时间管理--个人效率管理

下面是一套个人现状的自测题，请用1-4分来打分【很少-1，有时-2，经常-3，总是-4】1.有时如果时间允许，我觉得我可以工作得更好些2.我可以告诉你上周我工作了多少个小时3.对我来说，开始一项工作很难4.我对下一步要做什么不很确定5.我不知道我做的是否足够多6.我在不同的任务之间频繁地换来换去7.我在某些地方的工作效率比在其他地方的高8.我在某些时间的工作效率比在其他时间的高9.我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时间后又置之不理10.我不能肯定自己是否在优先处理最重要的事情11.我工作时没有任何计划12.我每天的工作时间很长13.我会把工作带回家14.我没有时间去做我想做的工作以外的事15.如果我没有完成我所希望做的工作，我有负罪感16.即使没有出现严重问题或危机，我也感到工作有很多压力17.我的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件18.我在做重要工作时常常被打断19.我在办公室用餐20.我曾忘记过一些重要的约会21.我把工作拖到最后一刻，然后很努力地去做完它们22.我会找借口推延我不喜欢做的事23.当我长休了一段时间，我有负罪感24.我无暇阅读与工作有关的书籍25.我忙于解决一些琐碎的事而没有去做与工作目标一致的事3你的分数告诉你救命！你在个人效率管理上需改进当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！坚持并保留你的方法高于75分低于30分51分-74分50分-31分你是否有过这样的经历时间到底在哪个时候、哪种场合死去呢？-35个典型的例子对于未来没有梦想和目标。每天毫无目的地生活。一切毫不在意。感觉不到生活的充实、成长和幸福。没有感性、欲望与热情。无法精神焕发地运作，宛如死水一般。无法产生新的思考或创意。对现状没有改变的欲望。没有自己想要创造的冲动。时常处于后悔或遭受挫折、绝望、无力的情况。丧失自信。感到自己的心理或身体患病了，甚至有崩溃的感觉。时间到底在哪个时候、哪种场合死去呢？-35个典型的例子时常受任性或一时冲动的支配。感到是在被流放的情形下生活。顺着对方的说法行动。和酒肉朋友来往，被他们牵着鼻子走。过度沉迷于快活和游乐中。做坏事或有坏习惯。持续妨碍健康的规律性生活。每天的生活是昨日的延续，毫无变化或起伏。假日或闲暇时，做什么事都提不起劲，只是闲待着。只是为了打发时间而游玩。始终和同样的成员，做着同一形式的交际。千篇一律地与人交往和行动。时间到底在哪个时候、哪种场合死去呢？-35个典型的例子千篇一律地阅读杂志、图书和无节制地吃喝。只因为责任在肩而与讨厌的人来往。完全不投机的人际关系。对对方采取漠不关心的态度；由于空虚而令人感到受不了的沉默。埋没在工作之中，以致失去自我。每天在公司里重复着同样的工作。只是义务感驱使才做工作。无意识地完成被赋予的工作。毫无所思机械性地工作。工作中没有创意。在工作或人际关系中，常感到痛苦。在工作或人际关系中，采取逃避的态度。时间死亡的结果时间死亡的时候，人的精神活动随之停止，人的成长也会停止，甚至退步。时间的死，会给人的身心带来不良影响，并使它衰弱；而且管理者常常有陷入这种状态的危险。这一点，确实令人害怕。时间死亡的背后，每个人都潜伏着根源性的问题或原因。例如：生活意义丧失；欲望低下，思想不活跃；埋没在工作或人际关系的被动状态里。因此，追求时间就是追究这些问题或原因，并从正视这些事情开始做起。时间管理PVM内训课程【练习】假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：1．你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生2．星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡3．你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话4．有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花1小时。5．明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系6．明晚有一场演唱会7．你在图书馆借的书明天到期8．外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李9．你要在星期五交计划书之前把它复印一份10．明天下午2点到4点有一个会议11．你欠某人200元钱--他明天也将参加那个会议12．你明天早上从9点到11点要听一场讲座13．你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面14．你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗15．你想好好洗个澡16．你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时17．你身上只有5块钱，需要取钱18．大家明天晚上聚餐19．你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录20．这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时21．你收到一个朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他22．星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业余时间23．你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有24．下个星期二，你要参加一次业务考试请将这份事件清单中的各种事件制订一个周末的时间安排表。研讨在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。如何制订一份合理实用的计划表呢？在制订时间表以前，请：1．把要做的事情全部看一遍2．确定每件事情的重要等级3．根据重要程度把事情重新排序编好时间表以后，请考虑：·哪些事情被放弃不做？为什么？·哪件事情有最高的优先级？为什么？·你会高兴地执行这个计划吗？请把你的回答写在下面：·哪些事情被放弃不做？为什么？·哪件事情有最高的优先级？为什么？·你会高兴地执行这个计划吗？为什么？