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時間管理IIIPage2時間管理IIIRevE.11/15/2002時間管理課程大綱一.什麼是時間管理(30min)二.如何提高工作效率(20min)三.如何展開計劃(40min)四.執行能力的強化(20min)五.時間管理計劃展開及備忘錄實作(50min)Page4時間管理IIIRevE.11/15/2002如果您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情?請閉目一分鐘思考這個問題Page5時間管理IIIRevE.11/15/2002找出你心的中優先順序•當你知道你只剩下三天的時間,第一個浮現在你腦海的人是誰?他是你最關心的人.第一件浮現你腦海的事情是什麼?那是你認為最重要的事情•可是平時當你掉到忙碌的陷阱時做的事情有多少是跟這些人或事情相關的?•你知道你可以活久嗎?30年?3年?還是3天?好吧,就把今天當作是你的最後1天吧Page6時間管理IIIRevE.11/15/2002人,為何安於現狀?•為何你我都不滿意現狀,但是卻安於現狀1.無奈2.因為現狀是你我最熟悉的3.或者是不確定改變之後會更好•我們明明時間管理不好,卻不想要去改善它.因為忙得沒有時間做時間管理嗎?因為更忙,所以才更要花時間做時間管理.Page7時間管理IIIRevE.11/15/2002時間管理從那裡開始•時間管理不是看了這本筆記就會時間管理,也不是聽了roger有聲筆記就會了,而是從你不滿足於現狀,或者是想要有更好的時間管理開始.•沒有人可教你時間管理,除了你自己覺得需要時•再來是你需要一個新的思考方式.什麼是新的思考方式呢?Page8時間管理IIIRevE.11/15/2002請架設一座橋,使A至B距離最短,但是橋不可斜著搭100公尺300公尺AB河水Page9時間管理IIIRevE.11/15/2002有三片木條,如何將它們圍成封閉三角形2cm10cm4cmPage10時間管理IIIRevE.11/15/2002你可知道為何會想不出來?•因為你跳不出原來的思維習慣•但是假設你畫了出來.恭喜你,你可以用新的角度去思考一個舊有的問題.•而roger的時間管理方法論就是一個新的思考方法,你只要了解他,接受他,執行他.你就會得到一個良好的時間管理.Page11時間管理IIIRevE.11/15/2002你的時間管理目標設定•幫自己設定個目標吧?•比如說:三個月之後自己做完原有的事情後,時間還可多出30%•你的期望:不把工作帶回家;假日不用趕到公司;一天花幾個小時陪陪家人或者是你最關心的人;一個禮拜花些時間到外面走走…時間管理是什麼?Page13時間管理IIIRevE.11/15/2002時間管理不是什麼?•時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多•所以時間管理的問題本身不在於時間多少,而是在於自己如何善用及分配你自己的時間,如何有效率的把事情做出來,如何做最好的時間規劃,如何說到做到.Page14時間管理IIIRevE.11/15/2002時間管理是什麼?•時間管理是讓自己更富績效,更富效能–效率是你能夠善用資源或者熟能生巧地事情給做完–效能是很聰明地把事情做好.多聽聽專家的意見,找到最佳方法,事先有計劃地做事情•時間管理從良好的計劃開始,良好的計劃又從行動開始.有計劃沒行動,達成率為零.有行動沒計劃容易浪費時間在修正錯誤上,所以兩者應該並重時間管理的架構Page16時間管理IIIRevE.11/15/2002緩請排出正確的行事優先順序????ABCDPage17時間管理IIIRevE.11/15/2002://緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷Page19時間管理IIIRevE.11/15/2002陷阱一:時間的配置不對•Reaction消極回應v.s.Proaction積極掌握•積極掌握就是擬定計劃,做好事情事先的準備,不要等事情發生了再來補救.譬如說客戶的要求事先未澄清,做出好幾千台產品後再來修補,要花多少時間呢?而客戶會如何想呢•最好的控制是預防Page20時間管理IIIRevE.11/15/2002處理危機II5%IV15%II.35%Page21時間管理IIIRevE.11/15/2002重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”Page22時間管理IIIRevE.11/15/2002如何克服忙與盲的窠臼•第一件事情是把這些迫在眉睫的事情很快地把它解決.•第二件事情是再多花一點時間,去想想以後要怎麼做才能不用處理這些事情,或者不用這麼緊張地處理這件事情.•一天的時間要花大部份時間在思考事情要怎樣做是最節省時間最不花力氣的.