打造高效时间管理

打造高效时间管理主训导师黄蕊2黄蕊中国企业培训师联合会培训总监北京职协培训师专业委员会委员中国教育战略发展协会理事北京博跃兴华文化传播公司咨询顾问北京川石圣管理咨询公司总经理才博客户管理研究院高级讲师中国注册高级企业培训师3能做什么？核心课程高品质沟通打造职业规划金钥匙时间管理情绪管理赢在大学团队建设感恩父母与爱同行职场礼仪4做自己的主人就要先学会做时间的主人56以下是一个正常人的时间帐目表正常人1-20岁和60-80岁都无法工作，人的一生真正能用于工作的可能只有40年的时间项目每天耗时40年耗时结余睡眠8小时13.3年26.7年一日三餐2.5小时4.2年22.5年交通1.5小时2.5年20年电话1小时1.7年18.3年看电视上网3小时5年13.3年看报、聊天3小时5年8.3年刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年6.6年休假、白日梦、闹2小时3.3年3.3年情绪、身体不适789“时间就是效率”“时间就是金钱”“时间就是生命”“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”10时间是由过去、现在、未来组成的。时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。——《韦氏大词典》11无法取代供给毫无弹性供给最公平无法蓄积无法失而复得时间的5大特征12什么是“时间管理”？“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。13时间管理的历史演进第一代时间管理（备忘录型）优点：应变能力很强且没有压力缺点：较随意，忽略整体规划14时间管理的历史演进第二代时间管理(记事簿规划与准备,）优点：追踪约会，事件达成率比较高缺点：产生凡事安排的习惯15时间管理的历史演进第三代时间管理（强调价值规划，制定优先顺序）优点：以价值为导向，提高生产率缺点：忽略了自然法则，缺乏远见16时间管理的历史演进第四代时间管理（自然法则和罗盘理论）优点:以原则为中心，以人生方向为目标缺点：1718一生的时间管理——72岁人的一生★吃饭------六年★工作------十四年★娱乐------六年★走路------五年★开会------三年★打电话------两年★学习------四年★睡觉------二十一年★个人卫生------七年★找东西------一年★其他------三年19时间安排测试表—测测你的时间安排是否合理下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“YES”或”NO”1、你通常工作很长时间吗？2、你通常把工作带回家吗？3、你感到很少花时间去做你想做的事吗？4、如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5、即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6、你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件吗？7、你经常在做重要工作时被打断吗？8、你经常占用用餐时间工作吗？9、在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10、你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力地去做完它们吗？11、你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12、你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13、当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14、你常无暇阅读与工作有关的书籍？15、你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16、你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？20总结你的时间掌控12-16个“YES”救命！你在时间管理上需要改进8-12个“YES”当心！你需要重新审视你的时间行动指南4-8个“YES”可以！方向正确，但需要提高冲劲0-4个“YES”恭喜！