提升企业效能的核心竞争力——时间管理

提升企業效能的核心競爭力時間管理?管理時間?先談一個真實又寓言的現代故事美國落磯山----東、西兩面山脈,羊與狼!競爭生存的環境系統啟示!時間管理課程綱要說明一..現代企業的九項管理二..項目與管理的重要性三.時間管理與管理時間四.時間壓力與自我評測五.時間與工資價值替換六.四十項浪費時間原因七.時間象限與自我診斷八.時間管理三個成功點九.時間管理的邏輯方法十.時間管理的20種方法十一.用數位做時間管理十二.結語一..現代企業的九項管理企業核心競爭的九個項目管理1.範圍管理scope2.風險管理risk3.時間管理time4.費用管理cost5.人資管理hr6.質量管理quality7.信息交流管理communication8.採購管理procurement9.知識管理km時間管理質量管理採購管理費用管理風險管理信息管理範圍管理知識管理人資管理二..項目與管理的重要性顧客要求顧客滿意管理職責管理職責資源管理測量分析改進產品實現產品輸入輸出產品或服務持續改進時間管理1.以顧客為關注焦點2.領導作用3.全員參與4.過程方法5.管理的系統方法6.持續改進7.基於事實的決策方法8.與供方互利的關係INOUT八項質量管理原則時間管理三.時間管理與管理時間何謂時間管理?在一定的時間內;完成一定要做的事情!1.項目的定義2.活動的排序3.活動持續的時間計算4.時間管理進度表5.程序的控管6.補救的緊急計畫讓我們抬起手問自己時間是啥?時間是生命時間是金錢時間是價值時間是效果時間是效率時間是效能時間效果確定期待的結果效能以最小代價或浪費獲得最佳期待結果效率以最小代價或浪費獲得預期結果時間管理的目的性時間是一種珍貴的資源,具有消失性與不可以追溯性.企業花費時間是一種有價值的投資,是成本費用,必須用創收回饋.因此;個人與企業必須做好時間管理.时间管理与项目生命周期概念和建议发展执行终止验证完成阶段中间阶段启动阶段效果效率效能時間腦動力體動力??請先回答兩個時間管理的問題如果一個公司的金錢可以隨便花用,這個公司會怎麼樣?那麼;如果一個公司的時間隨便浪費掉了,這個公司會怎麼樣?請想一想;您最後一次審查您的時間分配,是在什麼時候?您有做時間分配的思考嗎?四.時間壓力與自我評測評測時間為十五分鐘請選擇是或否如果您回答第一部份總合結果為:00-05個【是】-您的個人效率是80%,只要稍微調整一下就好了.05-15個【是】-您的個人效率是65%,某些方面要進行大的調整.16-20個【是】-您的個人效率是50%,您的潛力有一半還未發揮.21-40個【是】-您的個人效率是20%,您準備怎麼辦呢?在第二部分如果您有12個【是】:我們自己要反省一下對時間安排方面有何問題?五.時間與工資價值替換企業缺乏時間管理的綜合現象所有的事務總是在最後一分鐘趕進度!會議多如牛毛,會而不議!議而不決!決而不行!每天毫無所獲的打發浪費掉!會議變成領導者或是管理者的發表會,不聽職工的第一線聲音!對於大事情和小事情,採取同樣的處理和對待!大事情和小事情因為沒有優先等級,因為力量不集中,所以;大小事情都同樣的效率低落!時間是金錢.您的工資如何計算?月工資1500元,您每小時鐘工資是多少?1500元÷30天＝50元/天÷8小時＝6.25元/時.1500元÷22天＝68元/天÷8小時＝8.52元/時您的小時工資＋公司的(房租.水電.電話.文具.網絡.稅金.公關.折舊.分攤.午餐.飲水.管理等費用)公司一小時約支付您15-30元的小時工資.領導者或是管理者要管理時間您作為領導者或是管理者,您對您的職工在時間運用上,滿意嗎?您給您的職工作了什麼管理時間的示範?權力來自責任!來自能力!您會管理時間嗎?主管及職工要時間管理如果每天08:30上班,您必須07:00出門.在交通途中,您做了什麼?想想;您進公司後,您做了什麼?