张晓彤《管理者的高效时间管理》

张晓彤逝者如斯夫，不舍昼夜。--孔子管理者的高效时间管理今天我们将涉及---时间管理时间管理的发展生命倒计时设定个人目标做时间纪录—杜拉克时间管理模式紧急/重要20/80原则令人痛恨的干扰压力管理我们能为自己的心理解压做些什么？–压力测试–压力源–工作压力的分类–如何化解工作压力我们能为员工的心理解压做些什么？–EAP员工心理帮助FourGenerationsofTimeManagement时间管理的发展1Notes&Checklists便条及核对单2.Calendars&Appointmentbooks日历及记事本3.Important&Urgent重要及紧急的4.Manageourselves管理自己人生70古来稀（您计划活____岁？）我的生命已用去天我的生命只剩下天签名：年月日让我们做一项残酷的活动：生命倒计时！！！Weallhavethesametime...时间面前人人平等一天1,440分钟一周10,080分钟一年525,600分钟02468101214161820三维柱形图120188556433睡觉工作文体打扮旅行吃饭聊天等人生病假设一个人寿命为72岁现在是周一晚上，你要计划未来5天的日程，这五天要做的事情有：1．你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生2．星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡3．你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话4．下个星期二，你要参加一次业务考试5．明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系6．明晚有一场演唱会7．你在图书馆借的书明天到期8．外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李9．你要在星期五交计划书之前把它复印一份10．明天下午2点到4点有一个会议11．你欠某人200元钱--他明天也将参加那个会议12．你明天早上从9点到11点要听一场讲座13．你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面14．你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗15．你想好好洗个澡16．你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时17．你身上只有5块钱，需要取钱18．大家明天晚上聚餐19．你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录20．这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时21．你收到一个朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他22．周日早上要作一次业务演讲，准备时间要15个小时，且只能用业余时间23．你邀请父母后天晚上来你家晚餐，但家里什么吃的也没有个人目标金字塔人生终极目标长期目标短期目标每日目标中期目标10年以上5至10年1至5年每天2至5个目标设立你的目标•目标要符合自己的价值观。•了解你目前的状况。•设定具体的目标。Specific:具体的Measurable:可衡量的Achievable:可达到的Realistic:现实的Time-bound:有时间限制的时间管理理论It’snotenoughtobebusy,thequestionis…Whatyouarebusydoing?光忙是不够的，关键是你在忙着干什麽？Keepsatimelog做时间记录杜拉克时间管理法现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。——记录时间；——分析时间；——管理时间。如何做？Completeitattheendofeachhour每个小时结束时填写表格Doit5days…thenstop!连做5天不要停！Keepitprivate…andbehonestwithyourself.不要给别人看，对自己要诚实051015206912141822performancedisturbancebiaoxianAnalysisoftheresult结果分析Ataskis…一项任务是IMPORTANTifdoingithasahighbenefitandvalueforachievingthegoalsofyourjob.重要----如果做它能为达到工作目标增加很大的好处及价值URGENTiffailuretocompleteitnow,orassoonaspossible,willcancelorreducethebenefitofdoingitatall.紧急----如果现在完不成，或不能尽快完成，将完全抵消或减少做这件事的好处紧急不紧急重要不重要重要紧急重要不紧急不重要不紧急不重要紧急轻重缓急矩阵IMPORTANCEURGENCYAB1B2C举例说明紧急不紧急重要不重要•干扰、电话•某些信件、报告•某些会议•迫在眉睫的事•符合别人期望的事•做计划，长远规划•人际关系的建立•准备工作•预防措施•提升自己的能力•抓住新机会•忙碌琐碎的事•广告函件，邮件•某些电话•闲聊天•找东西•等人•紧急状况•迫切的问题•限期完成的工作•计划好的会议AB1CB2每一个象限的结果？紧急不紧急重要不重要•短期行为重点•可能出现危机•看不到长远目标•觉得是牺牲者，失控•人际关系淡漠或崩溃•远景，长远规划•生活工作平衡•自律•控制性强•很少出现危机•完全无责任心•失去工作•事事依赖别人•事事需要指示•压力•自我爆炸•危机•救火AB1B2CTimeCategories时间分类CategoryAHighimportance/Highurgency=给它许多时间，立即就做！