时间管理

1时间管理2时间去哪儿了？案例：年收入（万元）年工作时间（天）日工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）32508120.0015.000.2552508200.0025.000.4272508280.0035.000.58102508400.0050.000.83152508600.0075.001.25时间价值表你的时间价值年收入（万元）年工作时间（天）日工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）去年目标课程内容时间管理的概念时间管理的误区时间管理的原则时间管理的工具时间管理的建议时间管理不是什么?时间本身不是问题.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多所以时间管理的问题本身不在于时间,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间不是管理时间而是管理自己时间管理是什么?时间管理就是自我管理自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很对地做完,叫做效能时间管理就是事前的规划或长期的计划时间管理本质在一定的时间内做对正确的事情。而不是做更多的事情时间管理的精髓不是在有效的时间里多做更多的事情，而应该是在有效的时间内，如何把最应该做的事情作对9人生管理时间管理自我管理事件管理课程内容时间管理的概念时间管理的误区时间管理的原则时间管理的工具时间管理的建议时间管理的误区工作缺乏计划组织工作不当时间控制不够整理整顿不够进取意识不强时间管理的误区具体表现有：电话打扰没有计划缺乏自律不懂拒绝会议耗时资料不全文件繁杂权责混淆怎么办？利用清静时间、过滤电话、安排专门接电话的时间学习并演练终止谈话的技巧增加授权，把电话转交给被授权处理电话打扰建立系统，包括：计划表、每日目标、优先次序、完成期限计划一定要写下来，记忆力有时会出错，强迫自己按期限完成工作没有计划，怎么办？同时设立个人与组织的重要工作目标，为例行工作建立完成标准，设定完成期限学习专注的技巧，避免分心及自我干扰。克服做事拖延的坏习惯；认识真正的朋友不会因为坦率的解释而被触怒出示双方同意的优先次序清单来拒绝老板别人会替那些没有优先次序的人决定优先次序会议耗时把会议的目的、议程写下来，使与会者有备而来只有必须参加的人才通知参加，避免浪费太多的人时间务必准时开会与散会，制定应付干扰的办法控制会议议题，要求大家不要离题一定要有效追踪执行会中完成的所有决议，以备下次会议讨论决定在拟订计划、作决定、给予成果回馈时，何种资料派得上用场，然后作到资料方便取用、具有可靠性与适宜性进行必要的沟通后，抓住必须资料，避免超过需要量预期作好评估，将资料分配的优先次序标准化当下就处理，每天送来的文件中，有80%可在一开始处理时丢弃，一般主管平均只丢弃20%别做任何你可以授权给别人做的事设计简化文件处理的系统，减少复本，用标准格式资料不全文件繁杂征得主管同意后，准备一份工作责任清单，其中要说明责和职权坚持获得与责任对等的职权，你有义务获得执行任务的权力拟出明确的工作项目说明，内容要详细，涵盖个人所有的职责权责混淆走出误区1．积极主动2．通盘考虑3．按顺序做4．提前准备课程内容时间管理的概念时间管理的误区时间管理的原则时间管理的工具时间管理的建议时间管理的原则明确价值观明确目标有计划、有组织地进行工作分清工作的轻重缓急合理地分配时间明确你的价值观价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础，也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。价值观列举做事有效率追求卓越专业能力强乐观进取服务他人节俭身体健康慷慨诚实虚心请教主持正义整齐清洁追求真实领导地位经济基础稳固忠实自食其力爱家笃信宗教操守创意团队精神知识丰富自我期许明确我们的目标目标是我们的需求和愿望——我们想得到什么。它们应该直接源于我们的价值观。25哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：27%的人没有目标60％目标模糊10％有清晰但较短期的目标3％有清晰且长期的目标社会的最底层，抱怨整个世界社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士25年后「todolist」「tobe」你必须先思考:你想成为什么？然后，设出有限顺序，善用减法，做关键的事情（待办事项清单）（我想成为什么）有计划有组织地进行工作“如何做”——实现目标的行动方案（途径、方法等）“如何分工”——各成员分别做什么，分别承担什么样的责任“何时做”——准备时间、起止时间、进度安排“涉及范围”——涉及哪些部门、哪些地理范围“投入多少资源”——成本、费用、代价“应变措施”——考虑应付意外的对策制定计划的一般过程1.围绕最终目标，明确当前目标范围☆要点：计划方向与最终目标一致；初步锁定当前目标区域☆针对点：明确当前做什么；估算当前能做到大致什么程度2.根据SMART原则，制定初步目标☆要点：使当前目标逐步成为好的工作目标☆针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则3.根据历史数据，现实情况，修订目标☆要点：与过去比较，确定改进；收集相关信息，评估影响因素；调整初步目标☆针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则4.分为关键目标和日常目标并明确达成标准☆要点：关注关键领域，维持一般领域；定好标尺☆针对点：分清既定目标群中的主次；定位要达到的标准原词含义要求举例常见问题SSpecific明确的目标或措施必须明确具体，并且切合当前的具体工作和具体职位，避免抽象、含糊，避免过于原则化，避免照搬照抄，以便承担任务的员工充分理解、准确掌握自己的工作目标和要求（范围）1、“争取降低物耗”－“使占物料成本最高的三种物料的平均损耗率降低5%”1、目标过于抽象，员工需要猜想领导的要求；具体的2、“按时完成研发任务”－“6月20日以前完成A产品的框架设计，并通过小组评审”2、目标过于琐细，员工失去能力性；3、目标表述用语费解，影响员工理解MMeasurable可测量对任务是否实现、实现到什么程度、方法是否适当、存在何种偏差，行为是否符合要求等因素，具有明确的测量方法、观察标准和测评依据，以便对员工的行为和结果进行恰当地评判（量化、细化）1、“降低员工流失”－“使骨干员工名单上的员工流失率降低到5%以下”1、测量内容不适当可观测2、“通过改进产品设计提高产品质量”－“改进A产品的结构设计，采用替代物料或以骨架替代软板，使产品的强度提高到合同指定标准”2、缺乏衡量标准可衡量3、缺乏可供测量的数据；4、不会观测定性指标AAttainable可达到的通过努力可以掌握要求的行为要点，并可实现目标。