例谈公文写作中的生造文种现象

例谈公文写作中的生造文种现象政府办集体学习资料2019.5《党政机关公文处理工作条例》（下简称为《条例》）规定，现行党政公文种类为决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函和纪要15种。党政公文种类文种的选择文种的选择和使用主要体现在公文标题中，《条例》明确规定，公文标题“由发文机关名称、事由和文种组成”。公文标题=发文机关名称+事由+文种错例①《云南省财政厅云南省人力资源和社会保障厅关于2017年度高级会计师资格考评结合工作的补充通知》（云财会〔2017〕45号）②《河北省人民政府关于推进“互联网＋”行动的实施意见》（冀政发〔2015〕51号）错例③《关于引导鼓励农村居民进城落户促进城乡统筹发展的试行意见》（眉办〔2015〕2号）④《关于召开全市统计工作座谈会的预备通知》（宿统发〔2016〕1号）错例⑤《山东省旅游局“好客山东”旅游产品创新奖表彰通报》（鲁旅字〔2015〕49号）⑥《关于配合做好砖瓦生产企业专项整治有关调查的紧急通知》（宁建节〔2017〕2号）错例⑦《关于新宁县安山乡中学水塔倒塌造成学生伤亡事故的紧急通报》（邵教通〔2016〕117号）错例解析这些标题中出现的“补充通知”“实施意见”“试行意见”“预备通知”“表彰通报”“紧急通知”等都属于生造出的文种，是不规范的。我们口头上时常说“上级下发了一份补充通知”“这是关于某人的任免通知”“收到了一份表彰通报”但是，在制作正式公文文本时必须严肃规范，不能草率。生造文种的原因分析一是混淆词性，搭配不当。按照现代汉语语法规范，“补充”“指示”“任免”“预备”“联合”“试行”“指导”“实施”“表彰”等均为动词，直接将它们放在文种之前就构成了动宾短语，使文种本身变成了受动的对象，形成歧意。二是过度强调公文的内容或指向。在文种前直接加上限定词，不仅会造成语义的重复，还生造了文种。三是随意合并公文的格式要素。将公文版头部分的要素加到标题中，直接用于修饰文种，生造出了文种。生造文种的原因分析第一种“混淆词性、搭配不当”情况最为常见，甚至有多年办文经验的“笔杆子”也对此见怪不怪、习惯成自然了。其实，这些公文的正确指称应为“补充性通知”“预备性通知”“试行性意见”“表彰性通报”等，是或以功能、或以性质等不同标准对文种作出的分类，指的是类别。生造文种的原因分析虽然有些动词在具体使用中会出现词性迁移现象，比如“预备”一词在“预备人才”中的具有形容词意味，意思为“发挥预备作用的”，但是，准确是制作公文尤其是制作公文标题的基本要求，“预备通知”这样的写法应当避免。怎样避免生造文种？揭示公文功能、性质、价值等的信息应通过公文标题的事由部分予以体现，形成动宾短语后加上结构助词“的”修饰文种。换言之，从字面上讲，标题中最后一个“的”后跟的只能是《条例》中规定的文种名称，一旦增加修饰、限定、形容成分，就会产生生造文种现象。纠错改错辨析补充性公文是对先前有关公文的补充、强调或者说明。以例①《云南省财政厅云南省人力资源和社会保障厅关于2017年度高级会计师资格考评结合工作的补充通知》（云财会〔2017〕45号）为例——一、补充性公文1.这份公文标题，不能以类别代个体，即不能写为“×××关于×××的补充性通知”。2.要正确修改这个标题，必须考察正文的内容。3.该文正文第一段写道：“根据《中共中央办公厅国务院办公厅印发关于深化职称制度改革的意见的通知》（中办发〔2016〕77号）中关于‘公务员不得参加专业技术人才职称评审’的规定，结合我省实际，经省财政厅、省人力资源和社会保障厅共同研究决定，现就我省2017年度高级会计师资格考评结合有关事项补充通知如下。”4.通过查考发现，该省先前已下发过《云南省财政厅关于做好2017年度高级会计师资格考评结合工作有关问题的通知》（云财会〔2017〕45号），为了弥补先前工作中出现的漏洞或不足，以便和上级的文件更加吻合，才下发了第二份通知。5.