工作计划与效率提升经理人的时间管理之道

工作计划与效率提升——经理人的时间管理之道主讲：2010年11月本次课程主要内容第一部分高效时间管理第二部分工作计划与目标管理第三部分如何制定工作计划第四部分如何追踪工作计划第一部分高效时间管理一、概述•时间管理能力决定了你的竞争力和生活品质•一个懂得时间管理的人比他人的工作效率高10倍以上。•同一个人，懂得时间管理时比不懂得时间管理时工作效率高10倍以上。•时间管理优秀的团队比时间管理糟糕的团队工作效率高10倍以上。二、什么是时间管理•所谓时间管理，就是只用最短的时间或在规定的时间以内，把正确的事情做好的能力。•时间管理的本质就是合理利用时间进行自我管理。三、时间的特性•供给毫无弹性•无法蓄积•无法替代•无法失而复得四、经理人浪费时间的原因1、缺乏明确的目标。2、缺乏优先顺序——眉毛胡子一把抓。3、缺少预先规划，随遇而安。4、专注于细节，事必躬亲。5、拖延的习惯6、不懂得拒绝。7、永远看不完的文件8、没完没了的会议。五、减少时间浪费的管理技巧1、确定明确的目标。2、将工作按轻重缓急分类。3、预先规划自己的时间。4、学会授权。5、杜绝拖延。6、学会拒绝。7、养成整洁有序的习惯。8、做好会议管理。为什么要确定目标？目标对于个人的人生具有导向作用。没有目标的人生就像船没有了航向。结论：经理人应确立自己的短期、中期、长期目标。1、确定明确的目标ⅣⅢⅡⅠ重要：你个人觉得有价值且对你的使命、价值观及首要目标有意义的活动。紧急：你或别人认为需要立刻处理的紧急事件或活动。重要紧急不紧急不重要管理危机有限期的任务安全事故投诉公司战略建立关系人才培养真正的创新不速之客一些会议一些报告接电话看报纸闲聊赌博看肥皂剧2、将工作按轻重缓急分类活在第II象限ⅢⅡⅠⅣ20-25%65-80%15%1%成功人士的时间安排普通人的时间安排ⅢⅡⅠⅣ15%2-3%25-30%50-60%3、预先规划时间凡事预则立，不预则废。合理利用工作备忘录。养成记录时间的习惯4、合理授权下君，尽己之能。中君，尽人之力。上君，尽人之智。——韩非子·八经5、杜绝拖延记住：1、拖延比做错更可怕。2、拖延是最坏的选择。6、学会拒绝懂得说“不”是有礼貌的表现要给对方清晰的解释要给对方另外的选择和建议。7、养成整洁有序的习惯整理你的办公桌缩短找东西的时间创造整洁的办公环境可以将事情按轻重缓急排序提高工作效率8、会议管理1、不开不必要的会议2、站着开会3、轮流发言4、会议是否需要你必须参加5、事先了解会议议程，提前准备6、说明开会目的7、避免跑题，说话假大空8、为会议设置时限。9、利用琐碎时间的建议交通：车上看书车上思考车上休息路上运动避开高峰休息：厕所发短信手机看新闻睡前做规划候车打电话第二部分工作计划与目标管理一、工作的两种形式1、消极式工作——消防式救火管理典型特点：救火•工作或忙或闲经常处于两个极端。•工作重复性强，继承性差。•人员固定性差，整体调控性差。•项目成功率低，整体士气低。•项目越大，涉及的人员越多，成本越大，风险越高。2、积极式工作——计划式主动管理典型特点：主动出击•工作被预计，强度可控并处于平稳状态。•通过对计划执行的分析和强调，综合效率不断提高，整体调控性不断增强。•人员稳定性强，工作继承性强。•相关资源的保证性强，项目成功率高，士气高。•项目大，涉及的人员多，同样可以控制成本和风险。二、工作目标•什么是工作目标？工作目标是一定阶段的工作要达到的程度和标准。•目标是工作计划的基础和前提。•工作计划围绕目标展开，为目标服务。