时间管理与工作效能

TycoElectronics(Dongguan)Ltd.泰科电子(东莞)有限公司时间管理与工作效能Date:2/23/2009Preparedby:WinsLiuTimePage2of56Preparedby:WinsLiu时间管理与工作效能课程目录1、什么是时间管理2、时间管理的陷阱3、时间管理的方法4、如何提高工作效能Page3of56Preparedby:WinsLiu时间管理方法论愿此时间管理可以有效提升学员的工作效能并且增加各位可用的时间。多出来的时间请留给关心您的人及您所关心的人。您的时间资源在哪里，您的成就就在哪里。Page4of56Preparedby:WinsLiu时间意识时间意识一生只有5年人的一生到底有多长？1.人按“人过70古来稀”的说法计算。则365x70年=25550天。即人的一生从出生到死亡总共只有25550天。2.前20年是不懂人生的成长阶段，后20年是年老体衰的退休阶段，扣除40年，还剩30年。则365x30年=10950天。3.一天24小时之中，8小时要被迫用来睡觉（不睡觉没有精力），8小时被迫用来工作（不工作没有饭吃呀），只剩8小时属于自己支配的，即一天的三分之一，则10950天除以3就是3650天。4.就在这3650天中，人们还有许多事情是既占用业余时间却又非做不可，比如：谈恋爱，烧火做饭，接送小孩，看医生，忙于奔波，走亲访友，红白喜事，各种该有和不该有的应酬和打点，由于自己或别人的原因，而造成的时间延误和浪费，等等。姑且把这些自己无法控制的时间概算为二分之一吧（其实也不只这么多）则3650除以2等于1825天。一个人一辈子所能拥有的属于自己的时间了?Page5of56Preparedby:WinsLiu在开始之前请你闭目一分钟思考这些问题1、你的快乐是…2、你的成功是…3、关心你的人及你所关心的人是…按左边的问题将答案写在笔记本纸上。然后铭记于心中。Page6of56Preparedby:WinsLiu找出你心的中优先顺序当你知道你只剩下三天的时间,第一个浮现在你脑海的人是谁?他是你最关心的人.第一件浮现在你脑海的事情是什么?那是你认为最重要的事情。可是平时当你掉到忙碌的陷阱时做的事情有多少是跟这些人或事情相关的?你知道你可以活多久吗?30年?3年?还是3天?好吧,就把今天当作是你的最后1天吧!Page7of56Preparedby:WinsLiu人,为何安于现狀?为何你我都不满意现状,但是却安于现状1.无奈2.因为现状是你我最熟悉的3.或者是不确定改变之后会更好我们明明管理不好时间,却不想要去改善它.是因为忙得没有时间做时间管理吗?还是因为更忙,所以才更要花时间做时间管理.Page8of56Preparedby:WinsLiu时间管理从那里开始时间管理不是因为学习时间管理才会时间管理,而是从你不满足于现状,或者是想要有更好的时间管理开始。没有人可教你时间管理,除了你自己觉得需要的时候。再来是你需要一个新的思考方式，什么是新的思考方式呢?Page9of56Preparedby:WinsLiu突破你的思维请架设一座桥,使A至B距离最短,但是桥不可斜着搭100m300mAB河水Page10of56Preparedby:WinsLiu你可知道为何会想不出来?因为你跳不出原来的思维习惯,但是假设你画了出来.恭喜你,你可以用新的角度去思考一个旧有的问题而本次所讲的时间管理方法论就是一个新的思考方法,你只要了解,接受,执行,持续的做就会得到一个良好的时间管理习惯Page11of56Preparedby:WinsLiu时间是怎样产生的■日常的时间概念——年、月、日、时、分、秒——地球自转、公转与月球公转太阳地球地球公转轨道月亮Page12of56Preparedby:WinsLiu时间管理是什么?时间管理就是自我管理自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很对地做完,叫做效能时间管理就是事前的规划或长期的计划时间管理的关键在于：如何选择、支配、调整、驾驭在单位时间里所做的事情。Page13of56Preparedby:WinsLiu■概念——时间管理所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。■结论——通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。什么是时间管理Page14of56Preparedby:WinsLiu时间管理理论帕金森原则时间象一根弹筋：设立期限帕雷托原则80%的结果来源20%的努力注意力之谜注意力需要及时恢复内在能量水平有效地利用你的生物钟效能与效率做正确之事，做好它Page15of56Preparedby:WinsLiu时间管理陷阱1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里2.不好意思拒绝别人3.“反正时间还早”——拖延4.不速之客5.会议病6.文件满桌病7.事必躬亲Page16of56Preparedby:WinsLiu时间管理的利器:to-doList備忘錄备忘录紧急的事情1.老板今天交待2.临时状况重要的事情1.工作计划2.人生规划3.家庭,健康,财富ScheduleList1.Meeting2.行事历3.纪念日RoutineWork1.日常工作2.定期约会Page17of56Preparedby:WinsLiu时间管理方法阶梯图明确目标分清轻重缓急制定计划立即行动1234Page18of56Preparedby:WinsLiu正确目标的价值目标刺激我们奋勇向前有目标才会有结果目标引导我们发挥潜能Page19of56Preparedby:WinsLiu拟订目标的原则原则一：符合自己的价值观原则二：了解自己目前的状况原则三：制定目标的SMART原则Page20of56Preparedby:WinsLiu目标设立的步骤(1)（1）先拟出您期望达到的目标；（2）列出好处：您达到这目标有什么好处?