背景调查内容和方法

背景调查内容和方法（7.23）人才考察就是要通过一系列的手段判断出应聘者与企业需求是否匹配，包括：个人技能与岗位要求的匹配；个人素质与企业文化的匹配；个人规划与企业愿景的匹配。判断以上三者是否匹配，主要是以面试和背景调查相结合，通过背景调查来验证面试结论，从而得出考察结论。目的：直接目的就是对面试得出的结论进行考证，检验对应聘者判断的准确程度。了解应聘者的优缺点，尤其是缺点，为今后的用人提供指导方向。通过大量的背景调查可以了解到不同企业文化背景塑造出员工的员工特点，从而寻找到适合自身企业文化特点的人才特质。核实应聘者提供材料的真实性，或澄清某些疑问，以提高招聘准确度一般来说，员工背景调查都是在员工通过面试，准备录用的阶段进行，而此时，员工尚未离职，如果此时员工背景调查操作不当，会造成员工所在的企业知晓，该员工工作就会陷于被动，甚至无法生存等，员工也会对公司产生较大的抱怨。因此，在员工背景调查时要注意员工背景调查的方法，既不要触犯员工的隐私，又要弄清楚所要的信息内容，使拟录用的员工情况如实反映出来。执行者：人力资源部招聘负责人或部门经理,且执行者必须已对候选人进行过面试时间：在正式面试之后、决定录用之前，每次不宜超过25分钟。形式：电话调查一、调查前应做的工作1、准备结构化电话背景调查问题。2、选择咨询对象和询问重点。3、如果询问候选人的现任经理,必须征得候选人的同意。4、在面试时向候选人说明,背景调查的满意度会直接影响公司的录用决定。二、调查咨询来源1、应聘者在《应聘登记表》中填写的证明人/推荐人。2、通过其它渠道了解到的相关人员，如原单位的人力资源部人员、原上级主管或同事等。3、尽量避免询问应聘者目前工作的单位。要求：1、在进行背景调查之前必须征求求职者的意见。2、尊重求职者的个人隐私。3、在调查取证过程中无违反国家法律法规的行为。1).在面试时通过书面方式告知面试者公司将对其背景进行调查，请他留下可以证明自己工作经历的人，最好是其直接上司。（在面试申请表中由其填写）2).告诉应聘人员你将会对其面试进行保密。3).背景调查可以通过电话或书面方式（一般大型公司会通过书面方式进行调查）。4).背景调查的主要内容为：工作经历是否属实、工作评价（主要是主要工作业绩、优点、缺点）三、调查咨询内容1、在各任职机构的服务时间、职位。2、实际工作内容和责任、业绩评估情况。3、现任职位的薪酬福利状况。4、工作能力、态度和性格特征等。5、他的优缺点是什么，擅长什么，哪些地方需要改善？6、他为什么离开公司？进行背景调查，所要证实的信息主要包括以下几个方面：（1）是否可录用（由于有些应聘者可能与前雇用单位的劳动合同尚未终止，在此情况下，雇用将有可能牵涉到与应聘者前单位的劳动纠纷之中）；（2）前单位任职情况，包括任职日期、职位，薪金，在职表现，离职原因等；（3）教育背景；（4）身份确认。1.学历调查无论你公司提供的职位对于学历的要求标准如何，你都必须对员工的学历的真实性做调查。一个编造学历的员工，很多时候都会有不诚实的表现。2.个人资质-人员以前工作单位、为何辞职、家庭住址、状况在信息发达的今天，有很多文章在教导求职者如何向应聘公司提供正面的经历，还会告诉求职者什么样的工作经历应该隐瞒，什么样的辞职原因不能向应聘公司说明等等。作为招聘员工的公司，如果希望找到好的员工，就应该认真考察求职者提供的诸如前工作单位、辞职原因、家庭住址及其他状况。3.个人资信-个人品行、成长经历、家庭情况、个人爱好、资产及信用调查有资料表明，一个人的品行定性于二十五岁之前。对于用人单位，如果希望在工作中再对员工的品行做了解或调整，很可能会招致不必要的损失。每个用人单位都希望得到一些有好的品行，良好的成长经历，无不良嗜好及有一定的信用度的员工，而非专业人员，无论通过查看员工的应聘资料及面试，都很难知道他们是否提供了真实资料。4.雇员忠诚度调查、违反公司合同、损害公司利益调查有丰富管理经验的企业家，都有过因为用人不慎而导致企业直接或间接经济损失的经历。