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2019/9/4時間管理Tips1時間管理Tips陶幼慧義守資管副教授推廣教育中心組長ytao@isu.edu.tw如何做好時間管理、自我管理、文書檔案管理以提高工作效率2019/9/4時間管理Tips2前言•時間管理、自我管理與文書檔案管理–知識–技能–態度•知識的發揮需要適當的技能與正確的態度–蒐集技巧或經驗法則–歸納與實踐出自己的自我時間管理方法缺一不可2019/9/4時間管理Tips3大綱I.時間管理經驗法則之蒐集–36TimeManagementTips:FindingTime-BreathingSpaceforWomenWhoDoTooMuchII.歸納推導自己的管理方式–時間管理的架構–實踐自我管理的途徑–文書檔案管理2019/9/4時間管理Tips41.ManageOther’sExpectation•確實瞭解他人對自己的期待是什麼，不管在工作上或生活上，重點在給予對方真正要的，而不是做的多或做得久或做得多完美，並且要坦然說明你達不到的事。•了解主管要什麼，可以給他什麼?•解釋給學生做什麼，學生應該可以說給我什麼?•溝通、傾聽、適當的期待2019/9/4時間管理Tips52.ALittlePaddingNeverHurtAnyone•如果事情沒那麼緊迫，就不要承諾一個太緊的截止日。要仔細評估完成所有環節所需的全部時間，務必留給自己充裕的時間來完成它。•主管通常高估或誤判部屬的能力與彈性•學生估計研究論文時間過於樂觀•任務、時間估計、能力拿捏、品質2019/9/4時間管理Tips63.LearntosayNotoothersandYestoYourself•如果你直覺自己無法做到，就客氣的拒絕不要勉強自己。要管理時間不要讓時間管理你，先暫停一下思考過再承諾，聽從自己內心的聲音且要懂得說‘不’。•主管交代下來，常常覺得無法拒絕或討論•交代學生任務，學生往往沒有疑問，但時間到了又交不出成果•理性、平等、誠懇、言之所當言之2019/9/4時間管理Tips74.Puntwhenit’sforthandlong•當你無法於時間內達成原應允的事時，請及早告知對方讓對方有時間另謀對策，或者你可提出可行的替代方案。坦承自己也有無法辦到的事，不是一種示弱的行為，而是另一種力量的呈現。•定時告知主管工作進度，尤其落後時•學生時間到了硬者頭皮討論，或臨時通知改期•目標、進度告知、狀況處理、合理時間2019/9/4時間管理Tips85.Buildsolidtimeblocks-limitinterruptions•專心一意，避免干擾!坦誠告知對方你的時間底限，掌握約會的進程。並要懂得適時關起門來，不要接受打擾。•主管要求工作項目過多，干擾相對增加•學生沒有規劃工作時間區段•時間區段、干擾排除、告知2019/9/4時間管理Tips96.Thephone-YourFriendandFoe•妥善的運用電話!它可以幫你完成很多事也可能讓你事情永遠作不完，重點在掌握會談重點和時間並且避免干擾。•主管電話聯絡，簡明扼要討論議題•學生不會運用電話與指導教授約時間•工具、目的、開關2019/9/4時間管理Tips107.Bereachable•讓別人可以容易聯絡到你，不管是用電話、大哥大或電子郵件，要養成習慣經常去讀或聽取留言並立即回應。即使無法立即給予允諾或答案，也要讓來電者知道你已知悉並會於稍後回覆。最糟的狀況是完全不予任何回應。•不回應vs.事事詢問•連絡線索、回覆、誠意2019/9/4時間管理Tips118.Helpyourfamilyhelpthemselves•讓你的家人學著自己照顧自己，可以讓你有時間照顧自己，適時分攤工作給每位家人，不必事事親力親為。即使你的家人所做的結果不會跟你一樣，也不需全都攬在自己身上做。給他們有學習的機會，他們終將會改善並進步。如果你老是為他們做所有的事，那他們將永遠無法學會也不可能進步。