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第4章：表格处理软件Excel2003设计：孙学军2011年4月10日2第4章表格处理软件Excel2003【本章导读】本章以MicrosoftExcel2003为蓝本，介绍Excel的主要功能与基本操作方法。内容包括工作簿文件的建立与管理、工作表的建立、工作表格内容的编辑、格式排版、数据计算、统计分析、图表制作等。3第4章表格处理软件Excel2003【本章要点】电子表格的基本知识工作簿的创建和管理工作表的建立、编辑和格式化工作表的数据计算工作表的数据管理图表的制作44.1Excel2003的基础知识4.1.1Excel2003的启动与退出1．Excel2003的启动（1）从开始菜单启动：单击任务栏上的“开始”|“程序”|“MicrosoftOffice”|“MicrosoftOfficeExcel2003”菜单命令，启动Excel2003。（2）从桌面快捷方式图标启动：如果桌面上有Excel2003的快捷方式，直接双击该图标即可启动Excel2003.（3）用已有Excel2003文档启动：双击已存在的电子表格文件，即可启动Excel2003并打开该文件。54.1Excel2003的基础知识4.1.2Excel2003的基本概念1．工作簿一个Excel文件就是一个工作簿，其默认扩展名为.xls。一个工作簿中可以包含多张工作表。一般来说，一张工作表保存同一类相关信息，这样，在一个工作簿中可以管理多类相关信息。2．工作表工作表是Excel2003进行组织和管理数据的地方，是工作簿的主要组成部分。它由若干行和若干列组成，可以包括字符串、数字、公式、图表等丰富信息。每一个工作表用一个标签来标识。3．单元格工作表中行和列交叉的区域被称为单元格，在单元格中可以输入字符、数字、汉字、公式等内容。单元格64.1Excel2003的基础知识4.1.3Excel2003的用户界面74．2工作薄的建立和管理4.2.1建立工作簿（1）单击“文件”|“新建”菜单命令，出现“新建”对话框。（2）在窗口右边出现的命令窗格中选择“空白工作簿”，即建立一个名为“Book2”的新工作簿，依次类推。如果单击“常用”工具栏的“新建”按钮，则不出现对话框，直接建立一个新工作簿。84．2工作薄的建立和管理4.2.2打开工作簿（1）单击“文件”|“打开”命令，或单击常用工具栏中的“打开”按钮，出现“打开”对话框。（2）在“打开”对话框的“查找范围”中选择要打开的工作簿所在的驱动器、文件夹和工作簿名。（3）双击工作簿名或单击“打开”按钮，便可将所选择的工作簿打开。94．2工作薄的建立和管理4.2.3保存和关闭工作簿1．保存工作簿（1）单击“文件”|“保存”或“另存为”命令，或单击常用工具栏中的“保存”按钮，出现“另存为”对话框，在“保存位置”中选择要保存工作簿的驱动器、文件夹，在“文件名”中输入工作簿名和保存类型(默认为MicrosoftExcel工作簿)。（2）单击“保存”按钮，便将正在编辑的工作簿以指定的工作簿名保存到指定驱动器的指定文件夹中。2．关闭工作簿单击“文件”|“关闭”菜单命令或单击工作簿窗口的“关闭”按钮即可。104.3工作表的建立4.3.1单元格数据的输入要向一个单元格输入数据，首先单击该单元格使其成为活动单元格，然后直接输入，输入的数据将在编辑栏里同步显示。结束输入后按Enter键或单击编辑栏中的“√”按钮确认。如果要取消本次输入，可按Esc键或单击编辑栏中的“×”按钮。1．文字型数据的输入2．数值型数据的输入3．日期型与时间型数据的输入114.3工作表的建立4.3.2单元格的选定操作（1）选择单一单元格：用鼠标单击该单元格，被选中的单元格将成为活动单元格，并以粗框标识。（2）选择整行或整列单元格：用鼠标单击行号或列标即可选中该行或该列的所有单元格格。（3）选择连续的单元格区域：将鼠标指针移到选定区域的左上角单元格，然后按住鼠标左键不放，拖到右下角单元格，释放鼠标左键时，区域中的单元格将突出显示。