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哈佛管理导师主题摘要本主题将帮助您：分析您目前的时间安排，并寻找改进机会确定哪些任务对实现您的长期目标最为关键使用计划工具来有效地计划时间控制时间浪费因素实施您的日程表，在实施过程中进行评估，并根据需要进行修改主题列表主题概述如果是您，您会怎么做？主题列表主题摘要导师简介主题使用说明核心概念为何要管理时间？确定目标和排定目标的优先次序将目标分解成任务分析您是如何利用时间的判别和消除常见的“时间浪费因素”更有效地安排您的时间监督和改进您的时间管理策略与浪费时间的上司打交道平衡工作需要和个人时间帮助您的员工管理他们的时间步骤管理时间的步骤对上司说“不”的步骤技巧授权的技巧最大限度地利用差旅时间的技巧取得最佳会议成果的技巧有效使用远程办公的技巧在家工作的技巧练习说明工具目标确定及排序工作表将目标分解成任务的工作表日常活动日志表时间浪费因素判别及评估工作表任务列表自测说明学习更多内容在线文章文章著作导师简介大卫•史道弗(DavidStauffer)是一位商务作家，是企业写作公司StaufferBuryInc.()的老板。他创作了四部有关企业成功的作品，全部由JohnWiley&Sons出版，而且他还为HarvardManagementUpdate、AcrosstheBoard、《华尔街日报》及其他出版物撰写了许多工商管理方面的文章。作为企业与商业协会的签约作家，大卫撰写了几百份年度报告、投资指南、行业介绍以及管理信息简讯等。如果是您，您会怎么做？下午5点，马里索从她的办公桌上抬头看到同事们正在收拾东西准备回家。以她目前的速度，她可能要在办公室里待到半夜。盯着她的任务列表，她沮丧地叹了口气。还剩下三项关键任务。自己这一整天都做了些什么？为什么这些任务还完不成？她回顾了自己的一天。上午，她与托尼一起讨论他的月度报告。午餐时间则用来回复20多封电子邮件。然后被一个客户服务请求占去了一下午时间，而这件事本该由其他人来处理。如果她没有完成确实需要处理的工作，那她的任务列表和精心规划又有何意义呢？如果是您，您会怎么做？这时您会怎么做？马里索应该从检查自己的长期组织目标开始。通过评估最重要的目标并排列优先次序，马里索能够弄清楚应该在哪里或不应该在哪里花费时间。接下来就是将目标分解为易管理的任务，列出完成各项任务的所有必需步骤。然后，她应该估算每项任务或活动所需要的时间，并设定最后完成期限。她应该在日程表上安排出大量时间，以确保能够有时间来完成这些任务。最重要的是，她应该尽量避免任何中断，因为这会浪费她的时间或者使她偏离主要目标。在本主题中，您将学会如何确定最重要的工作和最不重要的工作，然后将时间花费在最关键的任务上，而不要浪费在不重要的事情上。了解了本主题中阐述的各种观点后，请点击“练习”，参与互动场景练习、做出决策并获得针对您所做选择的即时反馈。主题使用说明主题架构“时间管理”主题分成下列几个部分。屏幕顶部显示了进入各部分的链接。主题概述点击“主题概述”可查看对这一主题的介绍。首先浏览“如果是您，您会怎么做？”中的虚拟场景，然后查看“这时您会怎么做？”中的回答。“主题列表”提供了“站点地图”，其中包含指向本主题中所有要素的链接。核心概念点击“核心概念”，可详细了解这一主题的主要思想。学习如何确定目标的优先次序，并将它们分成易管理的任务，分析如何更有效地安排与使用时间，监控您的时间管理战略，以及判别常见的“时间浪费因素”。步骤点击“步骤”可获得有关如何更有效地管理时间的指南，并可了解在上司的要求与您的最高优先级目标冲突时如何拒绝他。技巧点击“技巧”可获得关于如何更有效地分配任务、如何充分利用差旅时间和会议时间、如何进行远程工作和在家办公等问题的信息。练习点击“练习”，可参与互动场景练习，在其中扮演管理者的角色、做出决策并获得针对您所做选择的即时反馈。