时间及目标管理（PPT55页)

时间＆目标管理1、全身心投入学习、不处理与学习无关的事情；2、手机调为振动，不在现场接听电话；3、上课时请不要讲话，以免影响其它学员；4、我一定能做到！会务管理高效能人士的时间管理竞争的焦点在转移质量竞争创新竞争速度竞争恰到好处，讲究时机-[视若无睹一、时间决定一切二、大吃小与快吃慢三、百法可解，唯快无解领先在第一时间行胜于言三大部分内容时间管理了解造成时间管理不好的原因掌握有效时间管理原则和方法认识时间的真谛；了解时间管理和重要论第一部份认识时间的真谛了解时间管理重要理论一个寿命72岁的美国人怎样度过一生？睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队5年打电话2年找东西1年学习4年开会3年其它3年时间渗透在每一个管理的内容曾经有一家顾问公司对100名经理人做过调查，结果表明：有很多人需要更多时间一、1人认为有足够的时间；二、10人认为需要10%额外时间；三、40人认为需要25%的额外时间；四、49人认为需要多于50%的额外时间；时间是什么？时间是由过去、现在、未来组成的（韦氏大词典）过去现在未来构成时间管理的要素是事件，对时间管理的目的是对事件的控制•时间无法储存、不可移动•时间无法替代、无法增加•时间供给毫无弹性•时间供给具有定量性•时间供给最公平•时间以稳定的速度无法阻挡地流失时间的特征善于利用时间这个最有价值的资产；懂得有意识系统地利用时间；有意识地规划有效利用时间。成功人士一个重要特征放下就是快乐！时间管理的目的效率效能效果确定的期待结果以最小的代价或花费获得最佳期待结果以最小的代价或花费获得结果时间管理理论的历史演进理论的演进特点优点缺点第一代时间管理备忘录型应变力很强没有压力随意，忽略整体规划第二代时间管理记事簿规划与准备追踪约会事件，达成率比较高产生计划的习惯第三代时间管理强调价值规划，制订优先顺序以价值为导向提高生产率忽略自然法则缺乏远见第四代时间管理自然法则与罗盘理论效率方向对改变的思想而不是行为，是一种思维方式的变革；强调的是人生的愿景，而这种人生愿景的一个宗旨就是学习怎么思考未来让生命中充满和谐、快乐、活出真我。第四代时间管理的要素与核心。WHO对健康的定义生理心理文化心灵时间管理涉及到人生的8个领域休闲健康工作心灵思考家庭理财人际关系心智第二部份：了解造成时间管理不好的原因内在因素原因及解决办法危机应对计划欠妥贪求过多事必躬亲条理不清欠缺自律无力拒绝做事拖延外在因素原因及解决办法电话干扰不速之客用人不当社交闲谈权责混淆进度失控资料、文件复杂会议耽误沟通不良人生六大模块学业职业事业婚姻财富健康人生成败，尽在取舍。人生每六年就一个坎第三部份：有效时间管理的策略策略1、明确的目标成功就是逐步实现一个有意义的即定目标目标是你为了实现心中未来的愿景，愿意付出的努力成功=目标要谋求幸福，我们的人生就不能没有一个远大目标1953年，耶鲁大学，应届毕业生20年的3%同学财富＞97%同学的财富3%的同学做了6件事情：1、目标2、达成目标的好处3、达成目标遇到的障碍4、达成目标必需的知识与技能、团队和人员5、行动计划6、具体时间目标设定与时间管理（案例）目标设定的理由生命有方向感专心致志发挥潜能看清使命区分事情的轻重缓急工作更有价值提高集体的热情有助于评估进展把重点由工作本身转到工作成果未雨绸缪克服懒惰产生热诚如何开始制定目标把整体目标分解成一个个易记的目标庆祝已取得成功定期评估计划执行情况行动起来把目标清晰地表述出来确定你的理性及起跑线把目标清晰地表述出来SPECIFIC具体的MEASURABLE可以计量的ATTAINMENT可以达到的REASONABLE合理的TIME有时间性的设定目标的5个原则（SMART）目标在时间管理中的作用目标更明确时间更有序思考更全面工作更效率品质更完善抉择更正确行动更积极潜能更发挥生活更充实焦距更集中成就更卓越价值连城的个人成功计划使自已的想法清晰化制定实现目标的计划并定出最好的期限直诚希望取得人生所企求的东西无限信任自已和自已的出能力要有把计划进行到底的决心`选择一个你最想达到的目瞟，请你用SMART的目标进行衡量我的目标SMART行动与训练依时间的长期，短期，你认为自己面对团队的管理工作的目标而言，是：1.三年目标，2.明年的目标，3.下半年目标，4.下一季目标，5.下个月目标，6.下星期目标，7.明天的目标，8.今天的目标，哪一个对你最重要？请讨论：策略2、优先原则------时间管理矩阵图•危机•紧急的问题•有限期的任务、会议•准备事项•准备事项、预防工作•价值观的澄清•计划•关系户的建立•真正的休闲充电•干扰，一些电话•一些信件、报告•许多紧急事件•许多凑热闹的活动•细琐、忙碌的工作•开关紧要的电话、信件•浪费时间的事•“逃避性”的活动•看太多的电视紧急不紧急重要不重要根据时间管理的优先矩阵对处于四个象限的人进行分类四个象限人的分类C无用人A压力人D懒惰人B从容人4D原则Doitlater（稍后再办的）Doitnow（要自已做的）Don‘tdoit（丢掉不要）Delegateit（可授权的）重要紧迫Doitnow（要自已做的）;不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先原则顺序自已亲自去完成。