工作方法与时间管理

工作方法与时间管理吉林斗山人事部目录第一章：工作迷思一承认、意愿、改善1.忙碌不已的人2.工作的十大迷思第二章：为了善于处理工作应有的作法1.工作评价的着眼点应明确2.着手设定工作目标3.明列工作计划与执行步骤4.依照既定的标准执行工作5.积极寻求工作方法的改善与创新第三章：时间管理1.时间的四种独特之性质2.时间就是成本3.改变习惯是时间管理的成败关键4.时间管理的重要法则5.怎样从事时间管理第四章：高效率工作的有效行动方案1.不要一有问题就要开会2.创造更多时间的方法3.如何作正确的决定4.由失败的教训中学习5.授权的艺术6.建立良好的人际关系目录前言如何花较少的时间与精力来完成更多的事？l要追赶工作,不要被工作追赶!-----富兰克林------l不浪费时间的只有时间!------路纳雨-------A.解决时间不够支配困境的唯一方法,便是尽可能地提高办事能力,把工作完成,也就是要好好地善用时间,从容不迫地完成应该做的事。B.想把烦琐的工作,愉快且迅速地完成,在于内在潜力的发挥、健康的身体、敏锐的观察力和渴望成功的意愿。第一章工作迷思一承认、意愿与改善1.忙碌不已的人，其类型如下：1.1过度敏感的人1.2喜欢开会的人1.3梦想型的人1.4多管闲事型的人1.5图表迷1.6被堆积如山的卷宗埋没的人1.7天才型的人1.8门户开发型的人2.工作的十大迷思：2.1流汗愈多，收获愈多2.2行动就是生产力2.3开夜车2.4自己动手是完成工作的最佳手段2.5投机取巧是最好的方法2.6辛勤努力是美德2.7工作没有乐趣而言2.8最理想的方法只要一种2.9一切都公正2.10压力之下表现最好第二章为了善于处理工作应有的做法良好的工作方法应该是：定出一套正确的价值观及一套有效的力行方法，而且对于外来的压力与障碍能洞烛机先，体察入微，进而采取对策，以为因应。而更简单地说，就是要依据订定的适当标准去执行并控制，然后将执行结果详做记录与分析，对于异常应即反映,并采取适当的处理措施，使工作效率由Dothingsright提升到另一个的境界Dotherightthing境界。※1.工作评价的着眼点应明确良好而有效的工作方法，是由品质、数量、交期、成本、安全以及士气等为其判定的基准，不但要明确而且须广获全员之了解与认同,其主要内容提纲契领如下表。分类内容品质减低不良，提高品质，防止诉怨，减少异常，减少变异，管制状态之维持，减少修整工作。成本减低费用，减少工作，时间之活用，缩短时间，节省材料零件，购入价格之降低。设备提高效率，预防故障，自动化，机械化，减少工费，改良模工具，布置改善，工费之合理化。失误减少失误，减少疏忽，周全防策设计，零缺点活动，愚巧法、检验遗漏及情报错误等。效率生产力，生产量，缩短时间，时效性改善，待工闲余的减少，库存量的缩减，日程进度管制，交期改善，时间研究，动作研究，程序分析。分类内容管制标准之制订，标准化，标准之达成，行动的实施，管制点，操作监督，彻底标准化，自动控制之改善。努力品质管制技术的教育训练，提高水准。安全安全、疲劳、环境整理。环境环境的改善，人因工程，姿势，布置，适性之检讨。士气人群关系，提高士气，提案踊跃性，资料流通之改善，提高出勤率。发展企业外部关系之强化，主管及幕僚干部之意见沟通，部门与部门间关系之改善，与他公司的互相发展。其它方针，理想，切身的主题，事务流程及表格改善。※2.着手设定工作目标要拟定一个有效的工作计划，首先就要设定目标，而这个目标必须是设想周全，非常明确才行，否则，只会毫无目的地消耗自己的时间与能力罢了。目标设定之原则如下:2.1设定具挑战性但做得到的目标2.2使你的目标明确而且适度2.3检查你的目标是否协调2.4注意你的目标是否具有弹性2.5设定目标的完成日期※3.