卓有成效的时间管理

时间管理讲义上海信昂咨询1讲师：韩志生联系电话：[phone]联系邮件：[e-mail]时间管理讲义课前问卷调查最想深入了解的（16人）有效的时间管理技巧（11人）时间管理与生职涯规划（11人）如何通过会议达到有效的时间管理最想了解的时间管理工具（11人）突发事件的处理（10人）高效会议管理（10人）时间管理的行动计划表其它：《时间管理》课前调查汇总2.doc上海信昂咨询2时间管理讲义上海信昂咨询3卓有成效的时间管理课程大纲：你的时间价值、时间管理的目的时间管理就是人生管理时间管理矩阵图及时间管理的现状有效时间管理的技巧时间管理讲义上海信昂咨询4年收入（万元）年工作时间（天）天工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）22508425086250882508102508122508152508202508年工作时间：365天-104天（休息日）-11天（法定节假日）=250天时间价值表时间管理讲义上海信昂咨询5年收入（万元）年工作时间（天）日工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）去年目标时间管理练习之一：计算你的时间价值：时间管理讲义上海信昂咨询6什么是时间管理?是通过使用时间来控制生活的方法。时间管理讲义上海信昂咨询7谨记:时间管理是一种个人的管理方法：只有自己才能判断是否在精明地使用时间。时间管理讲义上海信昂咨询8时间管理不是什么?时间本身不是问题.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多所以时间管理的问题本身不在于时间,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间时间管理讲义上海信昂咨询9时间管理是什么?时间管理就是自我管理自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很对地做完,叫做效能时间管理就是事前的规划或长期的计划时间管理讲义上海信昂咨询10明智的时间管理的目的是使你将自己的大部分时间都用在完成那些真正重要的、而且相对来说不是那么紧急的工作上。时间管理的目的是什么?时间管理讲义上海信昂咨询11什么是有效？请连线！?把事情做对?做对的事情尽职称职时间管理讲义上海信昂咨询12与以活动为导向以目标为导向尽职称职把事情做对效率做对的事效能以解决问题为主预防问题的发生时间管理讲义上海信昂咨询13卓有成效的时间管理课程大纲：你的时间价值、时间管理的目的时间管理就是人生管理时间管理矩阵图及时间管理的现状有效时间管理的技巧时间管理讲义上海信昂咨询14时间管理就是人生管理1、时间管理是生活管理（人生管理）。2、时间管理提升个人效率、部门效率及领导能力、改善压力与焦虑。并非只是利用时间，大量形成工作中毒（工作狂），相反的是要使心情变得更舒畅，以期获得更高的成果，快乐生活与工作。3、时间管理是可以学习的，也是人人必要学习。4、忙与不忙的人都要学习时间管理。忙盲（疲劳而忘却重要的事）。5、辅导部属的时间管理。6、辛勤努力是美德。时间管理讲义上海信昂咨询15时间管理与生涯规划——生涯发展阶段1、生涯发展的阶段性自我发展期确立家庭生活自我培养期确立事业生活自我实践期确立社会生活自我完成期确立个人生活脱离父母自立从组织中寻求独立从社会中寻求独立追求自我的实现20岁30岁40岁50岁60岁时间管理讲义上海信昂咨询162、格林豪斯的职业生涯划分理论生涯阶段年龄段主要任务职业准备0—18发展职业想象力，对职业进行评估和选择，接受必要的职业教育。进入组织18—25在一个理想的组织中获得一份工作，在获取足量信息基础上，尽量选择一种合适的、较为满意的职业。职涯初期25—40学习职业技术，提高工作能力；了解和学习组织纪律和规范，逐步适应职业工作，适应和融入组织；为未来职业成功做好准备，是该期的主要任务。