时间管理-走在时间的前面(1)

时间管理——走在时间的前面***企业顾问有限公司第一章：职业人士必须学会时间管理第二章：对你的时间管理现状作出评估第三章：对时间进行计划第四章：分清任务的轻重缓急第五章：时间管理的技巧课程内容职业人士必须学会时间管理认识时间：时间尺游戏——你的时间足迹在哪里？游戏的思考——认识时间时间仅仅是：太阳、月亮的运行规律、日晷、沙漏？机械表、电子石英表上的指针和数字？对于个人而言：人生就是时间，时间是不存在的，只有经历（个人的时间足迹）是存在的；能够把握住时间的价值，就是把握了人生的价值职业人士必须学会时间管理时间管理的历程用完consume用好utilize用对right什么是时间管理可以改变的才适合管理；时间本身不能改变也不能管理（自然规律）；可以改变的是自己的思想、行为、习惯——最有效的是改变思想。时间管理其实是：资源管理自我行为的管理提高时间资源的使用效率职业人士必须学会时间管理时间是怎样被浪费的？时间浪费是隐性浪费时间浪费的常见表现形式：时间缺乏计划性习惯性的拖拉嘴上的时间浪费不会拒绝喜欢包揽一切不给危机预防处理留有时间时间浪费职业人士必须学会时间管理学习时间管理的意义时间管理是职业成功的源泉适应快鱼吃慢鱼的社会提升自我面对变化的能力增加给自己“充电”的时间增加放松自己的时间职业人士必须学会时间管理第一章：职业人士必须学会时间管理第二章：对你的时间管理现状作出评估第三章：对时间进行计划第四章：分清任务的轻重缓急第五章：时间管理的技巧课程内容对你的时间管理现状作出评估小测试：你浪费时间的情况严重吗？ABCD1、为了避免对棘手的难题采取行动，管理者要寻找理由和借口2、为令困难的工作能被执行，对执行者下压力是非常必要的3、管理者采取折中办法以避免造成不愉快是一件困难的工作4、管理者经常遭遇太多的足以妨碍完成重大任务的干扰与危机5、当被迫从事一项不愉快的决策时，管理者要避免直截了当的答复6、管理者对重要行动计划的跟踪工作没有必要予以重视7、管理者可以强行命令他人执行不愉快的工作8、管理者可以将重要工作安排在下午、夜里或带回家处理9、管理者因工作难题会经常出现过分疲劳、紧张、泄气等状态10、在着手完成一件艰难的工作之前，管理者喜欢整理桌上的物品A：极表同意；B：略表同意；C：略表不同意；D：极表不同意时间用家类型散漫型浪费型高效型失控型时间太多，无从打发有效工作时间太少高效利用时间，甚至可以有效支配他人的时间甚少有自己支配的时间对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估分析前的准备：1、接受“时间有价”的观念时间经济价值：收入÷时间，如年收入÷365天2、养成记录时间的习惯对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估个人评估时间管理的步骤：1、纪录8：009：0010：00……工作项目工作等级工作结果对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估2、绘制时间效率曲线每天时段效果很差稍差普通佳极佳07：00——07：5908：00——08：5909：00——09：59…………22：00——22：5923：00——23：59时间：200×年×月×日至200×年×月×日对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估3、评估时间分配状况案例：某分公司总经理的时间分配状况（作业时间分析）2002年我们对下属某分公司总经理某周一的时间分配进行了实地调查，并作出分析和评估。他在这一天的工作任务是：制定一周工作计划进行质量控制工作会议电话接待供应商的拜访检查下属的工作状况处理员工纠纷对你的时间管理现状作出评估时间分配工作项目预测实际时间比例时间比例1、制定工作计划1801202、进行质量控制48303、工作会议721204、电话24425、接待供应商拜访24506、检查下属工作24307、处理员工纠纷2408、午餐24209、其它60100总计480512某分公司总经理周一的时间评估表对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估4、分析分析提示之一：时间使用率是多少？