三、制定目标的原则Smart原则：•S—Specific明确的•M—Measured可衡量的•A—Achievable可达成•R—Realistic现实可行的•T—Timed时间限制的四、设定目标七步骤1、正确理解公司的整体目标，并向下传达2、制定符合SMART原则的目标3、检验目标是否与上司的目标一致4、列出可能存在的问题和阻碍，找出解决的方法。5、列出实现目标所需要的技能和授权。6、列出为达到目标所必须的合作对象和外部资源。7、确定完成目标日期，并把目标书面化。第三部分如何制定工作计划一、什么是工作计划所谓工作计划，是对一定时期内的工作预先做出的计划和安排。二、工作计划的分类•按时间划分：长期工作计划、中期工作计划、短期工作计划。年度工作计划、季度工作计划、月度工作计划、周工作计划。•按性质划分：工作计划、生产计划、行为计划等。•按紧急程度划分：正常的、紧急的、非常紧急。•按制定计划主体划分：自己制定的工作计划、上司下达的工作计划、同等职位请求协助完成的工作计划。•按任务类型划分：日常的、计划的和临时的工作计划。三、为什么要做工作计划•工作计划是提高工作效率的有效手段。•计划能力是管理人员管理水平的体现。•通过工作计划可以变被动等事做为主动找事做。四、如何使工作计划更具可行性•首先要了解公司目标及部门目标。•计划要合理，但要具有一定的挑战性。•目标数字化，行动具体化。•结合企业和本部门的实际情况制定计划。•工作计划应上下级之间协同制定。•部门工作计划应提交部门会议全员讨论。•工作计划应该是可调整的。•修订后的工作计划应取得上级认可。五、工作计划的要素•清晰的目标•明确的步骤•可用的资源六、制定工作计划八步骤1、WHY-为什么要做，即工作的目的和意义。2、WHAT-做什么，即工作内容。3、WHO-谁来做，即实施主体。4、WHEN-何时完成，时间节点。5、WHERE-在哪里做，即工作范围。6、HOW-怎么做，即工作方法。7、HOWMUCH-做到什么程度8、HOWMANY-做的量，费用预算。七、制定工作计划的技巧•具体明确•让部属共同参与•从执行者的角度思考•确定工作程序•按实行时间列出时间表第四部分如何追踪工作计划一、工作追踪三步骤1、收集信息2、评估3、反馈1、收集信息的五个方法：1、个人工作报告2、部门、公司内部客观数字资料3、会议追踪4、协同工作5、他人的反映。针对人的反映：不可采信。针对事的反映：可作为其他追踪方法的印证。2、评估工作评估的三个要点：•不可能一次使用所有述及的方法来评估下属。•按照工作重要性进行评估。•避免只做机械性的业绩和目标的比较，应当发掘发生偏差的原因。3、反馈反馈能使下属：•明确自己表现的优劣所在•寻求改善自己缺点的方法•使自己习惯于自我工作追踪和管理。二、工作追踪中容易出现的问题•进行追踪时，使用的资料有偏差。•不追踪到底。•态度或行为不当。•只对做的不好的下属进行追踪。•没有制定计划或采用有效的手段进行追踪。三、下属对工作追踪的抵制1、员工抵制工作追踪的原因：•不愿意暴露自己的缺点•不清楚工作追踪的目的，认为是领导对自己不放心。•下属对自己的工作目标不认同。•下属虽然认同目标，但不认同达成目标的方法或评价标准。•下属不相信自己的表现能得到公平、正确的评估。•下属过分相信自己的能力•下属认为工作追踪是为了惩罚。•不以为然。2、克服员工抵制的方法•使下属了解有效工作追踪的必要性。•使下属了解工作追踪的关键是辅助下属更好的完成工作。•让员工参与设定目标及做工作计划的过程。•在工作追踪过程中，对事不对人，做到公平客观。•不以权威、命令的方式进行追踪。•对下属的困难表示理解，并尽力帮助解决。四、控制的三大要素•如何做好事前控制——培训•如何做好事中控制——检查•如何做好事后控制——标准化谢谢