目标过低，以至于员工不需要努力就能达到，或者目标过高，员工通过努力也无法实现，既使目标失去意义，又使员工丧失信息1、好大喜功可行的2、不适当的高压或低压3、随意妥协4、缺乏数据支持RRelevant相关的1、措施与目标是充分支持的1、全员KPI管理－部门KPI与员工PBC相结合1、措施与目标不匹配适应的2、目标或任务符合员工职位范围与职位标准2、鼓励团队而考核个人业绩－鼓励团队而考核团队结果和个人角色表现2、低职高就或高职低就合适的3、目标与措施能有效支持更高一级目标的实现3、信息与职能孤岛使上下级对目标理解不一致TTime-based限时的目标与任务具有明确的起始时间和结束时间，员工明确对该项目标或任务的考核时点或最后期限1、近期提高客户满意度－9月30日以前，使大客户满意度提高10%缺乏员对工真实效率的掌握，时间过于宽松或紧张明确期限2、在竞争对手推出相同或相似产品之前，推出本公司的产品－在8月15日前发布本公司的A系列产品，如果在此之前获得竞争对手提前发布的消息，则保证比竞争对手提前三天发布。相对时间规定多于绝对期限规定制定计划的一般过程5.制定相应行动方案☆要点：分析实现目标所需解决的问题☆针对点：考虑怎样做、技术路线问题6.落实责任人、奖惩☆要点：落实每个目标由谁负责、由谁执行、由谁协调、由谁检查，并明确相应的奖惩措施☆针对点：责任到位；奖罚分明7.制订进度表☆要点：各项行动方案的时间问题、资源供给情况、成本等☆针对点：约束条件8.分配资源☆要点：分配需要的资源、需要投入的时间和投入的量☆针对点：资源保证9.审定计划☆要点：评价计划的完整性和可行性☆针对点：计划与最终目标的必然联系分清工作的轻重缓急优先矩阵二维分法优先矩阵紧急任务：如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少甚至消失。重要任务：如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益。带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。紧急不紧急重要不重要危机急迫的问题有期限压力的计划防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的事受欢迎的活动繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动紧急重要不重要不紧急偏重第一类事务，结果压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局紧急重要不重要不紧急偏重第二类事务，结果有远见，有理想平衡纪律自制少有危机紧急重要不重要不紧急偏重第三类事务，结果短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人人际关系浮泛，甚至破裂紧急重要不重要不紧急偏重第四类事务，结果全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生小王早上9点到达办公室，预在10点30分与准备合作的大客户进行产品介绍。此时部门经理给他打电话问：昨天小王对他提出的问题有何处理建议，并要求提交书面报告，并告之近期将有一次业务培训，要小王做好准备。下午上班后，小王上网查看了私人邮件,听了半个小时的MP3,翻了翻随身带的专业知识书籍，之后又被前台叫去收了件快递。下午2点突然接到前台电话说，来了一位印度客户要了解公司产品信息，此时小王感觉腹部一阵阵剧烈疼痛，进医院检查，是急性阑尾炎，需要立刻动手术。案例：小王一天的工作请将以上小王的工作内容归入四象限重要紧急对大客户的产品介绍动手术参加业务培训提交书面报告阅读专业书籍接待印度访客收快递上网查看私人邮件听MP3二维分法发展任务：如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。例如，你搬进一套更好的住房。维持任务：完成这些任务可维持你现在的情况。例如，你每个月缴纳房租和水电费。合理地安排时间帕累托原则确保最关键的20%的活动具有最高的优先级避免将时间花在琐碎的多数问题上课程内容时间管理的概念时间管理的误区时间管理的原则时间管理的工具时间管理的建议时间管理的工具年度时间规划周工作安排表日工作计划表年度时间规划我希望在这一年过去以后得到什么？除此以外，这一年中还有哪些事情需要我花费时间？我必须做哪些事情？这些事情必须在什么时候完成？这一年中有哪几个关键的任务？我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？（如搬家、生小孩。）今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这段时间？今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？周工作安排表日工作计划表46表一：时间使用清单表一、公务活动类二、个人活动类三、家庭活动四、休闲活动1、上下班1、整理仪容1、煮饭1、听广播与音乐2、开会2、饮食2、洗烫衣服2、看电视3、打电话3、睡觉3、打扫房屋3、休闲阅读4、阅读文件、整理通信4、杂务与家事4、嗜好5、帮助下属5、其他的逛街活动5、观看比赛6、接待宾客6、看孩子6、运动7、向上级汇报7、家庭外出7、旅游8、公务出差8、家庭沟通8、聚会社交9、拜访客户9、缴款9、其他休闲活动10、其他工作上的活动10、其他家庭活动10、其他活动小计小计小计小计项目活动47表二：一星期日志与简略分析表星期具体花费时间项目活动1、上下班2、开会3、打电话4、阅读文件、整理通信5、帮助下属6、接待宾客7、向上级汇报8、公务出差9、拜访客户10