如何管理你的时间

如何管理你的时间时间是最公平的一种资源。时间随时可以失去，永远不能再生。每一个人成功的关键：有效地使用时间。时间时间会把你带向何方？时间的价值是什么？要知道一年的价值？请问一问那位妇女——她刚被确诊患了癌症？要知道一个月的价值？请问一问早产儿的双亲要知道一天的价值？请问一问拿日工资的工人——他有一个家庭要负担要知道一个小时的价值？请问一问一对恋人——他们正急切地等待重逢要知道一分钟的价值？请问一问那个人——他没能赶上末班车要知道一秒的价值？请问一问刚从一场车祸中死里逃生的人要知道千分之一秒的价值？请问一问在比赛中屈居第二或夺得金牌的选手时间的价值就是——生命的价值我们无法使时光倒流，也不能使时光变慢，但我们可以控制它的“流向”。通过时间管理，让时光流向更有意义的地方。一、管理时间的必要性一份美国进入中国市场前的分析报告中有这样一段话：“中国人非常聪明，有着非常深厚的理论和文化知识，同时也非常勤劳。但是请你千万注意，你到中国投资之前，必须给中国的员工上两门课：一是沟通技巧，二是时间管理”。社会竞争越来越激烈，竞争的焦点也发生着变化：七十年代以前：价格八十年代：质量九十年代：创新二十一世纪：速度大吃小→小吃大→快吃慢谁学习的速度越快，谁就能取得竞争优势。今后的成功者不仅是由于他拥有多少知识、而更是因为他学习技能的速度比别人快。速度竞争力最核心的问题——时间管理。竞争的实质，就是在最快的时间内做最好的东西。一流的质量可以有很多，而最快的冠军只有一个。任何的领先，都是时间的领先。二、你浪费时间了吗？没有人认为自己在浪费时间。人们不仅容易虚度光阴，而且常常对浪费时间浑然不知。浪费时间的现象处处可见：◆由于不能集中精神，需要重新研读同一材料。◆不懂得言简意确地表述自己的观点。◆将最好的时间和精力用在锁碎事情上。◆由于随手乱放，当需要时，无法找到重要的东西，不得不耗费时间四处寻找。◆计划工作时缺乏运筹学的概念，不能充分有效地利用时间。◆有些事情你根本不需要做，但你却花了很多时间去做。◆事必躬亲，做了许多应该、而且可以由别人去做的事情。归纳起来，两种表现：一是因为对生命没有紧迫感，对时间不够重视，没有养成遇事马上做，日清日新的好习惯，总把今天的事情推到明天。二是没有科学管理时间的方法和技巧、低效率重复劳动，最终成效浅薄，甚至一事无成。可以用填写目前时间使用情况记录表分析时间使用情况，从中找出有可能浪费的时间在什么地方。浪费时间的主要原因：主观原因：⑴、缺乏明确的目标⑵、拖延⑶、缺乏优先顺序⑷、想做的事情太多⑸、做事有头无尾⑹、缺乏条理与整洁⑺、不懂授权⑻、不会拒绝⑼、仓促决策⑽、行动缓慢⑾、懒惰⑿、心态消极客观原因：⑴、上级浪费时间⑵、工作系统浪费时间⑶、生活条件浪费时间三、时间管理管什么？时间管理的实质，就是有效利用对于大家来说都平等的时间。1、不是管理时间，而是管理事情组成时间的基本元素是事件管理时间的关键是控制事件，管理事业。不要浪费时间，它的含义是说不要因为睡觉、玩耍、闲聊等没有价值的事，过多地使用时间。但还有更重要的一点是说不要做没有结果的事情。没有结果的事就是不值得做的事情。2、管理时间不只是提高效率，更重要的是提高效能20/80法则——一分耕耘就一分收获吗？80%的价值来源于20%的原因；20%的价值来源于80%的原因。日常工作中，我们都会受到时间、空间的限制，不可能将应做的事全部完成。如果不先从重要的事开始，结果会演变成什么正事也没做。打算全部尽善尽美完成的人，往往到最后什么也没做好。而对着一系列的工作，常常不可能一一完成。不要事事追求完美，20%最有价值的事情，要尽力做好，其它的事情一般做好。或者先做最容易的，把最困难的留到最后，结果永远办不到最难办但又最重要的事。因此，把重要的事情放在前面，集中精力做好，就可获得最大的帮助。如果你所决定的优先次序是正确的，那么最大的好处，已经由你所选择的最重要的几件事中获得。3、管理时间不是管理别人，而是管理好自己有人作过统计，假设一个人寿命是72岁。睡觉：20年工作：14年文体活动：8年旅行：5年吃饭：6年聊天：4年等人：3年生病：3年等人+聊天=7年可以自问：聊天聊些什么？