中高层管理者的时间管理

2013年9月23日时间管理的含义•时间管理是自我管理•时间管理对成功的启示•时间的机会成本时间的机会成本•时间=金钱•机会成本与个人成就•机会成本与机构成效您的时间值多少钱？•时间管理的本质是选择管理•80%的效益来自于20%的工作—掌握关键•“我没有时间”，其实只是一个藉口时间管理的本质+用一个词描述你目前的工作生活状况+描述你心目中理想的时间管理状态是什么样？许多的电话在响许多的事要备忘许多的门与抽屉开了又关关了又开如此的慌张我来来往往，我匆匆忙忙从一个方向到另一个方向忙忙忙盲盲盲盲的已经没有主张盲的已经失去方向忙的分不清欢喜和忧伤忙的没有时间痛哭一场1234确定事件你的时间流向到哪里去了？1234确定事件突发事件1234确定事件突发事件琐碎事件1234确定事件突发事件琐碎事件浪费合理有效以达到工作和生活的目标组织运用时间资源自我控制观念计划观念成效观念有效时间管理的好处时间管理TimeManagement有效计划重要紧急重要非紧急重要紧急M1M2M3M4非重要非紧急非重要紧急优先矩阵DoitlaterDoitnow重要紧急M1M2M3M4DeleteDelegate优先矩阵请看下面的案例安排计划工作时你会考虑哪些问题？所需资源开始时间完成时间完成人追踪时间重新分类整理客户资料访谈重要客户了解服务需求客户的意见调查，并制成统计表估计不准无法预知因素同事或设备原因尽量准确，留有余地时间点的设置不可并行精力充沛时做策划型作业型交替安排自控型他控型开始时间尽量提前给最后期限设留缓冲区能同时做的事情不要分开去做可并行任务类型任务类型时间管理原则应用集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要在琐事上花过多的时间。重要，非紧急重要，紧急重要紧急M1M3M4非重要，非紧急非重要，紧急避免M2缩小M2重要，非紧急M1重要，紧急M3非重要，紧急准备预防理清价值观计划建立人际关系能力充实……投资你的第二象限时间管理的障碍分类我能够影响的因素我能够控制的因素我不能控制的因素+缺乏计划+缺乏组织+缺乏分配+缺乏控制确定角色设定目标制定计划逐日调整评估总结找出时间失控的征兆客观分析问题的原因检讨你的工作目标及内容把每天要做的事列一份清单确定优先顺序，从最重要的事情做起每天都这么做时间12345678任务列表时间没有具体确定的待处理事项时间已具体确定的事件电话、记录等信息每日计划表9:0010:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:0018:0019:0020:00提前一天客户访谈整理资料2设计调查表格1部门例会整理资料客户访谈部门例会设计调查表格时间管理TimeManagement突发情况处理客户投诉审核报销单突发情况发生怎么办？经理小王一位善聊客户的电话内部人员的咨询电话打印机坏了突发情况有哪些？职责内紧急程度、重要程度职责外马上处理暂缓处理突发事件计划事件认清主要工作目标，围绕主要工作目标安排轻重缓急减少突发情况发生努力使工作系统从一开始就正确无误对被打扰情况进行分析（Who\When\Why），建立一种工作模式减少计划外事件数量累计计划外事件，创建自由时间块缩短每个计划外事件的时间长度缩短计划外时间时间管理TimeManagement根除拖延你属于哪种行为模式？狮子型考拉型紧迫感喜竞争走路、动作较快进餐迅速讨厌耽搁不耐心放松作决定需要一定时间走路、动作较缓若有所思乐于倾听耐心拖延者的借口强调时机不对逃避不愉快的生活敷衍搪塞不愿承担责任不适当的目标为了轻松混日子拖延的代价浪费了今天一时工作拖延，三倍时间偿还逃避积极的人生健康不良待处理问题的不断增多长期在压力下工作的忧虑承认：拖延是一种无益的生活方式把大工作分解当机立断，直接面对不愉快的工作平衡表法给自己设定最后时限奖励自己解决拖延的秘诀时间管理TimeManagement桌面整洁管理好书桌才能管理好时间请说出它们的用途•打孔文件夹•强力文件夹•双页文件夹•插袋文件夹•插边文件夹•公文袋•文件架•文件筐•笔盒•笔筒•便签纸•告示贴•空名片盒废纸篓计算机日历文件架电话文具盒便签纸文件筐计算机文具盒电话文件架文件筐便签纸日历常用电话周计划周计划常用电话废纸篓剪刀、尺子计算器曲别针等名片夹工作台储藏地想一想：你每年、每周、每日都要用什么东西？•容易取得•去除造成分心的因素建立有效的办公环境•尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情•工作中经常要用到的用品应容易取得•每一件物品应摆放在固定的位置•每天下班前将办公桌整理就绪•把不再需要的东西坚决扔掉活动文件的处理信息资料存档待送出文件待办文件备忘档案夹分级处理ABC文件处理原则•每次只处理一份文件，一份文件只处理一次•每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件•一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案•坚决扔掉不必要的文件时间管理TimeManagement锦囊妙计充分利用记事本待办琐事物品清单让脑子空下来，装更有创造性的事情善用零星时间通勤时间旅途时间等候时间不要随便打发你的零星时间背包原则将同类的事情尽可能成批量处理琐事也有琐事的处理方式逆势操作当别人不去做的时候我就去做每天读一点没有人读的东西每天想一些没有人想的事情有个老木匠准备退休，他告诉老板，老板舍不得他走，问他能否帮忙再建一座房子，老木匠说可以。但是大家后来都看的出来，他的心已不在工作上，他用的是软料，出的是粗活。房子建好的时候，老板把钥匙递给他：“这是你的房子，我送给你的礼物”老木匠震惊得目瞪口呆，羞愧得无地自容。如果他早知道是在给自己建房子，他怎么会这样呢？现在他得住在一所粗制滥造的房子里！我们又何尝不是这样呢！我们漫不经心地“建造”自己的生活，不是积极行动，而是消极应付，凡事不肯精益求精，在关键时刻不能尽最大努力。等我们惊觉自己的处境，早已深困在自己建造的“房子”里了。把你自己当成那个木匠吧，想想你的房子，每天你敲进去一颗钉，加上去一块板，或者竖起一面墙，用你的智慧好好建造吧！你的生活是你一生唯一的创造，不能抹平重建，即使只有一天可活，那一天也要活得优美、可贵，墙上的铭牌上写着：“生活是自己创造的”。建造自己的房子学以致用