你工作时间的工作内容与工作目标是否相符？有多少工作项目是与工作目标不相符的？在你的工作中，例行性、作业性工作占多大比例？你这一周可支配的自由时间有多长？在什么时候？你不可支配的时间有多长？在什么时候？你被干扰的时间有多长？这些干扰的来源是什么？依重要程度来说，那一项干扰对你最有影响？你认为应采取什么行动，才能减少或控制干扰？对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估4、分析分析提示之二：何时工作时间效率最高？何地做何工作时间效率最高？领导性工作与管理性工作、管理性工作与事务性工作、工作与休息等时间比例各是多少？这种比例是否合理？对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估5、改进职业人士反省自己一天的时间浪费需要自问的10个问题：今天有哪些事是在不适当的时间内做的？今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？今天最具工作效率的是哪一段时间？今天最不具工作效率的是哪一段时间？今天工作过程中最大的干扰是什么？今天最严重的三个时间使用误区是什么？今天做了哪些不必要的事？今天做了哪些不需要亲自做的事？这些事可以授权给谁去做？今天花费了多少时间做重要的事？花费了多少时间做不重要的事？今天花费了有哪些事情本来应该花费更多的时间去做？对你的时间管理现状作出评估第一章：职业人士必须学会时间管理第二章：对你的时间管理现状作出评估第三章：对时间进行计划第四章：分清任务的轻重缓急第五章：时间管理的技巧课程内容对时间进行计划什么是正确的目标1、人不能失去目标2、目标的种类为什么干什么怎么干99%的管理活动的失败都与事先没有计划或计划错误有关。——美国管理学家德鲁克对时间进行计划什么是正确的目标3、正确目标的标准——SMART原则•Specific明确具体的•Measurable可衡量评估的•Attainable可达成的•Realistic现实可行的•Timed有时间限制的人生终极目标长期目标短期目标每日目标中期目标10年以上5至10年1至5年每天2至5个目标什么是正确的目标目标金字塔4、做一个目标导向的人对时间进行计划什么是科学的计划科学的计划是可操作性的科学的计划是分步骤的科学的计划是具有灵活性的对时间进行计划怎样做好时间计划——任务待办单法对时间进行计划1、任务待办单——有效的时间计划方法今日待办事项任务类型完成者完成情况备注12……2、怎样填写任务待办单首先列出计划中今天要完成的工作；其次，把这些事情按紧迫程度分成ABC三类；A类：必须要在两个小时内完成B类：必须在当天完成C类：三天之内要完成怎样做好时间计划对时间进行计划3、填写任务待办单的注意事项明确每天工作任务中的重点任务在高效率时间段安排高价值的活动百灵鸟型猫头鹰型混合型注意平衡性和交替性注意连续出现的工作任务把任务待办单变成自己的习惯！怎样做好时间计划对时间进行计划团队时间计划方法简介工作任务分解结构（WBS）甘特图网络图工作任务分解结构甘特图网络图对时间进行计划制定时间计划的基本步骤确定目标列出途径选定最佳途径将途径转化时间安排表执行时间安排表调整时间安排表对时间进行计划第一章：职业人士必须学会时间管理第二章：对你的时间管理现状作出评估第三章：对时间进行计划第四章：分清任务的轻重缓急第五章：时间管理的技巧课程内容找出最重要的事分清任务的轻重缓急80%的价值来自20%的因子;其余20%的价值来自80%的因子。