工具点击“工具”可获取相关表格，帮助您确定目标及其优先次序；将目标分成多项任务；记录日常活动；判别时间浪费因素；创建任务列表；以及评估您的日程表。自测点击“自测”，可了解自己对所学内容的掌握程度。您将会获得针对您所做选择的即时反馈。摘要页面列出了参考资料的链接。学习更多内容点击“学习更多内容”，可阅读两篇与本主题相关的文章。同时，您将看到其他文章和资料的列表，并附有简要的介绍。主题导航点击屏幕顶部和左侧的链接，可浏览本主题中的内容。点击屏幕顶部的链接，您将看到屏幕左侧的链接有相应变化。按以下步骤，可循序渐进浏览本主题的全部内容：从左到右点击顶部的链接，访问本主题的各个部分。从上到下点击左侧的链接，查看各部分中的内容。在“练习”部分中，点击“下一页”可继续场景练习。在需要选择答案时，请选择一个选项，并阅读相应反馈。然后再尝试其他选项，以了解更多信息。再次点击“下一页”继续。在“工具”部分中，点击图标可打开相应工具。您可以将工具打印出来以便脱机使用。或者，您也可以在线填写工具，并将其保存到您的硬盘。最后，参加“自测”中的测验，并阅读“学习更多内容”中的“在线文章”，至此完成整个主题的学习。为何要管理时间？当您身陷电子邮件、语音邮件、会议、以及文书工作等琐碎的事务中，而下属又不断向您寻求帮助或给您带来问题时，您将如何成为一名平易近人、尽忠职守的管理者，同时又能圆满完成任务，实现自己最高的目标呢？您需要巧妙地管理自己的时间。时间管理是一门关于如何合理地组织、分配和控制各种活动时间才能实现预期结果的学科。时间管理能够迫使您真正了解自己的价值，帮助您相应地安排好自己的工作。提高时间利用效率的好处有效地利用时间将使您和组织都受益匪浅。例如：您可以将精力和注意力集中到能为公司目标提供最大支持的工作上。您能排除干扰，更多地关注对部门和组织最为重要的方面。您可以避免因设法同时满足相互矛盾的时间需求而产生的压力甚至是倦怠。您在时间管理上为下属和同事树立了榜样，可以让大家学习您的做法。您能提高岗位工作绩效，为组织、部门和团队带来更多价值。显然，如果企业的领导擅长时间管理，企业就能赢得竞争优势。然而，时间管理的难度比表面上看起来更大。训练与实践要学会有效利用时间，需要训练和实践。下列六个步骤可助您充分地利用好您每周的时间：1.确定目标及其优先次序：您最重要的岗位工作目标是什么？要实现这些目标，您需要完成哪些任务？您要在这些任务上花多少时间？2.将目标分解为可管理的任务：要实现每一个目标，需要完成哪些任务？每一项任务预计需要多长时间？3.分析您是如何利用时间的：管理者往往认为他们将时间用在了重要任务的完成上。但是实际上，他们会将时间用在一些并不能帮助他们实现最重要目标的任务上。例如，他们每天都要用好几个小时回复电子邮件，而不是规划部门的长期战略或帮助下属提高技能。为了更有效地利用时间，您需要判断自己实际上是如何利用时间的，并将这种方式与应当采用的方式进行比较。然后，您需要找到改正无效时间管理的方法。4.判别和消除常见的“时间浪费因素”：办事拖拉、包办代替、频繁变换工作等做法会浪费侵蚀其他工作的时间，这是众所周知的事实。如果能了解和预见到这些时间浪费因素，您就能更好地预防或改正这些做法。5.更有效地安排时间：明确了自己的目标、实际利用时间的方式以及存在哪些您深受其害的无效时间管理方式后，您就可以开始改变安排时间的方法。这需要更有效地利用时间管理工具，需要创建能够支持您的优先级的日程表，还需要分配一定的时间来解决未预料到的问题以及利用各种计划外机会。6.监控和完善您的时间管理策略：制定日程表后，就要付诸行动。监控发生的情况，发现存在的问题，调整时间管理策略，这样就能不断完善利用时间的方法。另请参见管理时间的步骤。下面的核心概念内容将进一步探讨这些步骤。此外，还为应对下列特殊时间管理难题提供了指导方法：如何应对浪费时间的上司如何平衡工作时间和个人时间如何帮助员工更有效地管理时间确定目标和排定目标的优先次序确定目标是有效管理时间的起点。它们像指南针一样，指示着您前进的方向。