了解了这样的用意，该公文标题就可以修改为“云南省财政厅云南省人力资源和社会保障厅关于做好2017年度高级会计师资格考评结合工作补充说明的通知”。纠错改错辨析指示性通知是以通知或意见的形式就某一事项作出安排，以使下级机关在办理和执行中有所遵循，例如《国务院办公厅关于进一步加强农药兽药管理保障食品安全的通知》（国办发明电〔2017〕10号）。指示性通知是一种定调子、定政策、定原则的通知，具有法规、规章的某些特点，具有较强的指示性、规定性、权威性和行政约束力。其指示性不是通过在标题中的文种前加“指示”二字体现的，而是使用表示指令或祈使的动词加上受动对象构成动宾短语揭示具体事由来体现的。所以，该公文标题没有必要写为“国务院办公厅关于农药兽药管理保障食品安全工作的指示通知”。二、指示性公文另外，《条例》规定，意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。“提出处理办法”意味着意见本身即具有“指导、实施”之义，因此不宜在文种前再加上动词性限定词“指导”“实施”等，所以例②“河北省人民政府关于推进‘互联网＋’行动的实施意见”应修改为“河北省人民政府关于推进‘互联网＋’行动的意见”。在日常工作中我们发现，即便国务院办公厅和一些部委下发的公文，现在依然存在着大量的“实施意见”“指导意见”一类的文件，这很值得探讨。公文处理讲求准确与严谨，发文机关不能因为自己层级较高就不以为意地有所“突破”，下级机关办文时也不能不加思考地盲从与效仿。怎么改？1.如果公文中所列的见解还不太成熟，需要通过实践检验作出进一步调整，但相关工作又迫在眉睫，又需要给出一些相对具体的处理方法，可以下发“试行的公文”，所以就出现了例③“关于引导鼓励农村居民进城落户促进城乡统筹发展的试行意见“这样的标题。2.“提出见解”意味着意见本身即具有“参照、参考”之义，再在“意见”之前加上“试行”二字显然不甚妥当，在补齐发文机关名称后，该标题可以修改为“眉山市人民政府办公室关于引导鼓励农村居民进城落户促进城乡统筹发展的意见”。3.如果发文机关需要重点强调这只是“试行”的文件，以区别于比较成熟的“处理办法”，可以在文种之后加圆括号并标注“试行”字样，写作“眉山市人民政府办公室关于引导鼓励农村居民进城落户促进城乡统筹发展的意见（试行）”。引申学习《甘肃省行政规范性文件管理办法》规定，“办法”“规定”“决定”“规则”“细则”“意见”等规范性文件应当标注有效期限，有效期限最长不得超过5年；名称冠以“试行”的不得超过2年，“暂行”的不得超过1年。有效期限届满，规范性文件自动失效。纠错改错辨析任免人员职务主要以下发通知、命令、决定等方式进行，以通知为多。这类公文用于上级机关对下级机关、群众告知有关用人事项，目的是使下级机关和群众了解做出任免、聘用决定的机关、职位、相关依据，以及任免、聘用人员的基本信息和具体职务。单纯任用或免除职务的通知，出现错误的情况几乎没有，常写为“××关于××等同志任职的通知”或“××关于××等同志免职的通知”。三、任免类公文但是，一旦涉及多人工作职务的调整，既有任命又有免除的时候，就会出现《关于XXX等同志的职务任免通知》《关于XXX等的任免通知》之类的标题。须知，任免的对象是有关人员的职务，而不是“通知”。因此，这类公文标题应修改为“XXX关于XXX等同志职务任免的通知”。纠错改错辨析党政机关在召开重大会议或举办重大活动时，需要在正式会议召开或活动举办前让参与单位或个人做好准备工作，因为工作量较大，需要较长时间才能完成，要留有一定的“提前量”，所以常用下发通知的形式对准备工作进行部署。四、预备性公文这类公文的标题应写为“××关于做好召开/举办××预备工作的通知”，而不是“××关于召开/举办××的预备通知”。因此例④“关于召开全市统计工作座谈会的预备通知”应修改为“宿迁市统计局关于做好召开全市统计工作座谈会预备工作的通知”。纠错改错辨析两个以上的同级机关，经过会商后，就某一事项向所属下级单位作出告知或部署，或向共同的上级机关请求批准或指示而发的公文，就是联合行文。