个人时间管理XXXX0626F

内部资料版权所有职业发展中心二〇一二年七月个人时间管理大学生培训系列课程之2讲师介绍3从今天开始我们走出校门从今天开始我们步入社会从今天开始我们加盟新奥从今天开始我们如何支配自己的时间？4课程目标目标1理解时间管理的原则与特性目标2运用时间管理的技巧与工具目标3演示制定对症下药的时间管理计划5主要内容一、时间管理的概念二、时间管理的目的三、时间管理的原则四、时间管理的方法五、时间管理的工具61.时间的特性供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，无法开源无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏，无法节流无法取代：时间是任何活动不可缺少的基本资源，无法取代无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得，一但丧失，无力挽回时间本身是不能够被管理的7时间管理是：（选择题）A.做备忘录，在做过的事情处打勾，没做过的事情一件件顺其自然地去完成B.制定计划表，在规定的时间内，将事情完成C.改进工作方法，别人用10分钟完成的事情，而我只需5分钟即可D.选择正确的人生方向，不怕走得慢，只怕路太弯2.时间管理的概念选择8时间管理A强调重点D强调方向C强调效率B强调时限2.时间管理的概念9时间管理：时间管理说到底是对单位时间内事件的管理。不能管理时间，便什么都不能管理——德鲁克2.时间管理的概念10主要内容一、时间管理的概念二、时间管理的目的三、时间管理的原则四、时间管理的方法五、时间管理的工具111.什么事消耗了你的时间请大家写下来你的主要时间占用，看看能不能通过本课程得到解决、改进的思路。122.关于时间的数据假如你有80岁生命，1-20岁、60-80岁忽略不计，余40年，1年为1寸项目每天耗时（时）40年耗时（年）结余（寸）睡眠81327三餐2.5423交通1.52.520.5电话11.519看电视11.517.5娱乐11.516学习0.5115个人卫生11.513.5找东西等0.5112.5假期/白日梦/闹情绪/错失机会60天/年6.56剪时间尺游戏13时间流逝（5年-1825天）我有天可用于实现我的目标。活动项目花费时间（天）1.睡觉、卫生、美容2.吃饭、聚会3.旅游、休闲、购物4.交通5.找东西、排队6.照顾家人、谈恋爱7.看电视、玩游戏8.健身、锻炼9.学习、工作、理财10.其它练习14效果效率确定的期待结果以最小的代价或花费获得最佳的期待结果单位时间做更多的事或做一件事用最少的时间效能时间管理的目的：就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效”，即效果、效率、效能。3.时间管理的目的15主要内容一、时间管理的概念二、时间管理的目的三、时间管理的原则四、时间管理的方法五、时间管理的工具161.大学期间，你在诸如期末考试、四六级考试、撰写毕业论文、考研等这些重要事项之前，是一种什么状况？出现了什么囧境？2.这些状况是什么原因造成的？缺少有效计划没有优先管理分享思考讨论17姓名：Richard理查德简介：录像中的主角，餐饮公司区域经理任务：1、与皇家餐厅定合同2、与新升职员工面谈3、与总经理开会4、向财务总监提供新餐厅预算的报告录像：乱了头绪的经理人姓名：Jane简简介：Richard助理协助Richard工作姓名：Gies吉斯简介：Richard同事请Richard协助解决其婚礼帐篷的问题姓名：Eric艾瑞克简介：新升职员工与Richard面谈姓名：Carol卡罗尔简介：财务总监与Richard约好讨论预算问题1.有效计划181000个人每人都有愿望×10%——————————————100个人有目标的人×10%——————————————10个人有计划的人1处理轻重缓急，顺利实施×10%1.有效计划19《迈克尔的故事》长远规划安排时间计划短期计划阅读练习1.有效计划20确立目标寻求达到目标的各种方案选择最佳方案将最佳方案转化为每周、每日的工作事项列出每周、每日的工作次序并具体执行定期检查目标可行性程度，根据实际情况完善计划凡事预则立，不预则废。《礼记·中庸》工作计划----------------1.有效计划212.优先管理在重要事项上，为什么有人悠闲自在还能轻松过关？而有人挑灯夜战还是难尽如人意？问题出在了你的时间管理上，出在了你对事件的优先管理上能否搞好时间管理，取决于你的人生态度，取决于你对事件的取舍工作计划----------------22时间矩阵图重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。紧迫的事：此刻不做就会给我们带来麻烦的事情。紧迫的事情不一定是重要的事情。长期规划发现问题与预防人际关系建立等自我表现培养与提高危机急迫的问题有期限的压力计划繁琐的工作某些信件、电话浪费时间之事有趣的活动不速之客某些电话、会议信件与报告必要而不重要的事等重要不重要不紧急紧急2.优先管理23压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生短视近利危机处理缺乏自制力轻视目标与计划人际关系浮躁有远见平衡纪律、自制少有危机重要不重要不紧急紧急2.优先管理244D原则Diarize（定出做的时间）变为Doitlatter（等会儿做）Doitnow！（马上就做）Delegate(授权别人去做)Don`tdoit！（别去做了）重要不重要不紧急紧急2.优先管理25在企业里重要的事情都是围绕组织目标的实现而展开的，找出围绕目标和为目标创造条件的事情，就掌握了重点。