但面对应聘中的员工，却也常常真假难辩。对于员工的背景调查是企业在招聘过程中一个很重要的环节，但除资深的人力资源经理人员，却很难做好这个环节。在帮助企业做员工背景调查的过程中，我们掌握了丰富的经验。四、背景调查方法（渠道）：(1)电话会谈(2)正式商业发信(3)传真发信(4)与应聘者提供的证明人进行面谈。1、电话调查人力资源部门通常采用去学校、培训中心、网络查询等方式对拟录用的员工的学历、培训经历、证书等进行调查，而对于工作经验、工作业绩、离职原因、入职和离职时间等就不好进行查证了，需要找到员工原雇主的人力资源部门、上司、同事等核实详细情况，只有通过电话调查比较合适。使用电话对拟录用员工进行员工背景调查是经常使用的调查手段，通常，公司的人力资源部的招聘专员通过拟录用员工留下的电话号码或者通过其他渠道获取拟录用员工原公司的通讯方式，采用合理、合法的方式对拟录用员工所在公司的人力资源部人员或者所在部门的上下级进行该员工的背景调查。电话调查效率较高，但如果操作不当容易侵犯被调查者的隐私，引起被调查企业的警觉（尤其是竞争对手），容易使被调查者的工作陷于被动；不少被调查企业出于不愿员工流动或者跟被调查者本身有矛盾，在电话采访中不可避免地会对跳槽员工的工作能力和态度给予极低的评价，甚至会趁机捅上一刀。这样一来，不仅被调查员工可能因此失去工作的机会，招聘企业也可能因为这些不客观的评价而失去真正的人才。2、委托调查机构调查企业自身在进行员工背景调查时，往往操作起来费时费力，且由于很多员工来自竞争对手，在实施员工背景调查时无法获得其人力资源部的配合和支持，另外，企业的人力资源部由于调查手法单一、技术不专业，因此，无法保证调查出来的结果的真实性和有效性。因此，对于部分核心和重要岗位，很多企业会委托外部的调查机构去做员工背景调查，调查机构利用自身的数据库和跟法院、公安机关、学校以及部分企业之间的战略联盟优势，且跟被调查的企业之间不存在排异现象，能有效利用自身的专业工具，迅速调查清楚被调查者的背景信息，且能保证员工背景调查报告客观、可信。如清华大学作为国内数一数二的名牌大学，在高端人才引进方面，他们采用委托外部调查公司进行员工调查的方法，对应聘人员的学术情况进行调查，主要包括简历、代表性的论文著作，做出客观、公正的评价，这样确保了他们引进的人才是真正的高端人才，对提升学校的学术地位，占领学术制高点，无疑会产生较好的效果。委托调查公司进行员工背景调查也存在很多不足，首先，委托调查公司进行员工背景调查需要花费较大的费用，给企业带来较大的人力成本压力；其次，企业委托调查公司进行员工背景调查的聘用人员，均是企业的核心岗位和重要人员，而对于非核心岗位的拟录用人员基于成本压力，一般不会进行委托，调查对象的适用范围不是特别广；再次，中国的员工背景调查市场尚处于初级阶段，各种信用制度尚未建立，员工背景数据库尚不健全，且各种调查公司鱼目混珠，再加上企业对员工背景调查认识不足，在国内委托调查公司进行员工背景调查的方式可信度仍然不高。3、利用行业HR联盟，进行员工背景调查各个行业发展到成熟阶段后，企业之间的竞争更多体现在人才的竞争上，尤其是决定企业命运的核心技术或营销岗位，事实上，企业之间人才的流动更多是在相互竞争的企业之间进行的。同行业内不同企业的人力资源部门与企业间市场方面的竞争相比，相互之间对于人才竞争的程度更激烈。但随着行业发展的日益成熟，不同企业的人力资源部也会走向合作，相互交流行业经验和管理心得，甚至互相交换人才数据库等，因此，基于共同发展和良性发展的理念，很多同行业的企业也会建立HR联盟，相互承诺不恶性挖角，互相接受流动人员的背景调查等等，使员工的背景调查可信性更高、更易于操作。一、调查前准备1、面试环节的准备背景调查不能和面试割裂开，调查前的准备在面试过程中就应该开始。首先尽可能取得应聘者的背景调查许可；通过应聘者取得调查对象的联系方式和部门、职务等基本信息；通过应聘者了解目标企业的企业文化、其所在部门的团队风格、主管的性格特征。