时间管理与工作效率提升

模块一：时间管理的引入•时间管理是迈向成功的第一步•时间=金钱=生活•成功者单位时间生产力明显的比一般人高什么是时间管理？1、时间是我们最宝贵的资源，也是最大的敌人2、做好时间管理，就能享受工作和生活3、能掌握每一天，就能掌握一生4、时间管理的关键不在于管理时间而在于管理行为经营人生与人生经营•人生如同企业，确定了大目标后，也是通过一件事又一件事，即一个项目又一个项目来实现的•降低人生成本：–节约时间，提高效率，争取事半功倍，可以降低时间成本–自觉维护健康，不要透支生命，可以降低健康成本，–诚实做人，以降低交易成本–理性做事，以降低机会成本将企业经营理念用于人生经营•人生如同一个“生命企业”，一个“个人独资企业”，本人就是这个企业的“法定代表人”--应该是成年之后才具备法人资格，他的名字就是这个企业的名称•计划经济：我是一块砖，东西南北任党搬•目标：兼顾社会责任，追求价值最大化•资产管理：以学习为长期投资，实现保值增值事情管理三个问题•做对的事情还是把事情做对？•做紧急的事情还是重要的事情？•事情原本很简单？时间的基本要素是事情模块二：时间管理运用（1）欲望：您要有把事情做好、时间管理好的强烈欲望（2）决定：决定达成作好时间管理的目标（3）操练：时间管理是一种技巧，观念与行为有一段差距，必须经常地去演练，才能养成良好的习惯（4）决心：下定决心持续学习，直到能运用自如从心理建设开始阻碍效率提升的因素•有形的时间窃贼•无形的时间窃贼个人时间管理的困难•难度不下于戒烟、减肥•地位权力不够，改不了下面，改不了上面•自己加快了，别人跟不上•时间非常个性化，因此个人时间运用是非理性的，是习惯最大的问题：拖延•我们之所以未能迅速采取行动，不是由于工作特别困难，而是我们已养成了一有机会便拖延的习惯。人们很少只对单一事项拖延，它通常是种根深蒂固的行为型态。借口是拖延的温床例举拖延的坏处如何改变拖延恶习？完美主义与拖延的关系？许多人生的失败，就是因为那些一直麻醉着我们的借口培养紧急的意识：营造紧张感是一种修为以快节奏工作一旦开始，不要停止订出一段特定的时间工作从最糟的事情开始不找借口设定截止期限克服拖延的习惯借口是一种不好的习惯，一旦养成了找借口的习惯，你的工作就会拖沓没有效率抛弃找借口的习惯，你就不会为工作中出现的问题而沮丧，甚至可以学会大量解决问题的技巧时间管理切入点－－习惯已固化的制度越多，这个企业越容易管理；形成共识的企业文化或者习惯越多，这个企业就越好管理。追求效率你的主管或者你的老板，如果看到每一项工作交到你手上，你很快就把你手上的工作丢出去了，他会认为这就是你能力的象征，就会认为你是干将的代名词。在外资企业，你的桌子越干净越利索越好。主动回话交代一项工作之后，老板要问下属要结果。但是在跨国公司，如果交代给你一项工作，你主动来回话，就会给你加分；如果等到你要结果才回话，就要给你扣分。文件处理流程：（1）投掷：将不用的资料丢掉（2）转手：将资料转交给别人去做（3）行动：重要的事情一定要马上去做（4）归档：有使用价值且重要者才归档，根据统计约80%-90%的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之内无法找到所要的档案，就是不好的档案系统，所以一段时间要整理档案并将不需要的档案丢掉。简单方法养成立刻做的习惯•不要想推翻自己整个习惯，只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件事。然后，明早开始，每天都从你「待办」列表中选出最不想做的事情先做。•这个简单的程序也能为你一整天建立良好的基调，当你想到今天刚过十五分钟，你就已经完成了一天中最难缠的事情，实在令人精神振奋。•依照这个方式实施几天后，你将渐渐养成习惯，321法则形成习惯“3”是指习惯的三个性必要性，可行性，可操作性“2”是关于培养习惯的两句关键的话“1”是指培养习惯的一句简单的口诀你所做的一切都源于你的－－价值观目标主要任务次要任务压力、压力、压力•你是否开始疲惫，面对越来越多的工作量，越来越快的节奏，你也许开始失眠，开始感觉力不从心，心情烦躁，甚至想要逃离，想要摆脱……这一切都是源于压力，压力对个人身心健康、企业生产率均有影响。