Delegateit（可授权的）；学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的事情。Doitlater（稍后再办的）；把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再却处理。Don‘tdoit（丢掉不要）；把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管4D’S原则紧迫的事不紧迫的事正确的行事优先顺序1急2重3轻4缓重要的事不重要的事80/20原理意示图80%时间20%时间20%成效80%成效琐碎的多数事物重要的少数事物65%65%20%15%工作的价值实际花费的时间ABCACBA=非常重要A类工作B=重要B类工作C=次重要C类工作时间利用的价值分析（ABC法则）每天只需计划完成1-2个A类工作，总共约3小时；计划另外完成2-3个B类工作，总共约2小时其余划归C类工作，总共约1小时ABC分析法在实践中应用建议1、如何利用ABC分析法将工作加以分类？ABC2、若每天处理一项A类工作，从今天起我该怎么办？3、通过坚持运用ABC原则，我赢得时间，我将利用这些时间做些什么？行动与训练：ABC分析法A类工作最重要，只能由专人或团队完成，不能授权给他人；B类工作也很重要，可以部分授权给他人；C类工作虽说价值微小，但在实际工作所占的份额也较大（常规工作、工作报表、打电话、整理档案、信件往来及其他管理工作等等）注意：ABC分析法按照优先原则，把他们按照级别，按照优先顺序排列起来，以便当天完成。做最有生产力的事情计划---为实现目标做的准备，计划就为了赢得时间。我发现你的锯子已经奇钝无比！我哪里有时间，我正在剧大树！策略3:明确详细的计划将目标写下来-是什么目标?要达致什么的成果?行动–要做些什么?次序-哪些应该先做/哪些为后?订下完成日期及排列优先次序时间估计–每项的行动需要多长时间?灵活性–有没有预留时间给不可估计的突发事情时间表–什么时候处理甚么事项？如何制定工作计划计划时间实际花费的时间实际花费的时间节省时间总的花费时间时间管理教皇赛韦特说，每天工作之前准备8分钟，每天可以赢得1小时计划时间节省时间时间管理学者研究表明周密的计划能为您赢得时间只在头脑形成，容易被推翻减轻记忆的工作压力行动更加有目的有效率便于自我检查已完成和未完成的任务便于对于自己时间需求和受干扰时间作出评估为做总结留下书面文件书面计划的好处T在系统化的时间计划中，一天是最小最显而易见的单位；如果今天没有成功，第二天可以重新开始；一天不能掌握，长远无从谈起制定每日计划随时记录\存档\丢弃东西一日之计在于昨夜格式化工作马上行动避开高峰期避免争论学会速读策略四：良好习惯养成不积小流无以成江河不积跬步无以成千里策略5:善于利用点滴时间哪种性格最不容易说“不”?策略6:学会说“不”清理文件夹,对每封电子邮件作出反应:回复\归档\删除;回复邮件时援引有关原件;使用“群发”功能;巧用E-MAIL避免混乱办公室桌上的“5S”运动处理信息洪流物以类聚，东西用毕物归原处；不乱放东西；把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记；勤于记录；处理文件三个环节：迅速回复；马上归档；及时销毁办公室美学办公桌上的“5S”运动整理废纸篓的作用文件存档系统“各就各位”的摆置集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理整理整顿清扫清洁修养T1．及时授权2．明确分配工作必需了解部属的能力,说明“做什么”,而非“怎么去做”3．授予权力，提供资源４．说明目标、期望及评估的标准５．你仍然要承担责任策略11:授权为什么要做这件事确定的目标是什么要求什么时候完成以什么形式展开可以获得什么支持或资源如何受权会议必要性准备进行结束1需要听取不同\多方意见2会议内容复杂,需要开会才能正确理解1目的2主题3时间4地点5议程6主持人7出席者8铭牌?9资料?10辅助器材?11座位安排?12会场布置?13安排记录?14食宿?1规则2议题3介绍议程4中断冗长发言5维持秩序1总结2整理记录3入档策略12:高效会议策略10:奖励成功奥运会的奖励启示纸上计划电子时间时代PC机专业时间时代简单复杂1日程表2编制器3时间计划书4PIM软件5电子编制器6网络管理器策略9：善用现代工具抽点时间工作,这是成功的代价;抽点时间思考,这是力量的源泉;抽点时间游戏,这是年轻的秘诀;抽点时间读书,这是知识的基础;抽点时间对人表示友善,这是通向幸福的大门;抽点时间梦想,这是通往明星的道路;抽点时间关爱,这是真正的生活乐趣;抽点时间快乐,这是心灵的音乐;抽点时间享受,这是对自己辛劳的馈赠;抽点时间作出计划,这就可以享受上述九种快乐.抽点时间(爱尔兰诗)