视频会议系统项目可行性分析报告

视频会议系统项目可行性分析报告1.项目实施必要性1.1项目背景随着集团公司业务的不断拓展，目前已形成半年度培训交流大会，集团部门周会，部门月总结和周例会等制度，同时在领导意见传达，部门协作沟通，项目交流分析，客户演示，新人培训等方面，也经常需要通过会议、电话、网络等形式进行沟通。从集团业务发展的角度出发，上线视频会议系统，可以为公司节约大量差旅成本，也可解决常规会议中受限于时间地点等不利因素，同时还能进行桌面或者文档共享，实现会场巡查。此外视频会议系统既可以满足正式严肃的群体会议交流需要，也可以随时随地解决多方的办公协作。1.2现状及存在问题：随着集团公司职能部门工作细化，现有的会议或其他沟通模式已不能满足我们的办公需求，不管从集团-项目沟通的时效性，还是领导-员工的逐级管理上都存在缺陷，同时在会议、培训、交流上也无法做到多方参与，现有面对面会议或电话沟通存在以下主要缺陷：1.1.1.无法进行多方会议，只能以传统的电话方式进行两方沟通；1.1.2.没有视频支持，无法了解对方所处场地或办公情况，让领导缺乏对会议情况或人员的掌控；1.1.3.电话沟通为单一信号源，特别是对于项目部而言，缺乏其他补充沟通的手段，会降低沟通效率；1.1.4.无法录制会议，缺乏对会议情况的回放了解，传达会议精神的效果大打折扣；1.1.5.无法实时共享文档，如PPT、WORD无法直接展示，只能通过文件分发等方式传达，办公演示或者培训交流的效果大幅降低；1.1.6.随意分发文件，对会议的保密性存在一定的漏洞；1.1.7.无法较好实现移动办公实时接入需求，特别是领导在出差工程中无法通过较为简单的设置接入现有会议；1.1.8.传统电话沟通时容易产生杂音，回音或啸声；1.3项目说明：本项目在充分分析原有会议方式存在不足，挖掘集团公司未来对视频会议使用需求基础上，以及对市场上现有产品的了解和测试评估。经分析，提出本视频会议项目的可行性评估。2.项目需求分析：我部在对现有视频会议系统存在问题的深入分析后，结合今后对视频会议的潜在需求，提出本项目所需实现的需求：2.1支持多方沟通，方便集团公司各职能部门，各项目部的同时接入；2.2支持视频沟通，会议巡查，方便领导了解整体会议的开展情况，掌控全局；2.3多种会议连接方式，不再局限于单一沟通模式，包括视频和电话同时参会；2.4支持会议录像、录音，支持会议录制内容点播功能；2.5有良好的会议辅助功能，可通过双流的模式实现PPT、WORD以及桌面共享的需求；2.6提高会议安全性和保密性；2.7对较好的移动解决方案，可实现笔记本，手机，平板等用户通过较为简单的设置接入现有会议的需求；2.8减少对新设备的投入，与现有设备的做较好的集成，例如电脑、投影仪、摄像头等；2.9提高音视频效果，特别是音频效果，避免产生回音和啸叫等影响会议正常效果的情况出现；2.10其他辅助功能，例如一键静音，举手发言，电子投票，会议锁定，文字交流，界面水印等，此处就不一一赘述了。3.系统实施技术可行性分析：针对以上需求，我部对市面较为成熟的视频会议系统进行调研，视频会议系统从技术上分为两个体系，一是通过软件方式的解决方案，即租赁供应商云会议系统，由服务商提供云会议平台，通过网络或者电话语言接入云会议室。另一种是硬件解决方案，即购买服务器硬件并安装到机房，通过网络或电话语音接入公司本地服务器。我部在进行技术调研过程中，对两种方案的性能进行分析和测试，以下为两种方案的比较：软硬件视频系统对比：对比项目软件视频会议硬件视频会议稳定性低1、软件因为使用需要依托于电脑，所以电脑的稳定性直接和软件视频会议的稳定性密切相关高1、硬件视频会议采用纯嵌入式设计，出厂之前经过多次严格检测，通过国家ISO9001,3C等国际认证，稳定性极高。