•釣竿vs.現魚•工作切割、分工、學習、參與、家和萬世興2019/9/4時間管理Tips129.Brushingyourteethisn'tfun,it'snecessary•要養成習慣，去規劃時間如同你每天早上刷牙一樣的規律和自然。不用每天列下新的工作事項表，而是不斷更新舊表，找出優先次序然後去完成。•沒有規劃工作時間表•從頭來並不有效或必要•規劃、習慣、更新、優先順序、進度2019/9/4時間管理Tips1310.Firstthingfirst:It'smatterofPriority•分清事情的輕重緩急，優先處理緊急重要的事，根本不重要又不做也無所謂的事就不要做。想要全面去做每件事的結果是沒一件事做得好。•沒有進度百分比的觀念•不知道優先順序如何判定•需求、重要性、處理順序、專注2019/9/4時間管理Tips1411.Schedulepersonaltime•保留及規劃屬於自己的時間，要為自己留個時間做自己真正喜歡做的事。一個快樂的人、才會是有生產力的員工和好配偶、好父母。•主管的類型影響部屬的規劃•學生的自由度過大，但常常無當•生活型態、工作態度、快樂的工作、價值感2019/9/4時間管理Tips1512.ElephantsRemember,PeopleDon't•沒有人可以記得所有生活工作中的點點滴滴而不遺忘的，要善用有日曆的記事本去記下約會、應做事項等等。記事本可以讓妳便於追蹤所有事務的進展和過程。•指導教授給我資料夾•送學生行事曆•抄筆記•行事曆、動手、過程、了解發展2019/9/4時間管理Tips1613.Whywehavetwoearsforonemouth•學習傾聽，要懂得聽懂對方真正的需求而不是表面的言語，真正的理解才能事半功倍的解決事情。•下屬不習慣發問•老師希望學生真的即時了解100%的講解•傾聽、分析、理解、績效2019/9/4時間管理Tips1714.Insightistopofmind•善用月曆(日曆)並記下待辦事項，每天勤於翻閱和比對，以確認事情的進展在掌握中。要把日曆(記事曆)放置在明顯易見，可以時時提醒自己的地方。並可在家中一個固定的地方放置“待辦事項”的紙條，以方便全家大小都可以隨時看到和記住要做什麼事。•便於攜帶、勤於更新、不離眼睛範圍•擅用工具、養成習慣、讓其他人知道2019/9/4時間管理Tips1815.Cleanupafteryourself-Tielooseends•當做完自己部份的工作時，最好能完全將自己抽離。有些事最怕剪不斷理還亂，留著個尾巴沒說清楚，會讓自己被該事纏繞不休永無止境。•養成任何工作或任務，每次都有一個清新的開始•不執行工作時，工作環境可隨時會客•定義、執行、善後2019/9/4時間管理Tips1916.Nobody'ssystemisasgoodasyourown•最好的時間管理系統就是自己所慣用的系統，只有在自己做得很自然且可以持之以恆的情況下，這樣的時間管理才會發生作用，否則只會流於形式。所有別人有關時間管理的技巧只能參考，適度的運用在自己的生活中才會發揮其應有的效用。•時間管理系統不一定要使用資訊科技•了解別人的運作，找出對自己有用的觀察•適性、實用、不追逐2019/9/4時間管理Tips2017.Doyourowninternalaudit•自行作自我的檢測，除非時間的管理已成為您生活中的一部份，否則最好還是要謄出時間稽核自己所作所為是否已達到有效的時間管理。•Proofread自己的文字•多一點檢查，少一份補洞•時間、檢視、固定2019/9/4時間管理Tips2118.Youdeserveabreak•休息一下可以走得更長久，有時放下事情的先後優先次序，暫時忘記煩擾的問題，先把可以很快完成的事務先做，可以讓自己有一個喘息的時間。•不熬夜打瞌睡•連續工作一定安排短暫休息時段•休息、清新、效率、效能2019/9/4時間管理Tips2219.ResistTemptation•最不想做的事要最先做，事情未做完前不要受外界打擾。