明列工作计划与执行步骤3.1为拟订工作计划活用5W、1H3.1.1做什么（What）………对象3.1.2为什么（Why）………理由、动机3.1.3在何处（Where）………场所3.1.4在何时(When)……………时间、期间3.1.5谁(Who)…………………主体、人物3.1.6如何做(How)……………方法、手段3.2拟订计划、步骤的检点事项3.2.1是否与目标有充分的一致性及系统化3.2.2是否漏列重要事项？A.目的、目标、方针、手段B.资金C.时间D.场所E.…等3.2.3是否为自己满意的内容3.2.4安排程序是否浪费时间3.2.5是否能加以弹性的因应3.2.6是否阶段性的达成目标3.3设定每日工作计划一行事表设定工作之优先顺序，将最重要的事摆在第一位，然后才逐一持续不断地去执行。※4.依照即定的标准执行工作4.1应该了解作业的流程4.2应该了解工作的程序4.3应该了解达成的基准（品质、成本、数量）4.4执行与控制4.5矫正措施与资料回馈※5.积极寻求工作方法的改善与创新一面工作一面思考研究。从工作中运用智慧改善工作。第三章时间管理时间管理的真正用意、在善用时间。使我们能从容不迫地完成应该做的事情，以提升时间的使用价值，充实自己的生活，并且珍惜自己的生命。不重视时间管理，就会不知不觉地浪费自己的生命，贬低自己的成就，使自己无可奈何地生活在后悔与抱憾之中。1.时间的四种独特之性质1.1供给毫无弹性1.2无法加以蓄积1.3无法寻找替代1.4无法失而复得2.时间就是成本就以加班为例，时间就是成本。而一般人对于加班问题，仅停留在「员工不愿意加班」或者「加班费必须从优给付」的层次，很少人去追究什么员工需要加班。是否工作安排不适当？是否工作效率不能提升？如果是故意拖延，不讲效率而造成加班，势必对企业的经营，产生相当的不利影响，值得重视。2.1计算时间成本之三大原则◆2.1.1要倒过来计算不要依「领多少钱做多少工作」的通例，要用「能做多少工作」来换算自己「可以领多少钱」。提高自己的工作绩效，用降低自己的时间成本，来换取更高的工作报酬。◆2.1.2要配合自己的实力年轻时，识浅、经验不足，要「多做」才能够降低成本。年长时，学经验具佳而体力不足，应该「少做」以「完成重要任务」来降低成本。◆2.1.3要成为时间的主宰我们不应该让时间来管理自己，而必须力求自己去管理时间。不要老以「时间不够用」做为「想做而没有做」的借口。3.改变习惯是时间管理成败关键：时间管理的起点，在坦诚承认自己在浪费时间，最终则在把有限时间，拿来处理最为重要的事情,以免浪费时间。不良习惯经常是不求甚解的恶果。而所谓的不良习惯，是指不正当的观念和不正当的行为。养成良好的习惯，包括：3.1珍惜时间的习惯3.2选择事情的习惯3.3优先顺序的习惯3.4凡事计划的习惯3.5机动调整的习惯3.6讲究方法的习惯3.7事后检讨的习惯3.8量力而为的习惯3.9不断学习的习惯3.10轻松管理的习惯4.时间管理的重要法则◆4.1化整为零，聚零为整4.1.1随机应变，举一反三4.1.2慎选时间处理特别事件4.1.3计划变动时间集中处理4.1.4时间分散化时间分散化，就是化整为零的原则：A.各个击破法B.思维方式改变法C.避免过度追求真、善、美◆4.2自我出发、掌握现在我们应该充分了解：重要的不是过去，不是未来，而是现在。想成功，不是依靠别人，而是依靠自己。◆4.3提高效率，增加效能效率是指一件事最好的方法，基本上是一种投入产出的观念。以较少的投入，而获得较多的产出时，就说是「有效率」。而效能是指「适切的目标之设定，以及为达成目标所需适切手段的选择」。效率的达成，就是：效率=工作的程序化+思考、判断和创造力。5.怎样从事时间管理•5.1个人时间管理个人的时间管理，需掌握柏金森定律：「工作会延伸，以便填满可供完成工作的时间。」以防止养成拖延的坏习惯，而在工作中最重要的是要区分优先顺序，将经常的工作，逐一依照应遵守的原则与要领，养成更有效率的习惯。•5.2组织时间管理组织时间管理，大致可分为作业现场、办公室管理及工作关系三个方向。作业现场着重于标准时间的建立；办公室则偏于因应时间管理的合理布置及档案、资料的整理，而工作关系乃为使组织能面对未来的挑战，及早建立其内部的互动，以达到共同参与的目的。