时间与压力管理

1Takata-Shanghai时间与压力管理高田(上海)汽配制造有限公司品证部SW工程管理科二00八年三月五日2Takata-ShanghaiPart1.–关于时间的概论Part2.Part3.–强化时间管理的关键Part4.–个人时间管理的具体方法Part5.–如何来理解时间与管理时间–制定计划的原则与方法Part6.–强化团队时间的应用效率3Takata-Shanghai■时间是什么？→过去、现在、未来→时间是生命→一连串事件的连续→时间是金钱→无法储存→缺乏弹性→无法取代→错过无法重来→公平性、绝对性■让我们进入时间的回廊→绝对时间→相对时间（体验1分钟）Part1.一关于时间的概论1.人生不如意十之八九2.记忆中痛苦多还是快乐多4Takata-Shanghai■时间管理就是自我管理，自我管理重在习惯与观念的管理→找到应该做的事（做对的事情）→效率：把事情快速地做完→效果：把事情又快又正确的完成（把事情做对）二如何来理解时间与管理时间态度观念习惯行为Part2.习惯决定命运（测试表）5Takata-Shanghai■找出时间的小偷符合自己的日常情形打√、非常符合时画○1.早上闹钟响后，老是慢吞吞的不想下床。2.办公的地方很乱，经常找不到自己想要的资料。3.讲电话的时间很长或很频繁。4.常因说不出内心想说的话，而往往焦急不安。5.想开始工作或读书时，却往往得不到需要的资料。6.当自己无所事事时，内心就无法平静下来。7.在家中几乎都是看电视或上网打发时间。8.在工作或闲余时间，时常呼朋引伴同乐。9.总是让事情变得十万火急时，才会有行动的欲望。10.对自己做过的事情，后悔的情况居多。11.与人约定或约会的时，老是经常性的迟到。12.总是无法使工作或指标提前完成。13.遇到难题时，常显得迟疑不决，无法判断。14.对重要的工作或任务，总喜欢留待最后才解决。15.遭遇困难时，总喜欢自己想办法解决。16.有人要求自己帮忙时，总是很难予以拒绝。17.对自己所做的事情，鲜少具有信心的。18.在实际生活中，经常出现应付性的行为。19.常常发呆的情形出现。20.老是在做计划，目标却很少兑现。★画○的数目在两个以上时，急需时间管理的协助6Takata-Shanghai■时间管理的障碍→目标不清→无组织化→没有说“不”的能力→干扰→同时有太多急待处理的事情→过多压力及工作疲劳■分析自己的时间运用效果→每天你的工作时间怎样安排？→每周你的工作时间怎样安排？→时间都在你的规划中，或者是让现实来安排？→能不能清楚一天中，自己最有生产效率的时间是什么时候？→能不能清楚一周中，自己最有生产效率的时间是什么时候？→工作与生活失衡1.认知障碍的存在2.正视自身问题的根源3.寻找克服之对策Part2.1.明知是浪费时间的事情迫于无奈而为2.在不知不觉中浪费时间但问题又起源于自己7Takata-Shanghai三强化时间管理的关键■提高时间的掌握度个人无法掌握的事个人可以掌握的事情213546172345671.有些事是我们无法掌握的，我们却以为完全可以掌握2.有些事是我们可以掌握的，而我们却以为无法有效掌握Part3.8Takata-Shanghai20%时间注：-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------■80/20原理示意图80%成效20%成效80%时间锁碎的多数事重要的少数事Part3.9Takata-ShanghaiPart3.■时间管理四象限图重要次要紧急不急2143■象限倾斜症状1.最易忽略Ⅱ类2.Ⅰ类会增加紧张压力3.Ⅰ类太多是因为Ⅱ类做的不足4.Ⅲ类应尽可能授权5.Ⅳ类要可能减少（实践.例子）10Takata-Shanghai四个人时间管理的具体方法■善用5S管理*给予类别*加以编号*颜色管理*等级区分*固定位置*定期盘点Part4.电子文件是否可以运用5S档案管理方法？■一刻钟管理法次序*挑选事项*流程分析*调整准备*重复操作*养成习惯1.列出零碎时间2.列出处理事项11Takata-ShanghaiPart4.■一天时段分配法则早上下午中午晚上精力充沛、冲劲与勇气兼俱（Do）人文、反思（Thinking）冷静、沟通（Action、Plan）思考迟钝，适合散心、放松（Check））1.发球：E-Mail2.电话敲定/做事情3.给Leader方向/架构4.执行进行中项目1.面对面的沟通与协调（Followup、GOAround）1.思考问题2.写计划/进度3.Update/Modify执行中的项目三省---曾子★吾日三省吾身★为人谋而不忠乎★与朋友交而不信乎★传而不习乎12Takata-ShanghaiPart4.■一周工作分配法则根据事情的重要性进行分配13Takata-ShanghaiPart4.■如何做工作分派*明示做何事/目标？（what）*何时做/何时完成？（when）*何处运作？（where）*谁负责/谁来做？（who）*优先次序？（which）*工作的目的/重要性？（why）*如何做？（How）*运用资源？（Howmany/much）需考虑的因素1.部属的能力如何？2.部属的意愿如何？3.确认部属的认知程度？4.何时进行确认？（为什么要确认.时效性）5.是否起到培养部属的作用？（重要/缓急）6.对团队有何影响？沟通技巧1.两个人撕纸的事例说明2.线损率—提水的事例（别拿专业解释专业：x+y=z；a+b=c）3.