时间管理的四代理论第一代理论着重利用时间与备忘录特点：第一代的时间管理理论丝毫没有“优先”的观念第二代理论强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要特点：第二代自制力增强了，但对事情仍没有轻重缓急之分第三代讲究优先顺序的观念特点：讲究理清价值观与认定目标第四代理论主张关键不在于时间管理。而是个人管理特点：以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能齐头并进时间管理自行诊断表今天做了哪些有意义的事？今天有哪些事情是适当的时间内做的？今天有哪些事情是在不适当的时间内做的？为什么做了这些事情？今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？为什么在这段时间做这份工作？这工作是否可以提早进行做？今天最有效率的是哪段时间？为什么这段时间最有效率？今天最没有效率的是哪一段时间？为什么这段时间最没有效率？今天工作中最大干扰是什么？为什么产生过干扰？这干扰是否可以控制或排除？今天最严重的三个时间陷阱是什么？有无可能避免这些陷阱？如何跨越他们？今天做了哪些不必要的事？今天做了哪些不需要亲自动手的事？今天花费了多少时间做重要的事？今天花费了多少时间做不重要的事？今天有哪些事情本来应花费更多的时间去做？今天有哪些事情本来可以花费较少的时间去做而不至于减低效果？从明天开始，应该怎样做才能改进时间的效果？时间独特性一、供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的。它的供给量在任何情况下都不会增加，但也不会减少。因此，管理者无法针对时间进行开源。二、无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论管理者愿意或不愿意，管理者都被迫按一定的速率消费时间。因此，管理者无法针对时间进行节流。三、无法取代：任何一种活动都有赖时间的堆砌。这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。四、无法失而复得：时间不能象遗失物那样失而复得。它一旦丧失，则会永远丧失。15时间的特性•人生中独特且必要的资源。•供给无弹性。•无法租、买、借。•无法储蓄累积。•无替代品。•过了就不能重来。•时间本身是无法管理的。误区现状外生误区解决问题的资料不齐全员工问题电话例行性工作会议访客外界活动危机的应付沟通欠佳。内生误区在同一时间想做太多的事不切实际的时间估计拖延不注意聆听不好意思拒绝他人的请托事必躬亲办公桌零乱不堪只授与下属责任，但不授与权力决策仓促。在时间的有效运用上，管理者的敌人原来是自己！因此，时间管理就是自我管理。实际上的内生误区①在同一时间想做太多的事；②不切实际的时间估计；③拖延；④不注意聆听；⑤不好意思拒绝他人的请托；⑥事必躬亲；⑦办公桌零乱不堪；⑧只授与下属责任，但不授与权力；⑨决策仓促。由此看来、因此在时间的有效运用上，管理者的敌人原来是自己！因此，时间管理就是自我管理。在时间的有效运用上，管理者的敌人原来是自己管理者应先客观地衡量自己运用时间的方式——自己的时间使用状况。许多管理者一听到要他们记录自己的时间使用状况，都保持反对的态度。原因是第一、他们以为十分清楚自己的时间使用状况；第二、记录时间使用状况是种费时的工作。这两种反对的理由都难以成立。时间的杀手缺乏时间管理的意识缺乏沟通弄不清楚优先顺序电话打扰不速之客会议缺少目标、计划、优先次序同时要做的事太多搁置未完成任务缺乏自我约束经常需要重新阅读同一材料对每天规定的目标只完成一半，却不知为何每天的大量时间用于对凡事大惊小怪上漠视自己的行动计划变得越拖越长当需要时，无法找到重要的文件由于随手乱放，不得不耗费时间四处寻找【重要提示】就一般管理者来说，最典型的时间使用误区包括因欠缺计划而导致时间浪费；因不好意思拒绝他人付托而导致时间浪费；因拖延而导致时间浪费；因不速之客的干扰而导致时间浪费；因电话的干扰而导致时间浪费；因会议过多与过长而导致时间浪费；因文件满桌而导致时间浪费；由上下班交通及商务旅行而导致的时间浪费；由中餐所导致的时间浪费；因“事必躬亲”而导致时间浪费；与秘书之间因欠缺协调而导致时间浪费；由上司所导致的时间浪费。误区之一：工作无计划计划的拟定大致上包括下列六个步骤①确立目标；②探寻完成目标的各种途径；③选定最佳的途径；④将最佳的途径转化为每周或每日的工作事项；⑤编排每周或每日的行事次序并加以执行；⑥定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。这六个步骤所指出的是：“你要往哪里去？”以及“你要怎么去？”这是实际采取行动之前的一种思考模式。倘若你不做这一番的思考与盘算，则你势将沦为一位随波逐流迷失自我的人。不做计划的原因①因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多作思考；②不做计划也能获得实效；③不了解做计划的好处：④计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；⑤不知如何做计划。就讲求实效的管理者来说，这些原因根本不应存在。现剖析如下第一、固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直！”的侥幸心理。在这种心理之下，“计划”将不受重视。试问房子正开始燃烧的紧要关头，消防队员是应立刻拿起水龙头或灭火器进行抢救？还是应先花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作，然后再予抢救？第二、在某些情况下，虽然不做计划确实能够获得实效，但是这种实效的获得，完全是靠运气，而非来自良好的管理。企业的经营不能只靠运气而不讲求管理。第三、不做计划的人只是消极地应付工作，在心理上他将处于受摆布的地位；做计划的人则有意识地支配工作，在心理上他将居于支配者的地位。这显然是做计划的意义所在。做计划的另一种好处是，计划足以缩短工作的执行时间并提高工作的效率第四、由于目标中拟定所假设的客观环境时时发生变动，所以计划与事实常常难以趋于一致。但是，在计划执行过程中，管理者必须定期审查目标的实现进程与完成目标的最佳途径。这样，管理者将能针对目标本身及完成目标的最佳途径作必要的修正，以期符实际。如果无计划地引导，则一切行动将杂乱无章，杂乱无章的举措不仅导致时间的浪费，而且迟早将把企业带向失败的死胡同。第五、在管理教育包括学校教育及管理顾问机构所提供的训练及管理学文献极为普遍的今天，“不懂如何做计划”已不能成为不做计划的借口。从上面的分析可知，计划的拟定是任何管理者责无旁贷的任务。目标提供行动的方向尽管多数管理者都了解，目标