•5.3主管的时间管理企业内的主管，大致可分为：决策面或经营面的高阶主管；管理面的中阶主管及执行面的基层主管。而各阶段主管均因其工作性质不同，时间分配比例亦不同。例如：高阶主管的时间，多半用于「思考及决策」，求变求新，并且有充分的弹性可以应付突发的事件。中阶主管必须将组织内部各种规范及制度建立完整，承上启下。而基层主管则大部分时间在处理人的问题，沟通协调及执行是其主要的课题。第四章高效率工作的有效行动方案1.不要有问题就要开会—会而不议，议而不决，决而不行1.1无效的会议为何开不完1.1.1没有人去在意会议的成本。1.1.2为了满足发表欲。1.1.3为了社交活动。1.1.4为了躲避效益，替延迟找借口。1.1.5习以为常。1.1.6为了推卸责任。1.1.7愚弄别人，使人相信重要决定有他们的功劳。•1.2发挥会议的效用1.2.1会议的目的与类型1.2.2会议的计划和准备。A.先决定是否要举行会议。B.拟订议程计划。C.会议资料要齐全，且要事先发给与会人员。D.会议之会场布置。1.2.3会议的程序A.导入议程。B.让与会人员发表意见。C.导出结论。D.总结。1.2.4会议后之反省检讨及执行追踪A.与会人员的自我检讨及反省（检讨表如附页）。B.决议事项的执行与追踪。领导者（主席）自我检讨表月日是否1.我准备好有关会议推行的一切2.我按规定时间宣布开会。3.我能征求全部与会者的意见，而在会议进行过程中，每一个人都能参与。4.我能自然地将开会者引进讨论中，而绝无强求态度。5.我能经常使讨论不脱离主题而能顺利进行议程，更能向目标步步前进。6.我在会议中，从未说过个人的意见、说服式训词，或强求语句。7.我领导大家能聆听和了解别人的意见。8.我把公平立场坚持到底，并对与会者抱着「一视同仁」的能度。9.当我听到与会者发问时，并不立即回答而使大家去想一会。10.我的语气柔和且扼要。11.我常常注意到有关讨论的整理事项。12.我能有效利用黑板和图表。13.我能依照预定计划对重要和其应用尽量去研究。14.我请大家一同讨论做个结论就宣布了会议结束。15.我能按照预定的时间结束会议。与会者自我检讨表月日是否1.我参加了所有的讨论。2.我并没有受到少数人的强求发言。3.我并没有脱离中心议提而发言。4.我并没有控制会议的意图。5.我协助与会者遵守时间。6.我并不关注接着要说什么而聆听别人的意见。7.我尽量使发言不流于太个人化或情感化。月日是否8.我站在客观立场上,检讨自己的发言内容。9.我积极协助与会者的发言。10.我对其他与会者的发言非常注意。11.我的发言能度从不夸耀自己。12.我的发言和能度从未伤害过其他与会者的人格。2.创造更多时间的方法2.1早起十五分钟。2.2培养速记的能力和速读的技巧。2.3培养记录的习惯和解决文件垃圾。2.4利用所有能够利用的东西。2.5擅于使用电话。2.6尽量避免杂谈。2.7让邮差去跑腿。2.8尽量利用空间的时间。2.9要保持良好的工作环境。2.10重要而且困难的工作要先做。2.11要适当的休息，保持健康。2.12工作中不要胡思乱想。2.13强化学习与记忆的能力。2.14培养书写、演义的技巧。3.如何作正确的决定3.1把握时间的关键。3.2尽量搜集资料。3.3找出解决方法。3.4仔细分析斟酌。3.5选出最好的方法。3.6照你所决定的付诸行动。4.由失败的教训中学习※4.1为什么会失败4.1.1判断错误4.1.2计划不完善4.1.3进行的方式不正确※4.2从失败中站起来4.2.1分析失败的原因4.2.2由各个角度探讨原因4.2.3先想好处理改善的办法4.2.4在失败中学习如何立于不败之地4.2.5重新开始5.授权艺术5.1将工作交给能处理的最好的人5.2执行工作务必有正确的训练与工具5.3授权是性质与范围应清晰及明确5.4信任被授权的人5.5协助被授权的人5.6回绝反授权5.7授予差异与犯错的权利5.8了解授权并