通过聊天有没有对自己的目标有所促进？等人的时候又在做什么？时间管理是每个人都可以做到的，因为它是自我的行为管理。4、养成良好的习惯良好的时间管理来自良好的习惯。我们养成习惯；然后习惯塑造我们。行动的重复造就自我。卓越源于良好的习惯而非偶然行动。（1）、改变不良的习惯①不会拒绝注意：要让对方了解你拒绝的是他的事，而不是他的人。②习惯性拖延明日复明日，明日何其多③不速之客打扰④电话干扰⑤文件满桌有规律地摆放文件，一旦需要，即能找到。⑥任何文件在面前只流通一次。（2）、养成立即行动的习惯不要把“三思而后行”→“三思而不行”（3）不要事必躬亲，要充分授权不善于管人的一个很好的证明就是不善于授权。授权实际上可以充分调动大家的积极性，千斤重担众人挑。授权实际就是分派事情，把事情分派给能胜任的人，使自己的时间和精力集中在最重要的事情上。这是成功的前提。注意：授权≠把自己难以胜任的工作转给别人，要重视授权后的督促。四、时间管理的发展时间管理经历过四个发展阶段，越来越走向成熟。第一阶段：备忘录型优点：不会忘掉要做的事情缺点：没有计划（没有准确追求什么时间做什么事）第二阶段：安排型妥善地安排时间创造时间的奥秘往往在于妥善地安排时间。妥善安排时间的最好方法之一，是排好时间清单。要求：a、给每件事情规定完成的最后时限。b、把近期要完成的事情分成：A、B、CA类：两个小时内完成B类：当天完成C类：三天内完成注意：追踪监督优点：有了时间规划结果：从容做事，甚至可以做过去认为没有空去做的事。不是让事情控制你自己，而是由你控制事情的进展。缺点：没有优先顺序，做事越多越忙越好。第三阶段：讲求优先顺序依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订立实现目标的计划，将有限的时间和精力加以分配，做最重要的事情，争取最高的效能。这个阶段，时间管理发展了另一个要点，就是必须确定哪些事情是最重要的，必须先做，从而掌握关键。①要明确自己的目标，以事情对实现目标的重要程度确定先后顺序。根据你的人生目标，把要做的事情制订一个顺序。有助你实现目标的，把它放在前面，依次为之，把所有的事情都排一个顺序。养成这样一个良好习惯，使每做一件事，就向目标靠近一步。②四象限法则——是先办要事？还是急事？A又重要又紧急C紧急但不重要B重要但不紧急D既不重要也不紧急重要紧急a、又重要又紧急的：赶快做b、重要但不紧急的：必须做c、不重要但非常紧急的：授权做d、不重要不紧急的：尽量不做如何判断重要？重要性与目标息息相关，凡有利于实现目标的事务均属重要，越有利于实现核心目标就越重要。先做ab，少做c，不做d。始终抓住“重要”的事，才是最大的时间管理、最好的节约时间的方法。ab类事务做多了，cd类自然就少，你就会越来越有远见、有理想、有效能，少有危机。优点：以目标为价值，有先后顺序缺点：忽视人的全面发展，缺乏综合平衡。第四阶段：现代管理型在前三阶段理论的基础上，兼收并蓄，推陈出新，以目标为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，注意人的均衡发展，不仅做好事情，还要安排好个人的学习、生活。始终把个人精力的焦点放在“重要”的事务上。五、时间管理的原则1、明确目标有了目标，才能判断时间怎么用才最有价值。人生的道路，存在着时间与价值的对应关系，有目标，一分一秒就是成功的记录；没有目标，一分一秒都是生命的流逝。有了目标，才能明确在什么地方有权使用自己一生的时间，在什么地方无权滥用。有一个使用时间的首先限度，才能正确对待时间，把握时间，利用时间，成功地运筹时间。目标要具备下列四个要求：（1）目标要有可信性：首先是自己相信。（2）清楚地界定目标（3）需要有强烈达到目标的欲望：不只是想要，而是“热切”的欲望，非要不可。做这件事情，能够让你激动不已。（4）生动地想象目标达到后的情形：含有希望和进步的“未来蓝图”能给你激励，并且提供途径让人表达充满积极力量的情感。总会有其它事情干扰你，使你不能专心致志地做你真正需要做的事情。