时间管理(56page)

„认识时间障碍„分析如何运用时间„掌握各种有效控制时间的工具„订出行动方案课程目标时间管理的错误观念„时间管理只是常识只要我把工作做好，我的时间管理应该还不错„我在压力下表现较好，时间管理会令我失去我的优势„我有使用计事本和行事历，这还不够吗？这个课程带给大家最重要的讯息是………...„不是教给你把事情做得快的技巧,也不是教你怎样可以不眠不休明白自己问题所在,你们需要作出怎样的决定,及你可以做些什么和要做些什麽认识时间障碍什么是时间杀手?时间杀手的分类有形(自觉的)•接听电话•打电话•会议•打扰•官僚作风•沟通不足•办公室政治•资源不足•阅读文件及邮件•交通堵塞无形的(不自觉)1.欠缺周详计划6.拖延2.不懂分辨缓急先后7.善忘3.过分注重细节8.不懂授权4.犹疑不决9.欠缺组织5.不懂得说不10.健康欠佳时间杀手的分类人最容易掉进的时间陷阱„工作欠目标，优先次序不明确„危机管理能力薄弱„多项工作须同时进行„自我组织问题„外界骚扰„无力拒绝要求„不能有效授权„拖延工作„会议要懂得管理自己，首先要认识自己要管理好自己吗?„抛弃恶习,引进新的工作方式和生活习惯订立目标妥善计划分配时间权衡轻重权力下放自我约束持之以恒订立计划以掌握时间运用企划的概念-拟定计划Î订好长期目标,以及的短期目标Î根据目标的轻重,安排优先次序Î搞清楚个人活力周期表,再根据最有效的工作时间,勾勒出“理想工作时间表”Î以目标,优先次序,理想工作时间表表示这三块积木为基础,想好一天的计划Î目标是行动的导航灯!为什么需要目标？成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解。－－美国潜能大师伯恩·崔西语为什么需要目标？哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：27%的人没有目标60％目标模糊10％有清晰但较短期的目标3％有清晰且长期的目标为什么需要目标？25年后调查发现：27%的人没有目标60％目标模糊10％有清晰但较短期的目标3％有清晰且长期的目标为什么需要目标？社会的最底层，抱怨整个世界社社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士长期目标:„个人目标-是否有关于健康,休闲和营养等的目标?„事业目标长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己!!!短期目标¾项目计划(例如推行–新系统)¾日常运作计划(编写每月生产报告)¾每周的行事安排¾每日的需要完成的工作短期的目标应该是现实的!„“剥洋葱法”„“多叉树法”分解目标„Specific-明确的„Measurable-可以量度的„Achievable-可以达成的„Realistic-实际可行的„TimeBound-有时间性的计划目标„命中是偶然的，打不中是必然的！如果没有目标浩君的故事一、明确的目标二、工作排列优先次序你是怎样编排时间计划？一、年度计划－甘特图二、周计划－执行事项清单史蒂芬·柯维博士－“与时间有约”TODOLIST-执行事项清单本周目标本周任务次序星期一____月___日星期二____月___日星期三____月___日星期四____月___日星期五____月___日星期六____月___日1.今天任务次序2.3.4.5.6.7.约会/承诺8.8888889.99999910.10101010101011.11111111111112.12121212121213.11111114.22222215.33333316.44444417.55555518.666666TODOLIST-执行事项清单„每天做„每天同一时间做„将优先次序写下„由最重要的事情写下区分优先工作重要又紧急•危机•急迫的问题•有期限压力的计划重要但不紧急•防患未然•改进产能•建立人际关系•发新机会•规划，休闲不重要但紧急•不速之客•某些电话•某些信件与报告•某些会议•必要而不重要的问题•受欢迎的活动不重要又不紧急•某些信件•某些电话•浪费时间之事•有趣的活动最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要Themainthingistokeepthemainthingthemainthingatalltimes-哲学家施格兰理想的工作时间表1/要有正面的工作态度2/留意自己的表现曲线3/预留自己安静的时间4./利用工作日志请记着:巴雷德“80/20”定理看看你的工作日志,然后问自己:„几点开始目标?能不能早点开始?有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情?,能不能早点开始?„你完全不受干扰的最长时段有多久?(不要把午饭也放进去)„你最有效率和最没有效率是什么时候?„你将当天的主要目标完成到什么程度?