•所谓压力，是指个体对某一没有足够能力应对的重要情景的情绪与生理紧张反应。压力来源分析•工作压力源•引起工作压力的因素主要有工作特性、工作条件恶劣、时间压力等；员工在组织中的角色，如角色冲突、角色模糊、个人职责、无法参与决策等；事业生涯开发，如晋升迟缓、缺乏工作安全感、抱负受挫等；人际关系，与上司、同事、下属关系紧张，不善于授权等；工作与家庭的冲突；组织变革，如并购、重组、裁员等•生活压力源•按对压力影响程度主要有：配偶死亡、离婚、夫妻分居、家庭成员死亡、外伤或生病、结婚、解雇、复婚、退休•社会压力源•社会压力源诸如社会地位、经济实力、生活条件、财务问题、住房问题等对付压力妙招•第1招：•没有“枯竭感”就没压力，一定要时刻保持“求知”的心，爱上你的工作，工作自然就变成了生活的乐趣•第2招：•技能是我的“减压利器”，有一技之长，在职场中就容易找到“安身立命”之本第三招：观念改变•这件工作必须完成，但它实在讨厌；所以我能拖便尽量拖这不是件令人愉快的工作，但它必须完成；所以我得马上动手，好让自己能早些摆脱它快快乐乐工作，轻轻松松收获保持一颗积极、绝不轻易放弃的心，发掘你周围人或事物最好的一面，从中寻求正面的看法，激发个人最大的潜能快乐的员工是企业核心竞争力企业的成功有三要素企业的愿景与文化有关支持的制度员工的发挥时间管理的认识层次•第一种层次是将所有需要做的事项列出来，并按照列表一项一项去做，这样就不容易漏掉重要的事情；•第二种层次是针对列出的事项进行基本分析，划分出重要性和紧急程度级别，估计每件事的所需时间，并且按照优先级和紧急程度进行排序，在有限的时间内优先保证重要和紧急的事情先完成•第三种层次，是将近期的工作任务和长期的工作计划进行结合，既有中长期待办事项的计划、又有眼前每天的具体日程安排，保证自己按照预期的方向一步一步的朝目标进发时间管理措施要事第一时间矩阵图80/20原则集中使用时间提高效率系数（掌握最佳方法、保持良好情绪、集中注意力、养成敏捷习惯）我们真的花了时间去做这些对我们一生都很重要的事情了吗?要事第一个人的使命宣言是衡量事情是否重要的标准人每天都有非常多的事情要做，为有效时间管理一定要设定其优先次序；会设定优先次序是快速晋升职位者的人格特质发展专长，从事高价值的活动，无益身心的低价值活动，会腐蚀我们的精力与精神因为我们不知道究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要。因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做。有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做。每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要。忙人的告白成功和失败的分水岭可以用五个字来表达。“我没有时间。”80/20原则80%最佳效果的工作20%较为次要的工作80%的时间20%的时间来自花去80/20原则•去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域•集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题•在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作时间管理矩阵图重要不重要紧急不紧急危机急迫的问题有限期的任务，会议，准备事项准备及预防工作计划关系的建立培训，授权，创新干扰，一些电话一些会议一些紧急*事件凑热闹的活动细琐的工作*浪费时间的闲聊不关紧要的信件看太多的电视4D原则DOITNOWDOITLATERDELEGATEDON’TDOIT稍后做授权不做立即做普通人的时间安排25-30%15%50-60%2-3%2-3%成功人士的时间安排20-25%65-80%15%1%20-25%15%1%时间管理十项具体措施•一般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律•养成环境及桌面整洁的习惯；专注工作的焦点，专心工作•用