须按规定予以销毁。7奖惩因管理人员和阅读人员的疏忽，造成涉密文件、资料的遗失、损坏和国家秘密泄露的，按有关规定对责任人员进行严肃处理。8附则8.1本办法适用于公司各部门。8.2本办法由公司总经理工作部负责解释，自公布之日起实施。附表：1.密级文件复印（借阅）登记表2.机要文件借阅登记表附表1：密级文件复印（借阅）登记表编号：[]号密级文件复印（借阅）审批用文单位日期收文文号文件字号密级绝密[]机密[]秘密[]商业商秘[]编码用文形式复印[]借阅[]份数事由经办人总经理工作部意见主管领导审批文件退还登记退还日期退还份数接收人密级文件复印（借阅）登记表编号：[]号密级文件复印（借阅）审批用文单位日期收文文号文件字号密级绝密[]机密[]秘密[]商业商秘[]编码用文形式复印[]借阅[]份数事由经办人总经理工作部意见主管领导意见文件退还登记退还日期退还份数接收人附表2：机要文件借阅登记表日期借阅人文号事由或标题退还日期备注注：借阅文件需公司本部正式员工。