职涯中期40—55需要对早期职业生涯重新评估，强化或转变自己的职业理想；选定职业，努力工作，有所成就。职涯后期55-退休继续保持已有职业成就，维护自尊，准备引退，是这一阶段的主要任务。时间管理讲义上海信昂咨询17时间的四大特性1.2.3.4.时间管理讲义上海信昂咨询18卓有成效的时间管理课程大纲：你的时间价值、时间管理的目的时间管理就是人生管理时间管理矩阵图及时间管理的现状有效时间管理的技巧时间管理讲义上海信昂咨询19危机紧急的问题有限期的任务、会议准备事项准备事项预防工作价值观的澄清计划关系的建立充电、创新授权自主管理干扰，一些电话一些信件、报告许多紧急事件许多凑热闹的活动细琐、忙碌的工作一些电话浪费时间的闲聊“逃避性”活动无关紧要的信件看太多的网页/电视紧急不紧急重要不重要时间管理矩阵图时间管理讲义上海信昂咨询20ⅠⅡⅢⅣ紧急不紧急重要不重要练习之二：列出你四个矩阵相应的工作及所占时间比例时间管理讲义上海信昂咨询21各阶(级)主管的时间分配4-1计划领导控制选任组织作业10%管理90%高层时间管理讲义上海信昂咨询22各阶(级)主管的时间分配4-2领导选任组织计划控制市场研究商品分配广告销售计划销售推广销售作业作业30%：管理70%：中高层（市场行销）时间管理讲义上海信昂咨询23各阶(级)主管的时间分配4-3领导选任组织计划控制任用组织计划及发展工作关系员工服务薪资管理作业50%：管理50%：中层（人事管理）时间管理讲义上海信昂咨询24各阶(级)主管的时间分配4-4领导选任组织制造生产计划及控制采购工业工程工厂工程品质管制作业70%：管理30%：基层时间管理讲义上海信昂咨询25拖延时间的借口1.「期限未到，急什么？」2.「它太令人感到不愉快!」3.「它很难!」4.「目前我很忙，腾不出时间做那件事！」5.「事关重大，我怎么能贸然采取行动？」6.「我现在没心情做这件事!」7.「我在压力下工作绩效较佳!」8.「在行动前，我要先休息一下!」时间管理讲义上海信昂咨询26时间不够用的原因1.2.3.4.5.6.7.不好意思拒绝8.电话干扰9.文件满桌，找不到10.出差太多11.午餐吃太饱或吃太久12.上司找麻烦时间管理讲义上海信昂咨询27卓有成效的时间管理课程大纲：你的时间价值、时间管理的目的时间管理就是人生管理时间管理矩阵图及时间管理的现状有效时间管理的技巧时间管理讲义上海信昂咨询28有效利用时间的技巧1.要事第一，80/20法则2.提高工作效率，最佳时间分配3.有效时间管理的工具如何管理你的E-mail每日、每周工作计划4.应对突发状况5.学会说“NO！”6.减少冗长的会议时间管理讲义上海信昂咨询29要事第一勤奋，运气或灵活的手段固然重要，却非关键；惟有掌握重点才是成功不二的法则；辨别事情的轻重缓急，急所当急，充分授权，是个人管理的金钥匙。时间管理讲义上海信昂咨询30基本原则重要的事绝不应被不重要的小事所牵绊将焦点放在事情的重要性而非紧急性上重要与紧急重要：个人觉得有价值及对你的使命、价值观及达到目标具有贡献的活动。紧急：你或别人认为需要立刻处理的活动。时间管理讲义上海信昂咨询3180/20法则示意图70%时间20%时间80%工作量20%工作量10%？时间管理讲义上海信昂咨询3280/20原理示意图80%时间20%时间80%成效20%成效重要的少数事情琐碎的多数事情时间管理讲义上海信昂咨询33偏重第一类事务Ⅰ结果：压力筋疲力竭危机处理忙于收拾残局ⅡⅣⅢ时间管理讲义上海信昂咨询34偏重第三类事务Ⅰ结果：短视近利缺乏自制力，怪罪他人危机处理轻视目标与计划ⅡⅣⅢ时间管理讲义上海信昂咨询35偏重第三、四类事务Ⅰ结果：全无责任感依赖他人或社会机构维生危机处理忙于收拾残局ⅡⅣⅢ时间管理讲义上海信昂咨询36着重第二类事务ⅠⅡ结果：有远见，有理想平衡，纪律，自制少有危机时间管理讲义上海信昂咨询37最佳的时间分配III1.重要的事情着重在PlanPlan着重在DoDo着重在CheckCheck着重在Action2.重要的事情要逐渐地交给信任的部属——“授权”时间管理讲义上海信昂咨询38PADC不好好耗用时间花时间在计划上才是最节省时间的作法耗用时间时间管理讲义上海信昂咨询39良好的时间管理来自于计划1.