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湖南有色金属控股集团有限公司网上电子报销管理系统建设项目需求分析（初稿）湖南中科新域科技开发有限公司二〇一三年一月目录2第1章项目背景____________________________________________________31.1公司财务信息化状况___________________________________________________________31.2公司报销业务状况_____________________________________________________________4第2章需求分析____________________________________________________62.1总体需求_____________________________________________________________________62.2具体需求_____________________________________________________________________82.2.1功能需求_________________________________________________________________82.2.2性能需求________________________________________________________________112.2.3集成需求________________________________________________________________112.2.4安全性需求______________________________________________________________12第3章功能设计___________________________________________________133.1总部借款报销业务分析________________________________________________________133.1.1总部借款业务分类________________________________________________________143.1.2总部报销业务分类________________________________________________________143.1.3总部借款、报销和还款业务流程分类汇总____________________________________143.2预算管理功能设计___________________________________________________________153.2.1预算编制________________________________________________________________163.2.2预算调整________________________________________________________________173.2.3预算执行控制____________________________________________________________173.2.4预算统计与查询__________________________________________________________183.3.借款管理功能设计____________________________________________________________183.3.1电子借款申请单的格式和说明______________________________________________183.3.2电子借款流程____________________________________________________________203.3.3总部借款流程的特殊要求__________________________________________________233.4.报销管理功能设计____________________________________________________________253.4.1电子报销单的格式和说明__________________________________________________253.4.2电子报销流程____________________________________________________________303.4.3报销冲抵借款业务流程____________________________________________________373.5还款管理功能设计____________________________________________________________383.6综合查询____________________________________________________________________393.6.1预算执行情况的查询______________________________________________________393.6.2预算项目执行情况查询____________________________________________________393.6.3个人业务查询____________________________________________________________403.6.4个人借还款查询（个人信用）______________________________________________403.6.5部门借款报销情况查询____________________________________________________403.6.6组合查询________________________________________________________________40第4章实施电子报账的收益分析____________________________________414.1效果分析___________________________________________________________________414.2效益分析___________________________________________________________________424.2.1直接效益分析___________________________________________________________424.2.2间接效益分析___________________________________________________________433第1章项目背景1.1公司财务信息化状况湖南有色总部在完成办公自动化和财务核算平台建设的基础上，财务信息化工作正在向财务管理纵深方向发展。借款报销业务作为总部财务管理的前端，直接与业务信息接触，提高借款报销业务的信息化水平具有覆盖面广、流程明确、易于推广等特点。此外总部已经实现了CA认证以及网上公文处理系统已经上线，因此具备了实施网上电子报销系统的技术基础和应用基础。网上电子报销系统作为信息收集平台，实现了报销流程的标准化，规范了填单要求、审批流程，并且与账务核算系统、预算管理系统和网上银行系统紧密集成，实现了报销信息的及时反映和所有费用支出数据的收集和规范，完成了数据的共享和集成。通过网上电子报销系统，能够使经费预算从业务发起时就得到控制，加强了预算的控制手段，使预算管理工作落到实处，并能够利用实时统计和数据分析能够为各级决策人员提供详细的费用支出明细和预算执行情况。网上电子报销系统是公司信息化建设的一个重要组成部分，有助于公司总部利用信息化手段提高借款、报销业务的处理能力，以适应工作模式的转变，从而为公司优化管理提供有力的支持。总部已经实行了无币化报销，但实际工作中仍存在一定的问题：比如手工录入的业务单据信息不规范、查询困难，手工审批的业务流程不透明、效率低，预算和支持控制的难度大，业务决策的支持数据少等。总部网络化的财务管理其前端是由业务带来的资金流信息，其中一大部分是费用的报销，这部分业务发生的资金的金额和数量都比较大，而且传统的以纸化报销单为介质的费用报销模式暴露出的成本高、效率低、意见多、矛盾大的问题日趋严重。此外，在财务精细化管理的要求，随着预算编制的不断深入和细化，如何加强费用预算支出的控制手段，使预算管理工作能够落到实处，成为急待解决的问题。要想深入开展预算管理，降低报销成本，提高工作效率，必须借助财务信息化和办公自动化的手段实现网上报销。41.2公司报销业务状况目前总部的费用报销采用手工填写报销单的方式。这种传统的手工报销方式存在以下主要问题：1）预算控制手段比较落后（1）总部目前采用经费本的方式进行预算控制，仅限于对经费总量控制，财务人员在报销时采用手工统计的方式进行预算控制，效率低、准确性差、实效性差；（2）对预算执行情况的分析需要耗费大量工作，时间滞后很长，不能及时给各级领导、各部门反馈经费收支情况和预算使用情况。2）报销速度较慢，影响工作效率（1）报销人需要耗费大量时间等待领导审批单据。（2）领导每天需要耗费大量的时间和精力等待处理提交者的单据签批，无法专心于更重要的管理和决策工作。（3）财务人员要进行登记经费本、记账、手工填写网上支付文件，每次都需要进行核对校验，耗费时间，严重影响工作效率，也影响了报销款的支付速度。3）数据重复处理，财务工作量大在手工报销流程中，财务人员要进行登记经费本、记账、手工填写网上支付文件，由于缺乏有效的信息手段需要对相同的对象进行三次重复性处理，每次都需要进行复核、校验，增加了财务人员的工作量，严重影响工作效率，出错的风险较高，使财务人员无法将时间分配到更有价值的管理工作中去。4）填单不规范，财务审核程序多（1）由于借款报销涉及政策较多，分散在不同文件，员工往往不能全面熟悉有关政策，在填制单据时信息容易不全或出错，直接影响到了会计信息的质量，为企业内部控制留下了巨大隐患，增加了财务风险。（2）在手工报销模式下，员工将大量单据送至财务部，财务部门既要审核原始单据，既要对业务填制内容、审批权限、经费预算等进行全面核查，又要审核业务审批流程，最后才能编制记账凭证，输人会计信息系统，不仅工作量巨大，5而且出错率也比较高。5）信息不能及时完整反馈，难以满足管理需求由于整个报销过程是手工方式进行，无论是领导还是报销人无法及时准确了解本部门及个人的报销情况以及预算费用支出的具体细节，难以满足员工查询及管理的需要。因此，应通过建立网上电子报销系统，规范管理、加快报销速度，减少财务人员等相关人员工作量，增加报销过程透明度，加强预算监控，提高总部财务管理水平。同过网上电子报销系统可以优化整个报销流程，打通企业财务信息传递过程中的断档。目前传统的经费报销流程（如下图）6第2章需求分析2.1总体需求网上电子报销系统建设将与整个公司整体信息化建设的步伐相结合，逐步实现财务、业务流程一体化。在总部财务管理信息化深入推进的过程中，将逐步实现预算管理、网上报销、财务核算的闭环管理。网上电子报销系统要能够直接从全面预算系统取数，对经费预算部分进行控制，报销数据自动导入核算系统，对预算执行情况进行汇总和分析，实现整个预算工作的闭环管理。此外，有效利用现有的高新技术和网络资源，建立快速有效、安全可靠的网上电子报销系统，支持费用支出的预算控制功能，实现个人、部门、项目的费用控制；依靠网络优势和合理的管理流程，实现财务管理的规范有序，监督有力，同时借助于强大的数据库资源为领导提供