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浙江XX电子有限公司ZhejiangXXElectronicsCO.,LTD文件编号：XX/QP-2005程序文件汇编PROGRAMDOCUMENTB/O审核:批准：日期：2005年5月28日文件发放号：地址：电话：传真：邮编：浙江XX电子有限公司目录编号0.1版本B/0页次1/1标准条款号程序文件号对应程序文件ISO9001ISO14001—目录4.2.1,4.2.2,4.2.34.4.4，4.4.5QP/XX-01-2005文件控制程序4.2.1,4.2.2,4.2.34.4.4，4.4.5QP/XX-02-2005法律法规控制程序4.2.44.5.3QP/XX-03-2005记录控制程序5.3,5.4.14.2,4.3.3QP/XX-04-2005方针目标和体系策划控制程序5.5.34.4.3QP/XX-05-2005内部沟通和外部信息交流控制程序5.64.6QP/XX-06-2005管理评审控制程序6.2.1,6.2.24.4.2QP/XX-07-2005人力资源控制程序6.3,7.5.14.4.1QP/XX-08-2005设备设施管理和维护控制程序7.24.3.1QP/XX-09-2005与顾客有关的过程控制程序7.3.14.4.6QP/XX-10-2005设计和开发控制程序4.3.1，4.4.6QP/XX-11-2005环境因素识别与评价控制程序7.44.4.6QP/XX-12-2005采购控制程序7.54.4.6QP/XX-13-2005生产和服务提供的过程控制程序4.4.6QP/XX-14-2005相关方环境影响控制程序4.4.6QP/XX-15-2005运行控制程序7.64.5.1QP/XX-16-2005监视和测量装置控制程序8.2.14.5.1QP/XX-17-2005顾客满意度调查控制程序8.2.24.5.4QP/XX-18-2005内审控制程序8.2.3,8.2.44.5.1QP/XX-19-2005过程和产品的监视和测量控制程序4.5.1QP/XX-20-2005环境绩效监测和测量控制程序8.34.5.2QP/XX-21-2005不合格品控制程序4.4.7QP/XX-22-2005应急准备与响应控制程序8.44.5.1QP/XX-23-2005数据分析控制程序8.5.2,8.5.34.5.2QP/XX-24-2005纠正和预防控制程序本程序文件主要编写人：浙江XX电子有限公司文件控制程序编号QP/XX-01-2005版本B/0页次1/41目的对与公司质量/环境管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。2范围适用于与质量/环境管理体系有关的文件控制。3职责3.1董事长负责批准发布管理手册、程序文件。3.2管理者代表负责审核管理手册、程序文件。3.3行政部负责组织编制与质量/环境管理体系有关的文件，并负责文件的发放、回收和存档。3.4管理者代表组织各部门对现有质量/环境管理体系文件的定期评审。3.5技术部负责制定《技术文件管理规定》，确定技术文件的控制要求。4程序4.1文件的分类4.1.1公司的文件分为两大类：第一类为第一级文件：管理手册及程序文件。4.1.2公司第二类文件是第二级文件：具体分为两种：A）部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准(部门管理制度等)；工作标准(岗位责任制、公司主要部门主管任职要求等)；部门质量记录文件等。这一类文件由行政部保存原件并对公司内的最新文件及时汇总，填写《文件最新状况一览表》，各相关部门自行保存相关文件；B）技术文件：设计和开发产生的技术标准(国家标准、行业标准、技术标准及作业指导书、检验规范)等设计和开发产生的相关文件。4.2文件的保管4.2.1管理手册及程序文件，由行政部归档保存。4.2.2公司管理类文件，如各种管理制度、操作规程等管理性文件，包括与质量/环境管理体系有关的政策、法规文件等，由行政部归档保存。4.2.3公司的技术类文件，如国家标准、行业标准、产品设计图纸、图样、检验标准等技术文件由技术部归档保存。