这种公文是发文单位之间的联合，而不是多个公文文本的联合，所以，用“联合通知”“联合请示”表述不当。另外，公文标题中标注“联合”一词也与版头部分的“发文机关标志”或标题中的发文单位名称形成重复，容易给人以繁复感，甚至造成语病。五、联合制发的公文比如，对《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号），标题已经清楚地告诉我们该份通知的发文机关为中共中央办公厅和国务院办公厅两个部门，当然是联合发文，所以不必在文种前再加上“联合”二字。当联合发文的机关过多，在标题中不能将全部机关名称尽数列出时，可以只标明主办机关名称，后面加“等”字。如《河南省教育厅等十部门关于联合开展河南省2017年高校毕业生“新梦想”就业公益帮扶行动的通知》（教学〔2017〕144号），虽然这份公文标题没有将“联合”直接置于“通知”的前面，而是将“联合”一词提前，作为状语来修饰“开展”，但它与“等十部门”还是出现了语义上的重复，所以应将“联合”一词删去。纠错改错辨析奖惩相关人员或单位的职能，主要由命令、决定和通报三个文种承担。在实际工作中，我们很少看到“××关于××的表彰命令”这样的标题，这是因为“命令”这一文种的使用主体层级较高，表彰事项事关重大、事由稀少的缘故。但文种为“表彰决定”或“表彰通报”的公文屡见不鲜。六、表彰性公文以通报为例，该文种可以分为表彰性通报、批评性通报、晓谕性通报几种，“表彰性”“批评性”“晓谕性”只是对通报作了类别上的划分，是形容词。“表彰”为动词，用在“通报”前构成动宾短语，受表彰的对象则变成了“通报”这一文种，不符合语法规范，容易造成歧意。所以，应该将例⑤“山东省旅游局‘好客山东’旅游产品创新奖表彰通报”修改为“山东省旅游局关于表彰‘好客山东’旅游产品创新团队（或人才）的通报”。纠错改错辨析《条例》规定，党政公文版头部分“由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素构成”，它们各自发挥着作用。在实际工作中，有的公文需要保密，有的公文要求加速传达与办理，属于有特殊要求的公文。有的办文人员随意将本应在版头部分标注的“密级和保密期限”“紧急程度”等要素直接合并在标题中，出现了诸如“紧急通知”“重要通知”“内部通知”之类的公文，这是不规范的。七、有特殊要求的公文紧急程度不同，要求时限不一。对于比较紧急的公文，应在版头的正确位置将“紧急程度”标注清楚，而不是在标题中的文种之前加上“紧急”二字。例⑥“关于配合做好砖瓦生产企业专项整治有关调查的紧急通知”应改为“南京市建筑节能管理办公室关于配合做好砖瓦生产企业专项整治有关调查的通知”。例⑦“关于新宁县安山乡中学水塔倒塌造成学生伤亡事故的紧急通报”应改为“关于新宁县安山乡中学水塔倒塌造成学生伤亡事故的通报”。同时，在公文版头部分将“紧急程度”标注清楚。引申学习《条例》指出，紧急程度是“公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注‘特急’‘加急’，电报应当分别标注‘特提’‘特急’‘加急’‘平急’”。紧急公文，是指事关重大又十分紧急，在形成、运转和办理中有着一定时限要求的公文。紧急程度不同，要求时限不一。对于比较紧急的公文，应在版头的正确位置将“紧急程度”标注清楚，而不是在标题中的文种之前加上“紧急”二字。定义一份公文是否重要、是否可以对外公布，由保密情况、紧急程度、发文机关权限、行文关系等多种因素决定，这可以通过版头部分的“密级及保密期限”“紧急程度”“发文机关标志”等要素予以体现，不必在文种前标注“重要”或“内部”字样。特例前文所指公文写作是指发文机关正式下发、有发文字号、有单位印章，办结后需要存档的正式公文。某些非正式文件标题写为“紧急通知”“情况通报”等，不能武断地一概而论这种做法一定是错的。例如，在单位内部小范围使用、涉及的事项不太重要或仅为常规性日常工作，篇幅简短、指向明确，这样的文件不需要编制发文字号，甚至不需要签发盖章，标题是可以作适当简