展会项目的时间管理

上海交通大学硕士学位论文展会项目的时间管理姓名：汪村彦申请学位级别：硕士专业：项目管理指导教师：李建华;马颖华20091101上海交通大学工程硕士学位论文摘要展会展会展会展会项目项目项目项目的时间管理的时间管理的时间管理的时间管理摘要项目管理已广泛应用到各行各业，从工程项目到科研项目，从军事项目到商业项目，项目无处不在，随着项目的复杂度和规模的扩大，项目管理也发挥着越来越重要的作用。通过科学的项目管理方法，使项目的启动，计划，执行，控制等各个环节得到了有效的管理，大大促进了项目的成功运作，提高了成功率，改善了项目运行效果，目前项目管理运用较为广泛的领域主要集中在建筑工程，而会展行业相对应用较少，尤其是会展行业特殊的周期性和典型的项目特征，在项目管理的实施中尤其需要注重对时间的管理。通过科学的有效时间管理，可以提高展会的运作效率，降低风险和成本，无论从经济效益还是社会效应都将有极大的促进作用。在会展项目的管理中，时间安排在整个项目运作中显的尤为重要。通常而言，一个展会都有明确的展期，而不论展会项目启动早还是启动晚，最基本的目标就确保展会顺利如期召开，如不能在原定的时间召开，所有的前期努力都将是徒劳。因此，为确保展会的顺利召开，有效的时间管理就成为关键因素，同时合理的管理也能规避不必要的风险，降低不必要的成本支出。然而，在现今国内的会展行业，由于市场规范不足，成熟度不高，许多中小会展企业缺乏完善的展会管理体系，项目的管理也多以人员的经验来进行，缺乏科学依据和考量标准，往往造成任务在最后关头才得以勉强完成或未达到计划目标甚至无法完成，这就必然会伴随着诸多质量问题，成本问题，潜在隐患，以及客户投诉等负面影响。因此，合理而有效的时间管理体系在展会的项目管理占据着举足轻重的位置。针对目前多数办展机构都缺乏科学而严密的时间管理体系的问题，本论文通过研究项目管理的时间管理理论，结合实际情况，分析会展行业在时间管理上存在的问题并提出行之有效的管理体系，或者说是管理方法，从一定程度上解决展会运作中缺乏科学的时间管理的诟病。本项目研究的时间管理体系将从展会的计划、执行和收尾这三个阶段进行分析和提出设计改良项目的时间管理。关键词关键词关键词关键词：：：：时间管理，展会项目，展会管理上海交通大学工程硕士学位论文ABSTRACTTIMEMANAGEMENTFOREXHIBITIONABSTRACTNowadays,projectsareeverywhere.Projectmanagementwhichhaswidelybeenimplementedinmanyfieldssuchasconstruction,scientificresearch,militaryprojectandbusinessplaysaveryimportantroleininitiating,planning,implementing,controllingofproject.Theultimatebenefitofimplementingprojectmanagementinwhichscientifictechniquesareinvolvedismakingaprojectsuccessful.Uptonow,projectmanagementismuchhighlyappliedinconstructionprojectsthaninotherfieldssuchasexhibitionproject.Consideringthecharacteristicsofexhibitionprojectsuchasperiodicityand“MUSTONTIME”,timemanagementofprojectmanagementisessentialforrunninganexhibitioninhighefficiency,lowriskandcostsaving,whichdefinitelyleadstoagoodresultofeitherprofitorsocietyfeedback.Regardingtheexhibitionproject,schedulingiscrucialinthewholeprocessofprojectmanagementasthefactthatthealldoneactivitieswillmakenosenseiftheexhibitionisunabletoopenatthedefinedtime.Regardlessofwhetheranexhibitionprojectisstartedearlyorlate,itmustopenatthetimethatwasplanned.Otherwisetheexhibitionwillnotberegardedassuccessful.Therefore,aneffectivetimemanagementisthekeyandcanavoidforeseeableprojectriskaswellassaveunnecessarycost.Nevertheless,duetothefactthattheexhibitionmarketisjustgrowing,alotofSMS(small&mediumsize)organizersorganizeexhibitionwiththeirpersonalexperienceratherthanprojectmanagementtechniques,whichleadstolatecompletion,poorprojectquality,highcost,negativecustomerfeedbackevenprojectfailure.Hence,aneffectiveandefficienttimemanagementisregardedasoneofthemostimportantsectionofprojectmanagement.Bynow,mostoftheexhibitionorganizershavenotimemanagementbutsomeofthemhavebeenawareofitsimportance.Thefollowingchaptersintroducetheconceptsoftimemanagementbyspecifyingthedefinitionofexhibitionproject,projectmanagementwithparticularexample&case,thendetailrespectively“HOWTO”inthethreemainpartsofexhibitionproject:planning,implementing&controllingandterminating.Keywords:Timemanagement,Exhibitionmanagement,Exhibitionproject上海交通大学工程硕士学位论文图表索引第60页共62页图表索引图表索引图表索引图表索引图2-1销售情况....................................................................................................................12图2-2组织结构图................................................................................................................12图2-3项目风险分解............................................................................................................14图2-4展会报批分解............................................................................................................17图2-5活动分解和估算........................................................................................................18图2-6痛苦曲线....................................................................................................................19图2-7销售活动排序和资源................................................................................................20图2-8“观众推广”活动关系图..............................................................................................21图2-9“观众推广”活动后推计算..........................................................................................22图2-10工作负荷..................................................................................................................22图2-11销售情况..................................................................................................................23图2-12销售进度..................................................................................................................23图2-13销售分析周报..........................................................................................................24图3-1项目时间管理............................................................................................................29图3-2制作观众手册风险分解............................................................................................31图3-3展会时间管理概貌....................................................................................................32图4-1前期工作分解............................................................................................................37图4-2