安全性低1、因为依托电脑使用，使用电脑的人只需要知道电脑密码，即可计入操作系统，拷贝电脑内的任何资料，甚至可以删除卸载视频会议软件，所以安全性较低。高1、硬件终端采用嵌入式设计，系统文件拷贝只有会议管理员可以操作，系统无法被破坏（系统管理员也做不到），除非人为损坏硬件，否则系统不会被病毒或者人为破坏。性价比高1、电脑可以用来开视频会议，还可以做其它用途，比如办公等（但强烈建议只用来开视频会议，不做其它用途，否则很容易导致视频会议被卸载或者电脑中毒之类的导致无法开会）低1、硬件终端一个会场会比软件多出1-2万块成本。易用性低1、软件视频会议首先使用人员需要知道如何操作电脑，第一次还得下载安装软件，最后还得学习如何操作软件，整体易用性较低高1、硬件终端只需要第一次配置好了，以后一键开机启动即可开会。功能性高1、硬件视频会议系统能够实现的功能软件视频会议系统都能实现。高1、软件视频会议系统能够实现的功能硬件视频会议系统都能实现。适用客户企业客户1、企业客户会注重成本，所以企业客户一般会选择软件，当然也有例外，有的企业客户追求安全稳定，也不缺钱，就会选择硬件。事业单位1、政府机关等事业单位会更注重系统的易用，安全稳定等性能，购买费用都是提前做预算，然后花预算。所以并不太在意多出的成本。4.系统报价可行性分析针对技术测试比对后，将三个品牌的成本预算汇总如下：主要设备设备名称好-网-全-产品型号价格产品型号价格产品型号价格硬件MCU----无-软件授权按每方/月租赁付费-按每方/月租赁付费-按每方/月租赁付费-本段小计：视购买方数确定注：购买硬件模式下，内包含-方永久授权。外呼语音费用语音外呼如果场外人员存在网络不佳的情况下，需要通过供应商电话转呼参与，费用为-元/分钟其他外设（非必要品，可自购或利旧）视频解码器用于接收高清信号，效果可达1080P，也可采用自行安装软件并接收方式高清电视机解码高清信号，支持1080P分辨率，可自行购买普通高清电视或投影仪高清摄像头支持横向360度，纵向65度云台控制旋转，也可自行购买普通高清摄像头全向麦克风会议室范围收音放音，也可自行购买麦克风和音箱。本段小计：视具体情况而定以上项目报价为投标前供应商初步价格，通过招标方式价格可能有一定的下降空间。5.产品选型建议：针对以上测试比对，在技术稳定性、音视频效果等方面，从国内排名前十的公司中选择了三家作为分析对比，分别为好视通，网动，全时。目前以此三个品牌作为比较对象，通过商务环节和现场效果测试比对选择产品，推荐选用软件模式，分析结论如下：5.1硬件模式成本较贵，目前公司处于第一次使用该系统，对硬件设备从实施到使用都缺乏经验；而软件模式，租赁会议室可以按每方/月租赁，更为灵活，同时供应商提供24小时技术支持，维护方便。5.2集团公司目前各项目分布于全国各地，部分地方网络条件相对较差，或处于跨运营商（南方电信，北方网通），使用硬件模式需要所有项目部连接到公司本部，连接稳定性较差，而使用软件模式，租赁会议室可以让项目部就近连接到供应商服务器，数据传输效果相对较好。5.3厂商对比，目前只有全时公司做了现场演示，测试方为息烽项目与公司办会议室，使用专业解码器和摄像头，成像效果较好，全向麦放音和收音效果略差。后期可考虑改用其他设备替换。6.项目实施计划4月5日，接到通知着手产品选型4月30日，完成产品的选型工作，收集视频会议供应商的解决方案和报价方案；5月17日，邀请供应商来公司演示产品，了解产品性能；6月6日，提交项目可行性分析报告；物设部熊勇6月6日