工作时间管理

时间管理杜岗坡第四代时间管理第一代：备忘录第二代：时间进程表第三代：轻重缓急第四代：个人管理时间管理的原因1、时间是企业最稀缺的资源之一；2、有效的时间管理能够以最高的效率完成重要的事情；3、有效的时间管理可以减少加班时间，提高个人生活品质。一年有365天；其中双休日共_____天；法定假日_____天；公司带薪休假_____天；带薪病假_____天；实际工作_______天，共______小时;假定有效工作时间为___%；全年有效工作时间为________小时时间计算练习一年有365天；其中双休日共104天；（每年52周）法定假日11天；（元旦1天、春节3天、五一1天、国庆3天；清明、端午、中秋各1天）公司带薪休假10天；带薪病假0天；实际工作241天，共1928小时;假定有效工作时间为20%-30%；全年有效工作时间为385--578小时时间计算练习课程目标提升与方面的效率与效能。•关注如何做，规则、程序比结果更重要•目的是改善流程和提高产出•目标是提升数量、提高质量•希望任何事情运作得顺畅-没有变化、没有改变•关注为什么，探求新主张•目的是寻求正确的方向，最好的结果•目标是增加价值•询问：“我们的目的是什么？”“我们为何这样做？”RESULT:结果自然法则：一种掌管人类行为因果关系的基本准则。自然法则：如果你不去控制你生活中的事件，你将被这些事件所控制。时间：是一种延续……在其中事件从过去经过现在流向将来。时间管理的关键是控制如果你不去控制生活中的事件，你将被这些事件所控制。NoControl不能控制TotalControl完全控制理解事件控制自问：•对于“适应”：“我可以做些什么使得这段时间更有价值？”•对于“控制”：“如何……？”•对于“影响”“我可以在……方面施以怎样的积极影响，并且如何去影响？”控制可控：•我不可决定生命的长度——但可控制生命的深度•我不可以左右天气——但可以改变心情•我不可以改变容貌——但可以展开笑容•我不可控制他人——但可以掌握自己•我不可预知明天——但可利用好今天•我不可百战必胜——但可以尽心尽力1.有些我们能控制,但我们认为我们2.有些我们不能控制,但我们认为我们条件的影响“Itisnotaptitude,butattitudethatwillgiveyouthealtitude.”不是因为人们不同的才能、资质，而是因为人们不同的态度导致人们具有不同的高度、水准。自然法则：适当地控制事件可以提升较高的生产力并获得内心宁静。Appropriateeventcontrolleadstogreaterproductivityandinnerpeace.内心宁静是通过适当的事件控制，从而拥有一份安祥、平衡、和谐的生活。哈伦.史密斯«The10NaturalLawsofSuccessfulTimeandLifeManagement»习惯自然法则：我们养成我们的,我们的塑造我们。Planning:计划Predeterminingacourseofeventsin.事先将要发生的事件下来。Tasks:Time-flexible任务：时间具有灵活性Appointment:Time-specific约会:时间具体而特定月历303112345678910111213141516171819202122232425262728292009年月每日计划（待办单）TPTaskList7891011121314151617181920会见备注2009-/--/--每月任务BusinessPersonalMissionStatement:使命陈述Roles:角色Values:价值观GoalPlanning目标计划IntermediateSteps中期步骤WeeklyPlanning每周计划行事月历价值•合理进行时间规划；•重要工作项目的时间保证每日计划制定方法1、将月历中事项填入；2、将昨日未完工作项目列入；3、估计各项工作时间；4、确定工作事件紧迫性和重要性；5、排定时间；6、抓住正在做的每一项工作；7、完成后划掉，盯住下一个目标；8、临时插入工作先记录、评估，然后安排时间。1、每天在同一时间制定，建议在下班前；2、规划出干扰时间；3、要有弹性；4、要长期坚持，养成习惯。有效制定每日计划的几点建议:优先次序：确认事件的及。优先次序：（Prioritize）A:Vital生死攸关的B:Important重要的C:Optional选择的确定重要度的参考因素–不完成有什么后果？–每天只能做几个做哪几个？–哪些是和目标直接相关的？–哪些是高回报的？（不仅仅指眼前）–哪些活动直接支持我扮演的角色？（雇员，经理，父亲，孩子）确定重要度的参考因素1、承诺事项；2、与团队有关事项；3、目标考核中权重较大事项；4、其他事项。IIIIVIII紧急不紧急重要不重要紧急不紧急时间矩阵图•准备工作•预防工作•计划•建立关系•更新•澄清价值观•授权•琐碎杂务•无关的电话、信函和邮件•消磨时间的行为•“逃避”的行为•过分沉迷于电视、上网和放松状态•不必要的干扰•不必要的报告•不重要的会议、电话、•其他人的小事•危机•紧迫的问题•有期限的项目、信函和电子邮件会议、报告重要不重要IIIIVIII紧急不紧急重要不重要自然法则：紧急优先级高；紧急可能会优先顺序。