„你会照着优先次序的书面计划做事吗?„你在适当的时间做适当的事吗?„你在怎么处理不应该做的事?可不可以授权?„手边的工作要如何做得更有成效,更为简化,并减少细节?„你花的时间与你的优先次序是否相称?以行动配合计划将目标写下来-是什么目标?要达致什么的成果?行动–要做些什么?次序-哪些应该先做/哪些为后?订下完成日期及排列优先次序时间估计–每项的行动需要多长时间?灵活性–有没有预留时间给不可估计的突发事情时间表–甚么时候处理甚么事项？立即行动!1/改变你的习惯－行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5％是属于非习惯性的，而95％的行为都是习惯性的。江山易改，本性难移!罗曼·罗兰名言：性情即命运!立即行动!2/修正你的态度－时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。怎样可以增加你的生产力?1.你的办公桌„你的工作环境是怎么样?„有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率?改善工作环境„将所有可以吸引你视线的东西全挪开„将你每天必须用的文具放在上面(电话,时间表,笔记本,日历,笔座…..)„将你要用的器材放在容易找到的地方„把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方„将一些你知道不会作出反应的信件抛弃„利用文件夹来将不同的文件归档改善工作环境2.归档„所有的文件和书信应只分成三类:马上处理只作参考归档归档系统„一些你需要今天马上完成的事情-DONOW„一些你需要这个星期完成的工作-FILE„一些你需要归档的文件-FILE„有空才阅读的书本-READ„需要传阅的文件-PASSON„一些文件需要等待资料完成-PROGRESS3.如何处理电话/电邮„如果找不道要通话的对方-切记要留言,并说明事情的严重性,以确保对方回电„打电话之前,要把事情重点写下来„要谈比较复杂的事情,可以先将文件传真给对方先看,减少详细解释的时间„备有有关文件„自设时限4.处理会议„每次召开任何会议前,必须要紧记以下几点:¾我是否一定要出席这个会议¾会议之前应派发议程¾说明开会的目的¾如果你是主席,你应鼓励发言和要求言之有物,要避免发言同事偏离主题¾最好设定一个时限,以方便各人安排工作5.授权授权的定义和原因„委派授权是一个向下级分配工作的过程,它通常与一个经理的责任以及决策权利有关„委派授权可以帮助你节约时间的有力武器„委派授权可以增强一个经理的聪明才智授权应有的心态?„把工作授权给下级,应该存在一个给下属发展的机会„它不是用来惩罚下级„不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情授权的形态„主要可以分成两种形态：下达指令充分信任委派授权技巧预期的成果„解释所分配工作的重要性„订出需要的结果„询问下属的意见及疑问应守的规则„订出下属的权利范围及规定„达到完成工作限期的共识„订出跟进时间表„肯定成就,提高士气如何介定哪些工作委派?你必须自己做你应该做,但有些人可以帮助你你可以做,但如果其他人有机会也可以做其他人应该做,但情况紧急时你可以帮他其他人必须做委派授权技巧„解释所分配工作的重要性„订出需要的结果„订出下属的权利范围及规定„达到完成工作限期的共识„询问下属的意见及疑问„订出跟进时间表„肯定成就,提高士气6.要懂得说不„说不应该是有礼貌„要给对方的清晰的解释„给对方另外的选择和建议7.处理拖延心态„为什么我们会拖延?不知道如何或从何入手不知道为什么要做?不喜欢去处理个人情绪及健康问题缺乏奖励没有迫切性找借口过分忧虑忙碌过后改善拖延方法问题文件洗牌著手工作时间行动每次只处理一项工作-即时去做-交付下属去做-把工作分成若干部分-订出工作时间改善拖延方法Î建立自信-跟自己说“我一定可以做到”Î设立目标Î找出与自己相关的地方-对自己的好处Î储蓄时间全力再战Î自我奖励Î设立完工期限Î时刻提醒自己事情的重要性Î有充分的准备,才会把事情做好Î时间就是金钱我们可以怎样赢得每一分秒?„利用交通时间¾与运动同行¾避开繁忙时间¾车上观察构思¾车上看书„出差外游Î收集情报Î计划构想Î寓工作于娱乐总结希望你能够:Î看到自己的问题在那里Î要改变生活的习惯和工作方式Î订立目标,策略,行动去应付每一个挑战Î在自己所能控制的情况下,把握每分钟Î在不能完全自己控制的情况下,把负面的影响减到最低在新的天地里,你会...„有清晰的目标,知道自己在做什么和要做什么„分辨事情的先后次序„知道自己是否朝着目标前进„选择做对的事,而不是说只念着把事情做对„讲求效率,以最少的资源追求最大的成效„计划每天,每周,每年要做的事情„估计需要完成时间,并编排时间表行事„懂得在适当时候说“不”„建立一套方法和技巧减少打扰„缩短必须要做的事所花的时间„抗拒拖延„求取生活和工作平衡