譬如您有一个目标想买房子，列出买房子对您有那些好处；（3）列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍，可能是钱不够、能力不够等，一一列举；Page21of56Preparedby:WinsLiu目标设立的步骤(2)4）列出所需信息：思索需要哪些知识、协助、训练等；（5）列出寻求支持的对象：一般而言，很难靠自己一个人即能达到目标，所以应将寻求支持的对象亦一并列出；（6）订定行动计划：一定要有一个行动计划；（7）订定达成目标的期限。Page22of56Preparedby:WinsLiu正確的行事优先顺序——分清工作的轻重缓急重要度紧迫性A重要而且紧迫Ｃ紧迫但不重要D不重要不紧迫Ｂ重要但不紧迫Page23of56Preparedby:WinsLiu重要紧急紧急并且重要重要但并不紧急紧急不重要且不紧急危机，急迫的问题，有期限的任务、会议、准备事项客户资料、预防工作，建立关系，准备工作干扰、一些电话、电子邮件，一些紧急的事件、凑热闹的活动废话无聊电话时间管理象限Page24of56Preparedby:WinsLiu1.舍得放2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决胜于厅堂之上2.灌能均衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事时间管理架构之处理方式Page25of56Preparedby:WinsLiu重要紧急全力以赴计划并有条不紊地进行做到未雨先缪花一点时间做，请人代办，集中处理有空再做或不做20%65%15%1%应努力避免紧急事情Page26of56Preparedby:WinsLiu计划是最节省时间的作法PADC不好好耗用时间耗用时间Page27of56Preparedby:WinsLiu4D原则4D原则重要紧迫DoitnowDelegateitDoitlaterDon’tdoitPage28of56Preparedby:WinsLiu4D原则Doitnow（亲自做）：不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。Delegateit（授权）：学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。Doitlater（稍后再办）：把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。Don’tdoit（丢掉不管）：把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管Page29of56Preparedby:WinsLiu执行是从那里展开日常业务老板指示状况汇整进度报告回报你每天在做的事情执行Page30of56Preparedby:WinsLiu控制方方面面对时间的干扰1.来自上司的干扰让上司清楚知道你的工作目标主动地约见你的上司以减少干扰2.来自同事的干扰如果有人找你就站起来接待他公司设立人人安静一小时制度Page31of56Preparedby:WinsLiu控制方方面面对时间的干扰3.来自下属的干扰避免下属干扰的方式有：安排固定时间供下属汇报工作；保留固定时间供下属讨论问题；安排其他时间处理非紧急事件。Page32of56Preparedby:WinsLiu如何计划要执行的事项列出ToDo-CheckList,该做的事情由专案的任务项目展开要设计有CheckBox,如:□for要把计划外的变数(如:突发状况)也纳入考量,如工作时间乘上1.5倍每天下班后花10分钟检讨今天做的事情及计划明天要做的事情Page33of56Preparedby:WinsLiu并行与串行工作模式■什么情况下能并行工作——举例ABCD走访客户去甲城市顺便采购某机器配件把新聘两大学生带去办事处和在该城市工作的同学聚餐公私兼顾一次搞掂Page34of56Preparedby:WinsLiu并行与串行工作模式■什么情况下必须串行工作——举例ABCD主要领导不到场会议不能开要充分考虑工作的连续性会议没结束形不成工作决议决议没有下达工作无法开展工作尚未结束无法进行考核Page35of56Preparedby:WinsLiu周明生是一名大专生，在某公司担任办公室行政助理，杂务事特别多，有天上午刚上班办公室主任就给他安排了六件事：A、去交通监控中心处理公司小车闯红灯罚款事宜；B、到市工商局办理营业执照地址变更的相关手续；C、拟写一份国庆节放假以及安全注意事项的通知；D、协助业务部经理找情绪不稳定的业务员王笑天谈话；E、复印机故障需联系售后服务单位前来维修；F、后天主管市场的张副总去北京，安排订机票。主任交待完任务就外出办事去了，这时公关部文员王丽来到他办公桌前坐下，随意地同他聊了起来。其实这几天他自己正面临本科进修班的考试阶段，又要抽时间复习，面对这样的情况：周明生应该如何对待和安排好一天的时间？请你帮助小周做一个时间安排的设计方案。案例分析Page36of56Preparedby:WinsLiu■树立时间价值观理念变革■结构流程优化组织前提■工作环境“５Ｓ”准备工作■工作的计划性目标管理■分清工作轻重缓急优先级■并行串行的兼顾性统筹学■工作任务转移授权与借力■学会说“不”拒绝的学问时间管理的八大法宝Page37of56Preparedby:WinsLiu时间管理金科玉律N1.设立有挑战但可实现的目标2.设定所有工作的完成期限3.建立固定的日常工作模式4.在精力最充沛时做最用脑力的工作5.不要推迟你不喜欢但重要的事情6.不重要的事迟一点做7.分析你在时间管理方面的障碍8.确立你不希望被打扰的时间9.一次只做一件事10.如果你开始做一件事，尽可能做完它Page38of56Preparedby:WinsLiu时间管理金科玉律11.做好电话沟通的计划12.在工作效率低时做几次小休的安排13.用固定的时间/会议与下属讨论日常事宜14.有选择，要学会拒绝15.在同一地方收集你所有的想法16.定时检讨时间的运用，永远寻找更大发挥时间价值的方法17.如不能确定你会做什么就避免带作业回家18.弄清问题才去做19.把事情做得足够好，避免过份的完美主义20.养成记笔记组织思路的习惯Pa