你要有较好的判断力和意志力去排除干扰，把精力集中到目标上来。2、分清轻重缓急根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序，这样的做法是很被动的。时间管理的精髓在于分清轻重缓急，设定优先顺序。始终做最重要的事情。以分清主次的办法来统筹时间，把时间用在最有“生产力”的地方。面对每天大大小小、纷繁复杂的事情，如何分清主次，把时间用在最有生产力的地方，有三个判断标准：（1）我必须做什么？这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。（2）什么能给我最高回报？所谓“最高回报”的事情，即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更高效的事情。必须辨证地看待“勤奋”。过去，将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准，但在快节奏效率的信息时代，勤要勤在点子上勤奋已经不是时间长的代名词，勤奋是用最少的时间完成最多的目标。成绩时间勤奋=效率=（3）什么能给你最大的满足感？坚持按这个原则去做，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。3、制订计划，写成清单相信笔记，不相信记忆。养成“凡事预则立”的习惯。不要订“进度表”，要列“工作表”；事务要明确具体，比较大或长期的工作要拆散开来，分成几个小事项。做计划时，要设定完成期限。有期限才有紧迫感，也才能珍惜时间。设定时限，是时间管理的重要标志。4、遇事马上做，现在就做“有空再做、明天做、以后做”、“拖”、“等”、“研究、商量”等等，这是一种最浪费时间的坏习惯。“时间的最大损失是拖延、期待和依赖将来。”养成遇事马上做，现在就做的习惯，不仅克服拖延，而且能占“笨鸟先飞”的先机。珍惜今天，当日事当日毕“今天事，今天做。太阳决不会为你而再升。”5、第一次做好，次次做好要100%认真地工作，要全身心地投入。第一次没做好，同时也就浪费了没做好事的时间。6、专心致志，不要有头无尾浪费时间最多的是时断时续的干活方式。不只是停顿下来本身费时，而且重新工作时，还需花时间调整情绪、思路和状态，才能在停顿的地方接下去干。而有头无尾，更是明显的浪费。7、养成整洁和条理习惯一般办公室人员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆放的东西上面。这意味着，每年因不整洁和无条理的习惯，就要损失近20%的时间！养成条理的习惯，还有另一层意思，就是寻找自己的“生理节奏”。要用精力最好的时间来做最重要的事，而用精力不好的时间来做较不重要的事情。8、养成快速的节奏感克服做事缓慢的习惯，调整你的步伐和行动。养成快速的节奏，不仅提高效率，节约时间，给人以良好的作风印象。日本人把“快食”、“快便”、“快睡”、“快行”、“快思”、“快说”的“六快”之人，称为人中之杰。六、提高效率的一些方法：在有限的时间内完成尽可能多的事情，这是我们一直追求的目标。为此，可以借鉴如下的办法：4、“宁断一指，不伤十指”人的大脑一般不能同时用心完成几项事情，“一心不能二用”。因此，尽量避免好几个重要事项同时起步，一般一段时间只盯住一、二个关键的任务，顺带做些日常小事，把精力更多的用在完成事项的质量和效果上，而不是样样都做，样样都做不好。5、“一箭双雕”“顺手牵羊”做一件事时留意是否可以带出其它相关的收获，主要是解决一些重要而不紧急的事情。6、外出办事前周密安排，避免重复和无效行为。如考虑最佳行走路线、带全所需材料和物品、想好要谈的各项内容等。7、每日攻克几个十分明确的小目标许多重大的事情不是一天可以完成的，可以将这种事情化成具体的，简单而明确的小目标，完成这些每天自己能控制的目标有如下好处：※推进工作力度大，落到实处※心理学研究结果表明，简单而明确的目标，一旦完成就自己表扬自己，可以充分调动内心动力※每日“收集”成功，积累信心“帐户”克服焦虑8、随时记录灵感，随手整理归类