坚持并保留你的方法21时间杀手分类有形（自觉地）接打电话会议打扰沟通不足,信息不畅阅读文件及邮件交通堵塞QQ偷菜，植物大战僵尸22时间杀手分类无形的（不自觉的）1、无目标，欠缺周详的计划2、拖延3、不懂分辨缓急先后4、善忘5、过分注重细节6、不懂授权7、犹豫不决8、欠缺组织9、不懂得说不10、健康欠缺23时间管理现状分析表内容项目自我表现能力鉴定从容应对突发时间强（）弱（）总是先处理重要事件，虽然这些事件并不紧急强（）弱（）授权别人强（）弱（）学习保持弹性强（）弱（）快速高效向别人学习强（）弱（）通过自我激励来高效使用时间强（）弱（）培养走向成功的良好思维强（）弱（）及早进入自己的生活角色强（）弱（）在安排工作时，把类似的工作集中起来，以便消除重复的活动强（）弱（）摆脱例行公事（琐碎事务）强（）弱（）无论从事任何活动，都预先设法把各种打扰的次数、影响和持续的时间缩减到最低限度强（）弱（）避免在高峰期乘车、购物、进餐强（）弱（）积极休闲强（）弱（）在疲劳之前提前休息强（）弱（）不固执于解决不了的问题，把问题记下来，让潜意识和时间去解决强（）弱（）24有效时间管理的策略2526•哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：•27%的人没有目标•60％目标模糊•10％有清晰但较短期的目标•3％有清晰且长期的目标2725年后调查发现：社会最底层，抱怨整个社会社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士27%的人没有目标60%目标模糊10%有清晰但较短期目标3%有清晰且长期的目标28目标更明确时间更有序思考更全面工作更有效抉择更正确行动更积极潜能更发挥成就更卓越29目标体系的SMART原则•Specific–具体的•Measurable-可量度的•Achievable-可达成的•Realistic–现实性•TimeBound–有时限30如何有效的分解目标剥洋葱法即时目标大目标中期目标长期目标大目标小目标更小目标即时目标实现目标设定目标31如何有效的分解目标多杈树法目标子目标子目标子目标32如何由目标到计划工作方法的三段论目标方法行动计划33如何由目标到计划计划工作的一般程序描述组织、个人的使命和宗旨评估当前情况制定计划目标估量现状和目标间的差距实施结果评估实施计划方案制定计划方案预测未来情况制定应急计划345W2H法我有八位好朋友，肯把万事指导我。你若想问其姓名，名字不同都姓何：何事、何故、何人、何时、何地、何去、何如，好像弟弟和哥哥。还有一个西洋派，姓名颠倒叫几何。若向八贤常请教，虽是笨人不会错。353637383940四大类型工作原则A（碎石型的事务）◆危机◆急迫的问题◆有期限压力的计划B(石块型事务）◆准备事项◆发掘新机会◆规划◆改进产能◆预防工作C（细沙型的事务）◆不速之客的接待◆某些电话、文件的处理◆某些凑热闹的活动◆某些必要而不重要的会议D（水型的事务）◆细琐、忙碌的工作◆一些可做不可做的杂事◆一些不必要的应酬◆浪费时间的事重要不重要紧急不紧急411急2重3轻4缓缩小扩大减少避免重要紧急不重要不紧急42●快刀斩乱麻●做好计划●交代他人办理●不做或拒绝重要不重要紧急不紧急20%65%15%﹤1%43案例分析一天下午，天马行空公司的生产部经理马大哈正在参加公司召开的企业发展战略研讨会，由于晚上要陪女朋友过生日，他心里盘算着这件事。突然收到手机短信，有两个同学从外地出差来此，约马大哈晚上参加同学聚会。这时主持人宣布，由于会议时间紧，请全体与会人员晚上要参加分组讨论。刚一散会，另一车间的一名班长满头大汗跑进会场，拉着马大哈就往外跑，原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷，现在打起来了，车间主任和在场保安制止不了，只要请班长来找马经理44454680/20原则4748如何养成良好的习惯1、随时记录、及时存盘、及时丢弃2、一日之计在于昨夜3、系统化工作4、马上行动5、避开高峰期6、避免争论7、学会速读4950拒绝的基本原则•快速反应，马上决断•注意国人的“讲面子”•婉言谢绝，而非强力拒绝•动之以情，晓之于理•提供良好的建议•提供替代的办法5152让办公室变整洁的9大技巧1、打扫、清洗和整理你的办公桌。不同的文件夹使用不同的颜色。2、列出每天要做的事3、使用一种日历4、在事情发生一周前，就要在你的日历上记下标记，写上这个事件要准备的东西5、列出你的目标清单6、选择一个或两个想今年完成的目标7、丢掉几年来都未曾使用过的办公用品8、更新记录卡9、整理桌子和周围的共组环境53混乱不堪的办公桌54整洁有序的办公桌5556有效授权的好处•赢得时间•增强员工的责任感•增强团队的凝聚力•在工作中，员工才能获得能力、经验和信心•提高员工的工作满意度和自我价值感•可以使员工积极参与经营管理中575859有效会议八戒条1、不开没有明确议题的会2、不开有许多议题的会3、不开没有准备的会4、不开可开可不开的会5、不要无关的人参加6、不要做离题的发言7、不要做重复性的发言8、不要马拉松式会议——议而不决606162打扰时间的5P•People（人）：同事、上级•Phone（电话）：煲电话粥•Paper（文件）：信件、文件、邮件•Peripheralvision（视力所及的环境干扰）：杂乱的办公司、办公桌周围堆放的杂物•Personal（自我打扰）：开小差、与别人聊天63婉转拒绝适当推迟尽量减少事先阻止6465改善拖延方法66昨天是一张已被注销的支票，明天是一张尚未到期的本票，今天则是随时可运用的现金。请善用它！67总结希望你能够:看到自己的问题在那里要改变生活的习惯和工作方式订立目标,策略,行动去应付每一个挑战在自己所能控制的情况下,把握每分钟在不能完全自己控制的情况下,把负面的影响减到最低讲师：黄蕊电话：[phone]邮箱:[e-mail]：