基础管理知识简介及时间管理

基础管理知识简介及时间管理李雪凤主要内容•管理基础知识介绍1、引言2、管理的概念及分类3、企业管理的职能4、企业管理的技能5、管理思维及方法系•时间管理1、时间管理的必要性2、时间管理的障碍3、时间管理的原则4、时间管理的四象限法5、培养良好的时间管理习惯引言：管理的科学性及艺术性•引言：管理是一种科学，也是一种艺术。•很经典的一个案例：几个鞋子推销员到一个原始部落去考察鞋子市场，结果如下：A.该部落的人都不穿鞋，所以没有市场。B.该部落的人都还没买鞋，所以市场很大。C.A认为没有市场，B认为市场很大。A结论的行动：忽略该市场，把有限的精力投入别的市场B结论的行动：加强市场培育工作，打开市场。C结论及行动：观望ABC的成功与失败管理的概念及分类•什么是管理，目前尚无统一的定义，但人们对管理本质的认识还是一致的。广义地讲，管理是人们为了实现既定目标而有效利用资源的过程。根据这一认识，管理的内容是广泛的，一个人有效地利用时间是管理，合理地安排自己的工资收入也是管理。在西方管理研究中，企业管理针对组织而言，而针对管理者自身的“个人管理”理论，不属于一般意义上的管理学，而是属于励志学范畴，前者代表是杜拉克，后者代表是卡耐基。“组织管理”的定义应该是：管理是人们为了实现组织的目标而有效利用人力、物力、财力等资源的过程。企业管理是为实现企业的经营目标而有效利用资源的过程。企业管理•战略管理(行业分析，核心竞争力……）•营销管理（市场细分……）•人力资源管理（组织结构，工作分析……）•生产运作管理•销售管理•供应链管理•关系管理•投资管理•财务管理•领导艺术•沟通艺术•人才招聘•进度管理•目标管理•……•研发管理•技术创新管理•物流•顾客管理•供应商管理•信息管理•组织行为学•项目管理•……个人管理主要是个人心态、情绪、技巧等方面的管理•时间管理•沟通•EQ•性格决定命运•态度决定一切•目标管理•……职业经理人的十项技能训练管理技能训练一：经理人的角色认知•管理技能训练二：经理人的时间管理•管理技能训练三：经理人的有效沟通•管理技能训练四：经理人的目标管理•管理技能训练五：经理人的有效激励职业经理人的十项技能训练•管理技能训练六：经理人的绩效评估•管理技能训练七：经理人的领导力提升•管理技能训练八：经理人的教练技术•管理技能训练九：经理人的授权•管理技能训练十：经理人的团队建设企业管理基础——管理的职能•计划：包括选择任务，目标和完成的行动•组织：建立一个经过策划的角色结构，分配给每一个组织成员•领导：带领员工达成目标•控制：衡量工作是否按照计划进行并进行纠正管理的技能•技术技能：完成涉及一定方法和流程的具体任务的能力•概念和决策技能：认识复杂动态问题，发现影响问题的关键因素•人际技能：管理最主要的对象是人，管理者要会识别，任用，团结，组织，激励人，同时要处理上下左右的人际关系管理技术：管理方法和工具1、分析的思路：是什么——为什么——怎么做2、分析的工具：脑图、鱼骨图、系统展开图、树图等3、分析的方法：5W2H+28问+5个WHY一、分析的思路：是什么——为什么——怎么做1、是什么——明确要达到的目标2、为什么——明确目标达成的必要性3、怎么做——整合资源，制订切实可行解决方案管理方法和工具二、分析的工具脑图——确定达成目标，列出支持要素和项目鱼骨图——确定不良现象，根据既定要素分析原因系统展开图——确定最终目标，预先分析可能存在不良树图——将问题层层分解，找出最根本的原因管理方法和工具三、分析方法5W2H+28问+5个WHY1、5W2H：WHO（何人）、WHEN（何时）、WHERE（何地）、WHY（为何）、WHAT（何事）、HOWTODO（如何做）、HOWMUCH（花费多少）2、28问：5W2HX4个问题=28问3、5个为什么：在分析出的原因后，层层深入问5次为什么，从而揭开问题的本质和追查最源头的不良原因管理方法和工具5W2H+28问1层次2层次3层次4层次结论WHO是谁为什么是他有更合适的人吗为什么是更合适的人定人WHEN什么时候为什么在这个时候有更合适的时间吗为什么是更合适的时间定时WHERE什么地点为什么在这个地点有更合适的地点吗为什么是更合适的地点定位WHY什么原因为什么是这个原因有更合适的理由吗为什么是更合适的理由定原因WHAT什么事情为什么做这个事情有更合适的事情吗为什么是更合适的事情定事HOW如何去做为什么采用这个方法有更合适的方法吗为什么有更合适的方法定方法HOWMUCH花费多少为什么要这些花费有更合理的花费吗为什么是更合理的花费定耗费5W2H+28问地上有一滩油清洁工未及时清扫油封密封阀破损密封阀质量差采购人员注重成本考核制度不合理第1为什么不良现象第2为什么第3为什么第4为什么第5为什么5个WHY（为什么）深度战术分析时间管理•1、为什么要进行时间管理•2、时间分析•3、如何进行时间管理•时间管理的原则•时间管理的四象限法•改进时间管理的方法为什么要进行时间管理1、时间是有限的。2、太多的事情要处理3、想做自己想做的事情•1、时间跑到哪里去了？记录你一天/一周的活动并分析你忙乱的原因比较你计划的时间安排和实际的时间安排的差异为什么忙——时间分析8：30上司打电话让任经理去谈话，谈了一会儿有关公司人力资源规划的问题，中间总经理接听电话、有客人来访等，使他们的谈话一直延续到10：00。10：00准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问题，解释到10：20。10：20找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属进来请示工作，任经理的思路和时间被分割和耽误，布置工作一直延续到11：00。11：00对秘书报上来的文件等进行批示、处理；阅读文件、各类的报告、建议书等，到12：00，还有一部分没有过目。12：00匆匆吃过饭，看了一会儿报纸、与同事聊了一会儿天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，明天就要上交的，于是赶紧冲进办公室。