浙江XX电子有限公司文件控制程序编号QP/XX-01-2005版本B/0页次2/44.3文件的编号4.3.1质量/环境管理体系文件的编号A）管理手册：质量/环境管理手册英文代号/公司名称代号－版本号，手册中各章以章节号区分。例如：QM/XX-2005，表示XX公司编制的2005版管理手册。B）程序文件：QP/公司名称代号-□□，“□□”表示程序文件序号。例“QP/XX-01”表示按标准条款要求编制的第一个程序文件。C）记录：记录代号/程序文件顺序号-记录顺序号。例如：QR/01-01，表示第一个程序文件中的第1个质量记录文件。D）各部门其他质量文件，部门代号-文件顺序号-年号。例如：YX-05-2005，表示营销部于2005年发放的第5号文件。4.2.2各部门代号规定如下：管理者代表：GD，技术部：JS，品管部：PG，生产部：SC，行政部：XZ，营销部：YX，财务部CW。4.4文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：A）管理手册、程序文件由管理者代表组织相关部门负责人编写，并由管理者代表审核，报董事长批准后由管理者代表确定发放范围交行政部发放，填写《文件发放、回收记录表》。行政部保存原件及存档（为了便于复制，原件不作认何标识）；B）各部门工作手册由各部门负责人自行组织内部人员编写、汇总，由部门经理审核，总经理批准，作好标识后按管理者代表确定的发放范围发放，填写《文件发放、回收记录表》，新编制的文件应填写在《受控文件清单》中，并把“清单”复制一份交行政部，以便行政部掌握各部门的文件使用情况；C）行政部协同各部门认真检查文件的使用情况，确保文件使用的各个场所使用的文件均为有效版本。对作废的文件应及时撤出现场，防止不同版本文件容易引起混淆。D）技术文件由技术部负责编制、收集，确定发放范围，交行政部发放，技术部保存原件；4.5文件的受控状况文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量/环境管理体系运行紧密相关的浙江XX电子有限公司文件控制程序编号QP/XX-01-2005版本B/0页次3/4文件应为受控文件。文件发放前，不管是受控文件还是发放外部的非受控文件均应在该文件封面的适当位置加盖表明其受控状态的印章，以表明其受控状态。4.6文件的更改文件在使用过程中若与实际不符合或因其他原因需对文件进行更改时，应办理文件的更改程序。A）管理手册、程序文件更改由使用部门提出，填写《文件更改申请单》，报总经理批准后由行政部更改。如果该文件更改的篇幅不大或同页中更改地方没有超过5处，则直接在原文件上进行，按原发放范围逐一更改，不可遗漏，并在更改处盖上“更改”印章。行政部应保留文件更改内容的记录。如果是大幅度更改或同页中更改地方已超过5处，则进行换页或换版更改，发放新页（新版）文件，收回作废文件，以确保有效文件的唯一性。；B）各部门的文件如有更改由相应部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批后进行更改(其他方面同4.6A)。如果指定其他部门更改时，该部门应提供其所依据的相关背景资料。4.7文件的领用新文件下发时，文件领到部门应在《文件发放、回收记录》上进行签字。文件在使用过程中因破损而需重新领用新文件，该部门或人员应填写《文件领用申请单》，经部门经理批准后到行政部领取，行政部办理发放手续。分发号不变，并收回相应旧文件；因文件丢失而需重新领取，应写明理由，经总经理批准后，行政部予以补发新文件，并给予新的分发号，同时注明已丢失的文件的分发号失效。4.8文件的保存、作废与销毁4.8.1文件的保存A）与质量/环境管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥、通风、安全的地方；B）各部门对领到的文件由本部门自行保管。行政部每年底对各部门文件保管情况进行检查；C）对受控文件，各部门应及时填写本部门的《受控文件清单》。D）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检索。