或者单击选定左上角单元格，然后按住Shift键，再单击选定区域的右下角单元格。（4）选择非相邻单元格或区域：选择第一个单元格或区域，然后按住Ctrl键，再选择其他单元格或区域。（5）选择整张工作表：用鼠标单击“全选”按钮。124.3工作表的建立4.3.3自动填充数据1．自动填充输入（1）选定已有初值数据的单元格和要输入相同数据的单元格。（2）单击“编辑”|“填充”菜单命令，打开一个子菜单，执行相应的填充命令即可。说明：还有更简单的填充数据方法：将鼠标指针指向初值所在单元格的右下角的填充柄，指针此时会变成一个实心的十字形，按下左键，拖过要复制的单元格，释放鼠标，即可完成自动填充数据。134.3工作表的建立4.3.3自动填充数据2．用户自定义序列（1）单击“工具”|“选项”菜单命令，在弹出的“选项”对话框中选择“自定义序列”选项卡，如图4-7所示。在“输入序列”列表框中输入自定义的数据，如“第一名”、“第二名”、“第三名”等，每输入一个数据，均要按一次回车键，数据输入完后单击“添加”按钮，数据就加入到自定义序列中，再单击“确定”按钮完成数据的保存。（2）在表中输入Excel2003系统预定义的或用户自定义好的自动填充序列中的数据，如：Sun、Mon、Tue……，第一名、第二名……，等等。只要在单元格中输入序列中的任何一个数据，即可用拖曳填充柄的方法完成序列中其它数据的循环输入。144.4公式与函数1．公式与函数中的运算符1）算术运算符算术运算符可完成基本的数学运算，运算对象是数值，结果也是数值。运算符有＋（加号）、－（减号）、*（乘号）、/（除号）、∧（乘方）、%（百分号）。2）文本运算符文本运算符&（连接）可以将两个文本连接起来，操作对象可以是带引号的文字，也可以是单元格地址。3）比较运算符比较运算符有＝（等于）、＞（大于）、＜（小于）、＞＝（大于等于）、＜＝（小于等于）和＜＞（不等于）。比较运算公式返回的结果为TRUE（真）或FALSE（假）。154.4公式与函数4）引用运算符①区域运算符“：”（冒号）：引用单元格区域中全部单元格。②联合运算符“，”（逗号）：引用多个单元格区域内的全部单元格③交叉运算符“”（空格）：只引用交叉区域内的单元格。164.4公式与函数1．公式中运算符的优先顺序如表所示：优先顺序运算符号1：2空格3，4%5∧6*、/7＋、－8&9=、、、=、=、2．公式中地址的引用1）使用同一个工作表中的单元格地址时，直接引用即可。2）使用同一个工作簿但不同工作表中的单元格地址时，应在单元格地址的前面加上“工作表标签！”。3）使用不同工作簿的工作表中单元格的地址时，应该在单元地址的前面加上“[工作簿名]工作表标签！”174.4公式与函数1．公式中地址的引用1）使用同一个工作表中的单元格地址时，直接引用即可。2）使用同一个工作簿但不同工作表中的单元格地址时，应在单元格地址的前面加上“工作表标签！”。3）使用不同工作簿的工作表中单元格的地址时，应该在单元地址的前面加上“[工作簿名]工作表标签！”。184.4公式与函数4.4.3数据计算1．使用公式（3）输入公式输入公式必须以＝（等号）开始。一个公式是由运算符和参与计算的操作数组成的，操作数可以是常量、单元格地址、名称和函数等。输入公式的操作步骤为：1）选定要输入公式的单元格。2）输入等号“=”。3）输入公式具体内容：公式中引用的单元格可以直接输入，也可以用鼠标单击要引用的单元格，输入的公式内容将同步显示在编辑栏中。4）单击编辑栏的“√”按钮或按Enter键，即可得到运算结果。194.4公式与函数2．使用函数函数是已经定义好的公式。例如：使用公式：“=B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8”与使用函数“=SUM(B1:B8)”作用是相同的。函数格式如下：＝函数名(参数1，参数2……)函数名代表了该函数具有的功能，参数是参与函数运算所使用的数据，不同类型的函数要求给定不同的参数。参数可以是常量、单元格、区域或其它函数。204.4公式与函数2．使用函数函数输入有两种方法：（1）直接输入法直接在单元格或编辑栏输入“=”，再输入函数名称和参数。