施工项目文件及信息管理要点

施工项目文件及信息管理要点1文档管理制度1.1公司文档管理制度序号制度名称制度编号编制部门制度类别有效时间1XX公司会议管理办法总经理办公室决策与综合协调管理2XX公司印章管理办法总经理办公室决策与综合协调管理/办公业务管理/文件管理3XX公司公文处理办法总经理办公室决策与综合协调管理/办公业务管理/档案管理4XX公司电子公文处理细则总经理办公室决策与综合协调管理/办公业务管理/文件管理5XX公司档案管理办法总经理办公室决策与综合协调管理/办公业务管理/档案管理6XX公司项目档案管理办法总经理办公室决策与综合协调管理/办公业务管理/档案管理7XX公司声像档案管理实施细则总经理办公室决策与综合协调管理/办公业务管理/档案管理8XX公司人事档案管理细则总经理办公室决策与综合协调管理/办公业务管理/档案管理1.2针对项目的文档资料的主要内容1.2.1文件管理1)文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。2)文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。3)各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。4)文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。5)有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。1.2.2档案资料管理1)档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。2)借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。3)所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。4)借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。5)机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。6)收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。7)对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。8)在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。9)档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。10)各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。11)文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。12)若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。13)新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。14)如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。2项目文档资料控制流程1)总控制流程：2)项目部与业主/监理间文件控制流程（下图左）；项目部内部文件控制流程（下图右）3文档控制实施措施3.1项目部文件包括但不限于以下文件：（一）项目文件立卷索引1、合同和商务2、估算和费用控制3、工程变更4、项目管理5、项目技术标准、规范、说明书项目部各管理部门办理项目部经理/副经理批阅项目部综合办/工程部接/报业主行政管理部门接收业主各专业工程师办理申请信息反馈送交项目部各管理部门编制项目部经理/副经理批准项目部综合办/工程部发放项目部各部门/专业承包商批准行政部门项目综合办项目各管理部门项目各专业承包商业主各管理部门6、信函7、项目控制8、施工9、试运服务10、其它（二）项目管理文件1、有关信函2、项目审查会议3、会议记录4、电话记录5、项目管理计划6、项目实施计划7、项目情况摘要8、开工报告9、项目进展情况报告10、项目管理协调程序11、项目费用估算12、项目进度计划13、风险分析14、试运情况报告15、运行情况报告16、项目完工报告17、项目审计报告18、其它重要文件3.2项目部文件编号形式：1)对向业主报送的文件按照以下原则进行编号序列号类型代表总承包商代表项目部XXXX/XXXX---XXXX2)项目部内部文件采用以下编号形式：3.3文档管理总体原则1)由项目办公室统一编发项目文档管理统一规定，各职能部门统一归口管理各自的文档资料。2）各职能部门建立系统的文档收、发管理台帐。3）除必须为纸质文件外，适当采取电子文件形式发放文件，以达到节约和绿色办公的目的。4)文档资料按分类、分级建档保管。5）所有文件均应建立电子台帐，分密级，以便相关人员查阅。3.4文档资料的接收管理1）资料员负责文件的接收、编号、登记。对原始编号的文件，按专业类别以流水号形式进行编号登记。2）文件接收时应签字确认。在签字确认前对所接收的文件进行核对，确保文件的正确。3）文件接收后，立即分类建档，并建立电子版台帐。3.5项目文档资料发放1)项目各部分资料员负责本部门文档资料对内、对外的发放，发放时必须提供所发放文档资料的目录并完成、保存签收记录。2)按公司程序文件的要求以及对口管理的原则，由主管经理确定文件的发放对象、范围与数量。项目资料员根据领导的圈阅意见发放。3)文档发放应及时录入发放信息，做好签字人、签字日期均真实，不得代签，日期必须为接收文件时间。