而不是很快的把已經發生的事情處理完畢Page23時間管理IIIRevE.11/15/2002陷阱二:拖延•除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快•不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4thPage24時間管理IIIRevE.11/15/2002成本/效益分析法成本•...•...•...•...•...•..好處•...•...•...•...•...•...Page25時間管理IIIRevE.11/15/2002思維習慣的改變•這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我立即將它做完,以便儘早忘掉它.•養成速戰速決的習慣•將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成每一塊的任務•先完成容易的部份,讓事情有進度,再完成最關鍵的20%,讓事情看起來像做完80%一般.(大塊時間法則)Page26時間管理IIIRevE.11/15/2002陷阱三:事必躬親•諸葛亮凡事必躬親,後來過勞而死.•為何需要事事躬親?–要求標準過高–不放心部屬,不信任部屬–因為怕部屬取代•灌能:就是將重要的事情交給他人去做,讓他可以學習處理事情也學習獨當一面.過程給予重點的輔導,上軌道之後即完全授權,但是授權卻不授責Page27時間管理IIIRevE.11/15/2002陷阱四:有求必應•受人尊敬重要,還是受人歡迎重要•每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當地接受.•不自量力而接受他人請託只有兩種結果,一是累死自己,二是信用受損•努力自己茁壯成為大樹,讓自己的果實惠及眾人Page28時間管理IIIRevE.11/15/2002時間管理架構1.兵貴速戰速決2.多花一點時間去思考…1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事如何提高工作效率Page30時間管理IIIRevE.11/15/2002了解自己每天工作時段的特性,善用之.2.以PDCA分佈週一到週五的工作性質.3.保持良好的體力;養成運動的習慣4.身心均衡地發展;培養良好的嗜好Page31時間管理IIIRevE.11/15/2002提高工作效率的三方法三法則•三個方法1.了解自己每天不同時段體力的分佈狀況來決定要做什麼樣事情2.讓自己充滿活力,最簡單的方法,就是養成每個禮拜固定運動的好習慣3.第三個則是均衡的生活作息,培養一個良好的嗜好•三個法則1.批次處理法則.集中時段處理所有性質相同的事情2.80/20法則,這法則是在有限的時間挑選出重要的事情來做3.高效率法則:roger大塊時間法則Page32時間管理IIIRevE.11/15/2002~12:00中午13:00~15:00下午15:00~17:00晚上19:00~活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構4.執行進行中專案1.面對面FollowUp2.GoAround3.溝通與協調1.思考問題2.寫計劃/UpdateFollowup進度(1hr)3.Update/Modify進行中專案1.花1小時寫作Page33時間管理IIIRevE.11/15/2002每週工作性質分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放鬆,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專案丟球2.組內專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點4.創造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調整,Update計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼?意義何在?2.有沒有辦法提昇自己的價值?3.計劃/規劃Page34時間管理IIIRevE.11/15/2002批次處理法則•一段時間處理同一性質的事情,一次處理多件,多件累積到一定數量才處理•如果個別處理或出現才處理會把自己的時間切割成很多片斷,譬如看Email,接電話,或者是不速之客的打斷都是…•一次只專心完成一整塊的任務,不要心有二用,避免出錯反而要花更多的時間處理後續的問題Page35時間管理IIIRevE.11/15/2002下定決心絕不要加班•下定決心絕不要加班或者把工作帶回家,你一定可以做到,因為你做事情的效率跟效能可以讓你把事情準時在時間點做完•要把生活跟工作切開來Page36時間管理IIIRevE.11/15/2002法則•theVitalFew&theTrivialMany•柏拉圖法則•花最少的力氣,獲得最多的效益•你所完成的工作裡,80%的成果,來自於20%的時間=也就是說