个人时间管理

個人時間管理演講人：廖慶榮教授現職：國立台灣科技大學工管系教授學歷：美國賓州州立大學工業工程博士經歷、著作經歷國科會工業工程與管理學門召集人（現任）台灣科技大學管理學院院長台灣科技大學管理研究所所長工業工程學刊總編輯著作個人時間管理（遠流）作業研究（三民）研究報告格式手冊（五南）策略1：設定明確的目標時間管理的目的將時間用在與目標相關的工作上目標未來某個時間想要達到的一個特定、可以衡量的結果目標越明確、越可衡量，你越知道如何去找資源、找機會來完成它目標的種類時間：短期、中期、人生對象：健康、家庭、工作、學習、公益、娛樂策略1：設定明確的目標（續）設定目標的方法：必須正確且適合自己寫下來經常思考與檢討尋求良師益友建議定下完成期限策略2：設定遠大的人生目標人生目標終身的事業目標屬於自己的人生目標、配合自己的專長和興趣我的人生目標時間管理專家（效率專家）策略2：設定遠大的人生目標（續）發覺並堅持自己專長和興趣BillGates中學寫電腦程式，一個暑假賺5000美金WarrenBuffet10歲發行賽馬刊物NIKE創辦人PhilipKnight暑期工讀上晚班，每天早上跑七英里路回家Polo創辦人RalphLauren上初中時，別人穿皮夾克耍酷，他穿蘇格蘭呢的百慕達短褲，領尖有鈕釦的襯衫StevenSpielberg12歲完成他的第一部電影。高中畢業暑假三個月，每天到環球影城，假裝上班策略3：記錄你的生產時間生產時間：用於與目標相關工作上的時間時間管理的目的生產時間的記錄：每天一個數字（簡單、有效）策略4：每天一定要擬定每日計畫若無每日計畫，你的一天活動將會由別人決定方法在記事簿上寫下3~6項今天要完成的事項尚未開始工作前擬定不必訂下確定的時間要有一、兩項是和自己目標相關的事項持續策略5：使用記事簿記事簿是時間管理最重要的工具之一最適當的形式6孔活頁、7吋或5吋長四大部份通訊錄、每週行程、每日計畫、備忘錄自己發展適合你的記事簿所有資料記在記事簿上隨身攜帶（查閱、記錄）策略6：學習英文的效率實用程度熟背國中英語課文（具備聽、說、讀、寫中上程度）熟背技巧：大聲朗讀20次利用多媒體教材（鵝媽媽國中英語）進階程度「說寫」和「聽讀」分開學習說、寫：將要講的話，或要寫的文章，寫下來，找美國人修改，修改後熟背聽：MP3；空中英語教室、TIMEforStudents讀：英文教科書、報紙策略7：清理你的桌子為何要整理桌子？縮短找東西的時間容易分心無法看出事情的優先順序方法：只做分類（四類）工作：待丟棄待處理待歸檔待送出（後三類放在三層文件架上）策略7：清理你的桌子（續）辦公室的佈置桌上只放電話、檯燈、電腦鍵盤桌上不要上放家人照片或飾品不要使用桌墊不要在自己辦公室內掛佈告欄使用兩個垃圾桶（長方形、A4紙箱）策略8：以「編號搜尋法」法整理檔案為何整理不好？傳統的分類整理是錯誤的方法資訊不應分類的原因：可歸於多類無法歸於任何一類放錯類別若採大分類仍無法解決問題忘記文件屬於哪類分類花時間大多數歸檔文件不會再使用策略8：以「編號搜尋法」法整理檔案（續）方法準備檔案櫃或A3紙箱在文件右上角貼上編號，依序垂直放入檔案櫃內以Excel將文件建檔（兩欄：No、標題）注意事項完全不要分類相關文件可用相同編號（如：某專案計畫；但盡量少）櫃內可放雜誌整理盒（塑膠、兩側空）文件亦可放入「透明夾」或「檔案夾」內現在開始採用（以前的檔案先不管）為何有效？簡單、經濟、有效（快速、找得到）策略9：以「編號搜尋法」法整理名片影印10張名片影印一張A4紙原稿（名片）丟棄，保留影本打30孔，並放入30孔夾（A4大小）幾乎不會用到反面減少名片簿厚度3至6倍輸入電腦以word或Excel輸入例：徐承中霍克、同學A23使用「尋找」功能策略10：絕不半途而廢我撰寫《留學生英語》的親身經驗中期目標不可半途而廢在棒球比賽裡，得分不是取決於安打的數目，而是取決於奔回本壘的次數策略11：一氣呵成分次處理的缺點‧寫作、寫報告要一氣呵成‧學習電腦一氣呵成‧養成一氣呵成的習慣‧事後獎勵策略12：充分做好事前準備事前準備──讓你計畫順利執行的先決條件出門前的檢查放假前應考慮周延如何避免「忘了帶」或「忘了事前準備」環境變換前考慮清楚想到立刻做想出「免記憶」的方法策略13：避免拖延回信的拖延立即處理的好處避免不重要的事變成緊急的事避免遺忘不必記憶事情的來龍去脈節省記錄的時間不必因為心中有事而始終掛念著剪報、繳停車費、繳稅策略14：遵守規定對於自己無法改變的事情，不必浪費時間如：校規、公司規定、上司指示、交通規則、帳單繳費兩個選擇：Right、WinRight：浪費時間，且失去信任、金錢、升遷、面子策略15：減肥的效率每天減0.2公斤，週六、日除外（目標明確）購買電子磅秤（可以衡量）每天早上起床上完廁所量體重（準確衡量）；若有必要，晚上睡前亦可加量一次每天盡量「快走」（運動更佳）晚餐僅吃蔬菜、水果（蘋果或芭樂）及少量肉假日出去玩（不要多睡）讓大家都知道找同伴一起減肥策略16：學習電腦的效率請人直接教你（空降學習法）只學所需要的十指輸入自然輸入法（或任何自動選字軟體）許氏鍵盤（僅用英文字母的注音法）沒有目標就像是開車沒有目的地一樣不管你開多快你什麼地方都去不了一個人半年後的成就是完全可以預知的因為他不過是達成自己的短期目標而已如果你沒有決定今天要做什麼事你什麼重要的事都不會做使用記事簿讓你專心一次做一件事如果你要把一件容易的事變得困難只要一直拖延下去就可以了大多數人將兩天可以完成的事情拖到兩星期甚至一個月才完成老師只考上課講過的內容你有兩個選擇你可以選擇證明自己是對的或你可以選擇得勝但兩者經常無法共存生產時間決定一切成就時間管理的目的就是提高生產時間當你知道要往何處去世人都會為你讓路可惜大多數人因為環境因素或短期利益放棄自己的興趣而平凡過一生