（2）插入函数法单击“插入”|“函数”菜单命令或单击编辑栏中的“插入函数”按钮，在弹出“插入函数”对话框中进行操作214.4公式与函数3.EXCEL函数1)常用函数(1)SUM(参数１，参数２，…)(2)AVERAGE(参数１，参数２，…)(3)MAX(参数１，参数２，…)(4)MIN(参数１，参数２，…)2)统计函数(1)COUNT(参数１，参数２，…)(2)COUNTA(参数１，参数２，…)(3)COUNTBLANK(参数１，参数２，…)224.4公式与函数3)四舍五入函数ROUND(数值型参数,n)4)条件函数IF(逻辑表达式,表达式1,表达式2,)5)条件计数函数COUNTIF(条件数据区,”条件”)6)条件求和函数SUMIF(条件数据区,”条件”[,求和数据区])234.4公式与函数4.函数的嵌套指一个函数可以作为另一个函数的参数用如:1.ROUND(AVERAGE(A2:C2),1)2.IF(逻辑表达式,IF(逻辑表达式,表达式1,表达式2))244.4公式与函数5.关于错误信息错误值出现的原因举例说明#DIV/0!除数为0=3/0#N/A引用了无法使用的数值#NAME?不能识别的名字=SUN(A1:A3)#NULL!交集为空=SUM(A1:A3B1:B3)#NUM!数据类型不正确=SQRT(-4)#REF!引用无效单元格引用的单元格被删除#VALUE!错误的参数或运算符=1+”A”#####宽度不够,加宽即可254.5图表4.5.1创建图表（1）在工作表中选定要创建图表的数据区域。264.5.1创建图表(可按F11键自动创建图表）（2）单击“插入”|“图表”菜单命令或单击常用工具栏上的“图表向导”，屏幕弹出如图所示的“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框。选中一种类型下一步4.5图表274.5.1创建图表（3）弹出如图所示的“图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框中。下一步4.5制作图表284.5.1创建图表（4）在弹出的如图所示的“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框中，可以分别对图表进行不同的设置：下一步4.5制作图表294.5.1创建图表（5）在弹出的如图所示的“图表向导-4步骤4-图表位置”对话框中，可以设置图表的位置。A嵌入式：图表作为一个对象与其工作表数据存放在同一工作表中。B独立式：图表以工作表的形式插在工作簿中。完成4.5图表304.5.1创建图表（6）完成图表4.5图表314.5图表4.5.2编辑图表1．调整图表的位置和大小（1）选中图表区域。（2）在图表上按下鼠标左键拖动到所需的位置即可完成图表任意位置的调整。（3）将鼠标指针指向8个句柄之一，在鼠标指针变成双向箭头时，按住鼠标左键拖动，可以调整图表的大小。2．添加图表数据（1）在工作表中选中要添加的数据系列。（2）对于独立图表，单击“图表”|“添加数据”菜单命令添加所选的数据；（3）对于嵌入式图表，按下鼠标左键拖动选定的数据到图表中即可。324.5制作图表4.5.2编辑图表3．删除数据系列（1）在图表中选中要删除的数据系列。（2）按下Delete键，便将该数据从图表中删除。4．更改图表类型（1）选中需要修改的图表。（2）单击“图表”|“图表类型”菜单命令，在出现的“图表类型”对话框中选中所需要改变的图表类型。334.5图表4.5.2编辑图表5．修改图表项（1）选中需要修改的图表。（2）单击“图表”|“图表选项”菜单命令，在出现的“图表选项”对话框中对标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表进行修改。6．加趋势线（1）选中需要修改的图表。（2）单击“图表”|“添加趋势线”菜单命令，在出现的“添加趋势线”对话框中选择要添加趋势线的数据系列和趋势线的类型。344.5.3格式化图表建立图表后，可以对图表的各个对象进行格式化。最常用的方法是：双击要进行