您有記事本或是電子文檔管理時間與工作進度嗎?您有對時間管理做過建議嗎?六.四十項浪費時間原因下面有40項浪費時間的原因思考探索一下您?是否有其中的錯誤行為!浪費時間(顯性與隱性)的40項原因01.打進或打出的無謂電話02.打擾者,突然而來的訪問者03.預約與臨時的會議04.內部或外部的爭吵及發火05.缺乏目標,時間或優先計畫的事務06.個人的無序性(桌面或文檔混亂)07.無效率的代表或委託人08.無用的試驗或測試浪費時間(顯性與隱性)的40項原因09.同一時間有太多想法,嘗試太多10.對時間有不現實的期望值11.無效的通訊(網絡,電話,手機,傳真)12.下屬的訓練與發展不夠充分13.對事拖延,猶豫,歡喜做白日夢14.不會說“不”15.努力不夠徹底,或者是改變努力16.太重視細節,在枝微末節上計較浪費時間(顯性與隱性)的40項原因17.員工數額不足,員工工作不力18.內部或外部閒話太多19.缺少自律精神20.保持優越感,不信任他人21.錯誤的傾聽22.缺少正確的反饋23.個人問題,本位主義的爭執24.產生焦慮與恐慌性浪費時間(顯性與隱性)的40項原因25.執行不充分的計畫,錯誤變更計畫26.無謂或過多的等待27.記憶錯誤28.判斷的失誤29.對結果或行為的迷惑30.過於疲勞對事務產生討厭感31.責備無關事務的其他人員32.過多壓力產生緊張浪費時間(顯性與隱性)的40項原因33.使用不充分的工具及設備34.公司的策略錯誤35.不充分的登記系統產生錯誤36.閱讀過多的郵件或垃圾資料37.參與過多的外部活動38.對人.事.物不耐煩,草率39.先做了不應該做的事40.過度表現,爭取事務,影響效率七.時間象限與自我診斷急迫又重要的事重要但不急迫的事急迫但不重要的事不急迫又不重要的事1234時間管理的四個象限時間管理的自我診斷診斷自己的時間(自我紀錄留下痕跡)分析無效的時間(執行重點結果掛帥)排除浪費的時間(制度考核精算效益)時間管理的不良徵兆及解決方案同時進行許多方案,似乎都無法完成顧慮其他事項,無法專心做手上事務工作被中斷時會憤怒每天感覺很累,事情做不完休閒,運動都沒有時間請把工作排好優先順序只做必要且重要的事務只專心做完一件事務力求完整美好的做完手上事務心動---不如行動!全面時間管理的具體工作用權責劃分來消除時間浪費現象為會議做好準備工作負擔不要集中過重要有監控工作進度的機制根據事情的重要性分配時間要有年,半年,季,月,週,日的工作計畫使用數位網絡做時間分配與管理八.時間管理三個成功點目標與責任邏輯與方法組織與流程企業時間管理成功的三個中心點說說您企業和個人的目標與責任願景(vision)使命(mission)目標(glob)策略(strategy)計畫(plan)執行(action)崗位責任制業務流程化企業職工時間管理的組織與流程談談您現在的企業組織架構科層式組織扁平化組織矩陣式組織蜂巢式組織混合型組織談談您現在的企業業務流程有業務流程嗎?這個流程是誰定的?業務均照流程運作嗎?中間有困難點嗎?流程是否與知識管理系統結合?您滿意目前的流程嗎?九.時間管理的邏輯與方法腦動力需要智慧!邏輯與方法是智慧的鑰匙!您;參考參考好嗎?Plan計畫Do執行Check檢查Action再行動美國管理學大師-戴明的P.D.C.A理論FEEDBACK自變項與依變項(因.果關係)完成目標起始作為abcdefg甲乙丙丁戊己庚辛ABC時間管理的魚骨頭思維方式思考(原因)(變項)結果有助時間管理的4M與4P4MMethod方法Man人員Material材料Machine機器4PPolicies政策Procedures程序People人員Plant設備魚骨頭圖的思考啟示大衛.