案例：让我们来看看某经理的一天的活动：14：00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管的工作不放心，本应是下属的职责，任经理却又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等，都由任经理自己确定，此项工作又占去时间2个小时。16：00刚要写自己明天提交给总经理的公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，任经理必须就此事同下属强调一下。但会议不仅没有达到任经理的预期目的，还拖延了时间，一直持续到17：00。17：00下属走后，任经理一看已经过了下班时间，已经没有时间来完成报告，只好挟着自己未写完的报告和要处理的文件回到家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。我们仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于任经理的事，有薪酬主管吗？会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大的随意性。喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和汇报，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的时间。对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里。凡事事必躬亲，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。缺乏一份详尽的计划，工作没有目标、没有程序，所以就没有自己主动的行动。做事情没有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终日埋头于无关重要的事务上。只注意细节和小事，事事过问，事事关心，就像一个多事的婆婆，结果下属没有事情可做。不知道中层经理是可以说“不”的，经常听命于上司的召唤，对下属的打扰也不加以控制，结果是时间浪费在一些无关紧要和与己无关的事务上。对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完，对于棘手的问题拖延进行，只有通过加班来完成。不舍得放权，不授权，下属轻松自在，自己却忙得要死。时间管理的障碍何在？•障碍一：“我的习惯就这样，不好改”•障碍二：“时间管理有什么用，计划赶不上变化”•障碍三：“时间掌握在别人手中”•障碍四：“时间管理太麻烦”•80/20原则•目标ABC原则•优先次序原则•计划原则•习惯原则如何管理：时间管理的原则20%的工作占整个工作80%的价值集中的精力要做20%的工作投入20%精力做另外80%的工作80/20原则A=必须做的B=应该做的C=不值得做目标ABC原则优先顺序原则第一类是工作的紧急程度是不同的。对于紧急的工作要先做，对于不太的工作后做。第二类是工作可以按照重要程度来划分，对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做，对于不太重要或不重要的工作不必去做或只花费很少时间去做。Ⅲ第三象限紧急不重要Ⅳ第四象限不紧急不重要Ⅱ第二象限不紧急重要Ⅰ第一象限紧急重要重要不重要紧急不紧急四象限分析法四象限法解析Ⅳ忙碌琐碎的事处理文件等函件电话浪费性时间逃避性活动Ⅲ造成干扰的访问、电话信件、报告某些会议许多迫在眉睫的急事符合别人期望的事Ⅱ准备工作预防措施、价值观的澄清计划人际关系的建立真正的再创造能力增进自己的能力Ⅰ重要紧急状况迫切问题限期完成的会议或工作紧急不紧急重要不重要请对你自己昨天一天的活动进行四象限法分析第二象限工作法•1、第一象限的事不得不做•2、花足够的时间做第二象限的事•3、适当处理第三象限的事•4、第四象限的事没时间可以不做计划性原则必须事先对工作做出计划必须按照计划去执行、去实施必须留出处理不可预计事务的时间习惯性原则你要知道什么是好的时间管理习惯？对于职业管理人来说坏习惯是可以并且是必须要改变的。好的习惯是可以养成并且是必须要形成的。良好的习惯可以在有意中形成。工作效率低、办事拖拉时间观念差，工作时磨磨蹭噌工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次经常被电话、不速之客干扰上班时间不紧凑，晚上加班干什么事情都愿意管，认为自己很忙才好没有目标、没有计划、人云亦云零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间没有时间安排表，由别人来安排不会休息、不会娱乐、没有空闲你是否有这样的一些习惯√每天要花10分钟作计划√要有书面的待办单、日计划、周计划和月度计划√每周都将你的工作排出优先顺序√能在高效的时间里做完你的重要工作√有明确的生活和工作目标必须养成习惯时间管理的改进途径方法之一：有计划地工作建立包括目标、标准、最后期限、优先顺序一套计划体系。在刚开始时作计划。严于律己，经常激励和要求别人监督和检查。把所有的工作按照紧迫性、重要性等进行划分，制订自己的优先工作次序。每天的计划都有一定的预留时间来处理变化或危机、偶然事件等。方法之二：减少无序行动时刻对自己的工作和任务进行反思，整理和形成一套有效的、有条理的思维方式。工作和任务肯定有轻重和缓急之分，与你的目标挂钩确定重要工作及每日的工作优先顺序。方法之三：避免贪大求全不要追求尽善尽美，先追求达到目标，完成职责。成就感是建立在要实现的目标上的，不能脱离你的目标。对别人的请求和要求，不属自己的分内之事要敢于说“不”。方法之四：避免拖延严格要求自己，规定任务完成的期限。排除工作过程中的干扰，保持优先次序的稳定性。不要只做熟悉的事务性工作。与同事、上司、下属探讨改进工作方法，辨清各自的职责，不推诿和相互扯皮。方法之五：学会说“不”有时不需要任何借口，只要你的拒绝对你来说是合理的。实行公平交易，给自己找出拒绝的理由。计划好自己的工作计划和优先次序，以便有理由拒绝别人。对上司要有合理的、确切的解释和说明，因为上司不好违忤。明确不自己是救世主，不充能人。谢谢