时间管理-如何成为上司的得力助手

Page1of51時間管理时间管理(如何成为上司的得力助手)Page2of51時間管理Page3of51時間管理如果您的余生只剩下三天,您会做那三件事情?请闭目一分钟思考这个问题Page4of51時間管理前面那个问题太过严肃?如果您明天起要請年假三天,您会交待代理人那些事情?Page5of51時間管理时间管理是什么?Page6of51時間管理时间管理不是什么?•时间本身不是问题.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多•所以时间管理的问题本身不在于时间,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间Page7of51時間管理时间管理是什么?•时间管理就是自我管理•自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能•把事情很快地做完,叫做效率•把事情很快又很对地做完,叫做效能•时间管理就是”预先设想、超乎期待”部属主管Page8of51時間管理人,为何安于现状?•为何你安于现状(不想結婚)?•1.无奈•2.不确定改变之后会更好•3.因为现状是我自己最熟悉的•除非当你开始不满于现状时,表示会有新的事物发生在你的身上…………………但是要用对“新的思考方式”Page9of51時間管理你可知道为何会想不出来?•因为你跳不出原来的思维习惯•但是假设你想出来了.恭喜你,表示你会用新的角度去思考一个旧有的问题.•改变时间管理的第一步,从你自觉需要时间管理开始Page10of51時間管理时间管理的架构Page11of51時間管理紧迫的事不紧迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩请排出正确的行事优先级????ABCDPage12of51時間管理紧迫的事不紧迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd轻4th缓正确的行事优先级(急重轻缓)Page13of51時間管理紧迫的事不紧迫的事重要的事设备故障,生产停摆重伤害急救员工产生肢体冲突顾客抱怨居民抗爭停电老闆交待的事主管交待的事计划研拟问题调查技能提升居民有話說公关促进健康检查不重要的事有些电话有些不速之客到访有些会议之出列席有些无谓的请托有些临时的邀约有些交际应酬有些文件之处理处理属下之工作自我干扰自我心烦个人嗜好的沈迷Page14of51時間管理陷阱一:时间的配置态度不对•Reaction消极回应vsProaction积极掌握•危机就是转机•规划重于做事•最好的控制是预防•预防胜于处理Page15of51時間管理不合理的时间配置I.45%处理危机II5%IV15%II.35%Page16of51時間管理明智的时间配置I处理危机II善用管理循环Ｐ．Ｄ．Ｃ．ＡPage17of51時間管理•第一步骤计划(Plan)『没有计划,您就是正在计划失败』•第二步骤做(Do)「有做才有可能达到目标-赢在起步」•第三步骤检查(Check)养成事后追踪回馈的习惯，检查目标是否有达成•第四步骤再改善(Action)当定期检查工作进度，发现产生落差时，应从新检讨达成目标所使用的方法，必要时，可能也要向上级请示重新确认目标或调整作法善用管理循环Ｐ．Ｄ．Ｃ．ＡPage18of51時間管理陷阱二:拖延的方式不对•除了第四项(既不重要又不紧迫的事)以外,其它的事做起来都不太愉快(不是措手不及,就是已經被主管釘得滿同頭包)•不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情紧迫的事不紧迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4thPage19of51時間管理克服1.成本概念/效益分析法成本•花錢約會...•走路去公園約會...•...•...•...•...好处•幸福終生...•不用門票又有情調...•...•...•...•...Page20of51時間管理克服2.思维习惯的改变•这件事令人感到为难,但是它非做不可,因此我将立即做完它,以便尽早忘掉它.•养成速战速决的习惯•将事情切成好几块小块任务,快速地完成每一块的任务•完成最关键的部份,让事情看起来像做完80%一般Page21of51時間管理陷阱三:事必亲躬•韩非子.八经–下君,尽已之能(单兵作战)–中君,尽人之力(借力使力)–上君,尽人之智(呼风唤雨)•诸葛亮凡事必亲躬,后来过劳而死.•为何事必亲躬?–因为怕同事取代–不放心同事,不信任同事–要求标准过高Page22of51時間管理陷阱四:有求必应•受人尊敬重要,还是受人欢迎重要•不好意思拒绝请托的原因–接纳请托比拒绝请托容易–担心触怒请托者–想要做广受爱戴之好人–不知如何拒绝他人之请托•每个人都有一个好朋友,叫“施小惠”,可以适当地拒绝.Page23of51時間管理1.舍得2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下Conclusions:时间管理架构1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.幕後運籌帷幄2.灌能均衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事Page24of51時間管理如何提高工作效率Page25of51時間管理如何提高工作效率1.了解自己每天工作时段的特性,善用之.2.以PDCA分布周一到周五的工作性质.3.保持良好的体力;养成运动的习惯4.身心均衡地发展;培养良好的嗜好Page26of51時間管理1.工作时段分配法则早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟顿,适合散心,放松(Check)冷静,沟通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.发球:EMail2.电话敲定事情/做事情3.给部屬方向/画架构4.执行进行中专案1.面对面FollowUp2.GoAround绕过障碍解决问题3.沟通与协调1.思考问题2.写计划/UpdateFollowup进度(1hr)3.Update/Modify进行中项目1.花1小时写作(整理工作心得)Page27of51時間管理2.