•做事專心一致，不因外力而改變•多思考誘惑的代價、完成工作的喜樂•理性、專心、誘惑、獎賞2019/9/4時間管理Tips2320.Don'tWait•勿浪費時間等待，按計劃去進行的事務都會有等待結果的空檔。要妥善安排計劃並巧妙利用等待的空檔去做其它的事。•想清楚，就撩下去•安排空檔時段可進行的事情•計劃、排程、效率2019/9/4時間管理Tips2421.Justdoit-Inspirationwillfollow•不要等待完全知道怎麼做才要動手去做。先做了再說，靈感自動會跟著湧現。•足夠的思考後，放手去做，靈感就會來•想太久，不見得有增強的效益•思考、果斷、動手、流暢2019/9/4時間管理Tips2522.Whensomeonecandoitdelegateit•如果別人可以，就派別人去做。最好的管理者是懂得適當的授權的人，想想看有那些事是只有你才能完成的，然後再放手去做，不要想全部都包下來。•有人可以代勞，比只能自己做好多了•想清楚如何分工，比擔心他人的能力省力•工作切割、了解他人能力、放心授權、信任2019/9/4時間管理Tips2623.Sayyestosimplicity•去繁為簡，除掉生活或工作中不痛不癢,沒做也不會怎樣的煩雜事務專心在重要的事務上。試著把生活簡化，掌握住重點就會覺得事情簡而易決，生活輕鬆如意。•Makeitsimple,notsimpler•抓住重點做事，練習80/20理論•分析、核心、專注、輕鬆2019/9/4時間管理Tips2724.Seeksupport•想想生活中有什麼你想改變的，如果你不知如何改變，就向外尋求協助。朋友親戚或宗教，都可以是提供你支援的對象。•獨立作業是基本要求，團隊運作是基本能力•朋友、團隊、自助、人助2019/9/4時間管理Tips2825.UnderstandYourAssumptions•人生所要追求的不外快樂，每個人生活內容不同卻又追求一樣，試圖瞭解自我的評價和人性的本質，有助於認清自己真正想要的生活是什麼。真正了解自我，才能在萬事萬物中抽離出自己，感到有意義的目標。有目標的人生，才不會浪費時間在無謂的事物上。•了解工作的假設、面對而非逃避問題•目標、自主、意義2019/9/4時間管理Tips2926.Domorethanonethingatatime•可試著將多件事物聯起來，一起做以便節省時間，有些事是可以同時做而不必一件做完再作另一件的。例如，一邊打電話，一邊整理資料。•CPU集中式演進倒TimeSharing的體會•多目標同步進行，各有進度完成•練習、同步、到期日2019/9/4時間管理Tips3027.MakeUsefulfiles•觀察並記錄下可用的資料，有效的檔案系統，可以節省很多的工作時間。•隨手紀錄觀察與會議內容•整理手邊資料，建立檔案管理系統•觀察、紀錄、歸檔、管理2019/9/4時間管理Tips3128.Stop'shouldding•沒有一件事是全然的愉悅的，所有的事總或多或少有一些令人焦慮的因素隱匿其中。不要老是想著‘’我應該如何如何...“，而是去完成計劃中的事物，一件一件的按優先次序去完成。應考慮自己是否已按步就班的去做，而不是一直懊悔還沒做的事物有那些或多少。•三思而後行，但需起而行，無怨無悔•規劃、決定、執行、進展2019/9/4時間管理Tips3229.Workbackwards,Planahead•往前計劃，往後推算完成日期逐步進行。例如十月前要完成，但是此事預計要二週，那麼也許現在就是開始的最好時機。•確定工作交期，往回倒推個里程碑時程，及最晚開始時間•交期、工作切割、里程碑、時間2019/9/4時間管理Tips3330.Rewardyourselfforajobwell-done•不吝自我獎勵有所成的事物，可以讓自己在成就的道路上，有足夠的勇氣和力量繼續下去。•目標達陣，慶祝一番；重新開始，生龍活虎•目標、達陣、慶祝、新生2019/9/4時間管理Tips3431Startyourdaythirtyminutes