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時間管理*掌握時間是邁向成功的秘訣時間管理不是什麼?•時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多•所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己如何善用及分配你自己的時間時間管理是什麼?•時間管理就是自我管理•自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能–把事情很快地做完,叫做效率–把事情很快又很對地做完,叫做效能•時間管理就是事前的規劃或長期的計劃緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩請排出正確的行事優先順序????ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事優先順序正確的行事優先順序緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救重要客戶緊急訂單顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷處理優先處理的事，需擬定計劃：一、每天不要超過10件二、每次少量三、學會正確估算每個工作所需時間四、要有抱負五、只把你60%的時間拿來作計劃六、客觀的修正你的計劃七、在進行下個工作前，先把現在的工作完成陷阱一:時間的配置不對•Reaction消極回應vsProaction積極掌握•危機就是轉機•規劃重於做事•最好的控制是預防•預防勝於處理不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智的時間配置III1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”陷阱二:拖延•除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快•不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th陷阱三:事必親躬•韓非子.八經–下君,盡已之能–中君,盡人之力–上君,盡人之智•諸葛亮凡事必親躬,後來過勞而死.•為何事必親躬?–因為怕部屬取代–不放心部屬,不信任部屬–要求標準過高陷阱四:有求必應•會花太多時間,時間不夠會犧第二項受人尊敬重要,還是受人歡迎重要•不好意思拒絕請託的原因–接納請託比拒絕請託容易–擔心觸怒請託者–想要做廣受愛戴之好人–不知如何拒絕他人之請託•每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當地拒絕.如何利用時間的秘訣一、決定哪些是最需要馬上去做二、暫時把其他的是拋開三、把你的全部精力投入這項活動你會覺得時間不夠用而帶給你煩惱或壓力嗎？成功的幹部要點一、學會應用技巧，以最少的時間獲得更大的收穫二、學會集中全力處理重要事情，並擱置不重要的瑣事三、學會委派工作你知道這一星期要做些什麼是嗎？思考的方針一、你這一週的目標是什麼？二、如何幫助自己達成年目標？月目標？三、你的首要目標又是什麼？如何提高工作效率如何提高工作效率1.了解自己每天工作時段的特性,善用之.2.以PDCA分佈週一到週五的工作性質.3.保持良好的體力;養成運動的習慣4.身心均衡地發展;培養良好的嗜好1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下良好的時間管理來自於計劃1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事PADC不好好耗用時間花時間在計劃上才是最節省時間的作法耗用時間8.80/20法則1/2柏拉圖法則•花最少的力氣,獲得最多的效益•你所完成的工作裡,80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關的80/20原理意示圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物目標金字塔長程目標年目標季目標月目標週目標日目標1251008064483627181212020406080100120140專案一專案二專案三專案四專案五專案六專案七專案八專案九專案十1251008064483627181212020406080100120140學習一學習二學習三學習四學習五學習六學習七學習八學習九學習十1251008064483627181212020406080100120140生活一生活二生活三生活四生活五生活六生活七生活八生活九生活十如何列管重要計劃•將自己短中長期的計劃依工作,個人及生活這三個主軸一一列舉出來,並算出每個計劃的效益.(如下一頁所示)•在同一個時間點進行這三個主軸的前3個專案(專案件數依自己能力而定,紅線的右手邊)•有專案結束之後下一個專案就可以往左遞補每個計劃如何給予評分•先將所有計劃列出來,分成短中長期(自行定義)•分成三個項目(也可依自己的價值觀調整),依照:重要性,急迫性及成功機會來給分數.最好給5分,最不好給1分•將三個分數相乘,分數最高者為最優先執行的計劃備忘錄時間管理的利器:to-doList備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規劃3.家庭,健康,財富ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀念日RoutineWork1.日常工作2.定期約會備忘錄的範例範例:備忘錄的範例節省時間的主要決定因素改變壞習慣的方法為：•一、將你要改變的習慣紀錄下來•二、寫下你要改變這習慣的目的•三、列出你的壞習慣可帶來的壞處•四、列出改變壞習慣可帶來的好處•五、不要疏忽任何一項剛出現的壞慣•六、在開始時，不用害怕矯枉過正•七、把其他人牽連進來良好工作習慣的養成•兵貴速戰速決•養成做備忘錄的習慣•可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成•每天至少完成一件事情,特別是在工作情緒低潮時“執行”的寫照•JustDoIt•奉備忘錄的ToDo-CheckList如聖旨•行動才是企劃的開始•把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20%•執行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷執行的速度:兵貴速戰速決•養兵千日,用在一時(資源珍貴)•時機稍縱即逝•將變數降至最低–生米已煮成熟飯型(老公,來不及了)–自廢武功型(成績已經貼出去了)•客戶的感受•加速度,勢如破竹.兵貴速戰速決的時機•並不是每一件事情都需要兵貴速戰速決•#1是專案的要徑任務或是一群人要等你的決策之後方能動作(丟球)•#2重要事件的關鍵任務.通常要完成此關鍵任務只佔全部專案時間的20%.•#3時機稍縱即逝的機會.有時候機會的有效性僅限於某段時間,甚至短到幾分鐘而已.如何處理情緒低潮•每天至少完成一件事情•完成事情的定義–完整的–相關的–善後的–記錄的文件•通常完成一完整任務就會有力氣再做第二件事情時間管理表NO工作項目目標8:008:309:009:30明日計畫項目目標優先順序12時間管理結語清明神定氣定神閒遊刃有餘舉重若輕