能否做到居安思危，安排时间预防未来可能出现的危机，多做重要不紧急的事情，是衡量一个人是否有战略眼光的标志。2.优先管理26投入时间的80%(“次要的多数”问题)投入时间的20%(“重要的少数”问题)产出的20%产出的80%造成3.80/20原则27主要内容一、时间管理的概念二、时间管理的目的三、时间管理的原则四、时间管理的方法五、时间管理的工具28拖延是指在个人可控的时间内，可以尽早完成的事情，但因主观惰性使其临近“最后关头”。1.避免拖延赛韦特说：“拖延是人的天性”，所以是很难改变的。分享：自己在生活中因拖延而导致的“不幸事件”。阅读：《小王会拖延吗？为什么？》思考：拖延对我来说是一件有好处的“天性”吗？如何改变？29人的天性原因对策没压力计划；监督；临时性地拖一下以缓解心情；自我提醒；求助、授权没兴趣没利益没心情完美主义拖延的原因1.避免拖延30分析某位HR专员邮箱中的邮件条目，填入对应的邮件分类表中。序号主题自序号主题自1年度员工满意度调查问卷系统10本月招聘计划HR上司2上半年工作回顾会议记要HR助理11开心一刻朋友3**咨询公司的“下午茶”**咨询公司12机票3折起春秋航空4转发：关于系统升级的通知行政助理13着装要求通知行政助理5会议邀请：HR研讨会HR助理14招聘需求销售经理6本周末培训日培训通知培训管理员15不在办公室客服经理7招聘费用使用情况财务专员16放假通知行政助理8回复：回复：食堂满意度行政部人员17部门团队建设活动部门同事9转发：下半年培训计划调整培训主管18回复：校园招聘方案HR上司2.学会有效处理电子邮件31分类邮件号码a.来自外部的垃圾邮件b.来自内部的垃圾邮件c.很长很重要的需要仔细阅读的邮件d.工作指令e.公司政策发布、通知f.与己直接相关的工作沟通g.与己间接相关的信息抄送h.其他《电子邮件分类表》2.学会有效处理电子邮件32内部垃圾邮件的种类：A.与我工作任务不相关B.错发给我的邮件C.内容描述不清、不知所云的邮件D.邮件主题双方扯皮，但却不停给我的邮件E.随意群发给我的邮件F.超过时效的邮件：G.表述不完整，需停追问：H.主题不明确，需要我花大力气去从字里行间分析的邮件I.完全表述自己对公司某些规定的看法2.学会有效处理电子邮件332.学会有效处理电子邮件案例分析：阅读案例《9个内部邮件》，分析这9个内部垃圾邮件的类型。讨论：该怎么处理这些内部垃圾邮件？邮件类型邮件类型邮件1邮件6邮件2邮件7邮件3邮件8邮件4邮件9邮件534杂乱的办公环境将浪费我们许多时间！3.个人5S管理353.个人5S管理36节约时间保持桌面整洁按项目分类把主要的任务放手边电话伸手可及记录你要做的事项清理掉可有可无的资料3.个人5S管理374.学会拒绝与放弃学会放弃既没有价值、又浪费时间的事授权或分派出这些活动，节约自己的时间不要事求完美将它们汇总，集中时间处理拿钱买时间学会说NO，不要太好面子，一个不会说NO的人一生将会很痛苦做正确的事比正确的做事更重要！385.学会学习你如何读书？根据80/20原则，一本书最重要的部分是目录，其次是简介和推荐语，再找感兴趣的内容看；熟能生巧，巧能生精；书越读越薄；温故而知新，触类旁通，学而时习之；参加一些学术会议或沙龙组织，迅速接近某一学科的前沿，进而超越。当觉得忙的时候就是该学习的时候396.改变习惯①改变不好的习惯和中性的习惯，走出舒适区列出改变习惯的计划写出需要改变的习惯列出改变习惯的方式写出量化的结果②创造一个改变习惯的环境③坚持40改变习惯的计划表需要改变的习惯习惯存在的问题改变习惯的理由改变习惯的目标目标的量化说明：1.选出需要改变的三个习惯，列举出习惯存在的问题、改变的理由、改变的目标，并把要改变的目标量化；2.此表适合于个人填写。417.排除干扰来自上司的干扰对策：有自己的时间计划，让上司知道你的工作及目标高一格，快一步来自同事的干扰对策：和他人约定一定时间内不沟通；站着沟通；电话时直入主题428.进行高回报的活动你的时间价值多少？下表是以小时为单位计算你的时间价值，以每年244个工作日、每天8小时计算（假设每周工作5天，减去假日与假期）年薪（元）每小时的价值（元）每分钟的价值（元）25，000130.2130，000150.2635，000180.3040，000200.3450，000260.4360，000310.5175，000380.64100，000510.85125，000641.0743简化、授权或取消其他占用你太多时间的低回报例行事项和活动，这一简单的步骤就能让你拥有更多的时间从事优先顺序较高的活动，变得更有生产力。高回报的活动就是你每分钟创造的价值高于你每分钟的时间价值的活动。8.进行高回报的活动44主要内容一、时间管理的概念二、时间管理的目的三、时间管理的原则四、时间管理的方法五、时间管理的工具451.在纸质文档上写计划月工作计划在上月的最后一两天填写周工作计划在上周最后一天填写日工作计划在前一天下班前填写462.在电脑、手机上写计划电脑屏幕时间管理软件手机备忘录473.notes系统的应用利用notes系统，管理个人日、周、月的工作计划在notes系统中，填写个人待办事宜善用不同颜色管理notes邮件48月工作时间安排表49周工作时间安排表50日工作时间安排表51填写个人待办事宜明确待办事宜的优先级；提前提醒。52善用不同颜色管理notes邮件用不同颜色标注邮件，如蓝色表示重要领导邮件，绿色表示朋友邮件，以便确定处理邮件的轻重缓急，提高工作效率。53推广目标课后作业评估标准目标1掌握正确且实用的时间管理技巧目标2学会制定对症下药的时间管理计划1.列出您的时间管理经验不少于5条2.列出您的时间管理问题不少于5条3.列出您的不良习惯及改进计划，您的承诺是什么？《改变习惯计划表》课程评估要求54祝你实现目标！