2、调查开始前的准备对目标企业的行业、规模及近年的发展情况进行初步调查，取得该企业在行业内的大致信息；尽可能与调查对象取得联系，确定拜访的时间。二、面谈的内容面谈的内容是根据面谈对象来确定的，一般来说，进行背景调查会拜访目标企业的人力资源主管和应聘者的直接上级，对这两个对象应了解不同的内容：1、人力资源主管与人力资源主管的沟通，重点在于实证，应该注意从专业角度进行，挖掘定量的、标准化的数据、指标。主要内容包括：求证简历的真实性；应聘者以往经历、绩效、奖惩记录；通过具体事例考察应聘者的个人品质、优缺点；应聘者所在团队的情况；探索目标企业的人力资源管理现状，体会该企业的用人偏好，从侧面可以反映应聘者的性格倾向。2、直接上级对应聘者直接上级的访谈，重点在于发掘，可以减少公事公办的味道，通过非正式访谈的方式获得信息。主要内容包括：更真切地了解应聘者在日常工作中表现出的性格特征、潜质、优缺点；在部门内部的具体工作成绩；在职期间的成长路线；管理此人应注意的地方；如果可能，参观应聘者曾经的工作环境。三、面谈的技巧1、见到目标人选的技巧如果不能提前联系到目标人选，就直接前往调查企业，若门卫拒绝引荐，则要求门卫通过电话与其联系，同时接过电话获得直接沟通的机会。此时应该注意以下几点：交流时字正腔圆、不卑不亢；通过自信、骄傲的语气增加对方的敬重感；对方对于同行业间的交流同样有需求，站在提供交流机会的角度上，使对方怀有感激、羡慕的心情。经过这样一轮攻势，多数企业的HR都会欣然邀请你进入公司进行面谈，下面来说一下面谈的技巧。2、面谈的技巧面谈双方是平等交流的关系，能够进行面谈式的背景调查，这种钻研的精神就已经另调查对象所折服了，使其会乐于进行这样的面谈；访谈对象其实也有交流的需求，通过满足其好奇心来逐步深入访谈话题；交谈过程中时刻保持谦虚的态度，可采用适当的用语来引导对方深入思考，如“不好意思耽误您这么长时间，能再请教一个问题吗？”、“怪不得您公司发展的这么好，您还有其他的心得吗？”等。由于背景调查涉及到应聘者的隐私，另外，有些应聘者在向外求职时，可能仍在原单位任职，所以，如果需要进行背景调查，为避免不必要的纠纷，应在应聘者进行求职申请时，让应聘者签署授权声明，允许雇主进行背景调查。一般的授权背景调查声明可设计如下：我在此声明，我以上所提供的所有求职申请信息是真实的，完整的。我清楚明白，以上求职申请表上所填写内容的任何伪造、隐瞒将失去是次申请资格，将来即使录用，也将导致无偿解雇。我在此授权，雇主可针对以上所填写求职申请的信息进行诚信调查。在进行背景调查内容设计时，应考虑以下因素：（1）尽量方便证明人。（2）应强调好对前雇主信息的保密性。（3）设计问题应遵从先易后难，先简单后复杂，先普通再深入的原则，以免一下子引起对方的抵触及反感，从而使调查难以继续下去；如薪金调查确认等，就应放在后面进行调查；（4）设计问题不宜过多，不宜过于复杂，要考虑到证明人未必愿意花上半个小时去作一次证词，他们未必有这个时间和精力去应付一个繁复的调查。以电话进行背景调查，可以更加灵活而有效的了解前雇主对应聘者的评价。在进行电话背景调查时，可考虑以下技巧：（1）在进行电话背景会谈前，先设计及列出会谈清单。通过设计结构性会谈清单，你的会谈将会更有条理，更系统，更全面，更节省时间，而不是想到谈什么就谈什么；（2）应聘者提供证明人时，可能会将与自己关系较好的同事列为证明人，所以，在进行电话会谈是地，不妨要求应聘者所提供的证明人，能提供另一个对应聘者工作表现熟悉的人的名字，与他进行会谈；（3）如有可能，进行多方面的会谈，以免造成误听偏听。会谈的对象可包括两位应聘者的上司，两位同级，两位下属。这样，可从多角度，多方面了解应聘者；(4)最好在证明人事务不太多的时段致电证明人，如午餐前半个小时，或下班前半个小时。这样证明人有较多的时间，可以更好的回答你的问题；(5)进行会谈时，应注意探查的技