紧急不紧急重要不重要态度“时间杀手”•有形杀手：明明知道是浪费时间的事情，但又不得不做，又或者迫于无奈地去做：–接听电话–打电话–某些会议–打扰–官僚作风–沟通不足–办公室政治–跟“有问题”的人共事–资源不足–阅读文件及邮件•无形杀手在我们不自觉的情况下出现，许多时候，问题是源于我们自己：–欠缺周详计划–不懂分辨轻重缓急–过分专注细节–犹豫不决–不懂说“不”–拖延–善忘–不懂授权–欠缺组织–健康欠佳会议时间的管理技能•会议准备的步骤•会议容易出现的问题-迟到-跑题-效率低下(会而不议,议而不决,决而不行,行而未果)•会议进行中的主持技巧-开始-进行中-处理困难局面•宣布闭会的技巧有效会议准备12步•确认会议主题•写下每一主题要达到的目标•选择会议参加者•决定参加者是否要做必要的事先准备•规划每一议题的时间•确定会议日期、时间•确定会议地点•通知参加者•设定会议规则•研究并决定就每一议题有效交换背景材料的策略•研究并决定就每一议题做出决定的策略•计划对每一议题做总结计划设定目标/就会议守则达成共识会议总结落实跟进事项1交换背景信息做决定/确认行动总结事项1事项2交换背景信息做决定/确认行动总结事项2事项3交换背景信息做决定/确认行动总结事项3•会议容易出现的问题-迟到1.事先提醒2.必要的惩罚3.准时开始准时结束-跑题1.程序性建议2.重申目标-效率低下(参与者问题、场地问题、时间问题、决策方式与执行问题等）会议进行中的主持技巧1.让每一位与会者都感到被尊重2.迅速引入会议主题并控制会议的进度3.鼓励每位参会者发表自己的见解4.善于处理会议中的不同意见5.对发言进行适当的鼓励和小结6.及时澄清发言中提出的问题四把钥匙•只用一个个人管理系统•随身携带•远离“废纸”•以最适合自己的方式使用工具个人管理工具基本用法:优先次序监督进度/跟踪记录整合连接TimeManagement当每天结束时，你的“任务”应当是这几类状况：TimeManagement杂项信息——每日事件记录（承诺、意见与感想、议程、谈话内容、日志等）分类信息•姓名•公司•项目•主题BCD1A234信息记录整合连接1.我需要什么?2.我什么时候需要它?3.我在哪里能够找到它?TimeManagement由于我们不知道什么对我们来讲最重要，每件事情都显得重要，由于每件事情都显得重要，我们不得不做每件事情，很不幸，别人见我们做每件事情，就希望我们做每件事情，做每件事情使得我们很忙，我们就没有时间想什么对我们来讲是至关重要的事情。探索•具有支配地位的价值观：•角色：•使命：PersonalValuesPersonalvaluesincorporatepastandpresentfeelings,behavior,experiences,thoughtsandintentions.个人的价值观个人的价值观是将我们过去和现在的情感、行为、经验、想法和意图加以融合后形成的价值取向。OrganizationalValuesOrganizationalValuesincorporatewhattheOrganizationalstandsforandwhatitspeoplebelievein.组织的价值观组织的价值观是将组织的标准与其成员的信念结合在一起。“Whenalignedaroundsharedvaluesandrootedinacommonmission,ordinarypeopleaccomplishextraordinaryresults.”…KennethBlanchard当人们具有共同的价值观，并立足于共同的使命时，普通人也可以创造奇迹。1.确认居于支配地位的价值观2.将这些价值观按优先顺序排序3.清楚界定这些价值观的含义角色：最重要的关系及责任你工作中最重要的角色是什么？你生活中最重要的角色是什么？使命宣言使命宣言描述你的独特的生活目的。它包括你想发展什么方面的素质，你想实现什么，你想作出怎样的贡献。个人使命宣言是你生活的指南，激励你作出对于实现目标最有帮助的决定并实现你的愿景。使命陈述1.我在做什么事情时感到最高兴和最充实?2.我在个人生活中从事哪些活动我觉得最值得?3.我在职业生涯中从事哪些活动我觉得最值得?4.我具有怎样的天赋、才干、强项和能力?5.做什么事情会使我感到被激励、着迷、动情?6.我怎样才能最好地为社会做贡献?每日任务中期步骤长期目标价值观角色使命长期目标是有时间界限的规划。ALong-rangeGoal:AdreamwithadeadlineTimeManagementSunMonTuesWedThursFriSat传统的周时间分配情况SunMonTuesWedThursFriSat更为有效的周时间计划1.Reviewyesterday.回顾昨天2.Listtoday’seventsrealistically.现实地列出今天的事件3.Valueeachtask(A,B,C).排价值4.Ordereachtask(1,2,3).排次序每日计划自然法则:1.我们倾向于呆在我们的舒适区。2.要实现目标,我们必须扩展我们的舒适区。改善的第一步——“记录时间”要想使用好时间，必须知道自己的时间实际上是怎样花掉的。确认你的时间用在哪里，不要光凭记忆，那太不可靠了。记录必须真实、确切，不可事后凭记忆再来追记。承诺：1.在今后21天中选7天记录自己的时间是怎样运用的;2.每周花费30分钟至1小时回顾上周及安排下周计划3.在今后21天内天天做每日计划4.在21天内写下一个长期目标•管理•管理•管理时间管理的核心使命、价值观、角色目标