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间，来做重要的事•要有坚忍的毅力，一气呵成；一次处理完成，才不会浪费时间•工作中断时，要有“回去工作”的驱动力•要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只作一半而无结果•维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子•集中能力于自己的优点上，发挥自己的专长•设定完成工作的期限•达成对别人的承诺从简单的事情做好开始案例：从美国的车祸谈起电话：内容简短扼要，不谈与主题无关的话题，养成三分钟内把问题解决并挂掉电话的习惯模块三：提高组织时间效益保持整洁能够提升自我价值、自我形象以及自我尊严无论是清理写字桌，还是使计算机内的文件分类清晰，都可以在短期或长期内提高工作效率企业的时间感＿E时代的核心竞争力你资金多，我的时间感比你强你产品好，我上市比你早一天你便宜，我送货比你快你经验多，我效率比你高你领导有方，我的小兵比你的小兵快你企业的资本支付运作强，我企业的时间运作强你会登广告，我会抓时机时间是管理的高抗体•时间是免费的，人人一样多•时间感是稀有的，非常昂贵•个人说：身体是本钱•组织说：时间是本钱•对比一下吧：•北京人走路快，还是上海人走路快？上海人走路快，还是香港人走路快？时间是企业管理的孤儿高层管理人员骄傲地说我管预算我管策略我管人心我管目标中层管理人员骄傲地说我管市场我管销售我管技术我管人事从来没有人说我管时间！！一项国际调查表明：一位糟糕的经理与一位高效的经理工作效率相差可达10倍以上你是忙乱的经理还是高效的经理呢？授权与时间•工作时间中有75%的时间是花在与人沟通上•每一次沟通的破裂，都发生于意见表达不明确•不良授权是浪费时间的主要因素•要将可能交办出去的工作授权出来•要教导部属，如何做您所交办的工作授权的意义•提高部属的主观能动性•本人生产力可得到延伸•部属可得到发展机会•对部属的激励和信任•可提高部属的责任心•可达到优势互补•可使气氛和谐为何授权？授权中存在的问题简单放权1、一放就乱，严重失控2、自作主张3、多考虑本部门利益4、政出多门，无统一战略5、对公司战略执行无积极性6、无行为规范授权中存在的问题直接控制1、一统即死，效率不高2、中层管理人员无积极性，被动执行3、上有政策，下有对策4、领导忙得团团转5、一人决策风险系数加大6、难以准确把握市场管理者分配任务的误区惟恐员工负担过重事必躬亲嫉妒疑虑安排不合理任务失控合理分配任务的六大技巧明确任务明确权限允许和鼓励创新精诚合作提供支持管理者的核心任务是选择并任用合格的人去做合适的事情，也就是有效地授权。授权是一个从寻找、任用某项任务的最佳人选到任务完成的过程授权准备•我应该授权什么?哪些任务你不可以授权?哪些任务你可以授权?•选择适当的人选谁有兴趣及能力?谁会觉得这个工作具有挑战性?有谁过去被忽略了?谁有时间?授权注意•准备培训做这个工作,该同事需要知道什么?他们需要多少信息和培训?我如何提供培训?•沟通留意语言和非语言的反应你期望什么样的结果?开始和完成的时间有什么资源可利用?授权关键•提供支持鼓励主动性和创造性鼓励独立允许不同的做事方法允许出错•跟进你何时跟进?你如何跟进?你寻求什么结果?任务指标•说明任务内容、细节、完成期限及所需资源。•说明你所期望的成果。•允许部属自行决定如何完成这项任务的方法。•确定部属已了解任务要求。进度监督•在部属进行任务中，不做任何干涉。•如果你同意部属所设定的成果目标，则应鼓励部属按照他们自己的方法去进行任务。•保持警觉，留意可能出错的迹象，但英能容忍一些轻微的错误。•随时准备提供给部属建议及鼓励。•鼓励非正式的讨论。•与工作细节保持距离。成果评估任务结束时，要检讨是否已达成预期成果。如果是，应给予适当的赞赏，肯定他们的努力。如果未能达成预期成果，则应检讨。你应确使每一个有关的成员都能从经验中学到教训。千万不要在你的上司、同事及众人面前责备你的部属。你应自行承担责任。记住，不管你是授权给何人去做，你都必须成败权责。管理学名言：能不开会，就尽可能不开会会议成本•直接费用=会议场地费+会议设施租用旨+现场布置费+差旅费+餐饮费+