沟通时态度、神情、语言的重要性（买化妆品）14Takata-ShanghaiPart4.■授权的步骤（授权/受权；上对下、平级、下对上）*决定授权的事项（重要性/缓急）*设定明确的授权目标（能力、意愿、汇报、权限、范围）*确定对象、清楚告知期待的结果*明确权限范围*给予足够的资源*训练与激励该授权对象*逐步授权（控制）*持续追踪进度（各阶段）情况（为什么要确认？）*建立适当的预警机制，切勿只有单一回报管道*避免中途收回授权（慎重），以免部属失去信心（支持）注：1.是否起到培育部属的作用、对团队的影响放风筝1.风筝（适当；被授权的对象）2.线（牵引/控制/支持；会议/报告/沟通）3.风（风向/量；条件）4.人（主体；拥有权限的人）5.场地（环境/范围）（放风筝）15Takata-Shanghai■拒绝的艺术*耐心倾听*告知考虑的时间*表情真挚/态度坚定*说明真实的理由（而不是托辞）*代为提供其他方法（可行性、有效性）*拒绝其事，而非其人*勿透过第三者拒绝听（耐心、尊重）1.聽：用心用眼用耳把讲话者尊为王■防止拖延*拖延起因于人的惰性*养成今日事今日毕的习惯*不自我拖延不拖延他人*善用科学的方法提高效率工作效果1.努力工作（WORKHARD）2.聪明工作（WORKCLEVERLY）3.功劳，苦劳，疲劳Part4.16Takata-Shanghai■时间管理的利器：TO-DOLIST紧急的事情重要的事情1.老板今天交待1.工作计划2.临时状况2.人生规划3.家庭、健康.财富日常事务SCHEDULELIST1.日常工作1.会议2.定期约会2.行事历3.纪念日.备.忘.录17Takata-Shanghai■如何管理Email*你一天花多少时间在看Email？*你进入Email会不会看小品、及其他与工作无关的信息？*你看Email？*你一天花多少时间在看Email？*你一天花多少时间在看Email？*你一天花多少时间在看Email？Part4.你的时间被Email切成零零碎碎的片段？集中处理它.---葛洛夫1.进入信箱就把所有信件的主题浏览一遍，然后做分类的动作。2.养成习惯，一天只有三个时段看Email3.除急件以外，集中时段回信.18Takata-Shanghai五制定计划的方法及管理■制定计划的步骤1.确定目标2.探寻达成目标之各种方法3.选定最佳途径（PERT）4.将最佳途径转化为每年、每月、每周及每日之工作事项5.编排每日的行事优先级6.定期检讨目标可欲性及达成目标的最佳途径之适切性■你掌握的资源1.人脉2.时间3.场地空间4.物品、物料5.金钱与预算6.客户关系7.信息9.专业技能Part5.注：制定计划/对策要尽量考虑各方面因素、要全面而不是片面；但不能只去力求制定完美的计划/对策，而不去实施现有且可行的方案（可以持续改进）19Takata-Shanghai■制定目标的原则Specific具体▲目标必须着重于具体结果，而不是概括笼统的行动，要能明确描述行动内容及结果。Measurable可测量的▲目标要能量化、清楚可衡量，即使不能量化、至少也要能从品质上来衡量，将主观减到最低Achievable可达成的▲目标要略高于实际的能力范围，且应该可以达成（适当）Relevant有关联性▲个人目标与上级主管的目标应有明确的关联，最终要与公司的目标相结合Time-based有时效性▲目标要有预定的达成时间表，具体定出每个阶段的完成期限Part5.20Takata-Shanghai例子■进度排列技术：PERT●计划评核技术（ProgramEvaluationandReviewTechnique）★目的：寻找关键路径，以控制进度★方法：1.选定主题2.列举必要的作业或实施要项3.将任务编号4.排列前后次序5.找出关键路径6.调整确认Part5.21Takata-ShanghaiPERT图案例下单1来料7生产计划2生产2新品上市调整4计划2包装1包装设计4印刷651242241251214141515812861422Takata-Shanghai■重点管理的意义★异常事项是重点管理事项★做最有意义的事，不瞎忙★聪明工作而不只是努力工作★重点管理事项即是里程碑■执行力的关键—追踪管理★订计划不执行不追踪也是徒劳★追踪要与日常管理结合★自我追踪才能确保成果★善用相关检查表格追踪（进度排列技术）Part5.工作状况--忙而无“心”--盲而无“目”--茫而无“方向”23Takata-ShanghaiPart6.六强化团队时间的应用效率■团队常见的时间浪费★跨部门之间无止尽的协调与沟通★不守时的恶习★无效且浪费时间的会议★互相不信任造成的猜忌、推诿★角色、职责认识不清的模糊沟通■团队常见的时间浪费▼目标---设定共同的目标（与价值观相同符）▼角色---确定每个人的任务，工作描述（岗位职责）▼流程---怎么决策、冲突管理、问题解决、沟通渠道▼人际关系—企业文化、氛围管理的技巧-西游记唐僧—孙悟空---猪八戒---沙僧24Takata-ShanghaiPart6.■科学的管理方法1.制定明确的目标2.充分掌握事实资料3.根据事实来分析、找原因、找逻辑4.根据事实做决策5.不折不扣的执行决策（士兵突击）6.追踪确认成效7.如有偏差及时采取措施进行修正孔子七十二弟子颜回----好学、不迁怒、不二过。子路----率真，直言（卫国妃子）25Takata-Shanghai谢谢！！