每周工作性质分配法则礼拜一二礼拜三四五礼拜六日备注活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟顿,放松,沟通(Check)冷静,思考(Action,Plan)1.大型专案丢球(例績效考核)2.課内专案丢球3.给予課员做事方向/做事重点4.创造议题1.FollowUp一二所丢的球2.调整,Update计划3.议题收尾4.倾听沟通1.想想项目推展目的是什么?意义何在?2.有没有办法借专案推展提升自己的价值?3.计划/规划Page28of51時間管理如何展開你的計劃•一日之计在昨天下班前•一周之计在于周日•一月之计在于月底Page29of51時間管理1.舍得2.勇于拒绝3.交待他人1.怡情养性2.轻松一下良好的时间管理来自于计划1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.幕後運籌帷幄2.多多學習均衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事Page30of51時間管理PADC不好好耗用时间花时间在计划上才是最节省时间的作法耗用时间Page31of51時間管理80/20法则•花最少的力气,获得最多的效益•你所完成的工作里,80%的成果,来自于20%的时间=也就是说80%的努力是与成果无关的Page32of51時間管理80/20原理意示图80%时间20%时间80%成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物Page33of51時間管理目标金字塔长程目标年目标季目标月目标周目标日目标Page34of51時間管理目标设定(Goal-setting)•目标设定原则(SMART)：（Specific）目标要具体；（Measurable）目标必须是可衡量的；（Achievable）目标是可能实现的；（Realistic）目标是切合实际的；（Timetable）一定要设定时间表•目标设定的七个步骤：（1）先拟定您期望达到的目标（2）列出达到目标后的好处（3）列出可能的障碍点（4）列出所需信息或资源（5）列出可寻求支持的对象（6）订定行动计划（7）订定达成目标的期限Page35of51時間管理执行能力的强化Page36of51時間管理良好工作习惯的养成•兵贵速战速决•可以早上做完的事,决不拖到下午完成可以一天做完的事,决不分成两天完成•每天至少完成一件事情,特别是在工作情绪低潮时•养成做备忘录的习惯Page37of51時間管理備忘錄时间管理的利器:to-doList备忘录紧急的事情1.高阶今天交待2.临时状况重要的事情1.工作计划2.人生规划3.家庭,健康,财富ScheduleList1.Meeting2.行事历3.纪念日RoutineWork1.日常工作2.定期约会Page38of51時間管理“执行”的写照•JustDoIt•奉备忘录的ToDo-CheckList如圣旨•行动才是企划的开始•把掌控着力焦点集中在计划最紧要的20%•执行能力锋利如倚天剑.剑锋到处,刀折剑断Page39of51時間管理执行不是一成不变的•合理性Reasonable探讨表示用心•试探一下是不会损伤毫发的•平时基本观念(Sense)的建立,在临场应用时最能显现效果Page40of51時間管理执行的速度:兵贵速战速决•养兵千日,用在一时(资源珍贵)•时机稍纵即逝•将变量降至最低–生米已煮成熟饭型(老公,来不及了)–自废武功型(成绩已经贴出去了)•客户的感受•加快速度,才能势如破竹.Page41of51時間管理兵贵速战速决的时机•并不是每一件事情都需要兵贵速战速决•#1是项目的要径任务或是一群人要等你的决策之后方能动作(丢球)•#2重要事件的关键任务.通常要完成此关键任务只占全部项目时间的20%.•#3时机稍纵即逝的机会.有时候机会的有效性仅限于某段时间,甚至短到几分钟而已.Page42of51時間管理让程序进行最迅速的方法当然需要先了解程序及关键点•见面三分情•亲自与关键人物(经理)面对面沟通Page43of51時間管理执行的技巧:KeySuccessFactor•灵活如庖丁的刀,在牛的关节中游走(游刃有余).分解完毕牛尚不自知已经被解体•关键重点在计划阶段时即被简单勾勒出来•做对的事情,并不会耗费太大的力气.反而做不对的事情,才需花时间东补西补.Page44of51時間管理Buffer缓冲区•并不是每件事情都那么的急•如果我们每件事情都要即时地处理掉,相信我们会变得神经兮兮的•所以应该要有一个地方让我们放一些比较不必马上处理掉的事情,但是时间到时又要能提醒我们Page45of51時間管理如何处理情绪低潮•每天至少完成一件事情•完成事情的定义–完整的–相关的–善后的–记录的文件•通常完成一完整任务就会有力气再做第二件事情Page46of51時間管理消除时间杀手所谓时间杀手就是浪费时间的事情，如：电话干扰、不重要的会、不速之客、总是在做救火的事情、拖延的习惯、犹豫不决、过度承诺、责任界定不清、缺乏所需協助资源等等若要消除时间杀手，您一定要厘清工作的重点：把工作重点拟出来，然后作出抉择Page47of51時間管理有效的项目管理当在工作上与时间管理上愈来愈有绩效时，可能会被指派更多的工作其内容包括(1)多重的工作计划(Alternatives)(2)定义理想的指標(3)设定完成期限(4)列出完整的工作清单(5)风险预估和替代方案(BackupPlan)崔西定律：(1)工作的困难度=(执行步骤的数目)的平方：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9﹔(2)简化工作是所有成功条件的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题Page48of51時間管理良好的人际沟通与授权工作时间中大约有75%的时间是花在与人沟通上，在世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系；在职业生活中您是否成功，决定于您如何有效地与别人沟通；每一次沟通的破裂，都发生于意见表达不明确不良授权是浪费时间的主要因素，要将可能交办出去的工作授权出来。要教导您的部属，如何做您所交办的工作，并向外界争取所需的资源与协助Page49of51時間管理如何成为上司的得力助手时间管理方法意愿用心决心Page50of51時間管理时间管理结语清明神定气定神闲游刃有余举重若轻NO1Page51of51時間管理交流时间