伊斯頓的系統圖外環境內環境DemandsThinkDecisionsSupportssystemActionsinputoutputFeedbackloop開始活動B活動A活動D活動C活動E結束時間管理的網絡流程圖反饋4567891011121314ID活動名稱開始日期持續時間12354ABCDE3/423/633/823/1023/1222003.3.2---2003.3.14時間管理的甘特圖(橫道圖)投入產出效益20%20%20%80%80%80%80/20法則節約時間管理效果利潤成果目的兵力時間地點手段使命狀況分析比較結論我國孫子兵法爭取時間的手段與方法十.20種管理時間的方法提供您作為參考技巧存乎一心,端視如何運用!精準時間管理的20種方法大學:大學之道,在明明德,在親民,在止於至善.知止而後有定,定而後能靜,靜而後能安,安而後能慮,慮而後能得,物有本末,事有終始,知所先後,則近道矣!西諺:SETING.THINKING.DOING.精準時間管理的第1種方法每天早上6:30起床,7:00搭公車,8:30上班,請問您做了什麼時間管理?張忠謀聽BBC新聞.閱讀,聽英語,激勵自己,思考本日工作的分配,執行與細節.精準時間管理的第2種方法每日下午5:30下班,約晚間7:00返回住所,若預計晚間11:00睡眠,在這五個小時中,您做了什麼時間管理?車上聽英語?閱讀?檢討本日的時間分配與工作成果?訪友?約會?自我學習?精準時間管理的第3種方法人必須勞動與學習才能有競爭力,必須有生涯規劃,才能循軌跡成功,不虛此生!您有長期,中期,短期,近期的生涯規劃嗎?有夢最美,希望相隨!掌控時間,追求成功!精準時間管理的第4種方法仔細的想一想,您為何工作?在馬斯洛的需求理論中,您在那一層面?您有年度?半年?季?月?週?日?的工作計畫嗎?有目標才能計畫時間,才能管理時間!精準時間管理的第5種方法要求自己要有計畫的使用時間,計畫必須與目標和結果掛勾,不會計畫時間的人,就是失敗的人!從現在開始,去實踐永遠不會嫌晚!精準時間管理的第6種方法所訂定的目標,一定要明確,一定要具體,一定要有實現性.備多力分,要有核心,內圍,外圍,週邊的交友與處事分別!精準時間管理的第7種方法去做一件事務,一定要有三先程序(重要急迫,急迫,重要),要善用時間象限.以價值,收益,時效為考量的基準點.不要忘記長遠的佈局就在近程的累積中!精準時間管理的第8種方法要有量化時間的分割能力,學會切割時間,學會切割自己的情緒,學會切割自己的心!了解見人說人話,見鬼說鬼話的精義,針對重點,分割使用時間.精準時間管理的第9種方法採用光譜的高低頻率,確定每天要做事情的強弱度,明確輕重緩急.可以使用李克特量表的7分法,排好工作與時間的順序.精準時間管理的第10種方法使用左,右手筆記登錄法,找出時間的爭取點,節約時間.左手右手1.2.3.4.5.6.7.8.WhyWhatWhenWhereWhohow5w＋1h精準時間管理的第11種方法問一下自己,自己最佳的生理時鐘是在何時?您有沒有考慮,將自己最佳的時段,放在處理最佳的事務方面?請紀錄自己的生理情緒指標,您會找到最佳的自我!精準時間管理的第12種方法做好的事情!比把事情做好更重要!領導是做對的事情!而管理是把事情做對!好的事情是有高效率的!而把事情做好,只是有效率的!精準時間管理的第13種方法要使用排除法,來決定時間的運用!可以使用正面表列,或者是負面表列的方式,決定時間的使用順序!正面:什麼可以!負面:什麼不可以!精準時間管理的第14種方法佔取具策略的有利位置,用策略來經營時間,而不是用時間來經營策略!常常想到1.2.3.4.5.因為它是一種順序的過程!精準時間管理的第15種方法常常使用二分法的技巧,分析誰重誰輕,因為:事務是許多部分組成的,在分割評量中,取重中之重的做!記住:切開是為了整合,如果切開了無法整合,那就不要貿然行動!精準時間管理的第16種方法一定要貫徹說不!不不只是要會說;更要身體力行!面子不是麵包!太多的面子,會讓您疲累不堪,而且毫無效率!精準時間管理的第17種方法要有循環思考的空間,不要一成不