----意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏瑞图80/20法则80/20举例说明80%的结果来自投入的20%的时间80%的价值集中在20%的项目上80%的销售额是源自20%的顾客80%的工作失误来自20%的管理不当80%的看报时间都花在20%的版面80%的病假来自20%的员工分清任务的轻重缓急区分事情重要与否的标准能直接为实现目标服务能为实现目标创造条件能为预防危机服务分清任务的轻重缓急时间管理矩阵重要性急迫性重要不紧急不重要不紧急重要紧急不重要紧急分清任务的轻重缓急时间管理矩阵第一优先：做“重要且紧迫”的事第二优先：做“重要但不紧迫”的事第三优先：做“不重要但紧迫”的事第四优先：做“不重要也不紧迫”的事时间管理矩阵告诉我们正确的做事顺序是：分清任务的轻重缓急时间管理矩阵重要性急迫性重要不紧急（多做）不重要不紧急（不做）重要紧急（快做）不重要紧急（授权做）分清任务的轻重缓急举例说明紧急不紧急重要不重要•干扰、电话•信件、报告•会议•迫在眉睫的事•符合别人期望的事•做规划、计划•人际关系的建立•准备工作•预防措施•提升自己的能力•抓住新机会•忙碌琐碎的事•广告函件•电话•逃避性活动•闲聊天•紧急状况•迫切的问题•限期完成的工作•计划好的会议分清任务的轻重缓急如何把一篮核桃放入一罐米里面？思考：分清任务的轻重缓急总结：如何处理高价值活动让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。设定最后期限，合理安排事情的进展。将大项目分解，逐步完成。高效运用自己的黄金时段奖励自己，始终保持积极进取的态度。分清任务的轻重缓急授权或分派出这些活动，节约自己的时间。降低自己的标准，不要追求完美。学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。将它们汇总，集中时间处理。做正确的事比正确地做事更重要！总结：如何处理低价值活动分清任务的轻重缓急第一章：职业人士必须学会时间管理第二章：对你的时间管理现状作出评估第三章：对时间进行计划第四章：分清任务的轻重缓急第五章：时间管理的技巧课程内容技能一：学会授权的技巧授权不是参与授权不是弃权授权不是授责授权不是代理职务授权不是工作分工技能一：学会授权的技巧目的明确因事授权，视能授权不能重复授权权与责相对应逐级授权单一隶属授权适度授权良好的沟通充分的信任和有效的控制授权的主要原则：技能二：怎样拒绝外界的干扰用制度拒绝干扰拒绝之前要倾听对方拒绝之前不要使用挡箭牌拒绝时保持和颜悦色拒绝的态度要坚决拒绝中要争取主动拒绝时要避免争吵拒绝时对事不对人拒绝后提出建设性的意见可以安排专人拒绝外界的干扰技能三：会议时间的管理技巧1、会前准备：确定会议的必要性确定会议目标确定会议议题确定会议参加者选择会议地点准备必要的会议设备技能三：会议时间的管理技巧2、进行会议：宣布会议开始的技巧会议进行中的主持处理会议过程中的问题消极情绪两派意见对立全体保持沉默有人打岔你的会议有效程度如何一点也没有稍微有点很有效1、议程表是否发送及时以保证出席？123452、议程顺序安排合理吗？123453、给每一细目安排的时间充足吗？123454、会议室布置合适吗？123455、适当的人员参加会议吗？123456、会议按时开始吗？123457、与会者知道他们为什么被邀请吗？123458、理解会议目标吗？123459、每项议程细目的目标清楚吗？1234510、会议按计划进行且不允许离题吗？1234511、所有与会者均得以参加吗？1234512、与会者相互聆听吗？1234513、领导强调控制吗？1234514、会议是一种积极向上的气氛吗？1234515、会议按时结束吗？1234516、会议和行动细目形成文件并分发了吗？1234517、会议是对时间有价值地利用吗？123453、使用会议检查表：技能四：高效的文件管理技巧敢于扔掉废旧文件分门别类管理文件不要积压文件不放无关物件，物品放在固定位置让文件在面前只流通一次下班前收拾办公室技能五：电话的时间管理技巧快速拨号，电话录音派人接电话只做简短交流（长话以E-mail代替）考虑在重要时间内停接电话每一通电话都有明确的目的聆听仔细电话旁备存电话纪录养成集中使用电话的习惯技能六：学习的时间管理技巧学习速度与学习效果同样重要要学会对自己的学习进行规划学会选择