CategoryB1Highurgency/Lowimportance=现在就做，给少量的时间紧急重要•紧急状况•迫切的问题•限期完成的工作•计划好的会议紧急不重要•干扰、电话•某些信件、报告•某些会议•迫在眉睫的事•符合别人期望的事TimeCategoriesCategoryB2Highimportance/Lowurgency=给它很多时间，计划好你将何时做CategoryCLowimportance/Lowurgency=控制花在这些任务上的时间当所有重要且紧急的事做完后再做不重要•忙碌琐碎的事•广告函件•某些电话•闲聊天不紧急重要不紧急•做计划，长远规划•人际关系的建立•准备工作•预防措施•提升自己的能力•抓住新机会给重要的工作留大块儿的时间直截了当处理紧急事务控制花在不重要事务上的时间，即使它们很紧急PlanYourWork,WorkYourPlan计划你的工作，工作你的计划Failuretoplan，istheplanforfailure!计划失败了，就是计划着失败！80%的价值来自20%的因子;其余20%的价值来自80%的因子。意大利经济学家兼社会学家维弗列度.巴莱多（又称巴莱多定律）此原则决定事情的重要程度时间管理的原则：80/20原则80/20举例说明80%的结果来自投入的20%的时间80%的价值集中在20%的项目上80%的销售额是源自20%的顾客80%的工作失误来自20%的管理不当80%的看报时间都花在20%的版面80%的病假来自20%的员工时间管理的原则：80/20原则将一天的工作全部列出–例会–审阅文件，资料–与HR经理谈奖金问题–准备招聘计划–辅导下属（3件）–与财务经理讨论费用预算问题–会见客户–准备工作总结–向营销总监汇报工作–处理应急事项（3件）–接听电话并处理–老总召见–聊天等沟通关系时间管理的原则：80/20原则工作价值分类价值80%的工作价值20%的工作审阅文件例会准备工作总结并汇报辅导下属撰写计划，预算费用报告部门会议处理重要及紧急事项会见客户……谈奖金问题接听和打出不太重要的电话聊天等时间管理的原则：80/20原则时间和精力分配价值80%的工作价值20%的工作审阅文件30分钟例会如无必要可以取消9:00-11:00准备预算报告辅导下属可以在下午短时间处理11:00-12:00准备工作总结如不是太重要客户让下属见留1小时处理重要及紧急事项奖金问题推迟到另外时间或请HR部门帮忙请助理帮忙过滤电话时间管理的原则：80/20原则一般做法–接听所有的电话–会见所有的电话–阅读所有的文件–接受所有下属的建议–出席所有的会议–每天要做完所有的工作按照80/20原则–由秘书过滤及接听电话，只处理重要的–只会见占销售额80%的20%的客户–只批阅占80%信息量的20%的文件–听取20%下属80%的建议–出席20%的重要会议–先做完20%重要性是80%的工作救火！充裕！Mosthatedinterruptions最令人痛恨的干扰Procrastination拖延Drop-inVisitors不速之客Telephone电话某天清晨，张经理于上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。他很准时地于9点整走进办公室。但他并不立刻从事预算的草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌以及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了30分钟的时间，才使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划于9点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为30分钟的清理工作不但已获得显而可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上的彩色图片十分吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，已经10点钟了。他正襟危坐地准备埋头工作，就在这个时候，电话铃响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了20分钟的时间才说服对方平息怨气。挂上电话，他去了洗手间。在回办公室途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，预算的草拟是一件颇费心思的工作，若无清醒的脑筋则难以胜任，于是他毫不犹豫地应邀加入，就在那儿言不及义地聊了一阵。回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始致力于工作了。可是，一看表，乖乖，已经10点3刻！距离11点的部门联席会议只剩下15分钟。他想：反正这么短的时间内也办不了什么事，不如干脆草拟预算的工作留待明天算了许多人都因无法免于张经理那样的拖延恶习，以致到头来一事无成。Poorworkhabits不好的工作习惯Feeloverwhelmed觉得被工作制服Wanttodoitperfectly追求尽善尽美They’dratherbedoingsomethingelse他们情愿去做别的事Last-minute“High”最后一分钟才出活Procrastinate拖延…为什么？Iamprocrastinating我习惯拖延Poorworkhabits不好的工作习惯Handlewhatyoucanassoonasitcomesup马上做能做的事情Startyoudaywiththemostdifficulttaskortheoneyouenjoyleast从做最难的或者你最不喜欢的事情开始Selectjobsbasedontimeavailable有多少时间做多少事Considertheconsequence考虑拖延的后果Keepthemasterlistanddailyplanning做好主要核对单和日计划Feeloverwhelmed觉得被工作制服Breaktheprojectdownintomanageablepartsandlistthoseasseparatesteps把项目拆分成小项目并分别完成Gettheworstpartofaprojectoverwithbydoingitfirst最先做完最困难的部分Makeyourselfaccountable.Askacolleaguetocheckwithyoutobecertainyouhavegottentheprojectunderway.让你自己可信。请同事检查你的进度Keepasking:isthisthesimplestwaytodoit?Don’tmakeaprojectmorecomplicatedthanitis.不断问自己：这是最简单的做事方法吗？别把事情复