舍得2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决胜于庙堂之上2.授权均衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事时间管理讲义上海信昂咨询40时间配置合理：消极响应vs积极掌握危机就是转机规划重于做事最好的控制是预防预防胜于处理时间管理讲义上海信昂咨询41如何提高工作效率1.了解自己每天工作时段的特性,善用之；2.以PDCA分布周一到周五的工作性质；3.学会沟通，特别是向上的沟通；4.保持良好的体力，养成运动的习惯；5.身心均衡地发展，培养良好的嗜好。时间管理讲义上海信昂咨询42练习之三案例研讨：有争议工作的时间管理准则新产品设计开发的基准时间.doc这种时间管理的方式有何好处？时间管理讲义上海信昂咨询43各时段工作状态表时间注意力81012131516181.工作时段分配法则时间管理讲义上海信昂咨询441.工作时段分配法则早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟顿,适合散心,放松(Check)冷静,沟通(Action,Plan)放松,人文,思考，私事时间管理讲义上海信昂咨询452.每周工作性质分配法则礼拜一二礼拜三四五礼拜六日备注活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟顿,放松,沟通(Check)冷静,思考(Action,Plan)时间管理讲义上海信昂咨询46向上沟通：请示汇报的技巧与上级沟通的方式--请示与汇报这种时间管理的方式有何好处？练习之四案例研讨：时间管理讲义上海信昂咨询471.如何管理你的E-mail2.每日、每周工作计划、月历3.行事历与甘特表（行动计划表）4.手机与电脑5.闹钟6.其它工具时间管理的工具48如何管理你的E-Mail葛洛夫:你的时间是不是被Email切成零零碎碎的片段?集中处理它！时间管理讲义上海信昂咨询49先问自己以下这几个问题1.你一天花多少时间在看Email?2.你进Email会不会看小品?3.你看Email的时间是连续的,还是片断的?4.你的Email有没有做分类?5.你回信时是边看边回,还是分类后集中回信?6.你进Email信箱,是先看信还是先发信?时间管理讲义上海信昂咨询50如何提高Email的处理效率一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍,然后做分类的动作养成习惯,一天只有三个时段看Email除了急件以外,集中时段回信时间管理讲义上海信昂咨询51看Email的时段分配时段信箱回信备注09:10公司13:00公司16:30公司21:00私人时间管理讲义上海信昂咨询52每日工作计划三种待办工作清单：1.每日待办清单2.项目待办清单3.长期待办清单时间管理讲义上海信昂咨询53计划你的一天设置“定计划的时间”（早上或者晚上）给你的时间一定的弹性给你的任务10－20％的缓冲每天从一项主要工作开始记住：大多数的压力和疾病并不是由工作造成的，而是由于担心你未能做好这项工作。每天至少完成一项主要工作;每个时间段内只做一件事情并把它做好每天结束时选择明天的任务并计划具体的时间段;每个时间段以两小时或更少为宜——每日6件事。时间管理讲义上海信昂咨询54每日待办事务清单待完成事务优先度计划时间时间管理讲义上海信昂咨询55时间段事务所用时间优先度时间记录表时间管理讲义上海信昂咨询56时间安排的一个重要技巧是：不要力求完美当天已达到你目标的___％，就已经成功了。这个百分比是多少？时间管理讲义上海信昂咨询57周时间安排年月日至年月日时间Mon.Tues.Wed.Thur.Fri.08:00-09:0009:00-10:0010:00-11:0012:00-13:0013:00-14:00...21:00-22:0022:00-23:0