行政档案管理制度

******有限公司行政档案管理制度第一章总则1、为加强公司行政档案管理，充分利用行政资源，发挥行政档案为各职能部门工作服务的作用，使公司对行政档案管理更加标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》的规定，并结合****公司的实际情况，特制定本行政档案管理制度。第二章行政档案的范围2、本制度适用于******有限公司。3、本制度规定了公司行政档案的保管、借阅、移交、保管年限及销毁等管理要求。本公司的具体行政档案包括，财务资料、人事行政档案、技术文件、质量体系文件、专利资料、认证资料、供销合同、学习培训资料、标准化文件、基建图纸、公司日常会议、收文发文等行政资料、设备说明书、图书、音像资料、照片、荣誉证书等相关档案资料。第三章行政档案管理的职责4、由行政档案管理员负责公司行政档案的保管、定期检查和管理工作，并负责借阅档案的审批，保证公司行政档案的准确、安全、完整。5、档案管理人员按照公司行政档案的整理要求，负责定期整理各种档案资料，装订成册,统一编号，并移送档案室统一保管。6、档案管理人员应对一些常用文件进行扫描，做为电子档保存。7、档案管理人员要严格遵守档案保密制度，对档案的安全、完整负责。8、综合办负责对公司行政档案的管理进行不定期的检查。9、总经办负责对本制度的执行监督，并负责到期档案销毁的审查。10、公司行政档案的存放应做到：防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温、防强光。不允许随便堆放，保证公司行政档案完整无损。第四章行政档案的归档11、归档范围：凡是本公司在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料，均应依法归档，任何人不得以任何理由扣留需要存档的文件。12、归档时间：（1）、文书档案：本年度各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，应于完成工作后一周内移交档案室保管。（2）、会计档案：由财务部门立卷保管。（3）、人事档案：由人事部门立卷保管。（4）、技术档案：由技术部门立卷保管。（5）、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置合同、固定资产验收单、说明书、维修保养手册、合格证、安装、调试、验收记录等文字材料，由设备科收集整理。设备投入使用后及时移交档案室保管。（6）、声像档案：在每项工作活动完毕后即时整理移交档案室保管。（7）、实物档案：所获荣誉证书、奖品、铜牌等按时间顺序即时交档案室保管。13、归档要求：（1）、归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所有文件材料，并做到打印件与底稿，正件与附件，不同形式和载体的文件材料齐全完整，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出工作活动的真实情况，便于保管和利用。（2）、归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。（3）、凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。（4）、各部门将文件材料和案卷向档案室移交时，应编制《行政档案移交登记表》（附录1）一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。14、档案管理员应根据本制度，及时对相关文件进行存档，建立立卷号，并保证立卷号的唯一性，填写《行政档案存档登记表》（附录2）。第五章行政档案的借阅15、本公司内部人员借阅公司行政档案。经部门领导批准后，可直接到档案室借阅，档案保管人员应及时提供相关文件资料。16、外单位人员因公需要查阅本公司行政档案时，应持有查阅人身份证件，经相关部门负责人批准，报综合办批准，方能由档案管理人员接待查阅。同时，档案管理人员应详细登记查阅人的工作单位、查阅日期、档案名称及查阅理由等。17、公司行政档案一般不得带出室外。如有特殊情况，需要带出室外复制或借出本公司的行政档案，必须填写《行政档案借用申请表》（附录3），经相关部门负责人、分管副总批准，同时在《行政档案借阅登记表》（附录4）上进行登记，注明借阅用途、归还时间。18、需要带出档案室借阅的行政档案文件复印件，由行政档案管理员复印，加盖查询章，并由借阅人填写《行政档案借阅登记表》（附录4）。19、查阅或借阅公司行政档案的人员不得对档案文件进行涂画、抽换、污染和损坏，如需拆封档案，需要由档案管理员进行拆封。第六章行政档案的销毁20、公司行政档案保管期满需要销毁时，由公司行政档案管理人员提出销毁意见，编制《行政档案销毁登记表》（附录5），列明销毁行政档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。21、档案的销毁鉴定工作由综合办组织“档案销毁鉴定小组”负责，鉴定工作结束后，附上需要销毁的档案登记清册，由鉴定小组负责人签字，并报总经理批准后方可销毁。并及时向主管档案工作的领导写档案鉴定报告和说明。22、销毁档案时必须注意保密，并指定专人（二人以上）监销。23、保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，档案管理人员应将《行政档案存档登记表》（附录2）及《行政档案销毁登记表》（附录5）附注在其保留文件上，并注明部分销毁之日期。第七章处罚方法24、私自在档案文件上涂画、拆封的罚款100元。25、污染和损坏档案的，罚款200元。26、抽换、遗失档案的，报请总经理处理。第八章附则27、本制度由综合办起草，并经总经理批准发布。28、本制度自总经理批准之日起生效。******有限公司2010年6月7日附录1行政档案移交登记表送交部门：送交日期：序号文件名称文件内容描述备注交件人签名：收件人签名：附录2行政档案存档登记表日期文件名送存部门送存人立卷号备注附录3行政档案借用申请表申请部门：申请日期：借用档案名称借用档案数量用途使用时间原(复印)件总经理：部门负责人：申请人：附录4行政档案借阅登记表日期文件名档案号借阅人归还日期备注附录5行政档案销毁登记表日期文件名档案号执行人备注