3.6外来文档资料管理1)外来文件包括业主、监理、供应商、政府部门等。对外来文件，按不同的职能部序列号部门代表项目部代表总部XXXX/XXXX---XX---XX门进行对口接收与管理。2)对外发放文件时，资料员必须根据主管经理的圈阅意见。3)所有外来文件应完整、妥善收存，并运用项目文档信息系统记录外来文档收存信息，方便文档资料的查阅。3.7有效版本控制1)项目资料员负责收存文档资料的版本替换工作。2)按系统负责的原理，资料员收到新版本文件时，按程序向相关责任人员发放后，须将旧版本收回；无法回收时，发放记录表上相关人员的签字确认，以避免使用废旧版本。3)有效签署的纸版文件和电子版文件不一致时，以纸版文件为准。3.8项目文档资料的归档1)施工图纸和施工记录、报告等技术资料归档按照公司有关标准在项目实施期间完成。2)项目技术负责人组织项目专业工程师、文档管理工程师、文档资料管理员进行项目文档总部和现场之间的动迁。3)项目技术负责人组织项目专业工程师、文档管理工程师、文档资料管理员在项目结束后按照合同要求以及业主、监理关于文件归档要求与整理规范向业主移交文档，并进行项目文档的公司归档和部门归档。4)项目系统文档库和项目文档信息库将在公司信息管理工程师的协助下同期归档。3.9工程建设技术文件的管理1)文件传递程序：来自业主、设计单位及制造厂商的技术文件，由项目部资料室统一收（取)；项目经理部资料员负责技术文件管理、建立台帐，按不同类别编号、发放传递。2)施工规范管理，按照下列要求执行：a)项目部资料室按照施工组织设计中明确的应执行的施工标准规范，配置一套施工标准规范；b)专业工程师按图纸要求，落实本专业施工标准规范有效版本的控制，保持与设计和业主沟通，有时做好新旧版本的衔接工作，防止标准规范错误使用；3)交工技术文件编制程序a)交工技术文件编制，按照业主/监理要求的交工技术文件编制办法执行；当业主/监理未有明确规定时，则依据SH3503《工程建设交工技术文件规定》标准，由项目技术部按企业标准《工程/产品竣工档案编汇规定》编写项目交工技术文件编汇实施细则，经业主/监理同意后实施。b)交工记录表格按工程施工合同要求选用，由专业技术人员填写、积累，质量检查员和（或)业主/监理检查见证，技术部组织整理、编汇、组卷（册)、立卷。工程交工后在业主/监理指定的时间内移交，办理移交清单。c)交工技术文件包括施工组织设计、交工技术资料、竣工图等和设计变更单。d)编制竣工图用图由业主/监理提供，竣工图由项目经理部资料室保存，并负责标识、叠制、装订。竣工图由项目技术部依据专业工程竣工情况按专业分阶段改绘、编制。工程交工后由技术负责人审核后随交工技术文件移交业主/监理。竣工图的份数按照业主的要求执行。4)工程中间交接后按合同或业主的规定时间内（一般情况为三个月），将交工技术文件汇总整理完毕。5)项目档案验收合格后，施工单位应按合同及规定的要求，向建设单位或地方档案馆办理档案移交。3.10文档资料的借阅1)借阅必须持借据，并有主管部门负责人或主管领导的签署意见。借据必须标明借阅文件的具体名称以及借阅时间、归还时间等信息。2）资料只能在归定的时间内借阅或归还，特殊情况需复印者，须经办部门负责人或主管领导批准。3）保密类文档必须由主管部门根据文件密级按《保密规定》进行借阅审批流程。保密文档按领借审批归还时间（一般指当天）返还借阅部门，不得携出公司外。3.11文书档案的销毁各部门主管每半年按文书保存期限规定，对无用文书进行处理，由办公室根据部门负责人确定、项目主管领导审核后统一执行。4信息报告制度FCC项目经理部负责建立向业主/监理的汇报体系，按照业主/监理规定的时间定期向业主/监理递交书面报告，报告的内容执行业主/监理的有关规定。1)信息内容项目信息主要是项目部上报业主/监理及FCC各业务系统的信息，内容包括公共信息、工程概况信息、施工信息、项目管理信息等，其形式包括项目部在项目管理过程中形成的各种数据、表格、图纸、文字、音像资料等。公共信息：法律、法规与部门规章信息；市场信息；自然条件信息。工程概况信息：工程实体概况；场地与环境概况；参与建设的各单位概况；施工合同；工程造价计算书。施工信息：施工记录信息；施工技术资料信息。项目管理信息：项目管理规划大纲信息和项目管理实施规划、项目进度控制、质量控制、安全控制、成本控制、现场管理、合同管理、材料管理、人力资源管理、机械设备管理、资金管理、技术管理、组织协调、竣工验收、考核评价等方面信息。2)项目部负责收集、整理、管理本项目范围内的信息。实行分包的项目，项目部负责分包范围的信息收集整理，项目部负责汇总、整理各分承包方的全部信息。3)项目信息收集随工程的进展进行，保证真实、准确，按照项目信息管理的要求及时整理，经有关负责人审核签字。5向业主提交的文件应向业主提供的承包人文件，包括：1)详细设计文件（施工图、物料清单、设计变更通知单、联络单等）；2)施工图设计阶段所有法规要求的报批文件等、工程报建手续所需的设计图纸及报批相关文件等；3)设计交底所需的相关资料；4)审查会、论证评估等会议材料；5)竣工图及其他交工、竣工验收相关资料；6)操作维修手册及其他培训资料；7)项目总体实施计划、施工组织设计、工程进度计划、乙供物资采购策略、供货计划、专项施工方案、工程统计报表、安全情况通报、固定资产实物清单、结算资料等其他发包人要求提供的资料。6向业主提交的文件数量及提交时间要求1)施工组织设计及工程进度计划在工程开工前14天提供；2)专项施工方案在该部位施工前14天提供；3)工程统计报表及安全情况通报每月30日提交；4)固定资产实物清单中交后2个月内提供；5)结算资料中交后90天，如存在尾项工程的，为上述规定时间与最后一张变更单关闭后（承包人实施完毕后）30天的较长者；6)承包人应提供的承包人文件的数量为按发包人要求。