浙江XX电子有限公司文件控制程序编号QP/XX-01-2005版本B/0页次4/44.8.2文件的作废与销毁A）所有失效或作废文件由该文件发放部门及时从使用场所撤出，加盖“作废”章，确保防止作废文件的非预期使用；B）对作废文件的原件根据需要应予以保留，盖上“作废参考用”印章；对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请单》，经部门经理批准后，统一由文件主管部门销毁。4.8.3文件的借阅、复制借阅、复制与质量/环境管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》由相关部门经理按规定审批后向该文件管理人借阅、复制。复制后受控文件必须由管理员登记编号。4.9外来文件的控制外来文件的控制按照《法律法规管理程序》执行。4.10每年底由管理者代表协同行政部经理组织对现有质量/环境管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.6条款规定。4.11对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。4.12作为记录的文件应执行《记录控制程序》。5相关文件5.1《记录控制程序》5.2《技术文件管理制度》6记录6.1《文件发放、回收记录》6.2《受控文件清单》6.3《文件更改申请》6.4《文件销毁申请》浙江XX电子有限公司法律法规管理程序编号QP/XX-02-2005版本B/0页次1/21目的对公司适用的产品标准和环境法律法规及其它要求进行管理，使公司的质量和环境管理活动能遵守有关的法律法规。2适用范围适用于本公司质量和环境管理有关的一切标准和法律法规的控制。3职责3.1行政部负责公司所有和法律法规、标准的管理。3.2行政部负责适用的标准和法律法规的确定、获取、追踪、传达和培训。4工作程序4.1行政部根据公司的活动、产品或服务的环境因素，确定适合公司及要遵守的环境法律法规，同时收集公司适用的产品标准，并登记在“外来文件清单”上。4.2行政部应利用不同的途径去获取适合的环境法律法规和产品标准,例如网页下载、咨询公司、行业协会、市技术监督局情报研究所或有关环境报刊等。4.3产品标准包括：a)、国家标准；b)、行业标准；c)、已备案的企业标准；e)、顾客要求的其它外来标准；f)、适用的其它标准。4.4环境法律法规包括：a)相关的环境保护国际公允及宣言。b)中华人民共和国环境保护法规。c)国家和行业发布的环保政策及产业规范。d)国务院、国家环境保护局及有关政务委员会发布的与环境有关的法规、实施实则、条例、规定、通知等。e)国家、地区所公布的环境质量标准及污染物排放标准。f)浙江省和金华市政府所发布的环境法规、规定、条例及办法等。4.5环境法律法规定期获取及追踪浙江XX电子有限公司法律法规管理程序编号QP/XX-02-2005版本B/0页次2/24.5.1长期订阅“浙江环境报”，以尽快得到最新的环境法律法规信息。4.5.2规定每三个月上网浏览有关的网站，并记录在《环境法律法规定期上网追踪表》上。4.5.3当出现新修订或新发布的环境法律法规及标准时,必须进行更新。4.6行政部所收集到的新版的和新收集的标准和环境法律法规，经整理后更改“外来文件清单”，按《文件控制程序》的规定，批准和发放新的“外来文件清单”。4.7有关部门收到新的或经修订的标准和环境法律法规时，确定是否需修改现行的质量和环境管理体系文件、环境目标指标和环境管理方案，如需修改按《文件控制程序》的规定执行。4.8相关部门应按《人力资源管理程序》和《内部沟通和外部信息交流控制程序》的要求对有关人员作培训及内部信息交流，通过培训及信息交流使有关人员了解及掌握适用的标准和环境法律法规，以满足质量和环境管理运行的需要。5相关文件《文件控制程序》《人力资源管理程序》《内部沟通和外部信息交流控制程序》6记录《环境法律法规规定期上网追踪表》《外来文件清单》《外来文件适用性审批》浙江XX电子有限公司记录控制程序编号QP/XX-03-2005版本B/0页次1/21目的对质量/环境管理体系所要求的记录予以控制。2范围适用于为证明产品符合要求和质量