确定了目标后，您就知道每天、每周和每个月当中最重要的工作是什么。确定目标是明确所追求成果的一个正式流程。在确定目标后，您承诺的结果就要由您个人或团队来完成。通过确定目标和衡量取得的成果，您可以：关注最重要的东西为团队提供统一的方向减少对非关键任务投入的精力消除时间浪费因素激励自己提升总体工作满意度目标随时限和重要性而变化。因此，了解如何对目标分类和排序是非常重要的。另请参见目标确定及排序工作表。目标类型可以根据目标重要性（包括关键性、使能性或辅助性）对目标进行分类。下表介绍了三者的区别。目标类型目标类型定义示例关键性目标为使部门或团队持续成功运转所必须实现的目标对项目经理来说，在预算范围内按时完成一个两年期的项目就是一个关键性目标。使能性目标最终能够创造更理想的业务环境或充分利用业务机会的目标对产品开发经理来说，为员工提供培训，提高员工工作效率，就是一个使能性目标。辅助性目标能够改善业务但不能带来根本改变的目标，如提高工作效率、简化工作或提升工作的吸引力等。对团队经理来说，设计一份比现有费用报表使用更方便、填写更快捷的新费用报表，就是一个辅助性目标。您的关键性目标和使能性目标最为重要，应该根据这两类目标来决定您管理时间的方法。目标一致性管理者应该从公司目标开始制定一系列层级目标。部门目标应支持公司目标。个人目标应支持部门目标。应当让公司目标、部门目标和个人目标这三个层次的目标保持一致，并将它们传达给每一位员工，使大家都能在没有他人提示的情况下流畅地说出来：“公司的目标是_____________。本部门应为该目标做出的贡献是_______________。我个人的努力目标是____________。”留心观察一下您所在的公司。管理层是否明确了最高目标并将其传达给了管理者和员工？如果您是管理者，您是如何在部门和部门成员中有效贯彻公司目标的？是否每个人都能够理解公司的目标和自己应做哪些贡献？通过阐释和传达清晰的目标，您可以帮助自己和员工充分利用时间。另请参见HarvardManageMentor主题《设定目标》。确定目标的优先顺序确定目标的优先顺序就是按照重要性确定项目的优先等级。具体方法有多种：确定关键性目标和使能性目标。列出该年度内您的所有岗位工作目标。哪些是关键性目标？哪些是使能性目标？哪些仅仅是辅助性目标？与此同时，写下您这样分类的原因。然后，按照优先级对目标进行排序。区分紧急任务和关键任务。紧急任务需要立即给予关注。但是，并非每项紧急任务都一定支持某个关键性目标。例如，假设您负责监督一个必须在今年的预算范围内按时完成的大项目。上司希望您明天参加一个全天的员工发展研讨会，但是，您已经计划明天与项目团队开会讨论项目计划。这个研讨会需要您立即关注，但是，它并不能给您的关键性目标提供直接支持。因此，尽管该任务很紧急（您必须马上安排时间），但它不是关键任务。紧急任务总是要求您立即给予关注，它挤占了本来可以更好地安排关键性目标的时间和资源。当关键性目标是长期目标时，由于没有必要或没有可能立即实现，经常会出现这种问题。您这周将面对哪些紧急任务？请将它们列出来。哪些任务支持关键性目标和/或使能性目标？这些任务是您应该首先给予最大关注的任务。通过训练来使自己能够区分支持关键性目标和使能性目标的紧急任务，以及不支持关键性目标和使能性目标的紧急任务。认识到差别后，您将更好地了解应该如何确定工作的优先排序以及如何分配时间。另请参见在线文章：“HowtoBeSureYou'reSpendingYourTimeintheRightPlaces”和“《快比慢好？》”。确定目标的优先顺序后，您需要将它们分解为可管理的任务，并预计完成每项任务所需的时间。请参见下一个核心概念中的指导方法。将目标分解成任务您已经确定了目标的先后顺序。现在，您需要将它们分解为可管理的任务，并估算出每项任务所需的时间。下面提供了分步过程：第一步：确定所需任务写下您和部门必须实现的每一个目标。列出实现每个目标所需的